QY-02-07文件与资料管理程序.doc

泉州七洋机电有限公司文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4 -12页码目 录1.目的 P12.范围 P13.权责 P14.作业内容 P135.表单说明 P36.参考文件 P37.附件/表单 P4-8核准初核制订文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4 -12页码1/81 目的对管理体系所要求的文件进行控制，确保各部门和场所获得有效文件文本。2 适用范围适用于公司各部门。3 职责3.1 公司总经理负责管理手册和程序文件的批准、发布。3.2 管理者代表负责管理手册和程序文件的审核。3.3 公司各部门经理负责各部门所产生文件的批准、发布。3.4 公司人力资源中心为本程序的主管部门，负责本程序的制定、修改和实施；负责外来管理性文件的登记、发放；公司管理性文件由人力资源中心存档、编号（文字式电子版）分发到各部门，对各部门的文件控制负有指导、检查的职责。3.5 人力资源中心负责管理手册、程序文件的编制。3.6各部门负责本部门管理文件性的编制。4 工作内容4.1 文件与资料管理程序图（见附录）4.2 文件的分类与编号。4.2.1 文件按类型分为三类a) 一类文件：管理手册b) 二类文件：程序文件c) 三类文件：管理性文件管理性文件分为法规性和事务性文件以及相关文件所产生的记录。法规性文件包括：内部和外来的与体系相关的法律、法规、管理办法、实施细则等。管理办法见法律、法规和其他要求控制程序事务性文件包括：与体系相关的法规性文件以外的其他管理性、事务性文件。记录：记录是一种特殊类型的文件，其控制按照记录控制程序执行。4.2.2 文件的编号文件编号规则“XX-XX-XX”,第一第二位表示公司代码，第三第四位表示文件类别代码，第五第六位表示流水号。记录编号规则“XX-XX-XX-XX”，前六位是对应文件编号，第七八位为流水号。A)管理手册：QY-01-01，B)程序文件：QY-02-01，C)管理性文件：QY-03-01D) 第一份程序文件第一份记录编号为：QY-02-01-014.3 文件的控制方法文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4 -12页码2/84.3.1 文件的控制方法：编写唯一的受控号、登记签收、建立文件发放、回收清单。4.4 文件的编写与审批4.4.1 一类文件（体系文件）的编写与审批管理手册由人力资源中心组织编写，管理者代表审核，公司总经理批准。4.4.2 二类文件程序文件由各部门编写，管理者代表审核，公司总经理批准。4.4.3 三类文件（管理性文件）的编写与审批文件由主要相关部门编写、管理者代表审核，公司总经理批准。4.4.4所有文件按照编号规则统一编号并登记在职业健康安全管理体系文件清单4.4.5 所有文件均须格式规范，字迹清晰，履行编、审、批手续。4.5 文件的发放与回收。4.5.1文件编号规则由人力资源中心负责编写和登记发放；加盖“受控”章。4.5.2公开发行的法律、法规性文件版本及合同文件由各相关部门负责收集交人力资源中心登记发放。4.5.3 文件的发放和回收均应使用文件发放、回收清单进行登记签收、回收。4.5.4管理手册的发放经总经理批准后填写文件发放、回收清单，进行发放。4.6 文件的评审与修改4.6.1 文件的评审体系文件的主管部门应在每年的管理评审会议期间对文件进行评审，并不断改进，以确保体系文件的适应性、充分性和有效性。4.6.2 文件的修改 A)所有文件不允许手动修改，如需要改动，先修改电子版发放新的版本。B)记录的修改，必须由修改人在改动记录旁边签字，并注明修改日期。4.7 文件的借阅借阅文件应填写文件借阅登记表，经行政部的负责人批准后即可借阅。4.8文件的补领体系文件在丢失或破损严重影响使用时，使用人应向文件的发放部门申请补领新文件，同时填写文件发放、回收清单，并注明为补领，经管理者代表批准后，即可领取新文件，新文件的分发号仍然使用原文件的分发号。破损文件应同时上交发放部门。4.9.作废文件的销毁和留用a) 作废文件的销毁使用者应将已作废的体系文件和技术文件及时向文件的发放部门移交，文件的发放部门应对其进行标识（加盖“销毁”印章）。销毁以上文件应填写文件销毁登记表，由管理者代审核批准后即可销毁。文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4-12页码3/8b) 作废文件留用因工作需要留用作废的体系文件和技术文件，应填写作废文件留用登记表，管理者代表批准并对其进行标识（加盖“留用”印章）。作废留用的文件销毁时按照的有关规定执行。4.10文件的保管4.10.1所有文件由人力支援中心行政部统一归档保存，发放，回收，报废。4.10.2文件应有专门的存放地，确保文件完整，便于查找。部门撤销时，应将需要归档的文件向上一级部门移交。部门合并时，全部文件应随之合并管理。4.10.3各部门需要查询相关文件，直接找行政部查询即可。4.7外来文件的辨识A)外来文件中的技术性文件和公开发行的法规性文件由文件的相关部门进行跟踪和识别，经本部门分管经理批准后纳入本部门文件管理体系。法律、法规的识别和更新见法律法规和其他要求控制程序 B)外来文件中的其他管理性文件的辨识由相关责任人进行识别，部门领导审核，分管经理或管理者代表批准。5 相关文件5.1 记录控制程序5.2 法律法规和其他要求控制程序6 表单说明无7 附件/记录7.1 职业健康安全管理体系文件清单QY-02-07-017.2 文件发放、回收清单QY-02-07-02 7.3 文件借阅登记表QY-02-07-03 7.4 作废文件留用登记表QY-02-07-047.5 文件销毁登记表QY-02-07-05文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4 -12页码4/8文件销毁登记表序号文件编号销毁文件名称数量共计销毁 份文件。销毁原因申请/日期：管理者代表批准意见 批准/日期： 销毁人：日期：文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4 -12页码5/8职业健康安全管理体系文件清单序号文件编号文件名称发行部门发行日期备注文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4 -12页码6/8文件发放、回收清单 序号文件编号文件名称分发号发放日期收文人签 名回收日期交回人签 名备注文件标题文件与资料管理程序文件编号QY-02-07版次A/0制订部门人力资源中心制订日期2013-4 -12页码7/8作废文件留用登记表序号文件编