档案中介机构的生成及对行业的影响.pdf

广东档案2010 NO 5 广 东 档案 档案中介机构是近年来的一个新兴 词语 档案中介机构是一种社会服务性机构 是由档案 行政部门和工商主管部门审批 自收自支 独立核 算 是独立的法人组织 直接为机关 企业单位和个 人代办档案事务的社会服务机构 1 与其它行业 的中介机构一样 档案中介也具有两个最基本的特 征 即委托和有偿 有偿即意味着档案中介服务是 一种经营性的活动 在政府职能转换 机构调整 人员精简的大环 境下 行政机关存在档案工作快速发展的需要和建 档单位档案管理人力 物力相对不足的矛盾 在这 种情况下需要依靠市场环境的介入来调节 其中间 就出现了档案管理行业的第三方组织 档案中 介机构 同时在经济高速发展的状况下 陈年历史文件 堆积 机构变迁 企业重组 以及发展形成的文件材 料与日俱增 这些构成了一个区域内档案的主体 这些记录着国家政府 企业财富的财产资源 是不 可或缺的巨大资源基础 却存在如何较好保存的问 题 在人力 财力及专业技术等条件下的制约下 唯 有依靠外在的市场环境进行调节 档案中介机构在 此时此处适时地萌生出来 充当了这个角色 对市 场环境下 各政府机构或企业集团所产生的历史文 件进行规范的 有效的保存或指导 一 档案中介机构的性质 由档案中介机构的定义可知 档案中介机构在 档案的社会化环境中 扮演着一个 服务者 的角 色 档案中介机构作为新兴的时代产物 其性质如 同法律事务所 会计事务所等具有中介性质 作为 档案行业内的补充 一 档案中介机构的种类 档案中介机构从诞生开始就有很多服务的方 式 服务方式的差异决定了档案中介服务机构的种 类多样性 从名称来看 有 档案事务所 档案咨 询服务中心 档案事务服务中心 档案技术服 务中心 档案托管中心 档案寄存中心 等名 目 按职能来看 档案中介机构分为四类 一是组织 协调型 如档案培训中心 二是业务操作型 如档案 整理中心 三是技术操作型 如档案鉴定中心 档案 寄存中心等 四是综合业务型 如档案咨询服务中 心 档案事务所等 2 二 档案中介机构存在的特点 1 独立合法性 档案中介机构的广泛开展 并 且已逐步渗入到整个档案行业中来 各地均有相应 的独立机构产生 尤其在发达地区 档案中介机构 发展势头较为迅猛 档案中介机构必须能以自己的 名义行使民事权利能力和承担相应的民事责任 受 到相应的执法部门的支持和监管 是一支具有独 立 合法的办事机构 2 服务性 中介机构作为第三方介入者 处在 档案行政管理部门与被监督 指导的单位之间 为 社会各界提供有关档案的各项内容的服务 因此其 主要的业务特点为服务性 3 专业技术性 档案中介机构作为一个中介组 织 以服务为基础提供档案管理 信息技术咨询 档 案专业鉴定整理等各项有关档案的业务内容 其业 务性质都是在以专业技术服务为基础的前提下开 展的 这也可以说是档案中介机构生存的根本条 件 4 商业性 档案中介机构作为一个自负盈亏的 独立组织机构 通过提供专业的技术服务来获取相 对应的收益 它有明确的服务范围及经营方式 属 于商业化性质机构 二 档案中介机构对档案行业的影响 一 档案中介机构对档案行政管理机构的影响 档案中介机构诞生的渊源之一就是政府服务 部门行政编制压缩 行政职能的分割 剥离 档案行 政管理部门从职能来说体现得更简练 更加符合政 府机构的职能变革要求 但同时也消减了档案行政 机构的人员编制 这对于区域内数量庞大的需监 督 指导的机构而言 无疑要顾此失彼 无法全面覆 盖 此时档案中介机构以第三方责任人的出现来充 当 传播者 和 操作者 的角色 将规范 标准的档 案管理体制理念 模式以及操作从集中的行政管理 部门传送到各个管理单位 档案行政管理部门可从 档案中介机构的人员素质入手 加强对中介机构的 监管 进一步对中介机构的服务成果进行验收鉴 定 从而大大地减轻了行政管理部门投入的人力 档案中介机构的生成及对行业的影响 张文利 YE WU TAN TAO 业务探讨 29 广 东 档案 广东档案2010 NO 5 精力 从对应的被监督 指导单位的事务性工作中 解脱出来 二 档案中介对各机关 企事业单位的影响 档案中介机构的出现 由上可看出 充当了由 档案行政管理部门到基层各个个体单位的信息传 播及操作者 政府部门职能 行政编制的压缩 使得 各单位的作业人手急剧紧张 很多单位抽不出相对 专职的档案管理员参与档案管理工作 连兼职也是 用不到一半的精力在参与档案管理工作 一个单位 每年所产生的档案资料是可想而知的 而仅仅依靠 个别的专 兼职的档案管理员是远远不能处理所要 应对的实际问题 仅档案整理一项 就可能使得很 多的专 兼职档案管理员被绑住手脚 无法再进行 其他工作 档案中介机构的出现 有效地解决了这 方面的难题 从档案基础整理到咨询全面提供服务 虽然为有偿 但比起由政府增加几个岗位的投入还是 打了很大的折扣 在能实现相应的档案管理目标 且 相应的投入符合单位要求时 主管领导慢慢也容易接 受 同样解决了其管理机构的薄弱环节 三 档案中介机构为档案事业开拓了一个新 的研究课题 档案行业具有较小的行业范围 虽然现阶段来 说 还有很多档案内容需要研究 但对于业内的研 究者来说 现在的研究是在原有的基础上进行突 破 创新 即是一直都在走纵向研究的线路 而档 案中介是一个新兴的行业 很多方面还不完善 还 是未知数 这里有更大的空间去发展 有更大的空 白为档案事业的研究者提供研究课题 从横向课题 上为广大的档案研究者提供一个平台 从高校的档 案学者到基层的档案行政管理部门 档案中介的产 生对其都有一定的冲击作用 学院派要研究成果 草根派要研究管理 为档案事业的横向发展提供机 遇 所以档案中介机构的产生为档案业内创造了一 个很广泛的横向研究的课题 四 为档案行业在社会市场竞争中开辟了一 条新的道路 中介机构作为自负盈亏的自主企业构架 是作 为市场竞争的一份子参与进来 有竞争才有淘汰 有淘汰才有创新 有创新才有进步 有进步才有发 展 有发展才能体现价值 档案中介机构将 档案 这一词语也带入到市场经济的大环境中接受市场 的检验 虽然在新时代的社会环境洗礼下 档案多 多少少的也入了一些人的 耳目 但在市场环境中 还处于弱势群体 还未被完全接收 档案中介机构 也是顶着市场环境中各方面的压力在匍匐前进 终 于还是有了一丝的曙光 档案业也在市场环境中占 据了一席之地 但地盘的大小 实力的强弱 还有待进 一步经过市场经济的优胜劣汰法则的洗礼 档案中介 机构给出了一个将档案带入市场经济的通行证 五 为档案的社会意识起到了推动作用 档案中介机构的出现 既说明了档案行政单位 对档案管理内容的加强 也反映了基层档案工作者 在档案管理方面的意识 管理能力的薄弱环节 档 案行政管理部门想要加强区域内的档案管理 却苦 于人力 精力的有限以及对基层档案管理者所产生 的直接影响不够力度 政府职能的转变更是展现出 了管理难度 档案中介机构的出现 在推广基层中 档案管理意识的同时 也提高档案管理者的基础业 务能力 监督指导等业务水平 久而久之 在整个区 域内形成一个广泛的网络体系 链接起档案行政管 理部门 各基层管理单位 在有效的链接内 是整个 区域内 小社会 的档案意识及基础业务能力的资 源共享 从而整个社会区域内的档案管理意识及能 力都将得到提升 档案管理中介机构是一个自负盈亏的服务型 组织机构 在得到档案行政管理部门的认可条件 下 具备相应的专业技术能力 对业务的驾驭能力 能在相当的区域内为减轻档案行政管理部门的业 务压力提供了强有力的帮助 对基层的档案管理意 识及业务能力也可起到一定的推动作用 对档案行 政管理部门来说 在减轻人力等的投入即是减轻了经 济负担 对基层档案管理单位而言 虽然要付出一定 的服务费用 但这与直接由政府投入的人力 财力相 对来说是少之又少 在专业方面 档案中介机构的出 现推动了相对区域内的档案管理意识及管理能力 使 相对区域内的档案管理水平有了显著的提高 为档 案管理规范化的推广起到相当大的作用 档案中介机构的诞生及可持续发展是在政府 行政职能的剥离 市场需求的前提下产生