4档案管理制度.doc

资 料 管 理 制 度 制度编号BZGJ004第一条 资料管理是公司基础管理工作的重要内容，是维护公司经济利益，合法权益和历史真实面貌的重要组成部分。为加强本公司资料管理，特制定本制度。第二条 资料室是公司在各项工作中形成的全部资料保管基地，其资料构成包括计划统计、生产经营、科研计划、工程资料、会议材料、财务管理、公司合同、音像图带等方面的资料。第三条 公司资料要坚持集中统一的管理原则，资料室隶属综合部管理，设专职资料员一名，各有关部室设兼职资料员一名。第四条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、，典型发言、会议简报、会议记录等。第五条 上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、合理化建议、条例、规定、计划等文件材料。第六条 本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。第七条 本公司的请求与上级机关的批复。第八条 本公司反映主要职能活动的报告、总结。第九条 本公司的各种工作计划、总结、报告、请求、批复、会议记录、统计报表及简报。第十条 本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十一条 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。第十二条 本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。第十三条 本公司的历史沿革、大事记要及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第十四条 工程资料主要包括：土建工程施工文件材料；管线及设备安装施工文件材料；电气仪表安装施工文件材料；竣工文件；技术变更文件；质量检查、验收、签证等文件材料；其他有关工程技术方面的文字材料；规划设计任务书；规划方案；详细规划；测量地图；地质勘察报告；单项工程设计；单体建筑设计图纸资料；概予算资料等。第十五条 坚持部门收集、管理文件材料的制度。各部门均应指定兼职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知综合部。第十六条 公司工作人员外出学习、考察、调查研究和参加各种会议收集获得的主要文件资料要及时向资料室办理归档手续。第十七条本公司召开会议由综合部指定专人将会议材料、声像资料等向资料室办理归档手续。第十八条 文件材料的归档要求1 归档的文件材料必须齐全、完整、层次分明，保证文件之间的联系，符合其形成规律。 2 归档的文件材料必须准确反映本公司生产、科研基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。 3公司与关系单位签定的合同归档必须做好原始记录，把合同的谈判过程、参与谈判人员、签定人都要列清。 4凡归档的材料都应做到纸质优良、书写工整、图样清晰，以保证案卷质量。 5各类文件材料一般归档一式两份，比较重要和利用频繁的文件材料要适当增加归档份数或增加复印件。第十九条 各部门专（兼）职文书的职责1了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。2对本部门承办的文件材料及时收集归卷，并向资料室办理交接签收手续。3承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。第二十条 一般工程资料应在竣工交接验收一个月内办完归档手续。技术文件应在项目完成一个月内归档完毕。第二十一条 资料室对各部室送交的资料进行检查验收，凡不符合规定要求的资料管理人员有权拒收或按有关程序退回原保送部室重新整理。第二十二条 底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充等情况，底图存放应以平放为宜。第二十三条 文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入公司生 产经营、企业管理、技术改造等各项管理程序；列入公司各项活动的工作计划；列入部室职责范围和工作人员岗位责任制。第二十四条 保存资料必须有专门的库房，并具有良好的卫生环境和防震、防火、防盗、防光、防水、防潮、防尘、防虫和防污染等安全措施。第二十五条 资料室销毁资料必须严格掌握，销毁前必须登记造册，提出销毁报告，征求有关部门意见，并经公司领导鉴定批准后，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何资料。第二十六条 信息的开发利用是企业资料管理的一项重要内容。资料利用的重点是服务于改善经营管理，提高工作效率，降低经营成本，增加经济效益。第二十七条 查阅、摘录、复制资料须经主管领导同意认可，并登记借用者的部门身份和利用资料的目的与范围。第二十八条 资料室为使用者提供资料，