工程材料采购的管理办法[1].doc

工程材料采购的管理办法 一、目的：对工程材料采购过程进行控制，确保所采购的材料符合要求。 二、使用范围：适用于商场进行工程改造、日常设施、设备维修、维护所需的材料采购。所有材料采购行为必须在签有合同或协议，并符合有关合同和资产管理制度的前提下进行。 三、各部门职责： 1、采供部负责工程所需的材料采购工作。 2、财务部根据同供方签定的供货合同，负责所需材料单价的审核。 3、物业部负责对材料供方定期进行评审，对评审合格的供方可继续供货，对评审不合格的供方将终止供货合同。 四、管理办法： 1、对供方的评审的条件： 1）应在工商部门注册具有法人资格、具有税务登记和开具行业正式发票的资格；2）、具有良好的供应物资业绩；3）、具有质量保证能力的证明；4）、价格合理；5）、供货及时、服务良好；6）、具备持续稳定的合格服务供货渠道；7）、对出现第二次供应物资有严重不合格的供方，应取消其供货资格； 物业部通过对供方供应材料、提供服务的质量、价格、履约率等进行比较，选择合格供方签定供货合同； 2、如需选择新的供方，供方除应提供书面证明材料外，还应提供少量样品试用合格或试用3个月合格后，方可签定供货合同。 3、计划性材料的采购： 物业部每月25日前将本月日常设施、设备维修、维护所需材料根据库存制定出本月采购计划，经部门经理、主管副总批准，财务部进行价格审核后物业部按计划采购。 4、紧急采购：如遇维修、紧急情况发生，库房无所需维修材料时，物业部根据工作需要，对单价不超过400元，采购总金额不超过1500元的采购填写紧急材料申购单，报本部门经理审批后采购。凡单价超过400元，采购总金额超过1500元的，物业部填写设施配置申请单，由部门经理确认，经财务部经理、主管副总批准后，由物业部采购，材料的价格由财务部审核。 5、工程采购：工程造价超过50000元的工程采购，需进行招投标工作。每项工程应选择三家以上的施工单位进行竟标。具备资质条件的施工方应提供下列资料原件和复印件（经核对无误后退回原件）；1）、营业执照；2）、企业资质等级证书；3）、企业的经营业绩介绍；4）、分包队施工人员持证的检查记录；5）、安全资质证；6）、税务登记证。 对具备施工资质的工程队，经投标会公开竟标，经财务部、主管副总、物业部等审核，确定中标单位，签定施工合同，工程预算、决算报集团审计部审核。 6、对于在长期供货合同中没有的材料价格或根据维修需要定价的采购可根据市场情况由财务部审核定价。对于因材料质量问题需更换材料品牌而进行的材料价格调整，由物业部说明情况，财务部审核。 7、材料由供货商供货，经物业部库管验收后方可入库。严禁不经过库管员而随意收货、使用的行为发生。 8、物业部每月根据材料采购计划和紧急材料采购单汇总进行材料出、入库后报帐。对于采购中出现的质量问题，应及时更换；如不及时更换造成的经济损失由供方承担。材料明细应明确材料品名、规格、数量、单价、合计。附表：1、采购程序图 2、紧急材料申购单 3、服务设施配置申请单 4、物业部 月采购计划 二四年六月十五日附表1：采 购 程 序 图材料采购物业部每月5日前根据库存制定采购计划 计划 非计划 物业部对单价高于500元，采购总金额高于1500元的采购物业部对单价低于400元，采购总金额低于1500元的采购采购计划物业部经部门经理、财务经理、主管副总审批设施配置申请单物业部紧急材料申购单物业部 财务审核单价财务部部门经理批准实施采购物业部由物业部库管验收，办理入库手续部门经理、财务经理、主管副总审批验 收物业部根据长期供货合同审核报帐财务部附表2：紧急材料申购单日期材料名称规 格单价数量金额申请原因申请人经理签字 序号：附表3：服务设施配置申请单Q/XJH.JL-015 序号：设施名称购置数量型号/规格单价预算使用部门购买日期主要技术参数：用途说明：预定的订购厂家及对厂家质量控制能力的评价（必要时附各种证明资料）：总经理：主管领导：财务经理：申请部门经理：日