档案管理实施要求.doc

针对加强工程档案管理的实施要求尊敬的公司领导、各部门、各项目部：通过参加集团信息化特级资质考评，让我们认识到原有的档案管理完全不能够达到现有的信息化要求，不能只停留在只录入档案目录、案卷、备考表及索引卡，而是要把所录入的相关内容全部扫描到档案软件系统中，进行全盘信息化管理。 为了确保完成集团提出的档案信息化建设的要求，加强十二公司工程档案电子文件归档与管理，保障归档电子文件的安全保管和开发利用，减少因工程档案资料不齐或不合格给企业带来的经济损失，达到为公司管理服务的目的，结合集团信息化特级资质考评的要求和工程档案的实际情况，特提出了以下的具体措施：一：档案资料整理的具体要求：1：在提交纸质资料的同时，还要提交与纸质资料一一对应的电子扫描版；2：做好纸质资料分类、装订、编码。注：编码时每一册都是从第一页开始编，不能一册接一册连续编码；3：竣工图纸按照手风琴式的折法，折成A4纸大小；4：资料装订厚度不能超过4；5：纸质资料中不能有金属钉、热敏纸、复写纸；6：资料中不能用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等易褪色、不易保存的材料；7：资料字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字手续完备；8：复印、打印文件及照片的字迹、线条要清晰；9：资料分类装订后，要做好各分类资料的电子目录，如下：卷内文件目录件号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1xxx公司竣工验收报告（xxx工程x号楼）20100612001-006原件2xxx公司工程开工报告及报审表（xxx工程x号楼）20081010001-002原件3xxx公司工程质量评估报告（xxx工程x号楼）20100612001-008复印件4xxx公司质量保修书（xxx工程x号楼）20100612001-004原件5xxx公司竣工申请验收报告（xxx工程x号楼）20100606001-001原件5xxx公司地基与基础分部质量验收报告（xxx工程x号楼）20090101002-002原件5xxx公司主体结构分部工程质量验收报告（xxx工程x号楼）20090512003-003原件5Xxx公司勘察报告（xxx工程x号楼）20081111004-021复印件5Xxx公司室内环境质量检测报告（xxx工程x号楼）20100614022-030P.49说明：、件号1盒档案卷里有几本竣工资料，按顺序排列分成1件、2件等等，以此类推。所编写的内容属于第1件的，就在件号这一栏填写1，属于第2件的内容，填写2。、文件编号只针对图纸，如下：件号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注1建施1/14Xxx公司设计总说明（xxx工程x号楼）20081100001-001 、责任者是指该资料的负责方。如：工程质量评估报告是由监理公司发出，那么针对评估报告的责任者就是监理公司。、文件材料题名是文件资料内容全称、括号里是资料所属工程的名称。 、日期是文件资料形成的日期，以最早产生的日期为主。 、页号001是第1页，不能用1或者01.只能有3个数组成。其它页数同上，页号由开始页和结束页组成。 、备注是针对所属资料需要说明的地方进行补充说明。开竣工报告必须添加备注是否原件。 10：除了开、竣工报告、合同、招投标文件、工程质量评估报告、勘察及设计文件质量检查报告、单位工程质量竣工验收记录、分部验收报告在移交时必须提供原件外，其它资料如不是原件或缺失需要提供情况说明并由相关领导签字。（资料的分类详见附表一）。除了附表一中的资料类别，各项目部还可在施工的具体细节中所产生的其它重要资料按上述要求对其整理移交。及其重要的资料，如竣工验收报告、质量评估报告等这些资料要独立成册，不能和其它任何资料装订在一起；开工报告、开工报审表、竣工申请验收报告等本身只有一张的可以一起装订并加上封面组成一册。二：档案查、借阅的要求：1、凡查、借阅涉及诉讼问题的档案、经公司总经理、本部门负责人、法律债权部负责人审批后，方可提供；2、凡查、借阅工程档案，经本部门负责人，相关部门负责人审批签字，方可提供；3、外单位查阅档案须持单位介绍信，由相关部门经办人办理，相关部门负责人审批签字后，方可提供；4、借出档案，不得转借他人，不得擅自翻印、复制、抽拆，不得在档案上涂改、划道、圈点、污损档案的内容，不得丢失和损毁档案；5、查、借阅档案一般在档案阅览室进行，办理借阅登记，妥善保管、注意保密；6、未经同意，外人不得进入档案库房。三：档案管理人员的职责要求：1、贯彻执行国家档案管理法律法规、政策及企业相关规章制度，忠于职守、保守秘密、热情服务；2、探案归档范围，做好本部门档案的形成、积累、分类、整理、编目、保管、鉴定、统计、使用等管理工作。3、坚持日常整理，编制档案目录。 4、管理本级机关的档案，检查档案的保管，保证档案的完整与安全；5、编制档案检索工具，开展档案提供利用工作；6、对本级机关各部门及所属单位档案工作进行业务指导，督促各部门做好各类档案材料的收集、整理、立卷工作；7、负责档案的鉴定、销毁、统计和移交工作；8、负责档案设施的维护和管理工作。 华西十二公司工程档案室 2011年8月17日附表一：经济管理文件材料招标文件投标文件中标通知书施工合同工程分包（含专业分包、单项分包）、设备租赁、劳务供应等合同工程预算、经审查签字的工程决算书工程合同范围以外、应向建设单位收取费用的凭证、文件工程结算后形成的债权文件工程竣工报告、竣工验收报告交工验收记录及证明及相关文件、材料工程评优材料及评优证书质量保证文件材料原材料及构件出厂证明、质量鉴定复检单建筑材料试验报告土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图桩基础工程记录地基验槽记录结构吊装、结构验收记录中间检验记录隐蔽工程验收记录质量管理技术文件材料开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计（方案）及报批文件、施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件设计变更图纸、工程更改洽商单、技术核定单材料代用核定审批文件、业务联系单、备案录施工定位（水准点、基准点、导线点、控制点等）测量、复核记录、地质勘探文件各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告防水工程抗渗漏试验记录混凝土及砂浆相关试验检测资料分部、分项工程技术复核记录施工日志、大事记技术总结施工安全技术交底记录质量评定文件材料分项工程质量检验评定文件分部工程质量等级评定文件单位工程观感质量评定文件质量保证资料核查文件单位工程综合评定文件材料安装施工文件材料1.设备及管线安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计（方案）及审批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复检单建筑材料试验报告设计变更图纸、材料、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录焊接试验记录、施工检验、探伤记录隐蔽工程检查验收记录强度、密闭性试验报告设备网络调试记录施工安装记录、安装质量检查评定及施工处理报告系统调试、试验记录管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录管线标高、位置、坡度测量记录中间交工验收记录、证明、工程质量评定竣工报告、竣工验收报告、施工预算、决算2.电气、仪表安装施工文件开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要施工组织设计（方案）及审批文件、施工计划、技术措施文件原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复检单设计变更图纸、材料、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录系统调试、整定记录绝缘、接地电阻等性能测试、校核材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告操作、联动试验报告电气装置交接记录中间交工验收记录竣工报告、竣工验收报告监理施工监理文件设计变更、材料、零部件、设备代用审批单监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、往来函件工程材料监理检查、复检、实验记录、报告施工文件材料各项测控量成果及复核文件、外观质量文件、检查、抽查记录施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告工程进度计划实施分析统计文件变更价格审查、支付审批、索赔处理文件单位工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项工程质量认证、评估文件主要材料及工程投资计划完成报表设备采购、监造工作监理文件设备、材料采购招标文件、合格、出厂质量合格证证明设备制造的检验记录和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格审查表原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告开动、复工审报表、暂停令监理工程师通知单、监理工作联系单设备验收、交接文件、支付