费用报销管理办法.doc

费用报销管理办法字2005004号 签发人： 第一章 总 则第一条 为规范非生产性费用支出(业务应酬费、办公费、邮电费、差旅费、汽车费)的合理性，明确费用报销的标准及审批流程，特制订本管理办法。第二条 本办法适用于本公司所属各职能部门和各工厂，芜湖工厂可参照本办法制定相应的管理办法。第二章 费用开支标准第三条 业务应酬费(一) 业务应酬费用是指公司员工与客户和政府管理部门在进行业务联系时所发生的业务招待费和礼品费等。(二) 业务应酬费申请，由经办人员填写“业务应酬费申请表”，注明招待事由、受接待的单位、人数、招待地点、预计开支金额，目标责任主体(塑胶工厂、模具工厂、芜湖工厂、经营拓展部)由部门负责人审批，当次业务应酬费用预计超过2000元且在3500元以下时，提交总经理审批；当次业务应酬费用预计超过3500元时，提交总经理审核，总裁审批。其他职能部门业务应酬费申请，由部门负责人审核，总裁审批。(三) 当次业务应酬费用超过500元时，经办人员须用银行卡支付费用，特殊情况用现金支付，报销费用时须说明事由，否则不予报销。(四) 各部门在节假日对重要客户统一送出礼品、礼金或组织联谊活动时，须提交专项报告(塑胶工厂、模具工厂、芜湖工厂、经营拓展部、物流管理部经总经理审核)，报总裁审批；礼品、礼金报销时，要求有两人或两人以上人员同时经办证明，并附上经审批的专项报告。(五) 业务应酬费按年预算总额控制和考核，各部门负责人必须在预算总额内审核或审批业务应酬费的申请和支出。(六) 业务招待费每次开支的具体标准规定如下：单位：元/人陪同级别费用标准（元/人）备 注国 内国 外主管50国外部分以临时预算形式报总经理审核、总裁审批。陪餐人数原则上不超过就餐人数的50%，且最多不超过四人。科级70部级80总经理实报实销（预算总额内开支）总裁实报实销说明：1. 一般根据客户到访人员的级别，公司安排相应级别的人员接待；2. 本标准为业务接待支出的最高限额，若为一般性接待应从俭；3. 就餐标准为部门负责人控制开支的参考标准，财务部按就餐标准审核并按年度预算总额控制。第四条 办公费(一) 办公费是指为保证公司业务正常运作而发生的办公文具、纸张、复印文件资料、订阅报刊杂志等费用。(二) 办公用品由行政管理部负责集中采购，各部门不允许自行购买。办公用品的领用，须由部门指定专人填写有关领用申请表交部门负责人审核后报给行政管理部审核，仓库根据已审批的领用表发放。(三) 办公文具费用标准按每年度每个管理人员人民币120元（平均每月10元）核定，新聘职员可一次性领取120元以下的办公文具。第五条 邮政、电信费(一) 邮政费用包括信件、快递、包裹邮寄费用。电信费用主要用于支付固定电话和传真通讯费以及个人电话费补贴两部分。(二) 各部门邮电费应控制在预算标准内，由行政管理部对邮电费进行不定期检查，对于邮电费超过月预算标准金额较大时，由行政管理部就有关电话费用进行查询。对于检查中发现一次通话半小时以上而又不能说明原因的，或打私人长话的，应由相关责任人承担该项费用，如无法确认具体责任人，则从部门工资总额中扣罚。(三) 各部门可就所属的电话费用控制采取具体有效的管理办法。第六条 差旅费(一) 差旅费是指公司员工因工作需要所发生的各类交通费用(包括往返长途交通费和市内交通费两部分)及出差住宿补贴和餐费补贴。(二) 差旅费支出标准规定如下：单位：元/天/人出差人员级别出差地点住宿费最高限额伙食费定额补助市内交通定额补助长途交通主管级以下员工(含主管级)一类地区1503040乘坐汽车、火车硬卧等交通工具，据实报销。原则上不允许乘坐飞机。二类地区1202030顺德周边地区当日往返2020顺德范围内无20科级以上人员一类地区2503040乘坐汽车、火车硬卧等交通工具，据实报销。特殊情况，经批准，允许乘坐飞机。副部级以上人员允许乘坐飞机。二类地区2002030顺德周边地区同上总经理一类地区30050实报实销（预算总额内开支）允许乘坐飞机二类地区25050顺德周边地区当日往返 50总 裁实报实销说明：1. 市内周边地区：50公里以内的地区。2. 一类地区：北京、上海、深圳、广州、珠海、汕头、厦门、海口、天津、杭州、宁波、南京、苏州、无锡、镇江、昆山等沿海开放城市。3. 二类地区：省外城市和地区，广东省内当日不能往返的城市或地区。4. 长途交通费、住宿费在规定限额内凭票据实报销。5. 公司员工在顺德市范围内及周边城市出差，原则上要求当日往返，不予报销住宿费，确有特殊情况需住宿的，须经部门负责人批准，否则财务不予报销。6. 主管级以下的人员(含主管级)到省外城市或地区出差，要求乘坐火车或汽车，不允许乘坐飞机。科级人员到省外城市或地区出差，原则上要求乘坐火车或汽车，但有特殊情况的，经部门负责人或总经理批准允许乘坐飞机。未经批准擅自乘坐飞机的，按乘机费用总额的60%报销；副部级以上人员到省外城市或地区出差允许乘坐飞机。7. 员工多人一同出差，应选择二人间或三人间住宿，住宿费报销标准相应降低20%。8. 公司委派人员参加国内各种会议的费用开支，凭会议通知及收费票据报销有关费用，根据会议主办单位的安排确定是否报销伙食补助以及市内交通费补助。9. 出差人员每报销一次业务招待费用，相应扣减当天的伙食补贴。10.到省外地区出差的人员因工作需要，科级以上人员(含科级)允许乘坐出租车；科级以下人员经部门负责人同意可乘坐出租车。如经批准报销市内出租车费用的，不再给予市内交通费补助。11.出国人员差旅费作为专项审批项目，在审批额度内据实报销。12.如出差所在地有与公司签定消费协议的单位，应到协议单位消费。13. 除长途交通的有关规定外，上表中的补贴标准不适应公司员工往来顺德与芜湖之间差旅费支出。14.除长途交通的有关规定外，上表中的补贴标准不适应公司员工往来顺德与芜湖之间差旅费支出。(三)公司员工往来顺德与芜湖之间差旅费支出规定1、公司派往芜湖的人员根据工作性质确定是出差，或是外派长驻。如外派长驻芜湖，应由公司人力资源部审核备案。长驻芜湖的员工无任何费用补贴，并执行芜湖公司的相关制度。2、公司人员出差芜湖，协助芜湖工厂解决生产经营中存在的问题(工作场地在芜湖工厂厂区以及芜湖美的厂区)，由芜湖工厂提供住宿，不报销住宿费用。部级以上员工出差芜湖，参照二类地区的住宿费标准，凭住宿发票报销。伙食费以及市内交通费补贴，按时间长短分不同的标准进行补贴：时间标准伙食补贴（元/天）市内交通费补贴（元/天）备 注15天以内（含15天）10101530天（含30天）8830天以上66说明：1. 补贴的计算=实际出差天数相应的补贴标准。2. 实际出差天数是指出差期间的全部时间，不分阶段计算。3. 表中的补贴标准适应公司所有员工，即不区分出差员工的行政级别。3、公司人员出差芜湖需到芜湖市及周边地区办事时，住宿标准同上述第六条(二)条款，伙食和市内交通补贴按出差二类地区标准。芜湖市是指不包括芜湖市经济开发区以及芜湖工厂所在城镇的其他地区，周边地区包括马鞍山市、当涂县、芜湖县、繁昌县、南陵县、和县、无为县。(四) 公司派出接受培训人员的费用报销及补助标准1、公司员工报销培训期间费用，由财务部根据举办单位的培训通知或培训合约、公司外出培训申请表进行审核。2、培训期间住宿费用，长途交通费用参照上述第六条(二)(三)条款出差补贴标准确定；伙食和市内交通费用两项共补贴10元/天，员工不分级别，按同一标准补贴（培训期间工资按基本工资发放，不按所在部门工资系数上浮）。(五) 出差过程中的业务应酬费按业务应酬费的相关规定单独报销。(六) 公司长期派驻外协厂家的员工，其费用报销及各项补贴，不适用本办法规定，由部门提交专项申请，逐级审批。第七条 汽车费(一) 汽车费用是指公司保证商务用汽车的正常使用所发生的年检费、路桥费、保险费、维修费和其他费用，以及商务用车的租赁费用。(二) 对于员工因公在广东省内出差用车，主管级以下人员原则上不允许乘坐出租车或公司租车，如多人去同一方向或特殊情况，经部门负责人事先批准，允许乘坐出租车或公司租车；科级以上管理人员因公出差，允许乘坐出租车；出差人员报销出租车票时须说明事由（顺德区内离公司较近地区如大良等一般不允许乘坐公司租车，特殊情况，经部门负责人批准后允许乘坐公司租车）。(三) 员工出差使用公司租车，要求提前填写“租车申请单”，由部门负责人或经授权的人员批准。第三章 费用报销审批程序第八条 事前申请制度差旅费、业务应酬费、办公费实行事前申请制度。对于顺德区内及区外周边地区的临时性出差，无需填写“临时出差申请单”，由部门负责人口头批准即可；省外出差必须填写“临时出差申请单”，并按相关审批流程进行审批。第九条 费用审批 (一) 五项费用报销的审批程序参照公司职责权限规范手册的有关规定。(二) 目标责任主体当次业务应酬费用超过3500元时，提交总经理审核，总裁审批。第十条 报销时间的规定费用应于发生之日起一周内报销（出差人员自返回公司之日起计算）。对于租车发生的过路桥费实行月底一次性汇总报销制度。每月25日前，由各部门指定人员填制“汽车月度行驶记录表”，写明本月用车的日期、行驶目的地、过路桥费金额、补助金额等内容，并填写“差旅费报销单”统一到财务报销。如个人单次发生的市内交通费在100元以下，须由个人当月一次性汇总报销或由该部门汇总一周内的全部市内交通费报销。如个人单次发生的金额在300元(含300元)以下的业务应酬费参照过路桥费报销方式，于每月25日前由各部门文员统一汇总报销，如经办人业务应酬费金额累计超过600元时，由经办人本人填单报销。费用应在上述规定的时间内报销，每迟报一天按报销金额的1%罚款。第四章 费用报销责任界定第十一条 提出申请需求的责任(一) 物资需求：明确提出规格、质量、数量要求，并对此负责。(二) 费用需求：明确提出申请原因、预期目的、费用组成、费用总额，并对费用预算、预期目的负责。(三) 政策需求：明确提出政策的目的、适用范围、适行期限、费用标准、操作程序、监督环节，并对政策目的、费用标准负责。第十一条 具体经办人的责任(一) 物资采购：保证对申购业务的正确执行，对物资的规格、质量、价格负责；对各项单据的完整性、准确性、合法性、取得的及时性负责。(二) 业务办理：保证所办业务的衔接性、明晰性、可操作性、可监督性，对所办事情的合理性、及时性负责，做到高效、节约。第十二条 报销人的责任(一) 报销人对所报销项目的真实性、准确性、及时性及单据的合法性、完整性负责。(二) 各项报销票证、资料粘贴应当整齐、牢固，单据的粘贴应保证财务人员能方便复核报销金额和核实票据的真伪，否则财务部会计人员有权拒绝报销。单据的规范要求如下：1、各种车票的要求：车票应当清晰记载乘车日期、起止地址、发票专用章、票面金额，票面界线不正确的，以界线处最明显的金额为报销金额（如为出租车车票要求在票据背面记载乘车日期、起止地址、办事内容等，车次超过三次，要求列清单说明乘车日期、起止地址、办事内容等）。2、发票的要求：发票应当清晰记明单位名称、开票日期、货物名称、型号、单价、大小写合计金额、开票人签名、开票单位发票专用章和当地税务机关的发票专用章，经办人在票据背面签名并注明时间。住宿发票应当记明住宿人员姓名、入住房间号、住宿时间等。第十四条 部门负责人的责任(一) 负责审查费用项目是否经过申请并得到批准。(二) 负责审查费用项目报销的金额是否控制在预算标准之内。(三) 对报销的内容(包括各项附件)的真实性、完整性、合法性负责。第十五条 财务审核人员的责任(一) 负责审查报销单据的合法性、真实性。(二) 负责审查计算报销单据金额的正确性和报销内容是否符合公司有关标准。(三) 审查报销项目审批手续的完整性和对费用标准的控制。第五章 处罚办法第十六条 报销人员营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销，对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额20%100%，但不低于每次100元的罚款。第十七条 部门负责人对报销人因违规造成的损失承担连带责任。第十八条 财务审核人员审核不严使公司造成损失的，应同时追究财务审核人员的责任，对财务审核人员按违规报销金额的5%15%罚款。第六章 附 则第十九条 本办法由财务部负责制定和解释、修订。第二十一条 本办法自下发之日起执行，原百科字2003014号费用报销管理办法同时作废。附件：费用单据填报要求 二五年一月十日发： 送：董事长、总经理印发份数：16份 存档份数：1份- 10 -附件：CENTURY S&T DEVELOPMENT CO., LTD.百年科技发展有限公司费用单据填报要求为使各项费用单据报账合理、合规、合法，手续完备，事项描述清楚，依据充分，能够追索，责任清晰，对在公司内部的费用单据的填报方法作如下要求：一、 报账单据类别(一) 差旅费报销单（附：临时出差申请表）：仅限于出差中发生的各种车、船、机票费、住宿费、生活补助费，填写此单；出差杂费填写“差旅费报销袋”并放入袋内。(二) 费用支出报销单（附：业务应酬费申请表）：出差业务应酬或临时业务应酬，所报账均要填写此单。(三) 付款申请单：用于供应商材料付款要附合同(或协议)及进仓单和发票、广告付款要附合同(或协议)及样单和发票等等。二、 报账合理性、合法性原则经办人：申请(事由、预算)取得合法凭据按权限：批准(一) 事前有费用或购物开支申请，包括开支事项、预算费用等；如出差用临时出差申请表、购物用请购单。(二) 购物要有验收人，需交仓库的要有入库单，不需交仓库的要有验收人；办事要有证明人，无证明人，可由相应权限主管批准。(三) 较大宗业务的办理，要有几家单位的报价资料，费用单价的明细情况，前提条件(或制约条件)等比较资料作为审核参考：1、运输费用：要有几家运输单位的报价比较资料，作为签订运输协议的依据；每单运费，要按协议计价的要素列出计算过程；计算运费的依据：提货单（要有司机签名和客户签收字样）、发票。2、印刷版费、模具费：相关合同或协议，有对印刷版费、模具费的处理意见，分摊方法的处理，发票。3、公用费用：如水、电费等，要有具体的经办人员的签名，并附计费依据；分管部门经理认可签名。4、发票的来源要合法、真实，同时发票的内容填写要符合要求。三、 报账须知(一) 报销流程：报销的审批程序参照公司职责权限规范手册的有关规定。(二) 报销单据的粘贴方法：用于报销的票据，通过按类别、按时序整理后，应整齐地用胶水贴在