档案管理条例.doc

备案文号： 档案管理条例（ ）发布版 公司档案管理条例 一、目的 为加强公司档案管理工作，充分发挥档案作用，全面提高管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。二、适用范围公司全体员工。 三、职责行政部负责公司档案管理，具体负责公司档案的收集、整理、保管、借阅、销毁等工作。公司所有员工有义务将公司档案及时归档至行政部存档。四、档案分类4.1、公司工商证照、资质证书、荣誉证书、知识产权等各类证照证书、奖状、牌匾等。 4.2、公司的公文、决议、规章、制度、流程等各类经营管理方面的文件材料。4.3、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。4.4、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。4.5、公司申请各类基金、荣誉、资质等项目的申报材料。4.6、公司的项目文件，含中标通知书、合同文本、成果提交报告、设备签收单、 安装调试单、工程变更单 、完工单 、试运行报告、验收报告等。4.7、公司大事记及反映本公司重要活动的报纸、宣传册、照片、录音、录像、光盘等。 5、 档案的借阅管理5.1、员工借阅公司档案须填写档案借阅登记表，经部门经理审批后提交至行政部， 档案管理员依据登记表查找相关档案。5.2、所有档案室资料如借出档案室，借出档案的安全由借阅人员负责，应做到：不划道、 涂改、折卷、裁剪、撕毁等，自觉保护好档案的完整性和保密性。5.3、借阅期满后，借阅人应及时归还。如需继续使用，须到档案专员处重新办理手续。六、档案的收集管理 6.1、行政部指定档案管理员负责档案的管理。 6.2、文件材料的收集由各部门具体经办人员负责整理，交部门经理批准后归档。6.3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门收集，交 行政部备案。会议文件由行政部收集。6.4、档案管理员各部门办理档案收集交接时，应做好档案收件登记表。七、档案的保管 7.1、每年对档案进行一次清理，发现问题应及时补救，清除不必要保存的材料。7.2、防止档案的损坏，延长档案的寿命，维护档案的安全。对破损和褪色的档案 材料进行修复和复印。7.3、设立档案室、文件柜保存档案。7.4、做好档案室的防盗、防水、防潮、防蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等措施，7.5、公司应采取严密管理措施，防止档案失密和泄密。八、档案销毁8.1、行政部门对已失效的档案，认真鉴定，填写档案销毁审批表。8.2、办理销毁手续，经总经理批准，方可销毁。8.4、销毁时应指派专人监销，并在清册上签字。九、附则9.1、要求全体员工必须认真遵守公司档案管理条例。9.2、本制度经总经理批准后施行。9.3、本规定由行政部负责解释。9.4、本规定即公布之日起正式实行附件：1、档案借阅登记表 2、档案收件登记表 3、档案销毁审批表档案借阅登记表项目名称：借阅人：审批人：借阅时间：归还时间：常用证书序号文件名称借阅情况归还情况备注123合同借阅序号项目名称合同编号中标通知书验收报告归还情况备注123档案收件登记表序号文件名称件数交件部门（人）部门经理审核收件人时间备注123档案销毁审批表