XXXXXXX有限公司行政人事管理制度.doc

XXXXXXXX有限公司优农【2014】第2号XXXXXXXX有限公司行政人事管理制度第一章 总则第一条为加强公司行政人事管理，使各项管理标准化、制度化、规范化，以提升企业形象，提高工作效率，特制定本制度。第二条 本条例所指行政人事管理包括：办公区域管理、公文管理、档案管理、印章管理、会议管理、保密制度、办公用品管理、聘用、离职、考勤管理、培训管理、后勤保障管理、奖惩制度等。第三条 本条例适用于XXXXXXXX有限公司全体员工。第二章 办公区域管理第四条 办公室人员纪律1.办公室人员应保持仪容、仪表整洁，按规定穿戴服装。2.文明礼貌待人，不大声喧哗。3.保持个人办公桌台面及卫生区域干净、整洁。4.按8S要求做好日常清洁工作，不随地吐痰，丢垃圾。5.除工作需要外，办公室人员请不要利用公司电脑上网及浏览与工作无关的网页。6.上班时间不要聚众闲聊以免影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，请在洽谈室或会议内进行。 7.公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向部门负责人请假）外，相关人员须准时参加。8.下班前，办公室人员需各自整理好工作桌面，处理好岗位卫生。最后离岗人员要关闭灯、空调、电脑、复印机、门窗等。9.上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务往来之外，请不要讲其他方言。第五条 打印复印管理1.行政人事部负责打、复印机的维护与保养，其他人员未经允许请不要随意使用。2.复印机发生故障应立即关机，行政人事部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可使用。3.行政人事部人员应保证复印纸张供应及碳粉补充，保证复印机处在正常工作状态。4.节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。5.各部门复印用纸由行政人事部统一申购，打、复印时应注意节约纸张。6.非本公司人员请不要私自使用本公司复印机。第六条 办公设施设备管理1.办公室设施/设备的日常管理由行政人事部负责。2.行政人事部与财务部对公司所有办公设施、设备建立台账，每半年做一次盘点。3.公司所有设施、设备上都须有小档案标贴。4.所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政人事部审核后方可执行。5.办公设施、设备一旦建立台账，部门负责人员有监管责任，未经批准严禁擅自调动。6.办公室布置已经确定，未经行政人事部负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。第三章公文管理第七条 凡外来公文文件，均由行政人事部认真查收签字。第八条 公文发文1.凡以公司名义制发的文件，一般文件由公司行政人事部签发，重要文件需请示公司总经理同意批准后，由有关部门负责拟稿签发。2.XXXXXXXX有限公司签发的文件底稿，由行政人事部进行登记，统一编号后打印、校对，盖章后发出。3.以部门名义发文，经部门负责人向上级领导申请批准后，由部门打印、校对，盖章后发出。4.发文要有记录，文件接收人需要在发文登记表签名。第四章档案管理第九条 归档范围1.文书、文件类：营业执照、注册文件、政府批文、法人代码证件；人事档案、考勤表，规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访纪录、上级来文、公司发文、工作计划、和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档等由行政人事部负责保管。2.财务类：各种会计凭证（单证、记账、汇总）、会计账簿（明细账、总账、固定资产账等）、会计报表等由财务部负责保管。3.策划类：可行性研究报告、发展策划报告等在项目完成前由对项目部负责保管，项目完成后统一移交给行政人事部。4.销售类：客户档案、销售资料等在项目完成后由销售部门统一保管。第十条 档案的销毁1.任何人非经允许无权随意销毁公司档案材料。2.若按规定需要销毁时，由部门主管领导审批在专人监督下销毁第五章 印章管理第十一条 公司各种印章（除财务印章外）均由行政管理部实行登记审批制，专人负责保管。第十二条 文件需用印时，需经部门负责人审批，经行政人事部核对后，连同经审核的文件文稿等交用印人用印，并填写 留行政人事部存档。第十三条 外出办事需带公章时，应由总经理签字批准，行政人事部备案后方可带出。并在规定期限内归还，否则，出现一切事故后果自负。第十四条 公司印章应严格保管，如有失职、差错、丢失或违章使用，一经发现需追查有关人员责任。第六章 会议管理第十五条 公司每周六下午为办公例会日，针对本周及下周工作进行总结与安排。会议由总经理主持，总经理因事不能主持的由总经理指派的人主持。第十六条 行政人事部负责例会会议纪要，根据会议内容的需要在限定时间完成纪要的整理工作，并交予总经理签字确认。第十七条 会议纪律1.与会人员不得中途退席，特殊情况经主持人同意方可离开。2.与会人员在会议期间，不得大声喧哗，不得来回走动。3.与会人员应坐姿端正，禁止交头接耳开小会。4.会议期间与会人员要认真听取会议内容并做好记录，要关闭手机（或将手机处于振动状态）；会议期间不会客。5.与会人员应保持会场整洁，不准随地吐痰，扔纸屑，会议结束后将座椅整理好。最后离开会场者负责关灯、锁门。第七章 保密制度第十八条 公司机密包括下列事项：1.公司尚未付诸实施的经营方向、经营规划、发展项目及经营决策。2.公司合同、协议、意向书及可行性报告、主要会议记录。3.公司的财务预算报告及各类财务报表、统计报表。4.公司各类技术资料及计算机内的所有资料。第十九条 因工作需要查看超出自身权限的文件或资料，必须得到行政人事部的批准。第二十条 对外交往与合作中，需要提供公司机密事项必须获得总经理批准。第二十一条 严禁和人交往中，泄露公司机密，严禁在公共场所讨论公司机密。第八章办公用品管理第二十二条 公司所需办公用品由行政人事部统一购置,各部门按实际需要领用。办公用品只能用于办公，任何人不得移作他用或私用。所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗。第二十三条 所有入库的办公用品，都必须一一填写台账，做好进出控管记录，建立基本库存标准。出库物品一定要由领取人签字，特殊用品需由其部门主管签字后方可办理出库。第二十四条 办公用品管理人员必须清楚掌握办公用品库存情况，单品小于基本库存时须进行申购。第9章 出差管理第二十五条 出差分为短期出差和长期出差。十天以下为短期出差，十天及十天以上为长期出差。第二十六条 员工因公出差，应事先填明出差申请表，经经理审核批准后出差，如因事情紧急而未及时填表，须事先由部门负责人口头报告经理，等返回公司后，应立即补办手续；具体操作如下：1.填写，注明预计出差时间、到达地点，报行政人事部办理相关报批事宜。2.出差人员可根据报批后的填写，按报批后，向财务部预支差旅费。3.出差人返回后七天内应按办理报销手续，并注明实际出差日期、起讫地点、工作内容、报销项目、金额等。第二十七条 差旅费开支范围主要包括交通费、住宿费、餐饮补助及其他费用。交通费、住宿费凭票报销，餐饮补助实行定额包干。第二十八条 出差人员按照标准，凭据报销差旅费。具体标准见下表： 交通工具 级别交通住宿餐饮补助其他费用总经理（含副总）实报240元/天60元/天凭票报销总监级实报160/天40元/天凭票报销部分主管级实报140/天40元/天凭票报销其他员工实报60/天40元/天凭票报销第二十九条 出差人员出差应选择相应的交通工具及便捷的食宿条件，提高办事效率。第三十条 随领导出差，可根据情况参照领导的住宿标准。第三十一条 特殊情况需超出标准，必须经相关领导同意，否则超额部分自行承担。第三十二条 外出参加会议或学习培训期间的食宿费用由会议主办方支付的，不报销食宿费用，只报在路途期间的交通费。第三十三条 因出差路途较远或出差任务紧急的，事前经总经理批准后方可选用高级交通工具（如飞机、轮船等）。凡事前未经批准自行改变交通工具而产生的费用，差旅部分由本人承担。第三十四条 人员出差期间，事先经总经理批准就近办理私事的，其绕道的交通费用由出差人自行承担，且期间不发餐饮补助。第三十五条 员工出差期间，因游览或非工作需要的参观而开支的一切费用，由个人自理。第十章聘 用第三十六条 各部门如因工作需要必须增加员工时，由部门主管向行政人事部提出书面申请，经总经理核准后，然后由行政人事部负责办理招聘事宜。任何部门无权聘用员工及临时工作人员,凡未经请示用人者,一经发现立即辞退并追究部门领导责任。第三十七条 公司聘用人员在面试通过后，除特殊情形核准免予试用外，应一律先经试用，员工试用期以3个月为限。第三十八条 试用人员报到时，应向行政人事部送交以下证件：1.毕业证书、学位证书原件及复印件。2.技术职务任职资格证书原件及复印件。3.身份证原件及复印件。4.其它必要的证件。第三十九条 新员工试用期结束后，由本人提出申请，填写“员工转正申请表”，部门主管审核并签署意见后交行政人事部，待评定后，报总经理批准并签署意见。在转正评定中不合格员工，将延长试用期或被劝辞职。第十一章离 职第四十条 离职包括辞职、辞退、内部调动三种。第四十一条 辞职员工提出辞职，需提前15天向部门主管提出书面申请，待接交工作认可后，方可办理离职手续。部门主管级提出辞职应提前30天提出书面申请。未按规定提前申请的员工不予办理离职手续。第四十二条 辞退经部门主管考核，认为确实无法胜任本岗位者，由部门主管向行政人事部提出 “辞退报告”，行政人事部审核后根据实际情况决定调任其它部门或办理辞退手续。第四十三条 内部调动员工因工作需要，发生升迁、平调或降职而离开岗位者，在接到行政人事部下发的员工薪资/职位变动表时，认真办理交接工作，特殊岗位，如：财务，仓库保管员、技术服务中心岗位等需有监交人。待一切工作办理结束后，方可离职。第四十四条 所有离职人员，薪资发放均按公司实际发薪日结算；因内部调动而发生工资变化的员工，新工资标准将按员工薪资/职位变动表的起薪日计算；未按公司规定自动离职人员，公司将不予计发当月工资。第十二章 考勤管理第四十五条 公司实行每周6天工作制，工作时间：上午8:30-12:00，下午14:00-17:30。以后如有调整，以新公布的工作时间为准。第四十六条 公司由专人负责考勤。工作时间开始十五分钟以后到岗者，计为迟到。提前十五分钟下班者按早退处理。无故提前三十分钟（含三十分钟）以上下班者按旷工半日处理。第四十七条 员工无故旷工者，按每旷工一天扣两天工资，从当月工资中扣除。月连续旷工三天或累计旷工七天者，按自动离职处理。第四十八条 加班因业务需要，员工在正常工作时间以外或节假日期间加班，公司根据公司情况支付加班工资或给予补假，加班以半天起算。第四十九条 员工如需加班，应如实填写加班申请表，经部门主管批准后，方可按有关制度执行。第十三章 请假制度第五十条 员工因事请假者，须填写书面请假条，请假在三天以内者（含三天）由部门主管批准；行政人事部审核、备案。请假三天以上者经部门主管签字同意后，部门总监审批报行政人事部备案。各部门负责人请假，须持书面请假条，总经理批准。第五十一条 事假员工有事不能正常出勤的，需请事假，完成审批程序后方可休假。未办理请假手续擅自离岗者，按旷工处理。第五十二条 病假员工休病假应提前申请。如因情况紧急或突发情况而无法提前请假，应在休假当天通过电话向部门主管请假，并在上班后第一天完成补假审批手续。否则按旷工处理。第五十三条 婚假符合法定结婚年龄并取得结婚证的员工，可享受婚假十天（含三天的公休假），婚假需提前一周提出申请，由主管经理批准后交办公室备案。婚假必须一次性连续休完，不得累计，休假期间按基本工资计算工资。第五十四条 丧假凡我公司正式员工，其直系亲属（父母、配偶、子女、岳父母或公婆）丧亡，可休丧假六天，（含三天公休假）休假期间按基本工资计算工资。申请丧假最迟应于休假当天提出申请。若是外地的员工涉及路程的。路程假另给，但路费自理。第五十六条 产假凡在公司连续工作满12个月（自转正之日起）的正式女员工，持医院证明书可申请有薪产假90天（含休息日和法定节假日）。男员工护理假7天（限在女方产假期间，含休息日和法定节假日）。第五十四条 其它法定假日的休假，公司将根据国家规定，结合公司生产实际情况予以安排。第14章 薪 酬第15章 考 核第16章 奖惩制度第条 本公司员工的奖励分为下列四种：1.嘉奖：每次加发当月三天基本工资，同当月工资一并发放。2.记功：每次加发当月十天基本工资，同当月工资一并发放。3.记大功：每次加发一个月基本工资，同当月工资一并发入。4.奖金：一次性给予一定数额的奖金。第条 有下列事迹者，得予嘉奖：1.连续六个月绩效考核为优的员工。2.连续三个月未休假者。第条 有下列事迹者，得予记功：1.对于工作流程、维修技术或管理制度，提出具体建议方案，经采行确具成效者。2.年终考核中节约费用开支成绩显著的部门或个人。3.遇有事故或灾变，勇于负责，并措置得宜，免于损失，或减少损失者。4.发现有损害公司利益举报而被查实者。5.遇有意外事件或灾变，奋不顾身，极力抢救因而减少重大损失者。第条 有下列事迹之一者，行记大功或颁发奖金：1.年终考核十二个月绩效考核均为优秀者。2.对公司经营和技术改造有重大贡献，经考核确使公司成本降低，利润增加者。3.年终考核，被评为优秀的部门。4.一年内记功三次者。第条 员工处罚分下列五种：1.警告：减发当月三天基本工资，从当月工资中扣除。2.记过：减发当月十天基本工资，从当月工资中扣除。3.记大过：减发当月全部工资。4.开除：予以解雇。5.追究刑事责任。第条 有下列情况之一经查证属实者或有具体事证者，处以警告：1.在工作时间谈天、嬉戏、阅读与工作无关的书报杂志或从事规定以外的工作者。2.在工作时间内擅自离岗者。3.因过失导致发生工作错误情节轻微者。4.妨害现场工作秩序或违反安全卫生规定者。5.浪费公物，情节轻微者。6.出入公司不遵守规定或携带物品出入公司而拒绝保安或管制人员查询检查者。第条 有下列情况之一经查证属实者或有具体事证者，予以记过：1因疏忽或工作马虎致机器设备或物品材料遭受损害或伤及他人者。2.如因巡检、维护不及时等引发的一切事故者。3.在工作场所喧哗、嬉戏、吵闹妨害他人工作者。4.投机取巧隐瞒蒙蔽谋取非法利益者。第条 有下列情况之一经查证属实者或有具体事证者，得予记大过：1.泄漏生产或公司机密者。2.遗失经管的重要文件、机件、物件或工具者。3.擅自改变工作规程致使公司受重大损失者。4.拒绝听从主管人员合理指挥监督，经劝导仍不听从者。5.一个月内累计旷工达三日者。第条 有下列情况之一经查证属实者或有具体事证者，得予解雇除名：1.工作服务态度恶劣，损害公司利益或客户利益者。2.故意损坏公司机器、工具、原料或故意泄漏公司技术、经营机密，导致公司蒙受损害者。3.无正当理由，一个月累计旷工达三日者或年度内无故旷工积满七日者。4.在工作中酗