物资采购办法.doc

工程物资（设备）计划采购及出入库管理办法本办法所称物资是指生产过程中所消耗的材料、燃料、工具、设备及备品、备件等，不包括已被列为固定资产的机器设备等生产资料。 一、物资计划 1、各用料单位根据生产实际，申报物资计划表，通用的低值易耗品及劳保用品，由供应科申报计划。申报物资采购计划表时，必须将物资的名称，规格型号核实准确。电气设备及配件由机电车间复核；机械设备和汽车配件由生技科复核（常用物资除外）。严格按物资计划审批程序进行审批后，交供应科采购员（或供应科转交职能部门）办理。复核人员应认真履行职责，查清物资计划的必要性和物资名称、规格、型号的准确性。否则，将追究物资计划单位（计划人和计划单位负责人）和复核人员责任。 2、物资使用单位，应注明所需物资的急（缓）时间及质量要求，若计划物资属于急用件或质量要求较高的，除在物资计划表注明外，还应与物资采购人员当面说明情况，提出采购要求。否则，因工作协作不到位，出现差错，将对相关单位处罚。 3、各单位申报物资计划前，应先到库房查库，并将库存数量填写在计划表内，物资采购员经查库后，确定购买。如未经查库造成不合理库存，将由计划单位负责人和计划人以及物资采购员、供应科负责人承担相应损失。责任追究按如下办法计算： 应承担的损失=不合理库存物资总额当期银行贷款利息2。 计划单位承担损失的55%，采购人员承担损失的35%，供应科负责承担损失的10%。二、物资采购供应科严格按照审批的物资采购计划组织采购，严禁无计划采购。物资采购执行“谁采购谁负责，集中采购，招标采购”的原则，对确实不适宜招标采购的物资，应采取多方询价、公开谈判等方式（供货方应提供增值税发票）。供应科负责人加强对物资采购人员的监督。1、 物资采购人员必须充分掌握市场信息，及时预测市场供应变化，在联系物资时，应充分掌握物资供货厂（商）家的情况以及物资的质量、价格、发票提供、付款方式、售后服务等信息，确保质量合格、价格合理、供货及时。并迅速将收集到的情况反馈给物资使用单位，与使用单位互通信息，相互沟通，达成一致意见后，确定物资供应厂（商）。2、 针对特殊设备或配件，供应科采购人员要加强与相关职能部门技术人员交流沟通掌握全面情况，必要时，可直接交由相关部门办理采购业务，物资采购人员积极协助。3、 供应科物资采购人员在组织物资时，要尽量做到：多家报价，（原则上三家以上）比价采购，让使用单位有选择的空间，杜绝质次价高的物资入库。4、 采购大宗物资、批量物资、特殊设备或配件时必须签订购销合同（在公司门市部领取物除外）。在洽谈合同时，物资使用单位的相关人员必须参加，签订合同时，使用单位的负责人必须签字。批量物资或单价1000元以上的物资必须出具增值税专用发票。否则，不予报销。5、 根据生产需要，所采购的物资需直接运往生产单位的，待物资运回项目部后，必须经库房保管员清点、验收后方可运往生产现场，否则，不予办理入库手续。6、 零星物资的采购，由使用单位年初制定计划，分季度按批量申报零星物资计划表，由采购员考察市场行情后确定固定供应商，确保售后服务，并出具增值税发票。对批量较小的急用物资，由使用单位按程序申报物资采购计划表后，供应科落实专人在附近商店比价采购，及时办理入库手续，使用单位办理出库单后到库房领取。如使用单位直接到附近商店提货，不予办理入库和报帐手续。7、 购回后的物资应在5日内严格按物资入库程序办理入库手续，对不合格的物资必须及时退货，要求退货的物资在库房寄存时间不得超过20天，否则按应退货物资金额的15%处罚采购员，并责令采购员立即退库。否则，由采购员全额承担货款。8、 办公用品各单位应于每季度末月1-10号，根据本单位实际情况申报办公用品计划表，按物资采购计划审批程序（办公用品计划由行政办复核）进行审批后，交行政办和供应科各一份，原则上由供应科购买，（必要时可由行政办购买）。办公用品购回后必须办理入库，并由行政办公室统一办理出库手续。各单位到行政办公室领取办公用品时必须签字登记，行政办按照各单位计划表发放办公用品，月末（或季度末）行政办以各中层单位领取办公用品的签字单为依据，将所发生的费用划分到相应单位，由财务科执行成本考核。三、物资设备验收入库管理1、采购人员按采购计划所购的任何工程物资或设备，均需凭销售发票，销售清单或送货单、随货同行单到仓库办理入库手续。2、仓库保管员应根据销售发票、随货同行单、销售清单、送货单认真核实所购材料及设备的名称、规格型号、数量、价格、金额是否与票据相符，若有不符，库管人员有权拒收，不得办理入库手续。3、所购材料设备必须经工程项目部设备、材料验收组会同采购人员、仓库保管员共同验收后方能入库，未经验收的不得办理入库手续。四、物资设备存放管理1、仓库保管员必须及时对入库的物资设备登记、上帐、建卡。2、工程物资与生产物资尽量做到分开存放，若生产与工程共用的且不能分开存放的物资，按物资类别进行存放。3、大型工程设备为了减少二次转运、装卸费用等可以存放在使用单位，设备、材料验收组指定现场管理人员对设备进行看管。同时，库管人员随时跟踪了解设备的存放状况。4、在改扩建期间，库管人员对各项材料建立备查登记薄，注明各批次材料入库时间、单价（不含税价）是否开具增值税发票及税率。五、物资发放和领用管理1、库房管理人员按签批手续完善的发料单发放物资，不错发、漏发。2、按照“先进先出”法的原则发货，并及时减卡、下帐、登记备查薄，做到日清月结。3、出库单据要清晣、明了，不得涂改，若有涂改不得发料。4、领用工程材料及设备时必须经工程现场负责人签字，并在领用单备注栏内注明工程使用单位。材料具体用途（如：安装2100*3000磨机、安装LD-5T起重机），该材料是否开具增值发票。若是开具增值税发票的还须注明增值税税率。六、奖惩办法1、库管人员应坚持原则，办理物资入库手续时，要见物入库。严禁凭空入库，严禁虚开入库单。有上述行为者，视其情节轻重，处100元至500元的教育费。情节严重构成犯罪的，移交司法机关查处。2、大型的存放在施工现场的工程设备，若因看管不力造成损失的，设备材料验收组指定的现场管理人员与库房管理员共同承担责任。并按设备管理制度的相关规定予以处罚。3、严禁发放物资时不办理出库手续，虚开出库单。若有上述行为的视其情节轻重，处100元至