IMS文秘复习整理.doc

1. 秘书的定义：秘书是身处领导机构或受聘于个人，辅助领导决策和处理日常事务的工作人员。秘书职业的发展趋势： 社会化、专业化、现代化、女性化2.秘书工作有哪几方面： 事务性工作：包括处理信件、接听电话、撰写公文、档案管理、收发公文、回复E-mail、整理报纸杂志、操作传真、接待访客、安排上司约会、参加会议并记录、差旅安排。 管理性工作：包括办公室管理、操作电脑、会计与财务、设备采购等。 沟通支援性工作：包括客户服务、媒体应对、公关策划、主持公司庆典、参加应酬、外勤工作、主管临时交办的事项。3.秘书工作的要求：准确、迅速、求实、保密4.【了解】（秘书的能力素质）知识结构： 基础知识；专业知识；相关知识5.【了解】（秘书的能力素质）能力要求： 观察能力；听知能力；表达能力；交往能力；管理能力；应变能力；办事能力；操作能力6. 秘书人员的气质：【注：人的气质是先天的，性格则更大程度地受后天的影响】胆汁质（勇猛、果断、顽强，但暴躁粗心）；多血质（热情、开朗、活泼，但多变、缺乏毅力）；黏液质（温顺、随和、文雅，但胆小、犹豫不决）；抑郁质（冷静、细心、坚定，但固执，不易应变通融）7.秘书人员的性格：坚定、敏捷、稳健、乐观、自制8.办公室环境配置的内容与要求 A. 布置：要求整齐和清洁 B. 照明：尽可能采用自然光照明（注意光线不能太强，可用百叶窗或窗帘调节采光） C. 色彩搭配：（办公室要以颜色的效果）营造舒服和愉快的气氛（基调统一，不能反差太大） D. 隔音：噪音会使人心情烦躁，不能镇定，思维模糊，（注意力不集中等） E. 空气调节：一般室内温度保持在20-25 之间，湿度保持在50% F. 盆景、挂画等：为办公室增加情调，但早晚要注意通风9.办公设备与易耗品 【办公设备】秘书使用的办公器械主要有电话（各种类型的固定、移动电话）、电脑、打印机、传真机、复印机、照相机、录像机、摄录机、幻灯机、投影机、吸尘器、碎纸机等。除了各种器械之外，还有桌椅、档案柜、书报架、衣帽架等其他设备。 【易耗品】办公用易耗品主要有信封、纸张、软盘、光盘、U盘、笔、墨、修正液、印泥、透明胶带、橡皮筋、图钉、曲别针，大头针、纸夹，小型机器（如订书机、打孔机装订机等），另外应准备接待用的茶点、咖啡及其他饮料。10. 电话：应尽快接听；接听电话应先问好，再自报家门；随手记录，（记好对方的单位、姓名、来电时间、回电号码、电话内容）11.印章的作用 标志作用、权威作用、法律作用、凭证作用12.印章的保管与使用 带有存根的公函、介绍信，要加盖在正本和存根连接处的骑缝线上，称为“骑缝章”。 盖印要领：握法标准、印泥适度、用力均匀、落印平稳13.值班的定义【完成领导交代工作】 值班是各级各类机关、企事业单位，在一段时间内，由专人负责处理全部工作的方式和制度。14.保密工作有： 文件保密工作、通信保密工作、会议保密工作、宣传报道方面的保密工作、计算机的保密工作。15.【了解】秘书沟通协调的基本原则调查研究的原则；局部服从全局的原则；平等尊重的原则；按职能、分层次负责的原则；随机应变的原则16.会议六要素：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点17.会前准备：一、会议计划和成本预算： 主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。 第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位，先左后右，左高右低，前排为主，后排为次。 注：单数时-【】 双数时-【】二、文件准备： A. 一类是供会上学习参考的文件资料；如：上级的有关政策、方针、法规、计划，以及专业、技术性资料等 B. 另一类是会议本身所产生的文件；如：开幕词、工作报告、讲话稿、会议记录、会议简报、会议决定、会议纪要、闭幕词、会议总结等 C. 除文件外，秘书要准备好会议所用的技术性，程序性或服务性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、会议须知、作息时间表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房安排表、工作人员名单、车辆调度表等等。（选择题）三、会场准备四、会议通知及会议程序18.信访工作制度 拆阅制度、登记制度、呈报制度、复信制度、信访档案制度19.*信访工作的程序 登记、阅信或交谈； 分析和核实； 呈批、立案或转办； 承办、查办和催办； 答复和结案20.接待工作的原则 文明接待的原则【主动热情，礼貌周到】； 真实坦诚的原则【坦诚相待，实事求是】； 节俭高效的原则（接待规格：低规格、对等规格、高规格）21.督查工作的原则 实事求是的原则； 突出重点的原则； 归口管理、分级负责的原则； 注重实效的原则； 保守秘密的原则22. 文书的种类：一、通用文书注：（我国行政机关现行公文有13种），分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。2、 专用文书如：外交文书中的照会、外交声明；司法文书中的诉状、答辩书、判决书； 经济活动中的市场调查与预测报告、经济活动分析报告、质检报告、财务分析报告； 军事专用文书、科技专用文书等。三、常用事务文书使用的形式较为灵活，如：计划、总结、调查报告、演讲稿、慰问信、情况说明等23.收发文处理程序收文处理程序： 签收拆封及登记分办传阅催办注办归卷或销毁发文办理程序： 拟稿-审核-签发-缮印-校对-用印-登记-封发-传递24.行政公文的格式： 眉首部分（指公文首页红色反线（含）以上部分）； 主体部分； 版记部分（主题词、抄送机关）25. 请示：指下级机关向上级机关请求指示和批准时使用的呈请性公文。 请示可分为三类： 请求指示的请示（核心：请求指示怎样做）、 请求批准的指示（核心：请求批准这样做）、 请求批转的指示（核心：请求让同级相关机关或部门这样做）。26.调查报告与总结的区别 范围不同。调查报告可以是某一单位发生的事情，也可以是普遍存在的社会问题或情况。总结只限于本单位本部门的工作范围。 功能不同。调查报告需从俯瞰全局的高度，选择具有普遍意义的问题、情况和经验，通过一个“点”的剖析研究，来指导推动“面”的工作。总结主要是归纳总结自己的工作，其目的也主要是知道自身今后的工作实践。 写法不同。总结是本单位工作执行者所写，对于工作情况一般比较熟悉，用第一人称写作。调查报告的作者往往是外来的调查人员，对于情况要有一个熟悉的过程，要经过调查研究才能写作，写作时往往采用第三人称。27.招标书