企划中心策划提案类工作流程范例.ppt

福州卓远文化传播有限公司2008年10月 企划中心策划提案类流程梳理范例 策划提案类总体流程图 工单下单 工单会签 需求沟通 方案撰写 方案发送 流程一 流程五 流程四 流程三 流程二 AE 中心秘书 中心经理 经理助理 中心总监 根据客户需求下项目工单 工单会签 知会中心各负责人 与客户进行前期的项目需求沟通 了解方案方向 定位等需求 执行策划 根据中心领导需求撰写策划方案 并根据客户审核意见修改完善方案 中心总监在中心经理 经理助理的基础上对方案进行审核确认 在项目撰写过程中主要与客户进行频繁沟通的负责人负责将最终定稿方案提交客户 目录 目标概述 1 流程界定 2 概述 制定标准策划提案类流程的意义 内部 外部 双重意义 制定规范的内部策划提案流程有利于使策划执行人员或新入司的营销策划人员在工作中明确岗位分工 有利于权责明晰 规范的内部操作流程有利于提高中心人员工作效率 提高项目响应率 标准化的内部提案操作流程保证了策划方案的审核质量 提高中心客户服务质量 提升客户满意度 规范的操作流程有利于树立本司专业化广告公司的形象 提升客户感知 目录 目标概述 1 流程界定 2 策划提案流程示例 1 5 4 3 2 涉及环节 客户将需求传达给AEAE需向客户明确项目时间点 不能明确的需及时向项目负责人确认 并于半个工作日内回复客户 AE将客户需求反馈给中心经理 经理助理中心经理 经理助理指定项目负责人 项目负责人对客户需求进行消化 在一个工作日内撰写创意简报 项目需求单 中心经理 经理助理 项目负责人与客户进行项目需求沟通 方案方向 格调 定位 方案撰写阶段方案框架时间点 按项目进度的百分制制定 方案初稿时间点 项目进度的 必须提交初稿 方案确认阶段所有方案必须经过中心总监 中心经理 经理助理审核放后 才可由与客户沟通的项目负责人发送客户 类型一流程的关键点 项目时间点 项目工作卡 项目审核及确认 应与客户确认项目时间 如遇不明确情况下应及时与项目负责人确认 并于半个工作日内答复客户 项目负责人应于接到需求的一个工作日内提交项目需求单 创意简报 列出疑点清单 作为下一步与客户沟通的准备材料 除同一项目的小修改外 项目负责人承接的所有项目都必须开卡 卡号由中心秘书提供 中心秘书在接到项目需求单一个工作日内进行会签 项目负责人应在项目结束后两个工作日内将项目文档抄送中心秘书备份 相关负责人职责分工 职责范围 中心总监职责 对方案质量进行最终审核把关 并提供相关方向性指导意见 中心经理及经理助理职责 安排相关执行人员 并对其进行指导 分解 转达客户需求 对方案进行一审把关职责 执行策划职责 策划提案具体执行人 消化客户需求并有可能与客户进行具体沟通 撰写项目需求单 提高项目文档给中心秘书 AE职责 简单的传达需求 确认项目时间点 中心秘书职责 工单会签 保证各项目负责人第一时间了解到此项目 文档保存 环节一 AE与客户需求沟通流程 第三要点 1 确认客户要求完成的项目名称 项目时间点 第二要点 第一要点 3 客户没有给以明确时间情况下应及时与项目负责人估算项目进度及时间 半个工作日内给以客户回复 2 及时将客户需求以邮件的形式告知中心领导及相关人员 客户直接向AE发需求时 AE工作要点 环节二 策划接单内部规范流程 接到AE通知后企划中心内部流程 1 2 3 AE将简单的客户需求统一反馈给中心经理 经理助理 由经理助理指定项目负责人负责 并将需求转达给项目负责人 项目负责人在接到策划方案后一个工作日内填写项目清单 将项目思路 项目进度以及对项目的疑点反馈在项目清单上 由中心秘书进行各方会签 会签目的为将项目知会各方 会签流程为 执行策划签字 中心经理 经理助理签字 中心总监签字 项目负责人应对每个项目进行时间进度安排 在20 的项目进度提交项目框架 在80 的项目进度提交方案初稿 环节三 方案撰写流程 中心经理经理助理 执行策划 中心总监 企划中心策划提案方案可以由中心经理 经理助理撰写 也可由中心领导指定项目负责人撰写 在方案撰写过程各方职责如下 负责根据客户需求构思方案框架 撰写方案初稿 根据中心领导建议对方案进行修改 负责在项目过程中与客户进行疑点沟通确认 并负责将中心领导确认的项目文档发送客户 中心经理 经理助理应及时将客户项目需求反馈执行策划 并负责对执行策划方案撰写进行指导 提出建设性意见 跟进项目进度 中心总监应在中心项目出现瓶颈时给以指导性建议 并 环节四 方案审核流程 方案质量关系着企划中心的客户服务质量 关系着客户服务满意度 因此中心人员应严格按照方案审核流程执行 发送给客户确认的方案必须经由中心经理 经理助理 中心总监的审核流程 各方审核范围如下 企划中心执行策划 中心经理经理助理 中心总监 审核方案是否有根据客户需求进行撰写 是否有在规定时间内完成策划提案 审核方案中是否有病句 标点符号等文字错误 对初稿 修改稿及确认稿具有最先审核义务 审核策划方案初稿是否满足客户需求 审核方案创意 审核修改稿是否有根据中心领导修改意见进行修改 所以对外发送的方案必须经中心经理 经理助理审核 在中心经理 经理助理方案审核的基础上对方案进行最终审核确认 若方案发出后客户提出重大修正的 则方案修改后需再经中心总监审核确认 环节四 方案发送客户流程 企划中心方案发送客户流程规定 通过2008年10月7日中心人员讨论规定 企划中心策划方案发送客户流程为 在项目策划过程中 哪一方与客户直接进行频繁的重要性问题沟通 则在方案审核确认后 这方应负责将策划提案发送客户 方案发送客户时涉及FAQ的及时报备客响 中心领导接单后 指定项目负责人全权负责该项目 负责与客户需求确认沟通等事宜 则该方案确认后由该执行策划将文档发送客户 出现重大项目时 中心经理 经理助理负责此项目 作为与客户接口的第一方 但要求执行策划配合该项目时 此项目文档应由中心经理 经理助理发送客户 中心总监接到省公司重要领导项目需求 要求中心经理 经理助理及中心其他人员进行配合 并负责与省公司客户进行项目需求沟通确认 则此方案由中心总监发送客户确认 其他情况下策划提案流程示例 三种情况为例 特殊接单情况下流程示例 客户将需求直接反馈中心总监类 客户直接将项目需求反馈执行策划类 客户将需求直接传达中心经理 经理助理类 1 2 3 需求反馈中心总监类策划流程 1 策划流程 特殊情况下流程界定情况一 客户将需求直接反馈中心总监 5 2 3 4 客户传达需求给中心总监时 中心总监与客户进行需求的简单沟通 并向客户明确时间点 中心总监将客户需求转达给中心经理 经理助理 由其指定执行策划 执行策划向相关领导了解客户需求 并撰写项目需求单并 由中心秘书进行工单会签 执行策划在中心经理 经理助理的指导下开始进行方案撰写 并负责与客户进行项目问题沟通确认 重大项目或特殊情况下时项目沟通将由中心总监进行 执行策划只负责撰写方案 从中心总监那里了解客户需求 方案审核与前面流程类似 方案发送流程依情况而定 在方案撰写 沟通过程中负责主要与客户沟通的一方负责将方案提交客户 需求反馈中心经理 经理助理类策划流程 特殊情况下流程界定情况二 客户将需求直接反馈中心经理 经理助理 中心经理 经理助理接到客户需求后 可以解决的项目直接安排项目负责人 并向其描述客户需求 由项目负责人撰写项目简报 由中心秘书进行工单会签 知会中心总监 中心经理 经理助理遇到客户要求的重大需求时应向中心总监汇报项目 共同确认项目负责人 共同讨论项目思路 由项目负责人开卡以下流程相同 中心经理 经理助理接单流程 需求反馈执行策划类策划流程 特殊情况下流程界定情况二 客户将需求直接反馈执行策划 Phase1 Phase2 Phase3 执行策划在接到客户需求时 与客户进行简单的需求沟通 并需将客户需求汇报中心总监 中心经理 经理助理 在中心领导确认下将项目时间点与客户进行确认 执行策划向中心秘书索要开卡卡号 撰写项目需求单 由中心秘书进行工单会签 让中心领导知晓项目 负责与客户进行主要沟通工作及项目方案撰写工作 此类方案应严格按照流程顺序 项目思路一定要汇报中心领导知晓 对外发送方案一律需经领导审核 目录 目标概述 1 流程界定 2 策划提案流程惩罚机制1 不论是正常的策划提案流程还是特殊情况下策划提案流程 因需求发起人没有及时发起客户需求 未将需求传达到位 导致方案撰写周期延长 造成客户严重投诉的 扣当月客户需求把控绩效分8分 AE 客户向AE发起项目需求时 AE当月超过三次未在半个工作日内答复客户项目完成时间的 扣当月客户满意度项指标3分 当月未及时反馈客户策划方案修改需求5次 扣当月客户沟通项指标5分 中心秘书 中心秘书在接到执行策划提交的项目工单时 当月超过两次未在一个工作日内及时走完工单会签流程 导致中心领导项目信息不顺畅 扣当月流程管理项指标5分 需求发起人 策划提案流程惩罚机制2 一级事故 执行策划没有将方案提交中心领导审核直接发送给客户 导致客户对中心服务质量感知非常差 造成客户直接投诉分管副总 扣当月客户满意度指标10分 执行策划没有将方案经过中心领导审核直接提交客户应用 方案中涉及活动执行 上线 内容 造成大量用户投诉 扣当月绩效指标30分 质量监控 当月客户方案撰写过程中由于个人原因重复修改4次以上 导致项目周期延长 扣当月方案撰写周期指标5分 执行策划在接单后