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总账培训讲义总账培训讲义 文档编号 文档编号 GKZF SS M PXJY V2 0 001 方正集团方正集团 方正春元科技发展有限公司方正春元科技发展有限公司 第 2 页 共 48 页 目 录 1 系统概况系统概况 5 1 1业务框架 5 1 2业务范围 5 1 3系统特点 6 2 系统安装部署系统安装部署 6 2 1程序安装部署 6 2 1 1安装账务程序 6 2 1 2配置数据库连接 6 3 系统功能介绍系统功能介绍 7 3 1初始化设置 7 3 1 1建账 7 3 1 1 1建立业务年度 8 3 1 1 2建立用户 8 3 1 1 3建立角色 9 3 1 1 4建立账套 9 3 1 1 5用户角色账套授权 10 3 1 1 6基础数据维护 10 3 1 1 7银行账户维护 11 3 1 1 8账套级次设置 11 3 1 2账套初始化 12 3 1 2 1初始化设置向导 12 3 1 2 1 1账套结构 12 3 1 2 1 2凭证类别 13 3 1 2 1 3会计科目 13 3 1 2 1 4账套参数 13 3 1 2 1 5业务单据 14 3 1 2 1 6拨款单设置 14 3 1 2 1 7收入单设置 14 3 1 2 1 8统筹设置 15 3 1 2 2期初数录入 15 3 1 2 3初始化确认 16 第 3 页 共 48 页 3 2拨款单管理 16 3 2 1拨款单录入 16 3 2 2拨款单审核 18 3 2 3拨款单打印 18 3 2 4拨款单打印设置 19 3 3收入单管理 20 3 3 1收入单录 导 入 20 3 3 1 1收入单录入 20 3 3 1 2收入单导入 20 3 3 1 2 1导入接口设置 20 3 3 1 2 2账套参数设置 21 3 3 1 2 3编码对照设置 22 3 3 24 收入日报表的导入 22 3 3 3收入单审核 23 3 4业务单据管理 23 3 4 1业务单据维护 23 3 4 2业务单据过账 25 3 5凭证管理 25 3 5 1凭证录入 25 3 5 2凭证审核 26 3 5 3凭证记账 27 3 5 4其他凭证处理 27 3 5 4 1凭证修改 27 3 5 4 2凭证打印 28 3 5 4 3凭证调号 30 3 5 4 4凭证冲销 30 3 5 5统筹业务 31 3 5 5 1设置统筹比例 31 3 5 5 2生成统筹凭证 31 3 5 5 3查询单位收支余月报 32 3 6账簿报表输出 32 3 6 1账簿查询 32 3 6 1 1总账 32 3 6 1 2三栏明细账 33 第 4 页 共 48 页 3 6 1 3多栏明细账 33 3 6 1 4账务统计表 34 3 6 1 5对账单 34 3 6 2报表管理 35 3 6 2 1资产负债表 35 3 7期末处理 35 3 7 1月末处理 35 3 7 1 1月结 35 3 7 1 2反月结 36 3 7 2年末处理 36 3 7 2 1自动转账 36 3 7 2 2建下年账 37 3 7 2 3年结 37 3 7 2 4反年结 38 4 系统维护管理系统维护管理 38 4 1常用技巧 38 4 1 1事务提醒的使用 38 4 1 2快捷方式的创建与使用 39 4 2常用工具介绍 39 4 2 1报表工具介绍 39 第 5 页 共 48 页 1 系统概况系统概况 1 1 业务框架业务框架 1 2 业务范围业务范围 总预算会计清算回单业务 总预算会计实拨业务 总预算会计非税收入业务 总预算会计往来实拨业务 总预算会计收入日报表业务 总预算会计资金调拨业务 账账务务初初始始化化 凭凭证证录录入入 导导入入凭凭证证 凭凭证证审审核核 凭凭证证记记账账 总总账账明明细细账账 账账套套设设置置 会会计计报报表表 月月末末结结账账 年年末末结结账账 授授权权支支付付日日报报 国国库库集集中中支支付付 系系统统 非非税税收收入入系系统统 转转 下下 月月 转转 下下 年年 非非税税收收入入日日报报 税税收收日日报报 其其他他 直直接接支支付付划划款款回回单单 拨拨款款单单凭凭证证 总总账账系系统统业业务务构构架架 过过账账接接口口 第 6 页 共 48 页 1 3 系统特点系统特点 根据收支业务系统业务数据自动生成记账凭证 避免手工录入凭证的繁琐性 和降低出错的概率 以可定义要素的方式提供平行的辅助核算功能 满足各地不同的管理需求 提供强大的账簿查询统计功能 满足多样化的查询需求 灵活开放的对外接口 可轻松的接收外部系统数据 可以直接按照新的收支分类科目核算总预算会计业务 减少收支科目改革的 难度 2 系统安装部署系统安装部署 总账管理系统是在 Windows 平台开发的 全部软件采用 Delphi 开发 采用 Client Server 方式和数据库连接 目前支持的数据库是 oracle 数据库 系统的部 署实施过程如下 2 1 数据库安装部署数据库安装部署 2 1 1 数据库数据库 Oracle 软件安装软件安装 如果使用 Oracle92 直接安装 Oracle92 数据库软件 2 1 2 建立数据库表空间建立数据库表空间 首先进入 Oracle 数据库的企业管理控制台 Enterprise Manager Console 第 7 页 共 48 页 进入后选择需要操作的数据库用鼠标点击数据库前的加号 打开数据库 会 弹出数据库连接信息窗口 填写用户名 密码 并选择连接身份后 点击确定进入数据库 选择 存储 接着选择 表空间 点击加号打开 右键表空间 点击创建 如下图所示 第 8 页 共 48 页 系统弹出创建表空间窗口 填写表空间名称 MOF 大小 一般为 1G 之后双击大小格 弹出窗口 第 9 页 共 48 页 选择 存储 标签 点中 数据文件已满后自动扩展 前对勾 选择增量单位为 MB 填写每次 表空间自动增量值 20MB 点击确定完成创建数据文件 并点击创建表空间窗口 的创建 将表空间创建完成 新创建的表空间 MOF 显示在表空间下 2 1 3 创建用户创建用户 进入 Oracle 企业管理控制台 进入数据库 选择 安全性 接着选择 用 户 点击加号打开 右键用户 点击创建 如下图所示 第 10 页 共 48 页 系统弹出创建用户窗口 输入用户名称 cyunion 输入并确认口令 一般设置为与用户名称一致 选 择表空间默认值为 MOF 选择上方 角色 标签 第 11 页 共 48 页 选择上方列表中 DBA 角色 选中后点击向下箭头 将 DBA 角色授予此用户 最终点击创建 完成用户创建 2 1 4 导入账务数据库导入账务数据库 运行 cmd 程序 点击确定 弹出命令提示符窗口 输入命令 imp cyunion cyunion sid file D model dmp full y log log txt 其中 cyunion cyunion 为数据库账务用户名和密码 后的 sid 为数据库服务 名 请根据各地实际情况填写 file 后填写模版数据库的地址 log log txt 为日 志文件 将保存在此命令行前显示的路径中 本例为 C C 盘根目录 之后回车 即可成功将 model dmp 导入到 cyunion 中 注意 不同的注意 不同的 Oracle 版本所采用的模板库不同 地市与县区采用的各自的模版本所采用的模板库不同 地市与县区采用的各自的模 板库 因此要正确选择自己需要导入的模板库 板库 因此要正确选择自己需要导入的模板库 第 12 页 共 48 页 2 2 程序安装部署程序安装部署 2 2 1 安装账务程序安装账务程序 运行总账安装程序 按照系统提示点击 下一步 直到完成为止 安装完成后 将光盘中 拨款单样式 目录中的文件拷贝到安装目录下的 report 目录下 覆盖原文件即可 默认路径为 C Program Files 方正春元 账务 Report 2 2 2 配置数据库连接配置数据库连接 安装完成后 运行 数据库配置 选中 默认连接 点击 修改 根 据实际情况按照图示步骤填写数据库参数信息 测试 确定即可 数据库名称 即数据库的实例名 sid 服务器地址 服务器的 ip 地址 用户名 cyunion 即我们刚才建立的用户名称 密码 cyunion 即我们刚才建立用户时设置的密码 第 13 页 共 48 页 3 系统功能介绍系统功能介绍 3 1 初始化设置初始化设置 3 1 1 建账建账 3 1 1 1建立业务年度建立业务年度 以 admin2 用户进入系统 在 业务年度管理 中如图示步骤建立新的业务 年度 并进行初始化 第 14 页 共 48 页 3 1 1 2建立用户建立用户 以 admin2 用户进入系统 在 用户与授权管理 中如图示步骤建立新用户 3 1 1 3建立角色建立角色 以 admin2 用户进入系统 在 角色管理 中如图示步骤建立新的角色并对 角色对应的菜单进行授权 第 15 页 共 48 页 3 1 1 4建立账套建立账套 以 admin2 用户进入系统 在 建账 中如图示步骤建立新的账套 3 1 1 5用户角色账套授权用户角色账套授权 以 admin2 用户进入系统 在 用户与授权管理 中如图示步骤进行用户与 角色和账套的授权 第 16 页 共 48 页 3 1 1 6基础数据维护基础数据维护 以 admin2 用户进入系统 在 基础数据维护 中如图示步骤进行预算单位 业务处室 代理银行 清算银行 收入银行等基础信息的维护 注注 1 预算单位编码要做好全盘规划 将所有预算单位 非预算单位 拨款企业 预算单位编码要做好全盘规划 将所有预算单位 非预算单位 拨款企业 暂存暂付单位等各种单位都可以按照不同的编码段进行规划区分 暂存暂付单位等各种单位都可以按照不同的编码段进行规划区分 3 1 1 7银行账户维护银行账户维护 以 admin2 用户进入系统 在 银行账户管理 中如图示步骤进行国库清算 账户 国库实拨账户 预算单位实拨账户 收入账户的维护 第 17 页 共 48 页 3 1 1 8账套级次设置账套级次设置 以 admin2 用户进入系统 在 级次控制 中如图示步骤修改级次设置 第 18 页 共 48 页 3 1 2 账套初始化账套初始化 3 1 2 1初始化设置向导初始化设置向导 3 1 2 1 1账套结构账套结构 以业务用户进入系统 在 账套设置 中点击 初始化设置向导 如图示步 骤逐步进行账套的初始化设置 首先是账套结构 第 19 页 共 48 页 3 1 2 1 2凭证类别凭证类别 进行凭证类别的设置 3 1 2 1 3会计科目会计科目 进行会计科目的维护和辅助核算的定义 3 1 2 1 4账套参数账套参数 进行常用账套参数的定义 第 20 页 共 48 页 3 1 2 1 5业务单据业务单据 进行各业务单据自动过账规则的设置 3 1 2 1 6拨款单设置拨款单设置 进行拨款单使用的相关设置 也可以跳过以后再设置 3 1 2 1 7收入单设置收入单设置 进行收入单使用的相关设置 也可以跳过以后再设置 不使用可以不设置 第 21 页 共 48 页 3 1 2 1 8统筹设置统筹设置 进行统筹使用的相关设置 可以跳过以后再设置 不使用可以不设置 3 1 2 2期初数录入期初数录入 以业务用户进入系统 在 账套设置 中点击 期初数录入 如图示步骤进 行各科目期初数的录入 第 22 页 共 48 页 3 1 2 3初始化确认初始化确认 以业务用户进入系统 在 账套设置 中点击 初始化确认 即可完成账套 初始化的确认 如果还有差错需要修改时 可以通过 初始化反确认 完成 3 2 拨款单管理拨款单管理 3 2 1 拨款单录入拨款单录入 以业务用户进入系统 在 拨款单管理 中点击 与下级往来拨款单 或 单位拨款单 如图示步骤进行拨款单的录入 录入完成的拨款单在未审核之前可以通过 拨款单修改 和 拨款单作废 功能进行修改和作废 第 23 页 共 48 页 拨款单录入界面的内容可以进行设置 方法为 点击上方 放弃 按钮 点击上方设置按钮 进入内容设置界面 在要素配置菜单下 选择左侧可配置的要素 通过中间左右箭头将需要显示 在拨款单上的显示要素设置到右侧已选择的配置要素 则可以设置拨款单需要录 入的内容 其中资金性质是必须的 第 24 页 共 48 页 3 2 2 拨款单审核拨款单审核 以业务用户进入系统 在 拨款单管理 中点击 拨款单审核 如图示步骤 进行拨款单的审核 拨款单审核完成后就可以进行拨款单的打印和自动过账 审核过的拨款单可 以通过 拨款单销审 撤销审核 3 2 3 拨款单打印拨款单打印 以业务用户进入系统 在 拨款单管理 中点击 拨款单打印 如图示步骤 进行拨款单的打印 拨款单打印时可以选择需要打印的拨款单样式 第 25 页 共 48 页 3 2 4 拨款单打印设置拨款单打印设置 在拨款单打印界面点击预览按钮 进入拨款单设置界面 点击上方修改报表按钮 进入报表修改界面 在此界面 我们需要掌握的是如何进行页面大小设置 如何将相关要素信息 进行挪动 即用鼠标点中相关要素格子 直接进行拖动即可 进行保存后退出到打印界面进行打印测试 再根据套打出来的表报进行相应 要素打印位置的微调即可 第 26 页 共 48 页 3 3 收入单管理收入单管理 3 3 1 收入单录 导 入收入单录 导 入 3 3 1 1收入单录入收入单录入 以业务用户进入系统 在 收入单管理 中点击 非税收入单录入 或 税 收收入单录入 如图示步骤进行收入单的录入 录入完成的收入单在未审核之前可以通过 收入单修改 和 收入单作废 功能进行修改和作废 3 3 1 2收入单导入收入单导入 3 3 1 2 1 导入接口设置导入接口设置 在 账套设置 的 通用接口设置 中设置导入收入文件格式 第 27 页 共 48 页 3 3 1 2 2 账套参数设置账套参数设置 在 账套设置 的 账套设置 菜单中 在 税收设置 标签栏的 税收正 常数据导入接口设置名称 中选择 收入接口 并确定 第 28 页 共 48 页 3 3 1 2 3 编码对照设置编码对照设置 在 收入单管理 菜单下的 税收收入单录入 界面中 点击 放弃 按钮 放弃当前收入日报表的录入 再点击 设置 按钮 弹出配置对话框 选择 设置 页签 在导入时启用编码对照的选择框中打勾 并将外部系统选择为 202 税收收 入 最后点击 确定 按钮保存所有配置信息 3 3 2 4 收入日报表的导入 收入日报表的导入 点击 收入单管理 菜单下的 税收收入单录入 菜单项 进入税收收入 单录入界面 点击 导入 按钮 系统弹出选择导入文件对话框 打开导入文件 后 在界面录入收入单的收款账户 资金性质 备注等信息后 点击 保存 按 钮 弹出提示对话框 如图所示 保存成功后 可以进行收入单的审核 第 29 页 共 48 页 3 3 3 收入单审核收入单审核 以业务用户进入系统 在 收入单管理 中点击 收入单审核 如图示步骤 进行收入单的审核 收入单审核完成后就可以进行收入单的自动过账 审核过的 收入单可以通过 收入单销审 撤销审核 3 4 业务单据管理业务单据管理 3 4 1 业务单据维护业务单据维护 进入账务系统 点击机制凭证下业务单据维护按钮进入业务单据管理 选择 相应业务单据 点击修改按钮 第 30 页 共 48 页 进入业务单据修改界面 通过点击下一步进入相应修改步骤 业务单 业务 明细 级次设置一般不用进行修改 点击下一步进入科目对照 点击增加科目 增加一条自动过账的科目对照 其中包括借方科目 贷方科 目 借方摘要 贷方摘要以及金额是否取反 然后点击增加对照 对照是指针对上面我们添加的那条自动过账的科目对照 应该遵从如何的过滤条件来完成过账 即符合何种情况的数据需要通过此种科目 分录进行记账 增加一条新的对照之后 可以选择需要增加的过账条件 条件增加的越多过 滤的条件越严格 如调整类型 支付方式等 然后点击下一步进入过账设置 这里主要关心分组条件和摘要字段的设置 其他一般不用修改 分组条件有按业务单号分组和按业务日期分组两种选择 摘要字段的管理是指在会计凭证中的凭证摘要需要显示业务数据中的哪些信 息 如上图所示 凭证摘要就会显示支付日期和支付凭证号的信息 在这里 借 方摘要和贷方摘要都可以进行设置 在 2 位置 第 31 页 共 48 页 3 4 2 业务单据过账业务单据过账 以业务用户进入系统 在 机制凭证 中选择业务单据如图示步骤进行业务 单据的过账 在过账前可以对拨款日期 附件张数 借贷方摘要 借贷科目等进行调整 过账完成后就生成了相应的会计凭证 3 5 凭证管理凭证管理 3 5 1 凭证录入凭证录入 以业务用户进入系统 在 凭证管理 中点击 凭证录入 如图示步骤进行 凭证的录入 录入完成的凭证在未审核前可以通过 凭证修改 凭证删除 进 行修改和删除 第 32 页 共 48 页 3 5 2 凭证审核凭证审核 以业务用户进入系统 在 凭证管理 中点击 凭证审核 如图示步骤进行 凭证的审核 经过审核凭证可以通过 销审 撤销凭证审核 第 33 页 共 48 页 3 5 3 凭证记账凭证记账 以业务用户进入系统 在 凭证管理 中点击 凭证记账 如图示步骤将已 经审核的凭证进行登账 已经登账的凭证可以通过 凭证反记账 撤销凭证登账 3 5 4 其他凭证处理其他凭证处理 3 5 4 1凭证修改凭证修改 以业务用户进入系统 在 凭证管理 中点击 凭证修改 如图示步骤可以 修改处于制单状态的凭证 第 34 页 共 48 页 3 5 4 2凭证打印凭证打印 以业务用户进入系统 在 凭证管理 中点击 凭证打印 如图示步骤可以 完成凭证的打印 凭证打印格式可以自行设置 点击上方按钮设置右侧的下拉箭头有格式设置和页面设置进行选择 1 格式设置 点击格式设置进入格式设置窗口 第 35 页 共 48 页 1 处为字体设置 下拉菜单中包括主标题 副标题 列标题 分录以及表尾 选中之后点击右侧调色盘按钮即可进行设置 2 3 处为行高列宽设置 可在下拉菜单中选择相应要素 直接修改数值即可 4 处为会计科目名称显示方式 提供四种方式可供选择 5 处为需要显示在会计凭证上相关辅助信息 可进行勾选并应用右侧上下箭 头进行排序以排列选中的辅助信息排列的顺序 同时在下方下拉菜单中可选择此 相关辅助信息显示在哪个显示栏中 可供选择的有会计科目 借方摘要 贷方摘 要或者全部摘要 6 处合并是指在会计科目和摘要相同的情况下是否合并相关会计分录和明细 7 处要素级次指我们在 5 处选择显示的辅助要素信息显示的级次为多少 下 方的显示要素编码前的勾选可选择是否显示辅助信息的编码 8 处为设置每页凭证所显示的分录数 以及是否补空行以及套打 9 处为设置金额显示方式 10 处为摘要设置 勾选上方选项则显示原始摘要 勾选下方选项则显示手工 录入的摘要信息 11 处可用导入导出来保存设置好的凭证格式 默认设置按钮为恢复程序默认 初始格式设置 第 36 页 共 48 页 2 页面设置 点击页面设置进入页面设置界面 页面设置基本和一般的打印机页面设置相似 需要提到的是第三个页边距标 签下 左页边距的设置应该考虑大一些 因为要考虑到最后会计凭证的装订问题 具体数值根据各地具体情况而定 一般来讲 会计凭证打印在白纸上即可 比如打印在一般来讲 会计凭证打印在白纸上即可 比如打印在 A4 纸的一半 或者自纸的一半 或者自 己自定义一些纸张也可以 可根据具体情况而定 己自定义一些纸张也可以 可根据具体情况而定 3 5 4 3凭证调号凭证调号 以业务用户进入系统 在 凭证管理 中点击 凭证调号 如图示步骤可以 实现凭证编号的调整 第 37 页 共 48 页 3 5 4 4凭证冲销凭证冲销 以业务用户进入系统 在 凭证管理 中点击 凭证冲销 如图示步骤可以 实现对已登账的凭证进行冲销 3 5 5 统筹业务统筹业务 3 5 5 1设置统筹比例设置统筹比例 以业务用户进入系统 在 统筹 中点击 统筹比例 如图示步骤设置统筹 比例 第 38 页 共 48 页 3 5 5 2生成统筹凭证生成统筹凭证 以业务用户进入系统 在 统筹 中点击 统筹凭证 如图示步骤生成统筹 凭证 3 5 5 3查询单位收支余月报查询单位收支余月报 以业务用户进入系统 在 统筹 中点击 单位收支余月报 如图所示 第 39 页 共 48 页 3 6 账簿报表输出账簿报表输出 3 6 1 账簿查询账簿查询 3 6 1 1总账总账 以业务用户进入系统 在 账簿管理 中点击 总账 如图所示 3 6 1 2三栏明细账三栏明细账 以业务用户进入系统 在 账簿管理 中点击 三栏明细账 如图所示 第 40 页 共 48 页 3 6 1 3多栏明细账多栏明细账 以业务用户进入系统 在 账簿管理 中点击 多栏明细账 如图所示 3