办公室日常管理办法.doc

庆阳市庆渝建材装饰有限责任公司办公室日常管理办法目 录第一条 制定目的第二条 办公室行为规范1、 工作秩序要求2、 员工必须集中精神完成本职工作，严禁做与工作无关的事3、 工作态度要求4、 安全防范要求第三条 办公室环境卫生维护1、 个人办公环境维护2、 公共办公区域的环境维护第四条 办公室礼仪规范1、 员工形象维护2、 接待礼仪3、 电话礼仪4、 对内相处氛围营造第五条 办公室保密规范第六条 违规处罚第七条 连带责任第八条 行政检察及罚款第九条 本办法的颁布执行 第一条 制定目的办公室是公司员工工作的地方，同时也是接待各界来访者的场所。一个成功的企业，其办公场所必然是礼仪、规范严格的地方。为保障企业正常的办公秩序，创造良好的办公环境，体现积极向上的企业精神文明形象，特制定本管理办法。第二条 办公室行为规范1、工作秩序要求(1) 工作时间应文明办公，不得随便串岗，严禁在办公区域大声喧哗、嬉戏、打闹。研究、讨论工作应到洽谈室、会客室或会议室，或在相邻座位小声、简短交谈；接待外来办事人员要安排在会客区域或会议室，以免影响其他员工的正常工作。（此项占当日绩效工资的5%）。(2)员工工作时间内不得用餐、吃零食（公务接待等除外），三餐不得在工作场所或其他工作场地用餐（正常就餐时间有紧急工作任务而不能离开工作岗位的，在忙完后可外出用餐）。任何时间在工作、休息场地不得乱扔果皮、纸屑、杂物，不得乱倒饭菜、污水（此项占当日绩效工资的5%）。(3)员工不得在公司档案资料室等防火重地吸烟，给予行政处分。若造成损失要负违者责赔偿，违法者要依法追究法律责任（此项占当日绩效工资的5%）。(4)员工不得酒后上班（经上级领导批准的重要公关接待任务除外）（此项占当日绩效工资的5%），并给予相应的行政处分。若造成经济损失，全额赔偿；若造成伤害责任自负。(5)饮水机放置于办公区域内，供员工和客人饮用。公司提供一次性水杯仅给客人使用，但本公司员工应自带茶杯，不得使用一次性水杯。(6)破坏、损坏公司财物或客户物品造成损失要照价或加倍赔偿，可同时给予行政处分。 (8)公司办公室员工外出须报部门经理批准，到销售内勤的外出登记表登记，在外出登记表上写明外出时间、地点。离开之前，还须将离开时间内要做的事情向上级交代清楚（此项占当日绩效工资的10%）。(9)员工携带公司的物品离开公司，必须经部门经理同意并持物品放行条方可离开公司。凡盗窃公司、员工私人财物（未经允许把公司财物带离公司办公区域视为盗窃）。情节严重者加倍赔偿损失，且开除处理，并依法追究法律责任（此项占总绩效工资的10%）。(10) 在工作中吃拿卡要、收受贿赂、营私舞弊的（此项占总绩效工资的10%），同时给予行政处分。情节严重者依法追究法律责任。2、工作期间，员工必须集中精神完成本职工作，严禁做与工作无关的事(1)上班时间，未经领导同意不能长时间接待与工作无关的人或事。(2)不得在工作时间里看与工作无关的书籍、报刊、杂志等。(3)工作期间不得闲谈、睡觉或无故离开岗位等。(4)严禁工作时间内上网做一切与工作无关的事，如浏览外网、玩游戏、看视频或聊私人QQ（利用QQ联系工作事宜的除外）等（此项占当日绩效工资的5%）。-(5)严禁进行打牌等形式的赌博，违者赌资没收（此项占总绩效工资的5%）。3、工作态度要求(1)遵守纪律，不迟到、不早退。员工参加会议或集体活动，必须遵守会议管理制度（试行）等相关制度（此项占当日绩效工资的20%）。(2)不得利用职务之便谋取不正当利益或替他人谋取不正当利益；不得在外做同类兼职或利用职务之便从事营利活动（此项占总绩效工资的10%），同时给予行政处分。(3)不得无理取闹，不得吵架、打架、聚众闹事，不得在公司外与任何人打架斗殴或邀约人打击报复。情节严重者，从重处罚直至开除，触犯法律的要依法追究其法律责任。(4)凡公司员工对上级领导交办的各项工作任务，均需准确、及时的认真完成。若无客观原因，未及时完成工作的（此项占当日绩效工资的20%）。如因此造成公司经济损失，则由当事人承担相应赔偿责任，并可同时给予行政处分。(5)上班时故意降低工作效率，干扰工作任务的完成或故意妨碍公司集体活动和其它活动的，可同时给予行政处分（此项占当日绩效工资的5%）。(6)员工不得无理由拒绝完成上级领导交办的工作任务或组织、参与集体罢工，如因此造成经济损失，要全额赔偿，可同时给予行政处分 （此项占当日绩效工资的10%）。(7)受到惩戒后仍不改正错误或拒绝接受公司对其错误行为的处罚，除按原处罚决定执行外，可视其情节追加处罚直至开除。 4、安全防范要求(1)办公区内不得私自使用与工作无关的电器，不得违章操作电器设备或办公设施，不得私自挪动消防器材，做到安全并节约用水、用电。因员工违章操作造成办公设备、设施损坏，视其情节，赔偿部分或全部经济损失。若因私自违章操作造成火灾或人身伤亡者，承担经济损失并依法追究法律责任，同时给予行政处分（此项占当日绩效工资的5%）。(2)各办公区域的办公设备、灯具及其他电器，由本区域员工负责，员工离开办公室应自觉关闭电脑、灯具和其它不用的电源，下班时最后离开的员工应检查并关闭灯、电脑、饮水机等用电设备（网络服务器等除外）。详见绩效考核制度，若造成经济损失的，按折后价格赔偿，无法直接赔偿的，则在工资中逐月扣除。若无法确定直接责任人，则由负责管理部门负责人承担该项罚款，并给予适当的行政处分。(3)员工下班之后，若无工作任务，不得在办公区域长时间逗留。(4)下班时最后离开的员工，临走前应注意关闭门窗。如有加班的员工，在内勤处登记后，负责锁门。员工应自觉开展安全防范工作，防止安全事故发生。第三条 办公室环境卫生维护办公室作为公司日常办公及业务开展的场所，每位员工都有义务自觉维护办公室环境卫生，随时注意保持办公室整洁有序。1、个人办公环境维护每位员工对个人办公区域的清洁卫生负有不可推卸的责任：(1) 办公桌桌面应随时保持干净及整齐，桌面物品摆放不能杂乱无章，文件、资料、笔记本等张纸物品使用之后应及时并整齐的收入文件夹或文件篮，文件篮原则上放置于桌面左上角，文件篮中物品应注意清理，保持整齐。(2) 笔、尺子、剪刀、裁纸刀等办公用具使用后及时收入笔筒中。(3) 办公电脑原则上放置于桌面中间位置，鼠标不使用时应收放于电脑旁。(4) 电话原则上统一摆正放置于办公桌右上角，电话使用完成后应及时放回原位置，并应注意理顺电话线。(5) 办公桌桌面可根据个人爱好适当放置小盆栽、小饰品、家人相片等私人物品，但应以不影响办公室整体美观为原则，且不得过量（超过5种以上）。(6) 不常使用或较大的办公用品，应尽量放入抽屉或柜子中，避免造成桌面凌乱，个人使用或保管的抽屉柜子等也应注意合理利用空间，并将物品排放整齐。(7) 员工离开座位或下班前应随手整理桌面，离开时凳子、椅子必须推至桌边靠齐。如员工未按上述条款整理个人办公区域，一经发现将按绩效考核制度有关规定处理。2、公共办公区域的环境维护营造一个良好的工作、生活氛围，是所有员工的共同职责：(1) 办公室内应保持整洁，须做到地面无污垢、痰迹、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净；室内无蜘蛛网、无杂物。(2) 垃圾、茶水等废弃物必须分类放置于规定的垃圾桶内，不得任意乱倒堆积。(3) 办公室配置的绿色植物，任何人都应爱惜保护，不得随意折损破坏，黄叶、枯叶应及时清除，以保持植物美观。(4) 员工有责任保持公告栏（白板）的整洁，公司设置的各种广告牌、宣传栏、标语、宣传画等公共设施不得污损，乱涂乱画。 (5) 每周末，由行政管理中心和销售内勤共同对办公室进行彻底清洁，确保公司大门、办公室玻璃隔断干净无污渍，隔断座台无灰尘污迹。原则上公共办公区域由临近的部门人员负责管理，公司行政管理中心统一管理。任何员工破坏公司整体形象，违反上述条款，致使办公室环境脏、乱、差的按绩效考核制度有关规定处理。第四条 办公室礼仪规范每位办公室工作人员要做好办公室工作，必须遵循办公礼仪。所谓办公室礼仪是指工作人员在从事办公室工作中尊敬他人，讲究礼节的规范和程序。是任何办公室工作人员均应恪守不怠的准则。1、员工形象维护(1) 员工在工作期间的行为是受到职务约束的，必须注重规范自己的行为，做到忠于职守、遵守时间、公私分明、文明行为。(2) 员工工作期间应注重个人形象，发型大方、仪容整洁。(3) 员工出差执行任务，个人形象代表庆渝公司形象，外出人员应以更高的标准要求自己。且应按工作安排统一行动，切忌没有时间观念或擅自单独行动。2、接待礼仪员工接待客人时，应注意自己的礼节、礼貌、语言和风度。(1) 与人交谈时要注意态度诚恳坦率，耐心听取对方的谈话。如必须中断谈话应先向对方打招呼，表示歉意。(2) 说话时应注意语言得体，措辞得当，话语文明，讲究方式方法，不说过头、嘲弄、庸俗、粗鲁的话。交谈中如发生争论，应注意控制感情，不喊、不吵、不斥责、不恶语伤人，尽量避免影响其他同事的正常工作秩序。(3) 在接待时还应注意保持良好的风度，做到不失态、不失礼。态度应亲切自然，在适当使用手势时，应注意避免动作过大，更不能在办公室拉拉扯扯、拍拍打打。(4) 接待结束时，要礼貌的送走来客。在应当向来客表示感谢时，送别时应注意真诚的表示出谢意。3、电话礼仪电话与手机能传递信息，沟通人际关系。在办公室工作中，使用电话与手机是否规范，也能反映出工作人员的礼节水准和职业形象。(1)电话的使用应注意以下三点：a 在通话时，应当遵守“铃响不过三声”的原则。电话铃响，应尽快接听；通话后，应先以“您好！”的方式向对方问好，然后自报名号，最后询问对方何事。接听外线：应主动报出公司名称，统一使用称呼： “您好！庆渝建材！”等。接听内线：部门人员接听电话时应主动报出所在部门的名称，称呼：“您好！ XX（部门名称）！”当被呼叫人员不在座位上时，应礼貌告知并做好留言记录及转告。拨打外线：“您好！我庆渝公司XX部的XX！请帮我找XX听电话好吗？”拨打内线：“您好！我是XX（部门名称）的XX！请帮我找XX听电话好吗？”通话时应当声音清楚，语言亲切，简洁明了；对任何来电提到的问题，都要认真答复，如不能马上解决的，应该做好记录，以备日后查询。b 打电话应遵循“通话三分钟”原则。不要用工作电话与朋友聊天；在电话中让对方办事或找人时，应当有礼貌；打错电话时，应向对方致歉；如通话时，电话意外中断，应由打电话者重拨电话。c 在通话过程中，应保持良好的姿势，有助于电话交谈，优美的声音表达着友好，尊重，不得有肩夹电话等不雅姿态。职场人士应树立良好的“电话形象”，尤其是在打办公电话时。(2)手机是现代化的通讯工具，在使用时除了应遵循电话礼仪外，还应注意一些特殊的礼仪规范。a 手机的拨打和接听要注意场合。在公告场所活动时，尽量不要使用手机；开会，会客，上课，谈判，签约以及出席重要仪式、活动时，最好关机或设置成震动；工作场合，公共场合需要与他人通话时，应寻无人之处，音量应尽量放轻，以免影响他人。b 使用手机应保持畅通，接到他人打在手机上的电话之后，一般应该及时与对方联络。手机应放置在适当之处，常规位置，便于取用。c 发送短信时，应信息准确明白，并注意署名；重要的事情应请对方回复确认；不要在别人注视你的时候查看短信；上班时间不要没完没了的发短信。d 不要把别人的（特别是上级领导的）手机号码随意告诉另外的人，除非得到机主允许，不宜随意借用别人的手机。(3) 不得使用公司电话办私事及拨打声讯电话，不得长时间占线。上班时间不得长时间打接私人电话。违者详见绩效考核制度。4、对内相处氛围营造办公室工作人员在处理公事之时，为了外求和睦，首先必须内求团结，协调好组织内部的人际关系。(1)职场内人际关系协调的基本方面：职场人际关系协调有两个基本方面：a 职场礼仪注重等级关系。任何一个组织都是一个系统，要使系统内所有的通道畅通，就要求置身于这一组织机体中的每个员工注意互相之间的合作。而要合作，关系就必须和谐。工作场所的和谐关系，要靠每个人忠于自己的职责来维持，也就是各就各位。明确各自的身份，并忠实尽职。b 等级关系协调遵守礼节。办公室礼仪是工作人员人际关系复杂齿轮间的润滑剂。任何一个组织不论有多少名员工，最基本的角色只有三个：上级、下级、平级，人们必须在每个特定的时间和空间把握好自己的角色，遵守相应的礼节，才能协调好彼此的关系，使组织的工作顺利开展。(2)职场内人际关系协调的基本礼节a 协调上下级关系 上下级关系应以礼相处：如在街道上，下级向上级先致意，后者要还礼；在过道上，下级靠边让上级先过去；下级进入领导办公室前应先敲门，得到允许后方可进入；上级走进下属办公室，下属应起立等等。 领导与下级相处：处处尊重，时时体谅，多多关心；勇于承担，大家风范；以身作则，树立风纪；宽容大度，虚怀若谷；巧用暗示，切忌命令；调解矛盾，不偏不倚；私事莫劳下属，公私分明。下级与上级相处：恪守本分，服从上级命令；尊重领导，维护领导权威；宽容大度，体谅领导难处；工作到位，切忌错位越位。b 协调同级关系 同级之间角色的扮演是成人：理智、平等、和谐且具有人文精神，这种人格态度决定同事间的沟通方式是最安全的。 工作人员同级同事相处的礼仪：遇事协商、谦虚坦诚、消除误解、联络感情、大事化小、不说闲话、共事不混事。 前辈后辈相处的礼仪：注意尊重前辈，无论多么亲密之间的关系，对前辈说话和态度都应掌握分寸，无论前辈多么喜爱自己，千万别过分亲昵，这是不礼貌的。 异性同事相处的礼仪：职场礼仪与社交礼仪在对待女性方面有所不同，社交礼仪讲究女士优先，而职场礼仪则没有性别之分，只有职位高低。然而，性别差异是客观存在的，因此，异性同事相处应注意玩笑适可而止；忌犯语言雷区；动作避免轻佻；把握交往分寸。办公室礼仪是办公室人员应当遵守的规范之一。办公室工作人员的形象代表着组织的形象，若要提升组织形象，就必须规范每一位工作人员在办公室活动中的言谈举止，仪表服饰，待人接物的行为，以树造良好的组织形象。如公司工作人员因自身礼仪不当等原因，损害公司整体形象，情节严重者可给予行政处分。影响及其严重的，公司有权追究其相应的法律责任（此项占总绩效工资的10%）。第五条 办公室保密规范1、全体员工均应具有保密意识，不得乱拿（翻）他人或办公室的资料、档案，不得乱拿他人的办公用品，不得接触、复印、抄录本人不该接触的秘密事项及资料、文件、档案。2、员工在本职工作中涉及的资料、文件或消息、情况等不宜公开的人事、财务、经营等重要工作事项，不得向公司内外部无关人员泄露。3、员工有责任对参与的会议保密，不得随意散播会议内容。4、员工在对外交流，或者发送宣传报道的稿件，凡涉及人事工作业务和引用内部统计数字、资料的，必须经部门负责人同意，并经分管领导批准。5、员工须严格遵守档案管理制度，不得有意或无意泄露企业文件、资料