文书处理程序PPT课件.ppt

文书处理工作 1 一 文书处理是对工作中产生的各种类型的文件进行收文和发文的处理并立卷 归档等 使一些有关联的文件衔接有序 便于管理和查找 2 二 文书处理的行文关系与行文方式 一 行文关系行文关系是指文书的发文机关与收文机关之间的往来关系 是根据每个机关所属组织系统的隶属关系及其职权范围来确定的 1 隶属关系2 非隶属关系 3 二 行文方式是指发文机关单位和收文机关单位之间的关系 亦即由组织系统 领导关系和职权范围所确定的机关单位之间的公文授受关系 4 下行文 处于领导 指导地位的上级机关向被领导 指导的下级机关主送下行文 上行文 被领导 指导的下级机关应向上级领导 指导机关主送上行文 平行文 具有平行关系或不相隶属关系的机关之间相互主送平行文 5 思考 珠海市人事局能不能向香洲区政府发文 行文规则 6 四 行文规则第十三条行文应当确有必要 注重效用 第十四条行文关系根据隶属关系和职权范围确定 一般不得越级请示和报告 第十五条政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文 除以函的形式商洽工作 询问和答复问题 审批事项外 一般不得向下一级政府正式行文 部门内设机构除办公厅 室 外不得对外正式行文 7 第十六条同级政府 同级政府各部门 上级政府部门与下一级政府可以联合行文 政府与同级党委和军队机关可以联合行文 政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文 政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文 第十七条属于部门职权范围内的事务 应当由部门自行行文或联合行文 联合行文应当明确主办部门 须经政府审批的事项 经政府同意也可以由部门行文 文中应当注明经政府同意 第十八条属于主管部门职务范围内的具体问题 应当直接报送主管部门处理 8 第十九条部门之间对有关问题未经协商一致 不得各自向下行文 如擅自行文 上级机关应当责令纠正或撤销 第二十条向下级机关或者本系统的重要行文 应当同时抄送直接上级机关 第二十一条 请示 应当一文一事 一般只写一个主送机关 需要同时送其他机关的 应当用抄送形式 但不得抄送其下级机关 报告 不得夹带请示事项 第二十二条除上级机关负责人直接交办的事项外 不得以机关名义向上级机关负责人报送 请示 意见 和 报告 第二十三条受双重领导的机关向上级机关行文 应当写明主送机关和抄送机关 上级机关向受双重领导的下级机关行文 必要时应当抄送其另一上级机关 9 案例分析 庆达公司和力丰公司分属两个部门管理 庆达公司经营不善 希望合并到力丰公司去 力丰公司领导同意了 于是 力丰公司向庆达公司发出了 力丰公司关于合并庆达公司的决定 文件到达庆达公司后 引起了庆达公司上下的强烈反响 他们认为力丰公司无权作出这样的决定 应该马上撤销 10 三 文书处理程序文书处理是秘书 办文 工作中的又一项重要内容 它的基本任务是科学地组织和准确地处理机关的公文 有序而安全地进行公文运转 规范地完成文书的收发传递处理工作 正确地发挥公文的作用 机关内部运转处理收 发文书必经的一系列环节称为收 发文处理程序 11 一 发文处理是公文形成的重要阶段 是指各种社会组织为制发公文所进行的公文创制 处置与管理活动 任务 珠海城市职业技术学院要向珠海市教育局发文 要经过怎样的程序 12 国务院2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 第二十四条规定 发文办理指以本机关名义制发公文的进程 包括草拟 审核 签发 复核 缮印 校对 用印 登记 分发等程序 13 案例分析 王秘书对刚刚招进来的小胡说 最近公司正值业务旺季 人手紧缺 所以经常要加班 按照李总的意思 加班费如何计算他让我们先拿出个初步意见来 他同意后下个通知 所以你先草拟一下这个通知 注意一定按照国家相关法律法规来写 14 第二天王 小胡 昨天让你写的通知草稿写怎么样了 胡 哦 早完成了 昨晚我就放到李总办公台上了 王 放李总那去了 这么快 胡 有什么不对吗 不是说李总看过同意就发了吗 15 风光公司关于加班费计算方法的通知各位同仁 鉴于目前公司业务红火 大家加班劳累 比较辛苦 但这是没有办法的事 不可能再招较多员工 只好大家咬紧牙关 共度难关 当然 不会让大家白忙活 公司一定会根据国家相关法律法规发放加班费的 下面将有关事项通知如下 一 发放对象 公司所有员工 二 发放时段 八小时以外三 发放标准 个人每小时平均工资的三倍 四 注意事项 加班员工要有部门领导签字和最少一位同事口头或书面证明 办公室二 一一年二月五日 16 某厅办公室印鉴管理员 一日中午将近下班时 遇到下属公司一个常来办事的党支部书记兼经理 拿着一份他女儿参加成人高考的登记表 要求其签署主管部门意见 并加盖厅的公章 开始监印员要他找厅人事主管处盖章 但这位经理借口 已经下班 没时间了 并说 单位已同意盖章了 碍于 熟人 面子 并以 她考上才算数 为理由 因而不坚持原则 而在登记表上签署意见 加盖该厅的印章 一年后 群众揭发 经理弄虚作假 以权谋私 用单位指标 骗取单位和主管厅签印 送不合条件子女入高校读书 经有关部门查实 除对当事人作了纪律处分外 对不坚持原则 越权 违纪 随意用印的某厅办公室监印员也给予党纪处分 并取消当年 优秀党员 称号 对该经理所在公司的印章管理员也进行批评教育 责令其作出书面检讨 17 发文登记簿 18 二 收文处理程序凡是由外机关或外部门送给本机关的文件 统称为收文 国务院2000年8月24日发布的 国家行政机关公文处理办法 第三十条规定 收文办理指对收到的公文的办理进程 包括签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办等程序 19 舒美服饰有限公司的张秘书收到了一份市政府的文件通知 通知说明将在12月8号组织召开冬季防火工作会议 要求全市所有大中型企业的主要负责人都要参加 并且要准备好相应的汇报材料 通知还特别提到了如果发现这次会议中出现无故缺席或汇报材料不详细的企业 将给予一定处分 张秘书粗略一看标题 认为不过是常规性的工作安排 跟总经理直接言语一声就可以了 因此他没有把文件给总经理过目 而是直接放进档案盒 12月7日 张秘书给总经理汇报说 钱总 明天下午14 30分您有个会议 是市政府组织的冬季防火会议 钱总经理一听说 这么急啊 我明天还有个重要客户要谈呢 这样吧 你让赵副总去一下 赵副总一听是冬季防火会议 就随口问了句 要汇报吗 张秘书一听 愣住了 汇报啊 这个我想想 好像是有个什么汇报 我也没太在意 以为又是常规例会呢 20 传阅 签收 审核 登记 拆封 注办 催办 承办 批办 拟办 收文处理程序 21 1 签收2 拆封3 登记 需要登记的文件 1 上级机关指导性的 参阅性的或需要办理的文件 2 下级机关的请示性 报告性文件 3 带有密级的重要资料 4 机关内部使用的文件 会议文件和音像文件 22 4 审核 收到下级机关上报的需要办理的公文 文秘部门应该进行审核 5 传阅 1 文件经过领导批办后需要其他领导及有关人员传阅 2 对于抄送文件 只要求有关部门 有关人员了解即可 这时需要传阅 6 拟办 1 上级机关下达的需要领导传阅或需要本机关办理的文件 2 下级机关或内设部门上报的需要领导阅知或者本机关答复的文件 3 其他机关主送本机关并需要答复的文件 23 7 批办 领导人对文件如何处理 由谁负责办理而做出的决定 8 承办 按照领导的意见执行具体工作 9 催办 秘书人员按照承办期限 对承办部门定期进行检查与催促 防止文件处理被延误 10 注办 对文件承办的情况和结果 由经办人在文书处理单上做简要注明 24 25 收文登记簿 26 文件处理单 27 李总 小王 现在公司事务较多 你的工作都挺忙的 为了让办公室工作更有条理 公司打算再招聘一名秘书 主要负责一些基本的办公事务 如文书处理等 你准备一下 这个周末与人事部赵总去人才市场招聘一位 你负责业务面试 下面是小王对甲乙丙三位人员的面试 28 王 你好 请坐 甲 你好 谢谢 王 我公司想招一位办公室文员 主要做文书处理方面的工作 下面请你谈谈这几个问题好吗 甲 好的 王 收文程序主要包括 签收 拆封 登记 分发 传阅 拟办 批办 承办 催办 注办 请回答前三项的具体操作要领 29 甲 签收时 要清点份数 看看对方是否投对了 不是本单位的放在一旁 急件要先签收 拆封时 秘书要看清收件人 不要随意乱拆 拆时可用剪刀 也可用手撕开 如有信封开启器就更好了 信封应立即扔进纸篓 不要占地方 登记时 有三种方式 簿册式 联单式 卡片式 常用的是卡片式 30 乙 分发时 要先分出办件和阅件 然后按主次分发 要有相应手续 要注意范围 传阅时 要严格范围 严禁文件横传 传阅后要认真清查 拟办时 需要秘书有一定政策水平和业务知识 要将拟办意见填入 文件处理单 的 拟办意见 栏中 31 丙 批办时 领导要快些 可用电话告诉秘书批办意见 要贯彻上级文件精神 要直接告知承办部门 承办时 承办同样要快 要学会分清轻重缓急 要有结果 催办时 所有的文书都要催办 一般以打电话为主要形式 发现拖延着给予相应处分 注办时 讲文件办理情况和结果在文件处理单上注明 如收文承办后 注明是否已经办复 复文字号 日期等 32