检测中心试样委托检验原始记录归档要求.doc

检测中心委托检验全流程原始记录交档要求0适用范围本管理办法规定了检测中心对外检验从接收客户委托检验至客户领取报告整个检验流程完结后所产生原始记录的各检验流程接口相应岗位的原始记录交档职责与分工、工作内容及要求。1.引用标准文件QG/GY0136-2005 钢研院档案管理标准PYJSC-2001 检测中心质量手册2.定义委托检验全流程原始记录委托书、检验专业室各分析检测岗位检测原始记录、客户签字的检验报告副本。3. 工作内容、分工与职责3.1检测中心物化制样室 为化学专业委托检验的委托书产生接口、冶金物化指标检测原始记录及化学分析部分指标：粒度、筛上物量、大水分等样品制样过程所产生记录。应保证以上记录的完整并按交档要求提交归档。3.2检测中心化学分析、仪器分析专业室 化学分析专业在对化学元素检验、工业分析、发气量、烧损等其专业室负责检验项目检验分析工作后产生原始记录。应保证检验工作所产生的原始记录完整、完全，并按交档要求提交归档。3.3检测中心调度 是化学分析专业检验报告副本、物理专业整个检验流程原始记录（委托书、检验原始记录、报告副本）材料归口提交交档岗位，应保证此类原始记录归档前完整、完善，并按交档要求提交归档材料。3.4 检测中心文档员 为检测中心试样委托检验流程原始记录编目、保管、二次提供利用（如借阅、实验室评审调阅、质量异议追述调阅）管理岗位。其职责是对检验流程接口的原始记录收集保管，以便为中心质量评审提供检验活动符合质量手册、程序文件的证明。4.交档要求4.1 检测中心试样委托检验流程产生原始记录必须是在检验流程相应节点工作全部完结后，对以下原始记录进行整理，达到无遗漏。即：1）.委托完成后产生委托书2）.检验完成后产生检测分析原始记录3）.客户领取报告后产生报告副本 是从客户委托样品至客户取走检验报告的检验活动全流程完成后提交归档。4.2交档时必须提交所交档资料清单（见附件清单表格样式），清单材料编号顺序与交档材料整理顺序一致，委托书序号、实验室编号、报告编号由小到大或由大到小。无交档材料明细清单的中心不接受交档材料。4.3 交档人应保证检验过程所负责节点的记录资料真实、完整、齐全，无缺失。4.4 归档时间4.4.1 委托书在检验委托的次月6日前交中心归档；4.4.2分析检验原始记录在委托检验次月15日前交中心归档；4.4.3 报告副本（客户方已签字）在委托检验次月17日前交中心归档4.4.4在委托检验次月17日前客户未取报告的留存调度岗位，在次月调度随正常交档资料提交完成签字领取后的报告副本；若在报告当年12月30日后客户仍未领取的剩余检验报告，在次年调度整理报告正本、副本一并提交文档员归档。4.5归档程序4.5.1交档人随提交归档材料同时提交两份交档材料清单，经文档员与交档人同时清点确认无误，中心文档员签字，交档完成。4.5.2 文档员在检验流程所有原始记录齐全后进行中心检验原始记录归档，完成编目存档工作，完成所接收交档原始记录的电子信息统计工作。4.6附件 1交档资料清单（格式表格）5.档案借阅5.1根据档案管理一般规定，检测中心档案的借阅调用必须办理借阅手续，借阅人需填写档案查（借）阅登记表，必要时借阅人需提交调阅申请需中心相关领导批准后，才可借阅档案。检验原始记录档案材料一般不对检测中心以外人员