公司费用审批权限和报销流程.doc

公司费用审批权限与报销制度 （编号：制060405号）为了规范公司的费用申请与使用程序，特制定相关人员的费用审批权限及费用的报销流程，请各相关人员遵照执行。 一、费用审批权限各场负责人：单笔费用1000元以内的，由各场负责人审批生效。公司副总：单笔费用在1000至3000元的，各场总务（仓管）报场负责人后向总部行政办公室申请。办公室主任审核后报公司副总审批生效。由行政部负责购买并配送至各分场，或授权分场自行购买。总部产生费用500元以下由办公室主任审批，500元至3000元由副总审批生效。公司总经理：分场单笔费用3000元以上，各场总务（仓管）报货场负责人后向总部行政办公室申请。办公室主任审核后报总经理审批生效。由行政部负责购买并配送至各分场。总部费用3000元以上同样由总经理审批生效。应酬金额权限：各货场/总部每月的应酬总费用控制在2000元以内。在控制金额内由货场经理自行计划支配。若总金额超过2000元则需事先报总经理同意方可支出。购买物品借款流程申请购买物品一次性借款。分场因采购物品需要借款，1000元以内的填好借款单后交分场经理签批；超过1000元的借款单经分场经理同意签名，和已审批的购买申请单一起向财务借款。长期备用金的借款。分场总务、买菜员工或其它员工可根据其工作需要，申请一定金额备用金。1000元以内备用金的申请程序为：申请人申请，分场经理同意后，分场财务支付；1000元至3000元由公司副总审批；超过3000元由总经理审批。备注：*私人借款，指借款用于员工个人需要而非公司需要。分场员工借款1000元以下由分场经理审批。1000至3000元借款由公司副总审批；超过3000元由总经理审批。借款单上应注明还款日期。*公司所有员工离职时，财务部应核查该员工有无借款。若有借款，应结清借款后才能结算工资。 二、费用报销流程报销金额1000元以内，报销人员填好报销单（附购买发票或收据）交分场经理签名后上交财务。报销金额1000至3000元，报销人员填好报销单（附已审批的购买申请报告，购买发票或收据），交财务部报销；副总定期到分场审核报销单。最后，财务部定期把所有的报销单集中交总经理审批。注意事项：*报销单需有经手人与证明人签名，证明人范围包括仓管员、生产主管、保安主管、以及经理级以上（含）的管理人员。证明人的作用在于证明该费用所购货物已进场或该笔费用确已支出，不对费用合理性负责。*费用支出或借款3000元以上的在可能时应由经手人提前一天通知财务。*应酬的费用报销应注明具体用途。三、物料消耗品集中采购流程为了节约人力成本与采购成本，对于可预估物料消耗品采用集中购买方式。1，行政办公室根据公司各货场所需的物品确定供应商，尽量寻找出价格合适的供应商直接送货。列出供应商一览表提供给各货场，包括供应商名、地址、联系电话、供应商品。2，同时，总部行政办公室列出固定物品的申购清单，申购清单内容包括供应商号、物品名称、规格、价格、库存、月用量、申购量。对于有特殊要求的生产工具可在备注中注明要求。3，总部与分场在每月底25日向总部行政办公室集中申购固定的物料消耗品（以月为单位申请）。总部行政部审核后，确认各部门、分场所需的用品数量。有供应商送货的可由分场按审核后的数量直接向供应商订货。没有供应商送货的由行政部在月底前集中购买后