合肥工业大学数学学院研究生会管理办法(2012).doc

合肥工业大学数学学院研究生会管理办法在总结前五届研究生会经验的基础上，结合研究生阶段的特点，现拟定本条例。希望各研会成员能团结务实，积极做好本职工作，以便更好地为学院和同学服务。为了切合实际，调动所有成员的积极性，现把具体实施办法总结如下：一、机构与人员设置：1、 主席1名，副主席2名。其他部门各设部长一名，有些部门根据情况设副部长一名，干事两到三名。2、 为了尽量避免各部门之间的分工不明确、机构臃肿等问题，旨在更好地完成工作，需要撤除、合并一些部门，同时增加部门成员人数。基于实际情况考虑，现设以下部门：宣传部、科技部、文体部、爱馨社及Matlab兴趣小组。二、任务分配：1、 主席：从总体上负责和安排工作，兼管宣传部和权益部。2、 副主席1：负责管理宣传部和文体部，督促这两个部门的工作。副主席2：负责管理科技部、爱馨社和Matlab协会，督促这几个部门的工作。3、 宣传部：负责活动的事前宣传、事中跟进和事后报道工作及负责会场的提前安排、会议和活动的记录，定期总结一次，并做好各项会议、活动的存档工作。4、 科技部：负责学术交流年会、斛兵论坛、学习经验交流会、学术报告会、专题讲座及各种比赛和竞赛等活动的组织安排工作。5、 文体部：组织研究生参加学院和学校的体育活动、文艺活动，如下学期的阳光体育节、文艺晚会等。注： 对于大型活动，如学术交流年会、阳光体育节等，要以负责该活动的部门为主，其他各部门也要积极配合，调动本部人员进行协助。总之，在分工明确的基础上实现通力合作，争取办好每次活动。 三、工作制度:1. 各成员应严格遵守本学院研究生会的规章制度。2. 各位成员要明确自己的职责，做好本职工作。工作中实行部长，副部长负责制，部长全面负责部内日常事务，副部长协助部长做好各项工作、干事各行其职，团结合作，齐心协力，工作应热情积极。本部门需完成的工作不得推给其它部门。3.个人必须以集体利益为重。4. 各部员之间必须互相尊重，注意个人形象，给其他同学起好的带头作用。5. 积极参加部内活动、集体活动，准时到位，保质保量完成任务。6. 在各项活动开展之前都要召开活动准备会，分配任务，在活动结束后成员需按时上交活动总结。7. 活动购买物品后，活动花费需及时报账，以便工作顺利开展。8. 要求成员有高度的工作热情和吃苦耐劳的工作精神。总体要求：本着尽职尽责、积极向上的工作态度，各成员对工作提出意见、指出错误、批评监督、遵守规章、严于律己、服从安排、相互协作、共同努力、高调做事、低调做人。四、选举安排：1、竞聘原则：每学年上学期举行一次换届选举，最后根据竞选情况，对已录用的同学最大限度的满足其兴趣爱好或特长，使其在能力上得到充分发挥。2、竞选要求：务实第一，能力第二！我们需要有能力又务实的同学，但在能力与务实不能并举的情况下，我们宁可要踏实的人，也不要作秀的人。五：奖惩制度：1、 惩罚规定：对于加入研究生会后积极性不高的同学，自己自动辞职或根据情况予以辞退。2、 奖励规定：根据每个部门的具体人数分配一定比例的奖励名额，最后评比时根据投票决定受奖励的人员名单。若有的部门整体表现差，则根据实际情况将部分名额转给整体表现好的部门。若大家都表现不错，则相应扩大奖励范围。3、研会每次会活出席情况纳入评优指标。凡无故不参加会活达3次者，取消评优资格六：例会制度1、每月召开例会，汇报各部门本月工作情况，安排下月工作，具体时间由主席团商议。2、研究生会例会必须按时召开，并作好会议记录，会议记录由宣传部负责。3、研究生会干部不得随意缺席例会，却有特殊情况的必须请假，如无故不参加例会并未请假者依照干部出勤，考核的有关条例予以处理。4、成员请假由部长审批，部长请假，由副主席审批，副主席请假由主席审批。 5、请假必须得到批准，不得由他人代请。七、问责制度 1、研究生会在日常工作和开展活动过程中实行主要负责人问责制。2、在各项工作中，主席团成员、各部部长应把具体工作细化到人，明确分工并做好相应记录，以便在出现问题时追究责任。如因分工不明造成的事故，责任归咎于主席团成员和各部部长。八、档案制度：档案管理制度、由分管副主席指导研会宣传部进行档案管理档案管理制度。成员档案、工作总结、活动资料、新闻报道资料、会议记录等，皆以电子档案的形式传至下一届研究生会。以上办法为暂行管理办法，还有许多不足之处，需集思广益，使其更加完善。最后，希望研究生会成员要以“为数学学院广大师生服务”为宗旨，做好工作中的点点滴滴！九、 经费管理制度在各部举办活动之前，写活动策划书，分析各项开支的必要性和合理性，对于不必要的开支，在与活动负责人进行协商后可进行撤销，然后将整理好的最终的财务支出计划抄录一份并存档（需由活动负责人签字），并在下次例会上做出汇报，经主席团批准后方可生效。在各部活动结束之后，各部将活动计划中财务支出计划和活动中花费所开票据一起整理完毕，尽快在例会上向主席团做出汇报，经审核无误后，统一存档。资金管理必须严格遵守以下几项原则：（一） 客观性原则：研究生会所提供的会计信息，务必做到内容详实、数据真实、凭证完整，能如实反映研究生会内部的财务状况。（二）及时性原则：研究生会每笔现金的收入与支出必须及时登帐。 经费使用 第一条 任何个人或部门不得非法侵占和使用研究生会的财产和资金。资金的支出违反法律和研究会规定的，应当责令改正。第二条 研会开展大型的活动必须有书面形式的前期的资金预算和后期的财务结算。第三条 研究生会资金不能私自用于餐旅报销。第四条 活动经费的报账原则：（一）报账必须持有院领导、研会主席团批准的决算；（二）报账必须使用正规发票，户名必须是“合肥工业大学数学学院”，必须加盖出具发票者的发票专用章，发票背面注活动名称、经手人签名；（三）未经批准的支出项目，不予报账；（四）发票可直接贴在费用报销单上，收据要经由院领导签字方可报销。（五）必须遵守财务部门（组织部）关于报账时间、人员的规定。十、监督投诉制度为了加强公众舆论对全体研究生会成员的监督作用，特作如下规定：研究生干部来源于群众，服务于群众，应该接受群众的监督,广大同学有权对研究生干部违纪违规行为进行检举，以书面或口头的形式向研究生会督察组检举。检举人合法权益受到保护。 1、凡两次以上（含两次）被其他研究生会成员或师生投诉有违纪行为，经查属实后，视情况轻重给予相应处理，严重者开除。2、凡两次以上（含两次）被其他研究生会成员或师生投诉而对违纪行为不管不问，没起到作用的成员，经查属实后可给予开除处理。3、凡被师生投诉，利用工作权力，在同学中大摆威风，利用职权为他人谋利，在同学中造成不良影响者经查实，视情况给予相应处理，严重者可开除。为保证研究生会内部制度的贯彻落实，做到令行禁止，现成立督察组，负责监督研究生会所有成员日常行为。检举、投诉的范围： 1