物流部管理手册.doc

物流部的工作目标是：一、保证在库物资安全；二、发货及时、准确，满足市场需求；三、仓库所存物资账目准确一致，准确率达公司规定的98%以上；四、产品出入库准确、及时五、仓库积压品控制及时提报六、货物摆放整洁有序，符合仓库管理规定七、控制物流发货成本八、实现帐、单、物清晰准确统一第一节 部门工作职责1、对所有管辖仓库所存的物品及其帐目管理2、负责公司运营中物品出入、库及相应的存放管理3、根据实际情况周转仓库所存物品，主动降低库存4、负责定期向公司汇报需报废的物品管理5、统筹安排物流运输，控制物流成本6、按规定即时向相关部门报仓库的库存情况7、负责仓库卫生清洁及仓库环境设施安全管理.8、保证货物的安全第二节 物流部保管员的工作职责1、遵守公司相关的规章制度2、出入库手续符合公司规定3、对在库产品的安全性负有完全责任4、保证库存帐、物数据准确统一5、按公司规定摆放物资，保持仓库清洁卫生。6、对自己所管辖的仓库物资出现丢失、损坏负完全责任。第一节 管理制度一、 仓库管理制度为了保障公司库存商品的安全与完整、降低仓库管理成本、以免造成商品积压与资金浪费，特制定本制度，要求有关部门遵照执行。一、现场管理：(一) 仓库现场整洁有序，按先进先出制度定置摆放。(二) 按商品类别做好明显标识。(三) 呆滞品、待处理品、不合格品必须与正常商品隔离存放，做好醒目标识，并上报部门及时处置。附件：物流现场检查二、账目方面：(一) 单据方面：1. 所有的单据必须由仓库保管以及出入库相关人员的共同签字2. 入库单需有质检人员的签字3. 非正常出库的单据上还需有相关领导的签字（二） 关于积压品上帐：积压品要求单独设帐本，出库时，单据上一定要标明是积压品。（三） 定期自查，将自查结果上报部门。三、业务方面(一) 入库事项：1. 生产产品入库手续：入库产品必须经过质检员检测合格后方能入库。仓库保管必须按照质检开具的证明，核对入库产品的名称、型号及数量，确认准确无误后，方可入库，同时有权当场抽检几件，查实入库情况。然后双方在进货单上签字确认。2.采购货物的入库1） 物料进仓时，采购员必须凭采购计划单（采购订单）、清单、检验合格单、入库单办理入库手续，拒绝不合格或手续不齐全的物资入库。2） 入库时，仓库保管员必须查点物资的数量、规格型号、合格证件等项目，如发现物资数量、质量、单据等不齐全时，不得办理入库手续。3） 未经办理入库手续的物资一律作待检物资处理，放在待检区域内，经检验不合格的物资一律退回，放在暂放区域，同时必须通知采购经办人员及时处理。2. 因验收责任心不强，导致不合格产品入库，影响生产或给公司造成损失的，由当事人承担，同时部门领导负有连带责任。3. 委托外协加工产品的入库：外协单位返回时，必须与出库单进行核对，如果发现数量不符或其它质量问题，须在外协验收单上特别标注，严重时须由质检部开据废品通知单，外协主管确认后转财务（同时转外协单位一联）。如未出据报告或未标注数量及质量情况，而由财务或其他人员查出后，将对经手签字人员进行一定的处罚。4. 仓库将实物清点入库后，应在实物上贴上标明商品编码、名称、规格型号、批次的标签。5. 禁止虚开无实物的入库单。详见产品入库程序(二) 出库事项1） 仓库在接到订单之时起即开始备货，安排发货车辆，保证货物及时送达客户。2） 仓库必须严格按照送货单上开具的商品名称、编码、规格、型号、数量发货，违规操作造成的帐实不符等后果，由经办人承担全部责任。3） 商品出库要遵循“先进先出”原则，以免造成呆滞、积压、过期、贬值等经济损失。4） 禁止虚开无实物的出库单。详见产品出库程序四、其他方面：1. 在库物资受损及丢失由保管员全额负责，部门领导承担连带责任，重大损失（10000元以上含），给予开除处分，同时公司将追究其法律责任。2. 关于产品编码的管理规定：按照公司制定的产品编码的要求做好编码发放的纪录， 每周上报，部门进行整理。纪录包含了产品名称、产品编码、 发往业务点、时间、总件数等，收集产品编码的仓库主要包含各成品库以及配送库。对于领取的货物无法采集产品的发货编码。规定：对于遗漏采集的将在管理考核中进行惩处。3. 公司将不定期组织人员对仓库进行以上规定的检查，发现违规行为进行公示、并纳入管理考核。4. 物流部的各个仓库对于超出库存限额的产品不予接收，由采购员自行处理以上规定，部门负责人要切实贯彻到部门保管员，经常对仓管工作进行督促和检查，并有检查记录。第二节 批次管理的管理制度产品出库：要求：保管在出库时按照批次先入先出的原则，对于每次发出的货按照发货的总件数进行编码第三节 退货的管理制度结合前期的退货工作现对物流部的退货作如下规定：一、 退货程序：销售部必须持有经公司领导审批的业务员退货申请以及退货明晰，方能到物流部退货，对于超出退货明晰的产品给予退回。若未经过公司领导的审批则不予处理。二、 退货的保管： 对于已经退货的产品按照质检报告分类保管，分为报废产品以及返修产品，报废产品同时分为基础产品以及OEM产品，OEM产品按照品种分类保管。三、 退货产品的处理需返修的产品在两个工作日内由车间返修对于报废产品基础产品每月由生产处理一次对于报废产品OEM产品每月月底由采购部组织一次退货第四节 库存限额管理制度为了减少库存积压，提高资金周转频率，现对库存限额作如下规定：一、 库存限额的制定由销售部门根据市场情况、预测每种商品的最高存量与最低存量。对市场难以准确把握的商品原则上实行零库存管理办法。对往年有销量，而季节性供货的商品，应根据销售量确定一个最低与最高存量。对低于最低存量或超过最高存量的商品，仓库要及时报告相关部门。二、 库存限额的管理1、 物流部的各个仓库根据库存限额，将各类产品的最高、最低库存标记在该类产品的显著位置，以便即时查询2、 对于超出库存限额的产品仓库不予接收，由采购员自行处理第五节 发货的管理制度物流部作为一个服务与管理的部门在公司的运作中起到了越来越重要的作用，为了更好地加强服务与管理的作用，现制定本规定。一、 发货的程序保管按照送货单将货物备出并完成组箱，开具组箱单，保管自检，封箱，打包，通知部门助理联系货运公司待发货。备货的要求：1. 必须按照送货单的产品名称以及规格、数量备货，尤其是零散的货，必须当场核实产品的规格以及数量。2. 记录产品的发货编码：根据公司规定的要求记录相关产品证件发放的产品编码，要求包含产品编码、所对应的产品名称以及规格、发往业务点、发货日期等3. 对于备好的货物要按照所发往的业务点集中存放，以免将货物发混。4. 对于组箱的情况需注意以下情况：1) 零散的货必须带中包装发货，防止货物在运输途中包装破损或者丢失。2) 详细填写组箱单：业务点：i. 必须按照组箱单的要求将各个项目填写完整ii. 组箱单的填写必须字迹工整，清楚。产品名称填写完整，规格、盒数、数量等都必须认真填写iii. 出现错误需修改时须在修改过的地方标注修改人的姓名，同时注意原始底以及送给客户的一联必须同时修改。iv. 对于出现严重错误的地方需将该张作废重新填写v. 使用完一本后要及时给予编号，并存放起来 大客户：采用电脑打印的组箱单根据手开的组箱单打印组箱单（手开单的要求同上）打组箱单时必须将组箱单与小聪送货单核实，复查发货情况，若发货出现错误时必须马上改正。将手开单与打印单一起存放3）组箱单必须完整的填写组箱人以及检查者的姓名4）对于组箱的须在外箱上标注组箱编号 5.完成组箱后根据送货单以及组箱单的情况核实该批货物的总件数，粘贴发货单，发货单需包含发往业务点，总件数之几等信息 6.存放送货单，封箱打包，摆放到托盘上准备货运公司发货。 三、发货：1. 装车时必须检查所发货物与提货单位是否相符，以及发往各个业务点的件数是否准确2. 准确的填写货运单：收货人、联系方式、发货件数、总金额、大展架的情况等3. 详细填写回执单、出门证等4. 做好发货纪录5. 开具发货出库单。第七节 驻外仓库的管理制度1、 货物中转：1) 各个业务点的货物中转工作2) 采购以及配送的货物发回公司2、 货物保管：保管好中转库仓库内的各类物资（退货：1) 业务点退货返回公司， 2) 采购部退货返回供应商3、 发货4、 报表 包含月度发货统计、月度退货统计、采购到货统计、采购退货统计为了加强对驻外仓库的管理，现作如下规定：一、驻外仓库的日常管理规定1、 按照公司的作息时间上下班。不准睡懒觉。2、 为了保障住宿人员的休息，晚上外出者，必须21：30以前归宿。3、 为了保持环境整洁，禁止在休息环境内吸烟喝酒4、 住宿使用的被褥分人使用、管理，各自的被褥各自保管5、 仓库范围内不得饲养宠物6、 仓库要保持清洁、卫生，不得摆放与仓库无关的物品7、 办公区域必须保持桌面整洁有序，相关单据必须按照单号整理成本，并分箱存放8、 仓库保管，要坚守岗位，仓库重地、闲人免进。9、 安全消防工作：危险品及有毒品必须单独摆放。对易燃、怕晒、易潮、易生锈的物品，不在露天、潮湿和高温处摆放；做好仓库通风工作。库房内严禁烟火，走道、出入口要畅通，不私自设立取暖设备；灭火装置要按规定摆放；并要定期检查。库房内电灯泡不超过60瓦，物品堆放要有一定的距离（便于清点和存取），工作结束后要及时切断电源，同时锁好门窗。防止事故发生，保证仓库物资不受损失；二、业务方面(三) 入库事项2. 销售正品的入库手续：入库产品必须经过质检员检测合格后方能入库。仓库保管必须按照质检开具的证明，核对入库产品的名称、型号及数量，确认无误后，方可入库，同时有权当场抽检几件，查实入库情况。然后双方在进货单上签字确认。(二) 出库事项1.公司产品的出库手续：提货人必须持有部门负责人签字的领料单或者工票，到仓库办理出库手续，仓库保管根据出库者所报产品名称、型号及数量，点清实物后出库并由出库者签字认可.2.采购货物办理出库手续视同本公司产品手续；3.委托外协单位加工产品需办理出库手续时，据实物点清数量后，开据出库单并由外协单位签字；外协单位返回时，必须与此单进行核对，如果发现数量不符或其它质量问题，须在外协验收单上特别标注，严重时须由质检部开据废品通知单，外协主管确认后转财务（同时转外协单位一联）。如未出据报告或未标注数量及质量情况，而由财务或其他人员查出后，将对经手签字人员进行一定的处罚。4.半成品包装的出入库手续，除按以上规定执行外，还应执行外购产品包装入库规定6. 配送物品的出库，由业务员持销售单到仓库取货，保管员根据销单上所列的规格型号、数量、产地发货，同业务员当面点清，出库后如有数量或其他纠纷，均有业务员自负。第八节 盘库的管理制度为了保证帐物相符，物流部必须定期对各个仓库的物资进行清点，现将相关规定制定如下：1、 各个仓库应在每日下班前对仓库内的主要库存商品进行盘点，编制盘点表，并与库存帐面余额进行核对，帐实不符的要分析原因，明确责任，提请有关部门处理。2、 月末由仓库主管组织人员对所有库存商品进行盘点，编制盘点表，并与帐面余额核对，帐实不符的要分析原因，明确责任，提请有关部门处理3、 年中和年终仓库应协同财务部和其他有关部门对公司库存商品进行全面盘点，编制盘点表，并与帐面余额核对，帐实不符的要分析原因，明确责任，提请有关部门处理。4、 盘点过程中应对库存内积压的包装破损以及受损的物资做标签，并隔离摆放。5、 盘库的程序由财务出具所需盘点的产品名称、规格、即时库存额；物流部组织对帐；对帐结束后开始盘点；盘点结束后仓库进行复审，查找原因；财务总结盘库情况6、 盘库的处理：对于盘库的结果，在排除同类产品相抵的情况后，对于最后的结果， 按照产品底价的1.5倍给予处理；同时财务给予调帐第四章 物流部管理标准第一节 现场管理标准结合各个部门的特点不同特制定如下关于现场的管理规定：一、 办公区域：1、 办公桌：桌面上用品摆放整齐，无杂物，抽屉内物资整洁有序，保持桌面整洁无灰尘2、 电器：电脑、电话等需保持整洁无灰尘，不使用时需找桌布遮盖电风扇、电热器等电器，在不使用时需插拭干净后存放起来3、 办公室地面干净，桌椅摆放到位，整体效果井然有序，门窗整洁，无灰尘，办公区域内不得存放产品。二、 仓库：按照物流部的仓库管理制度，现场管理标准执行。1、 地面整洁，无杂物2、 货架货物摆放有序，物资分类清晰，可辩3、 拆箱物资保持完好，防止灰尘进入，保证在库物资的完好4、 垛放整齐，摆放有序。三、 规定：1、 各个仓库安排值日，每天打扫办公室卫生；仓库卫生由仓库保管共同负责，出现问题共同承担2、 结合上述的标准，部门不定期检查，第一次提出警告，第二次给予公示，并给予考核第四节 安全管理检查标准1.班中必须穿工作服，2.下班后各部门的照明灯、空调、电脑、饮水机等电器要全部关掉，水龙头要关掉。门窗及走廊门窗都要管好，防风、防雨、防盗。3.各部门的灭火器要保持完好，关键时刻要会用，用完后要及时重新装溶液，要保证再用好用。4.工作区，生产区严禁吸烟，发现烟头属于哪个部门的地盘就罚哪个部门领导。5.各部门不得乱拉电线，不得有电线裸露在外面的现象。6.所有外露皮带轮都要加防护罩。7.设备按钮、设备电开关不得用脏手去操作，要始终保持按钮、开关的表面清洁。8.驾驶员要严格遵守交通规则，要经常检查防火制动等重要安全部位。9.操作工人必须按操作规程操作，不得违章操作，工作时间不得打瞌睡。10横穿公路时要一看二等三通过11冬季取暖时下班后所有的火炉都要熄灭，生炉时要安全防火。第三节 发货延误的标准一、 发货延误的定义：何谓发货延误：在规定时限内，货物未按时到达指定地点“规定时限”的起始：始于物流部接到订单开始，止于指定客户收到货物，计算单位为天数包含过程：根据订单下推成送货单保管按照送货单备货货运公司承运货物货物到达订单指定地点为准二、 发货延误的标准发货延误的相关参数：规定时限：根据货物到达地点不同，由物流部提供“规定时限”，附明细发货起始依据：规定时限的起始时间由物流部与销售部共同建立，即在相关单据（主要是订单以及送货单）时做好单据交接纪录（双方签字并注明时间），若有特殊情况需说明发货截止依据：根据发货回执单上业务员的收货确认。三、 发货延误的考核1、 因销售部未及时通知仓库发货造成业务员投诉，由销售部门自行处理2、 因物流部发货不及时造成到货延误，由物流部按照绩效考核的标准考核相关人员（相关保管）以及单位（主要是指货运公司）3、 因其他部门造成的发货延误，由职能部门考核相关部门（例如：采购或者生产定做的产品未及时入库等造成发货延误等情况）四、说明：1、 销售部要求先打送货单确认求货额度，尚需补货等情况，规定时限从销售正式通知能够发货时算起。2、 销售部必须在订单上标准清楚确切的到达地点，若物流无法到达需双方协商解决，确定最后到货地点。3、 业务员必须在回执单注明收货时间以及到货情况，若因业务员未提供准确时间，无法确认到货时间则延误到货不予考核。4、 货物到达指定地点，货运公司已经通知业务员提货，因业务员未及时提货造成延误到货时间，则不予考核。5、 货运公司承运过程中如遇不可抗力情况,物流需及时通知相关部门的相关人员.6、 销售部结合当天的订单具体情况与物流协商当天可发订单的数量，物流提供具体到货时限，若销售对到货时限有异议可双方协商解决。7、 货物如需中转需特殊说明，计算在到货时限内，中转时间需协商解决8、 经协商货物从业务点中转者，到货时限截止于到达业务点的时间9、 其他未尽事项本着不推卸责任的原则，由物流部于销售部协商解决。第一节 产品出库程序1接到送货单后.备货2.装箱后对照送货单仔细查验货物的箱次，并用数字做标记，显示在送货单上，然后互换查验。3.写组箱单4.组箱单.送货单放在第一箱内，封箱打包贴标签。5.确定后根据详细地址.电话号码发货，业务点直发.大客户打款后再发货。6.短信或电话通知收货方。7.保存送货单.组箱单.发货批次记录在案。第三节 组箱程序1.备货人员按照销售出库单备货2.检查人员按照所备货物组箱3组箱者将所有货物装完后写组箱单4将组箱单与送货单核对5