Toodledo与checkvist整合.doc

Toodledo与checkvist整合最近Toodledo推出了一个期待已久的新功能任务模板模板功能是通过复制已有任务来完成的。操作过程很简单：你把鼠标悬浮在原来的check框上，不要点击，过2秒钟左右，会出现一个对话框，如下图。点击“clone this task”，就可以复制任务了。这不仅对于一般任务有效，而且对于有substask的任务也有效，点击之后，所有的任务信息（包括子任务的信息）都原封不动地复制一份。这个功能也使得subtask的功能更吸引人。如果你有一些任务需要多个步骤，而且这些任务经常发生，但是每次的具体内容都不一样，那么设置模板的功能就非常有用。你可以将所有的模板放在一个新的folder下面，比如“模板”或者template,或者加上tag，这样方便管理。由于现在我的系统还没有复杂到要设置任务模板的程度，所以还没有什么实践经验。checkvist-在线outliner与任务列表管理最近在逛Toodledo的论坛的时候，有人提到checkvist这个工具，跑过去一看，真的挺好用的。主要的特点有2个：1、支持无限层级可以直接通过enter与tab编辑层级的位置，支持复制粘贴。与通常文本编辑器中的list不同，这个无限的层级可以折叠。2、支持快捷键checkvist的特点就是几乎可以不用鼠标，全部的操作都有丰富的快捷键支持。对于我这样一直对键盘有所偏好的人来说，很实用。基本的快捷键如下：EnterNew taskShift+EnterSubtaskSpaceplete/reopenShift+SpaceInvalidateF2/eeEdit taskDelDelete taskCtrl+ZUndonnView/add notesllGo to another listPressShiftto drag and drop tasksCtrl+Up/DownMove task up/downTab/Shift+TabChange nesting levelCtrl+DDuplicate selectedCtrl+CCopy selectionCtrl+XCut selectionCtrl+VPaste belowoutliner无限层级加上方便的快捷键，使得checkvist使用起来就和mind manager差不多，只不过是list的形式，不是脑图的形式。不过总体的体验很好。相对来说，作为一个outliner工具，我觉得checkvist非常方便。其实我们在构思的时候，大多数情况下也就是需要一个outliner。比如制作PPT，写文章，都是先把逻辑构思清楚，然后才具体操作的。其实这种把任务模块化、分阶段化是可以提高我们的效率的，就如专业分工一样，只不过是自己和自己分工，在不同的时间段进行分工。其中利用快捷键方便地上移、下移、左移、右移列表中的项目，这点是其他在线列表工具中很少见的。checkvist也支持共享，可以几个人共同编辑列表，所以这样可以促进团队的写作效率。值得一提的是，checkvist是免费的，共享功能也是免费的。这里与忙吧进行一下比较。忙吧主要也是一个列表共享工具，但是我的使用感觉是其编辑的体验没有checkvist快捷、方便。相对来说，忙吧Ajax的响应时间比较长。任务管理作为任务管理，checkvist有其优势，就是无限层级。但是对我个人而言，没有重复任务设置，决定了我几乎不会用来做任务管理。另外，checkvist还没有支持due date这样的日期设置。如果和Toodledo进行比较的话，checkvist比较侧重于project管理，可以通过建立一个个的list，来管理一个个project。而Toodledo的分类特性，可以根据goal、due date、folder、context、status等来对所有的任务进行分类，快速定位到你需要执行的任务。其他1、支持背景色和字体颜色设置，这可以极大地降低长列表的阅读疲劳2、支持导入导出，这点很关键。如果一个工具的开放性不够，别人就不放心自己的数据限定于某个工具中，可能就不会用这个工具了。也是这个原因，一些office工具都支持彼此的格式。结语checkvist更适合做一个outliner工具，尤其是团队写作的列表工具，真的是非常方便。但不太适合做任务管理。不过checkvist成立的时间也不长，也就是半年多的时间。一些特性还在增加和完善中，比如添加due date属性，比如和mind manager整合。另外，checkvist也开放了其，这使得checkvist具有发展的潜力。Toodledo与checkvist整合这几天试用checkvist之后，非常喜欢这个在线服务，主要原因是界面非常朴素，朴素地几乎什么额外的东西都没有，所以速度也很快。checkvist的好处就是可以非常方便自然地将任务细分。我也一直提到方便的力量，如果一个工具很方便，你就容易朝这个方向积累，虽然每天的积累很慢，但是长期的效果还是很不错的，就像复利。有了checkvist，你就自然地要划分子任务。这与Toodledo有很大的不同。Toodledo几乎是刻意防止你有过多的子任务，每个任务就像美国大片中的个人英雄。但是Toodledo有着其他在线to do list没有的功能，比如很灵活的重复任务设置，比如很多的属性（field）设置，使得任务可以多种方式进行组合和自定义。2个服务有互补的地方，现在觉得checkvist就是那拼图中残缺的一块，有整合使用的可能性。我使用Toodledo，主要是因为我的记性差，老忘事。我把toodledo作为我的提醒中心。以前，我把什么东西都往toodledo中塞，比如早期一个单词设置为一个任务，设置重复周期，但是这样任务列表就很混乱。后来就逐渐作为一个提醒工具，比如设置任务为“背单词”，然后用其他专门的工具来记忆单词。秉着这个思路，我把具体的内容从toodledo中剥离出来，逐步用其他服务来执行具体的操作，比如用buxfer记账，曾经用Gyminee（现在是dailyburn）记录锻炼记录，用google sites记录想法，用google Spreadsheet记录手机流量使用情况。我一度想过，能不能用toodledo来提醒到另外一个to do list服务上完成任务？不过这样做有几点不好：1、任务系统太混乱，有的任务保持在这个系统中，有的任务在那个系统中。有可能会遗漏。2、使用起来有些麻烦，尤其是在手机上面的时候，就比较麻烦，要开几个网页，这在手机上效率不太高。加上当时没有什么好的在线to do list可以解决方便地建立子任务，也就放弃了这个想法。自从发现checkvist之后，我决定尝试一下将checkvist和toodledo整合。checkvist为每一个列表提供一个网址，这使得通过超级链接整合2者成为可能。举个例子来说：打扫房间我长大后发现，打小并没有养成爱整洁的习惯。并发现养成整洁卫生的习惯是有好处的，所以我在toodledo中设置了一系列重复任务，来促使我养成这样的习惯，其中一个就是打扫房间。以前我在toodledo中看到打扫房间这个任务，一般也就是整理整理桌面，擦擦干净，就对付过去了。我承认，即使我自己给自己设立了规则，有时候还是懒惰，有些应付的成份。但其实打扫房间有很多内容，包括抽屉、柜子的整理，一些旧书的整理，电子设备及说明书的整理等。每一项都有些子项目。我也本可以将这些放在toodledo任务的note中，但是toodledo的任务笔记比较弱，标记完成也没那么直观。而toodledo在添加、设置和展现子任务方面的确还比较麻烦。所以我在checkvist中新建了一个列表，打扫房间。里面设置分层次的8个任务。然后我将这个checkvist列表的链接，放在toodledo“打扫房间”任务的note里面。这样，下次执行这个任务的时候，就点击链接跑到checkvist中查看，按照这个层次执行任务。下面来谈谈什么样的情况下比较适合用这样整合的方式1、不太重要的任务间接放在checkvist中，重要的任务直接放在toodledo中。因为checkvist本身没有优先级，没有due date，而且在任务列表多了之后也没有概览所有任务列表中所有重要任务的dashboard，所以如果完全依赖checkvist，很可能会遗漏重要任务。这也是为什么toodledo默认即使有子任务，也不是按照parent-subtask的方式展现任务，而是每个子任务独立展现。这样你不会遗漏任务。2、重复、复杂的任务放在checkvist之中，没有设置重复，相对比较简单的任务就直接放在toodledo之中。就如打扫房间的例子。其实这样做，就是将执行任务的时间与频率交给toodledo，而具体执行的内容与步骤交给checkvist。这只适合时间限度要求不太紧的情况，如果是项目，时间要求比较紧，恐怕就不适合了。不过好在真正重要的事情，往往开始的时候时间不太紧的，所以可以慢慢来，take your time。3、常规的任务一般事物总有一些相对好的方法和步骤，可以通过checkvist将这些步骤和流程固化下来，放一个链接在任务的note里面，执行的时候看一下流程，就省心省力。移动场景如果能不用电脑，用手机就能完成，就更好。好在toodledo和checkvist都有mobile版本，结合toodledo的slim界面（支持note中的链接）和checkvist的，可以在不用电脑的情况下，就使用这样的整合。不过这样要求平时在toodledo的note中添加的checkvist的链接就是mobile版的。在线GTD服务Toodledo一、好处1、学会使用列表用列表的好处就是将你头脑中要做的事情记录下来，然后按照轻重缓急来执行。因为我们的头脑容易遗忘，所以记录下来比较靠谱，“好记性不如烂笔头”。比如我就经常忘事，因为我发现自己的思维比较容易集中于某件事，但是会遗漏其他事。而且很多想法与灵感转瞬即逝，你没有当场记下来，一般事后就忘了，也许再也不会回来了。这恐怕是因为现代人生活节奏太快，事情太多导致的。所以一个随时可以记录的收集系统很重要。而且记录下来之后，你就不用再去想要做什么了，拿出来看一下就好了。尤其是对于步骤比较多、复杂度较高的任务，这样可以节省很多重新思考的时间，你可以在原有的基础上继续思考与完善，这样效率可以提高不少。同时这样做可以降低你的精神与心理负担，不用担心有什么事情会忘记做，因为都记录在本子/软件/网站上了，你可以专心地把注意力放在如何完成这些事情上。这个方法很简单，但是也花费了2年的时间才感觉比较熟练地掌握了。2年前我虽然也用纸笔或者软件来把想做的事情记录下来，但是都是很随意的。那个时候我把一部分待办事项记录在本子上，一部分记录在outlook里面，一部分记录在mind manager里面，还有一部分在脑子里面，没有记录下来。现在想想，其实记录在哪个系统都差不多，但是最后要汇总到一个工具里面，这样才不容易遗漏。列表与mind map的比较那个时候还有些迷信mind map，觉得具有visualization功能的软件效率会更高。不过后来使用toodledo和checkvist这样的列表工具之后才发现，其实对于日常的任务，一般的列表工具是足够了。像Results Manager这样的工具，可以每次都让你都站在你的几大分类上来设想你要做什么事，属于GTD中提到的在30000英尺的高度来考虑问题，但是实际在使用中有几个问题：1. 生成待办事项脑图（列表）的时间比较长，迟钝。2. 高度依赖于某台电脑。我以前也把生成的脑图放在windows mobile手机里面，用pocket mindmap来看和执行。但是日复一日这样的生成，复制到手机（如果你修改了内容，要重新生成脑图，再复制到手机），太麻烦。另外一个问题是，这样高度规划的系统很可能与现实不太合拍，因为很多都是你“想”要做什么（want to do），而不是你“需要”做什么（need to do）。而其实计划是一个不断反馈、不断调整的过程，关键在于你执行后的经验与反馈。其实，对于日常生活中的任务，一个列表工具完全可以胜任。而toodledo可以根据各种字段，将一个大列表细分为很多的小列表，执行的时候很容易找到符合那个时间和场合的任务列表。由于有手机界面，任务的执行可以在任何时间任何地点进行。2、养成习惯通过设置重复周期，来使得自己逐步养成习惯，比如说记晨间日记。换句话说，你可以对你的习惯进行管理，培养新习惯或者通过替换坏习惯。初期的时候要求不必过高，只要做了就好，不必太追求效果。就像你跑步的前期要做准备运动，先散步或者慢跑一会。一旦你适应了这个行为（大概要12个月以上），如果你不做这些事，你就会觉得缺少什么，就会自然而然地去做。这是我使用Toodledo以来，最大的收获。3、任务分解对于一个复杂的，需要投入大量时间的项目，就需要进行切分（slice），分的越细，就越容易执行。分解任务的方式有2种：1）、逻辑关联性先做什么，后做什么，子任务之间内容都不同。比如准备一次会议，会议前，会议时，会议后都要不同的准备。在toodledo中可以使用Goal和subtask来形成一个三级的任务列表。如果觉得这样还不够，建议结合checkvist一起使用。其中有一点，我觉得挺有趣的是，对于我个人而言，对于自身的一些问题，将一些任务分解，有助于问题的实施。比如想问题，我有的时候会避免问自己一些问题，一者有时不愿去面对，二者有时觉得太费时费力。这时可以先集中想问题，而不去想答案。然后在第二个阶段中去想各个问题的答案，因为到那个时候，问题已经即成，就不容易逃避。这相当于自己与自己分工。经济学中分工有助于效率提升，因为具有规模效应，边际成本下降了。我觉得列表就是将思考与执行分开了，任务分解就是思考这一部分与思考那一部分分开了，所以有助于效率的提升。2）、时间分隔也需要先后完成部分的子任务，不过这些子任务基本一样，只不过要不断重复。比如跑步，比如每3个月换一次牙刷。我觉得这样是用于对冲人的惰性的，因为人的本性就是懒惰的。但是要有些成就，就必须要花费精力，就像outliers中提到的：10000小时的付出是一个神奇的数字。二、技巧1、设置folder因为folder可以在统计图（pro用户的功能）中显示，设置不同的folder可以方便地查看，这些folder在过去一个月中添加、完成和需要完成任务的趋势图。划分folder的依据主要还是看是否有一类的任务比较多，如果数量较多，就可以独立分为一个folder。我觉得可以把娱乐的内容也放进来