海外市场部管理办法.doc

力方国际数字科技有限公司Lifang International Digital Technologies Co., Ltd.海外市场部管理办法制 定 人：行政人事部编 号：（公司）规字20110504第 3 号试 行：试行期 1 个月施 行：总经理签署之日起试行，试行期满无修订即正式施行反馈对象：行政人事部总 裁技术总监总经理部门经理第一节 总则 第一条 为加强海外市场的管理，减少公司失误，提高经济效益，根据合同法及其他有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本办法。 第二条 公司海外市场部对外签订的各类经济合同以及一切与销售有关的邮件一律适用本制度。 第三条 海外市场销售人员都必须严格遵守、切实执行本制度。相关部门之间必须互相配合，共同努力，搞好公司以“重合同、守信誉”为核心的订单管理工作。第二节 订单的确立 第四条 订单的签订及履行必须遵守国家的法律、政策及有关规定。 第五条 销售人员在接单之前，需认真了解对方当事人的情况，包括：对方是否具有否履约能力及其资信情况，对方签约人是否为法定代表人或法人委托人及其代理权限。做到既要考虑本方的经济效益，又要考虑对方的条件和实际能力，确保所签订单有效、有利。 第六条 订单的签订，必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则。第七条 销售人员在接到客户意向性询价后根据工作量自行或与制作部负责人沟通后向客户报价，得到客户认同后，订单确立。给客户的报价必须由销售人员报出，公司其他部门任何人员均无权对客户进行报价。第八条 销售人员根据客户需求及邮件内容制作一份合同（agreement）及形式发票(invoice)。 第九条 销售部人员的接单，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在接单时假公济私、损公肥私、 谋取私利，有接私单者，一经发现坚决开除，并追究其法律责任。第三节 订单的流转第十条 销售人员在接到客户确认报价的邮件后应转发有关邮件给翻译并将相应信息填入派工单，由翻译将客户需求及时提交制作部，制作部负责人接到翻译转交的派工单后，开始安排人员制作；同时销售人员还应将邮件抄送给海外销售助理，由助理填写非书面合同代用单后与经客户确认后的合同及形式发票提交财务跟进收款事宜。第十一 条 订单流转注意事项：1）订单金额大于 元的由销售人员在派工单备注栏注明“收预付款”字样后，交由翻译，由翻译向财务确认，待公司财务人员确认到款后在派工单签字，方可转入制作部派工，原则上预付款不得低于订单总金额的30%，如信誉特别好的客户可由销售备注，交货后再行收款； 2）制作部人员须见到（或由财务确认后的）派工单，方可开始制作，严禁私自接单； 3）销售助理在接到由销售人员转发的客户订单邮件后，须在24小时内填写非书面合同代用单与合同及形式发票一并提交财务处跟进收款情况。若因特殊情况不能及时提交的需向分管副总及总经理及时说明情况，得到认可后方能延期提交。5）若有特殊情况客户不能签字确认的，可由销售人员代签，销售人员需保证合同及发票信息及金额的真实性，并承担作伪带来的一切后果；4）.订单流转的审查：公司董事会、总经办、指定财务人员有权对派工单、非书面合同代用单的流转情况进行不定期的审查，对违规行为予以制止并及时上报。5）与客户的往来邮件作为公司客户信息的重要来源，公司网络部需每月对其进行电子文档备份处理，销售人员需予以配合，该备份资料交总经办存档；第四节 合同的履行 第十二条 合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的义务，确保合同的实际履行或全面履行。 第十三条 合同履行完毕的标准，应经合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。 第十四条 各企业领导及签约人应随时了解、掌握经济合同的履行情况，发现问题及时处理汇报。否则，造成经济合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。第五节 合同的变更、解除 第十五条 在合同履行过程中碰到困难的，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。 第十六条 对主当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。 第十七条 变列、解除合同的，必须符合经济合同法的相关规定，并应在公司内办理有关手续。 第十八条 变更、解除合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等），口头形式一律作废。 第十九条 变更、解除经济合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。但特殊情况经双方一致同意的例外。 第二十条 因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。 第二十一条 以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。第六节 合同及相关信息、资料的管理 第二十二条 本公司对合同及其相关信息实行统一管理、专业归口制度。 公司由总经理总负责分管副总经理（总经理助理）具体负责，归口管理，管理部门为财务部。 1）销售人员在整个销售过程完成后，整理客户资料，填入客户基础信息表打印两份，一份部门留存，另一份交助理整理后与非合同代用单一并交至财务处。助理需按时跟踪客户回款进度，并及时与财务沟通；2）制作部完成制作后将派工单交翻译，由翻译提交财务处；3）财务部在收到客户基础信息表、非合同代用单及返还后的派工单后装入相应的档案袋，并在档案单封面注明客户名称及建档日期；4）公司网络部对每月备份的客户邮件等信息刻盘后交总经理单独保存；4）公司总经办有权对归类档案进行不定期的抽查，以确保信息的真实及完整性。5）财务部在收到各部门提交的信息资料后，应及时核查其信息是否完整，对不完整的客户信息须要求销售部协助完善；6）公司相关人员若需要查阅客户资料及档案须出具有部门负责人签署的，总经理审核的借阅手续方可在财务处借阅。7）公司财务在收齐上述资料后，及时核实项目提成是否与档案中的工作量或成图数量一致，再核对员工提成时，若该项目资料未齐的提成不计，直至资料完整。 第二十三条 公司财务部负有对合同及客户档案的保管权。其管理规范具体如下： 1）.建立合同档案。每一份合同都必须有一个编号，不得重复或遗漏。每一份合同包括形式发票、客户基础信息表、非合同代用单、派工单，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议（包括文书、电传等），均应妥善保管。 2.）建立合同管理台帐。其主要内容包括：序号、合同号、经手人、签约日期、合同标的、价金、对方单位、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。 3）.填写“合同情况月报表”。财务部每月5日之前将上月月报表填好后呈报董事长，同时报送总经理。第七节 其他事项第二十四条 该管理办法解释权归公司总经办。第二十五条 管理流程第二十六条 附件一：客户基础信息表第二十七条 附件二：非合同代用单第二十八条 附件三：派工单第二十九条 该管理办法由颁布之日起实施管理流程订单确立（合同agreement及形式发票invoice） 邮件不含价格含价格邮件助理填制非书面合同代用单翻译填制派工单交制作部财务确认预付款制作部安排人员制作 翻译跟踪协调制作整个周期助理与财务沟通跟进收款验收、交货项目完成销售完成后，销售人员填客户基础信息表财务部对客户基础信息表、非合同代用单及返还后的派工单进行存档。附件一：客户基础信息表项目名称合同号数 量总 金 额日 期委托单位委托人区 域联 络 人手 机联系电话电子邮件作品小样：备注：销 售助 理制 作附件二：非书面合同代用单 编号：产品名称产品型号（规格）金额付款方式提出部门代用原因 申请人：日期：业务部门意见： 负责人： 日期：财务部意见： 负责人：日期：审批意见： 总经理：