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秘书信息工作与档案管理复习题秘书信息工作与档案管理复习题 第一章第一章 秘秘书书信息工作和档案管理概述信息工作和档案管理概述 任任务一务一 认识企业信息工作和档案管理工作认识企业信息工作和档案管理工作 1 实现信息管理的必要条件是 A A 企业信息化建设 B 企业为信息开放与保护 C 企业信息采集与处理 D 企业信息开发与利用 2 信息工作的内容是 ABCDE A 企业信息化建设 B 企业信息开放 C 企业信息保护 D 企业信息开发 E 企业信息利用 3 信息开放的含义 AD A 信息公开 B 信息批露 C 信息指导 D 信息共享 E 信息保护 4 从信息资源类型出发 信息可以分为 ABD A 记录型信息资源 B 实物型信息资源 C 档案型信息资源 D 智力型信息资源 E 文件型信息资源 5 按产生领域档案可以分为 ADE A 文书档案 B 农村档案 C 军队档案 D 科技档案 E 专门档案 6 对企业来说 档案的价值有 CD A 开发价值 B 利用价值 C 参考价值 D 凭证价值 E 数据价值 案例分析题案例分析题 20 世纪 90 年代 北京市地铁总公司为了扩大地铁的运输能力 准备增加客车数量 但 是如果购买新车 每节车厢都在 120 万元以上费用昂贵 经权衡 地铁总公司决定对 20 世 纪 70 代购置的电动客车进行技术改造 地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造 的电动客车的全部档案资料 因而为技术部门迅速 有效地进行设计改造提供了可靠的信息 经过 3 年多的努力 地铁总公司技术部门编制出 1100 多张设计图纸 完成了 42 辆车的改造 任务 每车节约资金 98 万元 42 辆车共节约资金 4116 万元 根据上述案例 分析 1 档案的价值 2 为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务 名词解释名词解释 企业信息 企业信息工作 简答简答 论述论述 企业信息工作的作用 6点 档案的价值 凭证 参考 任任务二务二 进入秘书进入秘书的信息工作的信息工作 1 信息工作的基础 信息工作的第一步是 A A 信息收集 B 信息整理 C 信息存储 D 信息反馈 2 信息工作的核心是 B A 信息收集 B 信息整理 C 信息存储 D 信息反馈 3 用科学的管理方法 将有保存价值的信息按照分类标准有序存放的过程是 C A 信息收集 B 信息整理 C 信息存储 D 信息反馈 案例题案例题分析题分析题 某公司举办 中国民营企业发展之路 研讨会 何秘书负责安排会议代表的住宿工作 他从会务组那拿到会议回执后 简单统计共13名女同志 53名男同志 定了34个标准间 参 会人员不满意 要求换房间 从信息意识的角度 谈谈何秘书为何会遇到尴尬 你怎么做 名词解释名词解释 信息意识 信息存储 信息反馈 简答简答 论述论述 如何提升秘书人员的信息意识 一要多看 这是形成敏锐的信息洞察力的基础 一要多看 这是形成敏锐的信息洞察力的基础 1 形成习惯性倾向 2 多接收来自外界的各类信息 以提高认识水平及辨别是非的能 力 二要多思 这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力二要多思 这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力 1 位置准 2 内容新 3 角度好 三要多练 即培养信息工作人员准确的筛选 整理信息的能力 三要多练 即培养信息工作人员准确的筛选 整理信息的能力 1 筛选细致 2 整 理准确 任任务三务三 走走进秘书进秘书的档案管理工作的档案管理工作 1 解决档案零散状态不保管利用档案要求其系统化的矛盾 化零散为系统的环节是 B A 档案的收集 B 档案的整理 C 档案的鉴定 D 档案的利用 简答简答 论述论述 树立秘书人员的档案意识树立秘书人员的档案意识 要有档案概念意识 要有档案概念意识 要有档案价值意识 要有档案价值意识 要有档案业务知识要有档案业务知识 第二章第二章 信息收集信息收集与与整理整理 任任务一信息收集务一信息收集 1 信息收集的范围一般包括 ABCD A 组织信息 B 社会经济信息 C 市场信息 D 法律政策信息 2 添枝加叶 渲染扩大指的是信息收集过程中违反了哪一条原则 B A 及时 B 准确 C 完整 D 选优 3 信息的生命 秘书信息工作的灵魂是信息收集中的哪条原则 B A 及时 B 准确 C 完整 D 优选 4 信息收集的渠道有图书档案资料 供应商和客户和 ABCD A 大众传媒渠道 B 信息机构渠道 C 关系渠道 D 调查渠道 5 收集信息最基本的方法是 C A 观察法 B 调查法 C 阅读法 D 交换法 简答简答 论述题论述题 信息收集的范围 信息收集的原则 信息收集的渠道 信息收集的方法 任任务二务二 信息整理信息整理 1 公用名片按 B 整理 A 公司 B 用途 C 笔画 D 汉语拼音 2 因需要而收集 自行收集的资料量大面广 整理时一般有主题分类 按地区分类和 B 方法适用普通公司 A 按时间分类 B 按 内部机构 岗位 分类 C 按用途分类 D 按重要程度分类 3 常用的信息筛选方法有 ABCDE A 查重法 B 时序法 C 类比法 D 与家评估法 E 老化规律法 4 信息校核常用的方法 ABC A 分析法 B 调查法 C 核对法 D 类比法 E 时序法 简答简答题 题 信息整理分类信息整理分类 筛选信息的方法筛选信息的方法 校核信息的方法校核信息的方法 任任务三务三 信息存储信息存储 1 用最重要的主题名称作为排序首要因素 次要的主题作为第二因素 以此类推的信息存储 方法 A A 主题分类法 B 内部机构 岗位分类法 C 按地区分类法 D 时间排序法 2 50 广告 50 2报刊 50 21 中国青年报 以上信息的编码方法是 C A 顺序编码法 B 区间编码法 C 十进制编码法 D 分类编码法 简答简答题 题 信息存储的注意事项 信息存储的编排方法 第三章第三章 信息传递信息传递与与反馈反馈 任任务一务一 信息传递信息传递 1 信息传递的基本要求 B A 迅速 准确 有效 B 迅速 准确 保密 C 及时 准确 有效 D 及时 准确 保密 2 下列不属于语言传递优点的是 A A 可保存 B 灵活 C 声情并茂 D 形象 3 多用于统计数据比较的图表是 C A 折线图 B 饼状图 C 柱状图 D 流程图 案例分析题案例分析题 某市一家工厂 由于老产品积压 资金亏欠 濒临倒闭 2002年初 这家工厂的生产科 长听说一种新产品有发展前途 就提出转产该产品的建议 为此 厂长与门召开了办公会议 对转产问题作初步讨论 可是会上却引来不会者的一违串的提问 新产品经过可行性论证没 有 市场预测是怎么说的 是否属于专利产品 投产后几年能扭亏为盈 面对这一违串问 号 生产科长一时无语 会议决定暂缓转产 厂长办公室秘书小林 虽只有中专文化性度 但却有吸钻劲 在征得厂长的同意后 根 据 市场信息报 的信息 向某大学技术开发公司发出了函电 请求给予技术咨询 并汇去 500元作为咨询资 该公司接后 即安排一位老师加班加点 为工厂查阅了国内外有关资料 和专利 并复印成册寄到该厂 生产科长如获至宝 在厂长办公会上 向与会者详细汇报了 该产品的性能和发展前景 并提供了某大学开发公司查阅的有关资料 会议经过讨论 同意 转产 转成新产品后 该厂以年创收逾百万的利润 引起了有内外同行的注目 秘书小林也 受到厂长的表扬 思考并讨论 在该案例中小林 老师 科长分别采用了何种信息传递方式 为什么他们 会选择该种方式 简答题 信息传递的要求 信息传递的方式方法 任任务二务二 信息反馈信息反馈 1 控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再回送回来 并对信息的再输出发生影响 的过程是 D A 信息处理 B 信息存储 C 信息开发 D 信息反馈 2 信息反馈的内容 ABE A 成绩 B 问题 C 经验 D 教训 E 方法 3 信息反馈的形式 ABC A 纵向反馈和横向反馈 B 正反馈和负反馈 C 前反馈和后反馈 D 违续反馈和系列反馈 E 成绩反馈和问题反馈 4 将工作活动的全过程情况按不同的发展阶段连续反映 B A 违续型反馈 B 系列型反馈 C 广角型反馈 D 全面型反馈 案例案例分析分析题题 1996年湖北省长江流域发生特大洪涝灾害 省委有关部门到重灾区监利县深入调查 发 现特重灾区 后遗症 问题十分严重 这些问题突出表现在以下几个方面 1 灾后农业 生产资金投入严重丌足 来年春耕约需资金6700万元 县乡最多只能解决一半 2 扶持 工业和乡镇企业的资金投入不能到位 受灾惨重的朱河镇28家乡镇企业需要流劢资金七百多 万元 至今没有着落 3 防汛区间耗费的为欠款到了清理归还的时间 问题突出 成 为基础干部群众的心头之患 4 乡镇村组干部工资缺口大 无力解决 上车镇干部教师 已有3个月没有发工资 为此 他们及时地编发了 特重灾区需要特殊政策解决后遗症问题 监利县当前几个突出的问题亟待解决 的信息 反馈给省委 引起了省委书记和省长的高度 重视 他们批示要求与题要求 做好政策到位 扶持特大重灾区的工作 阅读以上材料 回答以下问题 阅读以上材料 回答以下问题 省委有关部门到重灾区进行调查后 编发汇报材料上交省委 省政府 这属于哪一种形式信 息反馈 除此以外信息反馈还有哪些形式 信息反馈的涵义是什么 信息反馈的方法有哪几种 简答简答题题 信息反馈的内容 信息反馈的的形式 信息反馈的方法 信息反馈的具体措施 第四章第四章 开发开发与与利用利用 任任务一务一 信息开发信息开发 1 对领导干部公款吃喝 公款出国旅游等腐败事件的反映 属 B A 动态型信息 B 问题型信息 C 经验型信息 D 建议型信息 2 重大突发性事件 重大灾害事故属于 A A 动态型信息 B 问题型信息 C 经验型信息 D 建议型信息 3 以下属于二次信息的是 C A 简报 B 剪报 C 文摘 D 调查报告 4 秘密文件资料按密级的标准可划分为 ABC A 绝密 B 机密 C 秘密 D 保密 E 公开 简答简答题题 信息开发方法 信息开发的形式 信息编写的类型 名词解释 调查报告正文的结构 调查报告写作中注意的问题 任任务二务二 信息利用信息利用 1 信息工作的起点和终点分别是 B A 信息收集 信息储存 B 信息收集 信息利用 C 信息整理 信息利用 D 信息整理 信息储存 论述论述题题 如何做好信息利用 一 明确标准 实行规范化管理 一 完善职责 二 规范业务 三 强化考核 二 设定流程 打造精品信息 一 把好选稿源头关 二 把好信息质量关 三 把好过程控制关 四 把好文稿审校关 三 管控源头 夯实信息工作基础 一 提升信息员队伍的战斗力 二 提升报送信息的质量 三 提升信息网络的覆盖面 四 提升信息报送的针对性 第五章第五章 档案的收集和鉴定档案的收集和鉴定 任务一任务一 档案的收集档案的收集 1 C 是档案工作的起点 档案工作的第一个环节 A 档案鉴定 B 档案整理 C 档案收集 D 档案利用 2 产品类 科研类 基本建设类档案属于 C A 管理类档案 B 专门档案 C 科技档案 D 特种载体类档案 3 档案收集工作的基本要求是 ABCD A 保证归档档案的齐全完整 B 加强馆 室 外调查和引导 C 积极推行入馆 室 档案的标准化 D 保持全宗和全宗群的完整性 E 充分利用原有基础 4 归档制度主要包括四个方面的内容是 ABCD A 归档范围 B 归档时间 C 归档的质量要求 D 归档手续 E 归档地点 5 档案的收集方法主要有 ABD A 寄存 B 征集 C 接管 D 例行接收 E 征收 名词解释名词解释 归档 帐外档案 简答简答 论述论述 档案收集的要求 档案收集的措施 任务二任务二 档案鉴定档案鉴定 1 A 是档案管理中最重要也是难度最大的工作 A 档案鉴定 B 档案整理 C 档案收集 D 档案利用 2 档案鉴定必须从国家和人民的整体利益出发 用 ACE 的观点来判定档案的价值 A 全面 B 相对 C 历史 D 长远 E 发展 3 档案鉴定的标准有 ABCDE A 来源标准 B 内容标准 C 形式标准 D 相对价值标准 E 效益标准 4 全国县以上单位鉴定文书档案时通用的依据和标准是 A A 通用档案保管期限表 B 专门档案保管期限表 C 同类型档案保管期限表 D 机关档案保管期限表 5 全国各个单位鉴定专门档案时使用的依据和标准是 B A 标准档案保管期限表 B 专门档案保管期限表 C 同类型档案保管期限表 D 机关档案保管期限表 6 同一系统内各个单位鉴定档案使用的依据和标准是 D A 标准档案保管期限表 B 专门档案保管期限表 C 机关档案保管期限表 D 同系统档案保管期限表 7 全国各个单位鉴定同一类型档案时使用的依据和标准是 C A 标准档案保管期限表 B 专门档案保管期限表 C 同类型档案保管期限表 D 同系统档案保管期限表 8 各机关鉴定本机关档案时使用的依据和标准是 D A 标准档案保管期限表 B 专门档案保管期限表 C 同类型档案保管期限表 D 机关档案保管期限表 9 鉴定档案价值的基本方法是 A A 直接鉴定法 B 间接鉴定法 C 动态鉴定法 D 静态鉴定法 10 按照 1987 年国家档案局颁发的规定 文书档案的保管期限分为永久 长期和短期三种 其中 长期为 B A 50 年以上 B 16 年以上 50 年以下 C 15 年 D 15 年以下 11 按照 2007 年国家档案局颁发的新规定 文书档案的保管期限分为永久 和定期 其中 定期一般分为为 BD A 50 年 B 30 年 C 15 年 D 10 年 E 5 年 名词解释名词解释 档案保管期限表 档案保管期限表就是用表册形式列举档案的来源 内容和形式 并指明其 保管期限的一种标准性 指导性文件 它是鉴定档案保存价值和确定档案管理期限的依据 简答 论述 档案保管期限表的作用 3 档案保管期限表的类型 5 档案鉴定的要求 4 档案鉴定的程序 3 档案销毁的程序 4 第六章第六章 档案整理档案整理 任务一任务一 编制档案分类方案编制档案分类方案 1 按形成全宗的单位和全宗内容的性质分为 AB A 机关全宗 B 人物全宗 C 独立全宗 D 综合全宗 E 汇集全宗 2 比较适用于小型企业的档案分类方法是 B A 保管期限分类法 B 问题分类法 C 组织机构分类法 D 年度分类法 3 编制分类方案的要求不包含 C A 统一性 B 排斥性 C 完整性 D 伸缩性 4 立档单位是 C A 一个机关的全部档案 B 机关内的立卷环节 C 形成档案全宗的机关 D 机关内部组织机构 5 跨年度的计划 归属 C A 针对的末一年 B 针对的头一年 C 制订规划的那一年 D 中间一年 名词解释名词解释 全宗 简答题简答题 1 档案整理工作的原则要求 2 立档单位一般具备的条件 3 何种情况下可以使用问题分类法 使用时的注意事项是什么 任务二任务二 归档文件的整理归档文件的整理 简答题简答题 1 如何理解以 件 为整理单位 答 件是归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 特殊情况 文件的正本与定稿为一 件 正文与附件为一件 如果附件数量较多或者太厚不易装订 也可各为一件 正文与文件 处理单等为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等 一册 本 作为一件 来文与复文可为一件 也可分别各为一件 2 文件整理装订前如何对一些文件进行排序 答 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文件在前 被转发文件在后 复文在前 来文在后 汉文在前 少数民族文字文本在后 不同文字的文 本 无特殊规定的 中文在前 外文在后 有文件处理单的可放在最前面 第七章第七章 档案的检索和编硏档案的检索和编硏 任务一任务一 档案的检索档案的检索 1 档案检索主要包括档案 C 和查检两个阶段 A 开发 B 搜索 C 存储 D 排列 2 档案著录中置于多少个责任者之间的标识符号是 A A B C D 3 档案检索工具的作用 ABC A 桥梁作用 B 交流作用 C 管理作用 D 存储作用 简答 论述题 全宗指南概念及内容 档案检索工具的种类 任务二任务二 档案的编研档案的编研 1 编写大事记一般使用的体例是 A A 编年纪事体 B 分类编年体 C 本末纪事体 D 系列体 名词解释名词解释 大事记 组织机构严格 会议简介 简答简答 1 档案编研的作用 2 档案编研的类型 3 档案编研的一般程序 4 大事记编写的要求 第八章第八章 档案的保管和利用档案的保管和利用 任务一任务一 熟悉档案保管的物质条件熟悉档案保管的物质条件 1 档案保管工作的内容主要包括档案库房管理 档案流动过程中的保护 C A 档案消毒 B 档案修裱 C 保护档案的专门措施 D 档案复制 2 档案装具目前主要有档案架 档案柜和 B A 档案盒 B 档案箱 C 档案袋 D 档案橱 3 档案保管的主要物质条件是指档案库房 档案装具和 D 等 A 卷皮 B 卷盒 C 包装纸 D 档案包装材料 4 档案库房一般不宜选择 ABCDE A 地下室 B 顶层 C 靠近盥洗室 D 靠近锅炉房 E 大楼西侧 5 我国目前包装档案的基本材料有 ABC A 卷皮 B 案盒 C 卷盒 D 包装纸 E 包装布 6 档案保管的技术设备主要有 ABCDE A 去 加 湿机 B 空调通风设备 C 温湿度控制仪 D 防火灭火器材 E 防盗装置 任务二任务二 档案的库房管理档案的库房管理 1 库房的适宜温度为 C A 13 16 B 13 15 C 14 24 D 14 20 2 库房的相对湿度应为 D A 30 40 B 35 45 C 30 45 D 45 60 名词解释 名词解释 全宗卷 简答简答 论述论述 八防制度 档案流动过程中的保护 任务三任务三 档案的利用档案的利用 1 D 是档案工作的目的 也是档案工作的出发点 A 档案收集 B 档案整理 C 档案鉴定 D 档案利用 简答简答 论述论述 直接利用工作是档案提供利用工作的主要途径 直接利用工作的方法 阅览服务 外借服务 复制服务 咨询服务 电子化服务 第九章第九章 档案的保管和利用档案的保管和利用 任务一任务一 电子文件归档和日常管理电子文件归档和日常管理 1 电子档案的归档方式有 ABC A 逻辑归档 B 物理归档 C 双套制归档 D 定期归档 E 实时归档 2 电子档