文件管理制度.doc

文件管理制度第一章 总 则一、为适应公司全方位规范化科学管理，做好公司文件管理工作，使之规范化和制度化，特制定本制度；二、文件是公司传达方针政策，发布行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具；三、公司全体员工都应发扬深入调查、结合实际、实事求是和认真负责的工作作风，努力提高文件质量和处理效率；四、文件处理必须严格执行公司保密工作条例，确保公司秘密的安全，必须做到准确、及时，按照规定的时限和要求完成；五、公司文件由办公室统一发放、传递、用印、保管和立卷归档，文件立卷归档按照公司档案管理制度执行；公司应当配备专人负责文件处理工作，文秘人员应当忠于职守，具备有关专业知识。第二章 文件种类公司的文件种类主要包括：一、条例：由公司制定或批准，规定公司重大事项或某一方面工作等，带有规章制度性质；二、规定：对特定范围内的工作、业务及其他事务制定带有约束性的措施；三、制度：在一定时期，对一定范围的工作实行的惯例性做法；四、通知：发布规章制度，传达公司领导指示及要求各部门周知、办理或执行的事项，人事任免、调动及其他事务性内容的传达；五、通报：表彰先进，批评错误，传达重要事项或情况；六、请示：下级向上级就某一问题或事项请求指示与批准；七、报告：下级向上级汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级的询问；八、批复：对请示事项予以答复；九、会议纪要：记载和传达会议情况及主要议定事项；十、函：同级或与业务往来单位相互之间商洽工作，资询答复问题，向政府有关部门提出请示等。第三章 文件拟制规范一、页面设置1、页边距：上2厘米，下2厘米，左2.1厘米，右2.1厘米；2、纸 张：A4。二、标题位置居中。三、正文段落设置1、书 写：文字从左至右横写、横排，左侧留装订位；2、对 齐:两端对齐；3、缩 进:左边缩进0厘米，右边缩进0厘米，首行缩进1.1厘米；4、间 距:之前0，之后0，行距24磅；5、正文宽度为16.8厘米;每段开头空两行；6、拟文时间为左边缩进8.4厘米,居中。四、页码设置1、多页文件应标明页码；2、位 置：页脚；3、对齐方式：居中；4、页脚与边界距离：1.4厘米。五、字体、字号设置1、文 号：4号仿宋体；2、大标题：2号仿宋；3、二级标题：3号仿宋；4、正文(包括主送单位、附件、发文时间等)：3号仿宋；5、其他设置“主题词”3号黑体；“主题词”内容3号仿宋；“主送”、“抄报”、“抄送”、“发”4号黑体；主送、抄报、抄送、发送单位、印制单位、印制时间、份数4号宋体；六、文件格式1、文件一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位（部门）、抄报（送）单位（部门）等部分组成；2、文件标题应准确简要概括文件的主要内容，禁止单纯使用“通知”、“通报”等过于含糊的标题；标题中除书名号外,一般不使用标点符号，标题和文件中如出现数字，除规定的以外，必须使用阿拉伯数字；3、发文字号包括代号、年号、顺序号：公司发文代号分为三种：“xxx发”、“xxx薪发”、 “xxx人发”；冠以发文代号的内发文件应对全公司具有效力，对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告，日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转，力避随意发文。用于公司及各部门的对内对外发文，由办公室统一编号；用于公司某项专业性的对内发文，文件由主管部门自行编号，办公室统一认定（以代号发文，须在发文权限范围内）；用于各职能部门的对内发文，文件由发文部门自行编号，办公室统一认定（各职能部门以代号发文，须在发文权限范围内）。4、密级按公司保密工作条例分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级：绝密文件：阅后应立即退回发文部门，并由发文部门保存在保险柜内；机密文件：阅后应立即保存在保险柜内；秘密文件：阅后立即保存在文件柜内。5、按紧急程度要求，分为“特急”、“急”、“平”：特急：限个工作时内完成；急：限个工作时内完成；平：限个工作时内完成。6、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确；7、文件如有附件,可在正文之后另起一行注明“附:*”；正文中如有图表，应作为附件放在文后，图表中的字体和字号可根据需要自行设置；8、发文时间以领导签发的时间为准；联合行文的，以最后签发单位领导的签发日期为准；9、落款、盖章要求: 通过电子邮箱系统发送的文件不盖章，以纸文形式发送的文件需盖章后发送；对外行文盖章不落款；如没有文件头和文号,必须落款注明发文单位全称；印章应盖在拟文时间的中间上方，上沿不压正文,底边在拟文时间之下，所盖印章要与发文文头吻合。10、正文结束后，如所剩空间不够编写“主题词”、“主送”、“抄报”单位、拟文单位等，可连同拟文时间移到下一页进行编写，并在首行注明“（此页无正文）”，“主题词”应反映文件标题内容，以三个词为宜，两字间空一字；11、主送单位（部门）：以公司名义制发文件的受文单位（部门）：上报政府部门、行业主管部门、金融部门等的文件主送单位为上报单位的全称；下行文的主送部门统一为：各职能部门。12、抄报单位（部门）：指非主送的上级机关（部门）；13、抄送单位（部门）：指无隶属关系的和同级的单位（部门）。第四章 文件办理一、发文发文办理一般包括拟稿、审核、签发、用印、登记、发迭、原件归档、销毁等程序。1、发文一律使用*有限公司拟文稿纸（见附件一）；2、发文程序如下：、内部发文拟稿人部门经理核准副总经理 各部门会签（规章制度类，其他临时通知性的不需经此环节）总经理签发办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案。、对外发文拟稿人部门经理审核副总经理总经理签发办公室统一编号打印盖章（签字）发文备案。3、文件签发、以公司名义发送的正式文件，由办公室拟制，总经理签发；需要以公司名义发送的专业性文件，由文件对应部门拟稿，办公室负责组织会签；总经理离岗时，一般事务性行文报请临时主持工作的副总经理酌定；凡涉及资金转移、资金挪用、联营参股、下设机构等重要事宜且需急办的，由办公室主任电话请示总经理后，报临时主持工作的副总经理签发；、各部门在本身职能和工作范围内下发的业务性通知，经分管领导同意，可以自己名义发出，但应送办公室进行文字审核；、会议通知、转发有关文件的通知、一般性或临时性工作安排等事宜的通知（限于本公司内）经副总经理或总经理批准同意，以办办公室名义发出。二、收文1、收文一律使用*公司收文登记簿；2、收文办理一般包括签收登记、分发传阅、收回存档、销毁等程序；外单位来文均由办公室指定专人收文，签收时须对来件严格检查，明确无误后方可签字或盖章；3、收文拆封后应对文件进行认真清点，按内部或公开文件分类登记，注明收文日期、标题（简要内容）、来文单位、密级等并编号；4、公司办公室收文，存档一份，另一份呈送公司领导，根据公司领导批示送公司有关部门传阅；5、公司内部电子文件接受：各部门每天9:00、16:00通过电子邮箱接收文件，并将文件精神及时传达，各类文件及领导批示应打印出纸稿分类归档。三、文件传阅、催办、查阅1、文件传阅由办公室统一安排，包括文件的分送、传递和催办，严格按照时限要求完成，防止漏办或延误，协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理，文件传阅应坚持文不横传的原则并建立传阅登记制度；文件传阅办理程序：收文人登记办公室主任填文件处理单（见附件三）副总经理主办部门协办部门办公室催办办公室归档。2、文件传递必须保证安全，完善签收手续，防止文件遗失；3、因业务需要调取、查阅存档文件须经办公室主任同意，必要时须报有关领导批准，涉及密级文件，按照公司保密工作条例执行；4、密级高的文件，应锁在保险柜内，不得锁在办公桌抽屉内过夜。四、文件归档和销毁1、文件办理完毕后，应及时将文件定稿（包括领导的修改或批示稿）、正本和有关材料统一交由办公室指定专人保管、立卷归档；2、没有归档和存查价值的文件，经过鉴别和办公室主任批准后，可以定期销毁，销毁秘密文件，应当进行注销登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。第五章 附 则一、本制度的解释权、修定权归属人力资源部；二、本制度报经公司总经理批准后颁布执行；三、本制度自2012年 月 日起执行，自生效之日起，原有各项制度中与本条例不一致之处均以本制度为准。 2012年12月15日附件：1、文件拟稿纸； 2、收文登记簿； 3、文件处理单； 4、红头文件模版。 附件一 *有限公司文件拟稿纸 年 月 日标题：文 号2012第 号秘密等级拟办单位总经理签 发意 见拟 稿修 订审 签文字复核相 关部 门会 签意 见（可加附页） *有限公司文件拟稿纸 年 月 日标题：相 关部 门会 签意 见（附页）附件二 *有限公司收文登记簿日 期文 号发文单位文 别事 由附 件附 本回涵内容附件三： *有限公司文件处理单 年 月 日