浅析文秘工作者如何扮演参谋角色.doc

浅析文秘工作者如何扮演参谋角色摘 要：文秘工作者的参谋活动对领导活动有着重要的作用，正确扮演好参谋角色有着重要的现实意义。本文从秘书参谋角色的概念出发，对秘书扮演参谋角色的特点和原则做了说明，并对提高秘书的参谋活动提出了建议。关键词：秘书；参谋活动；参谋角色；1、秘书参谋角色的概念参谋首先是指一种行为过程，是为决策者在抉择过程中提供谋划、建议的一种智力辅助性的社会活动。其次，也常常使且其名词词义，指称从事智力辅助性参谋咨询活动的主体，即一般所指的参谋者或参谋。秘书的参谋活动，是以秘书部门和秘书人员为主体，以所在管理系统的领导者为对象，以辅助领导正确决策为目标，以秘书事务为中介，以出谋献策为手段，影响领导者决策行为的过程。秘书的参谋活动是客观存在的，既不能否定也不能夸大，正确认识秘书的参谋活动，对辅助领导做出正确的决策和提高秘书的素质有着十分重要的意义“角色”,原本是戏剧、电影等表演艺术中的概念。上世纪初,由乔治米德引入到社会心理学的领域中,意指“人处于一定社会地位上所具有的一套权利义务和行为规范。”（1）那么,套用这一概念,“秘书角色”我们就可以理解为“当一个人处于秘书这一社会地位上时所具有的一套权利义务和行为规范”，而“秘书的参谋角色”就可以这样理解：当一个人处于秘书这一社会地位上时，进行参谋活动时所具有的一套权利义务和行为规范。2、秘书参谋角色的特点（1）随机性。秘书与领导人工作在一起，彼此熟悉，相互了解，有共同的时间基础。在共同的工作中，可以随时发现问题，随时提出参谋建议；领导人也可以征求意见，提出咨询，不必通过一定的程序也不必举行正式的会议。这种随机性参谋咨询灵活及时，领导者不必为征求意见和建议花费更多的精力去组织、启发介绍情况，不必考虑参谋咨询费用和人力；秘书也不必按照固定的程序和方式提出建议和意见。这种随机性的参谋咨询，便于解决组织运转中随时可能出现的偶发事件或局部问题，有利于抓住苗头和趋势，几乎是协调矛盾，解决问题，对于重大问题，也可以及时寻求解决问题的途径和方法（2）综合性。秘书部门兼具办文办会办事等职能活动，信息来源广，信息量大，掌握的综合情况多，便于全方位多触角地发挥参谋作用，及时、准确、全面、有效地为领导决策提供信息依据。（3）受制性。它是从秘书部门的地位来说的，是由秘书部门是领导集体的办公部门的职责决定的。一方面受制于领导者，包括，受制于领导者的权限、管理意向、领导者的素质、领导者信任程度、领导者的认知状况、领导者的心理情绪等。一方面受制于组织环境，在管理民主程度较高的组织内，秘书较能发挥参谋辅助作用，反之则会制约秘书发挥参谋辅助作用。另一方面受制于秘书自身，自身的思想素质、认识水平、经验与态度、对领导意图的认知程度、文字水平等主观因素对其参谋活动的制约，是起决定作用的内因。3、秘书扮演参谋角色的原则在现代管理工作中，秘书的参谋对于提高领导工作效率有重要作用。为了有效地发挥参谋作用，秘书人员在扮演参谋角色时必须坚持以下原则：（1）“谋”而有“度”。所谓“度”，具体地说就是秘书在参与决策中首先应考虑如何向领导提意见、何时向领导提出意见。因为秘书是为领导服务的，因此一定要根据领导的意图提供有价值的信息、资料和建议，切不可不顾领导的意图把自己的意见或观点强加给领导。向领导提建议还要讲究方法和艺术，有时候明明是一条好的建议，但由于秘书在提供时不讲方法和艺术，结果不仅没有收到应有的效果，反而让领导对你产生了反感。实践证明，信息接受者对某一信息最需要时吸收它的可能性最大。一般来说，某一问题迫在眉睫，或决策者正在考虑这一问题，或这个问题解决的条件已经基本成熟，我们出谋献策就容易引起重视。参谋工作的这种规律性要求提供参谋意见，要把握好时机，做到言当其时，不失良机。所谓机，通常是指人们对事物所呈现的某种特殊状态的认识和利用。在参谋活动中，如能有效地察机、识机、握机、用机，会以较少的劳动获得较大的参谋成果（2）“谋”而有备。所谓“备”，就是秘书为领导决策提供参考意见时要掌握充分的资料，要做到有理有据。这些资料来源于调查。调查研究是参谋决策的重要前提，领导就某项工作或问题做出正确决策的依据是秘书部门对实际情况的调查。调查研究的目的在于掌握信息，先人所知。信息是参谋的基础，谋略以信息为根据。因此，事关参谋的调查研究应是高层次、高水平的，特别讲究深入实际的调查研究。它要求调研讲究实效出成果；应从宏观、政策、对策上想全局，议大事，求上策，对客观事物进行全面的调查研究，在把握了事物发展的脉络、认识了事物发展过程之后，只有这样，才能提出有价值的建议，这种建议才能被领导采纳。因此，秘书要当好参谋就一定要做好调查研究。（3）“谋”而有理。秘书向领导提出的建议必须有足够的道理。因此，秘书必须坚持理论联系实际。其一，作为一名合格的秘书，原则性要强，品质要好，思想作风要正；其二，要具备一定的政治、哲学、市场经济等基本理论知识和独立的科学思维能力；其三，要具备超前的、活跃的创新意识，要有对事业高度负责的精神。只有这样，才能保证理论与实际的融会贯通，才能拿出有道理的建议。为此，秘书就要扮演好“关起门来当领导”的角色，站在领导角度思考问题，只有这样才能真正在领导决策中发挥好参谋助手作用。（4）“谋”而有据。秘书作为领导的参谋和助手，只有深入领会和贯彻领导意图，才能在领导决策中发挥有效的作用。同时，秘书的作用发挥得如何，还直接关系到领导机关和领导人的工作质量、效率及形象。因此，秘书能否做到“谋”而有据至关重要。5、参谋咨询工作的作用秘书的参谋咨询工作，是秘书参谋职能的具体化，具有其他工作无法替代的作用。首先，对领导思想具有充实完善的作用。秘书工作者的新鲜思想、观点、认识，通过参谋咨询工作与领导思想溶为一体，就会对领导者的思想有所帮助。其次，对领导决策具有辅助取舍的作用。参谋工作往往体现在工作建议、预案等若干方面。提出参谋意见，有利于领导决策的形成。就一个问题提出几个参谋意见，有助于领导决策的优选；提出决策方案的优选意见，有助于领导决策的确定。再次，对领导工作具有提醒警策的作用。在完成领导者交办工作的同时，主动考虑并提出那些领导者暂时没有想到而需要提出的问题以及秘书部门每天报送领导者的经过精选的有用信息，这些都能提醒领导者注意某种倾向、解决某一问题，或启发、警策领导者避免某些失误，促使领导者不断校正工作的运行轨迹。参谋咨询工作的这三种作用，有时是独立发挥，更多的时候是同时发挥。参谋咨询工作作用的大小，取决于问题的难易程度、解决办法的优劣、提供方式时机是否得当。 5、提高我国秘书参谋活动的必要性（1）经济全球化要求提高秘书的参谋活动。随着改革开放的深入和中国加入WTO，秘书参与对外事务的工作将愈来愈多，秘书人员应同样起到重要的参谋作用。在对外谈判、洽商、接待外宾和出外考察，引进外资和境外投资，对外合作与外事纠纷的处理等等不再仅限于政府外交和外经部门，而是全国各地区、各政府机构和企业团体都会遇到的工作。秘书部门不仅要操办具体事务，还要根据国家有关法规和国际惯例，参与制订有关预案，准备有关资料，发挥参谋作用。 （2）服务意识要求提高秘书的参谋活动。随着社会的发展和领导工作的客观需要的变化,秘书服务的方式和内容也在不断拓展,领导更需要的是秘书的参谋辅助,这就要求秘书树立起正确的服务意识。正确的服务意识要求新时期的秘书不仅要熟悉国家政策方针,掌握国内外经济技术最新方向,了解企业生产、经济管理,而且还要具备较强的运筹谋划能力、综合协调、随机应变和综合分析的能力。这就对秘书的智慧、知识、能力和水平提出了更高的要求,辅助领导做好决策及决策的贯彻落实。因此秘书人员要树立起正确正确的服务意识，创造性的开展工作。 （3）办公自动化要求提高秘书的参谋活动。随着现代计算机网络进入管理系统系统和办公设备的更新直接影响着秘书参谋方法的变革。社会的进步和科学技术的发展，办公设备发生了翻天覆地的变化，这在信息收集和传递手段方面表现得尤为突出。秘书在参谋中对单一对象的认识将不再是孤立、静止、片面的，我们可以更清晰地了到它与有关的各要素的相互联系，从而将其置于系统之中，这样就能保证参谋活动的科学性。秘书人员只有熟练地掌握了现代办公设备的性能与操作方法，才能最大限度地提高参谋活动的效率。6、我国秘书参与活动现状（1）否定秘书的参谋活动一方面很多文秘工作者认为什么事最终都是领导拍板决定，秘书是否进行参谋都没有什么影响，而且担心出了问提给领导留下不好的印象，因而一味奉行少说话多做事的原则，不给领导参谋；另一方面有些人认为，秘书的工作不过是收收发发，抄抄写写，接接电话，送客人，什么辅助决策、参谋职能都是杜撰出来的。也有人会以海外秘书只是给企业领导提供事务性服务为理由来否定秘书的参谋活动。这些认识都是错误的。古代的知天通地的“巫”、“史” 进行占卜活动，征询天意，实际上是为统治者出谋划策。社会发展到今天，一个领导者遇到的情况更为复杂，更加需要别人的参谋辅助，以保证决策的正确性、科学性。企业秘书部门及秘书人员的参谋活动，除了为领导决策献计献策外，还更多地表现在日常工作中的建议和意见，草拟文稿、处理信息、提供办会的建议和方案等等，都是一种参谋活动。（2）夸大秘书的参谋活动有些人认为秘书参谋活动等同于国外的“思想库”、“知囊团”，把秘书个人活动比之为领导的高参。因而有些文秘工作者进行参谋活动时忽视领导的意图，一旦自己的建议未被领导采纳，就认为领导不支持自己的工作，其实秘书的参谋活动与广义的参与决策或出谋划策性质的参谋活动是有区别的，它是一种有限的出谋献策性的参谋活动。秘书的参谋活动不具有独立性，秘书的参谋活动从属于领导者的工作思路和领导的职能范围，秘书参谋活动是从领导主观上的意图出发，力求符合客观实际的思维活动。秘书只有在领导的职能范围内提出的参谋建议，才具有针对性和实际参考价值。给秘书的参谋活动以一个正确的定位，目的是全面认识和充分发挥秘书在管理中的作用。领导需要秘书为其直接服务，社会也需要稳定的职业秘书人员。秘书人员认识不到这一点，会给领导决策带来干扰，影响领导决策的正确性和科性。7、提高秘书参与活动的建议为了避免秘书参谋活动的盲目性、被动性，为领导决策及其实施提供有效而必要的辅助，充分发挥秘书的参谋作用，秘书人员必须坚持如下措施（1）秘书参谋的内容必须与领导决策的需要相一致。领导决策过程贯穿于领导工作的各个环节，在一定条件下，领导决策正确与否直接影响着组织的前途。因此，保障和满足领导的决策需要是秘书参谋的根本出发点。秘书参谋的内容是由领导决策的形态决定的。领导决策形态的差异和变化，直接决定了秘书参谋内容的变化。领导决策在不同时期有不同的特点，这是因为领导在社会发展的不同时期所要考虑解决的社会政治、经济、文化等方面的问题有所不同。领导决策的不同特点，直接影响着秘书参谋内容的变化。 秘书参谋的内容取决于领导决策的需要，又对领导决策的效果起着一定的制约作用。如果秘书为领导决策提供是过时的信息，那么领导以此为依据做出的决策就不是科学的。 （2）秘书参谋的时机必须与领导决策及实施的运转周期相吻合。领导决策的不同阶段对秘书的参谋活动有不同的要求，这些要求既体现在参谋的内容方面也体现在参谋时机的选择方面。秘书参谋的时机必须与领导决策及实施的周期相吻合。秘书参谋的时机取决于领导决策及实施周期所允许的时限。在决策付诸实施前，秘书必须完成实施方案的制定和落实计划的全部准备工作，否则就会贻误和影响决策的落实。随着社会变化节奏的加快，要求秘书参谋的实现进程相应加快，尽量缩短各项具体工作所占用的时间。秘书参谋从属于领导工作，所以领导决策及其实施的周期对秘书参谋时机的制约是主要的，而秘书参谋时机对领导决策及实施周期的影响是次要的。但我们必须认识到，这种影响是客观存在的。 （3）秘书参谋的方式必须与领导者的个性特点相适应。秘书参谋服务的对象是具有不同个性特点的领导者，领导者的个性特点往往会响秘书参谋的效果。准确地把握领导者的个性特点是秘书参谋活动取得最佳效果的前提。秘书的参谋服务方式只有与领导者的个性特点相适应，才能取得较好的效果。 秘书参谋活动有各种不同的方式，具体到每一位秘书应采用何种参谋方式完全取决于领导者的个性特点。秘书人员只有准确地把握他们的不同个性特点，有针对性地选用最恰当的方式提供参谋服务，才能取得最佳的参谋效果。一句话，秘书在提参谋性意见的时候必须先选准参谋方式，这是秘书参谋活动中一个非常重要的问题，而选准参谋方式的关键在于把准领导个性的脉搏。 （4）秘书的参谋活动必须与秘书人员的基本素质相结合。秘书人员加强自身素质的提高，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素质，主要是解决人的世界观、人生观、道德观和行为准则方面的问题。这是一个涉及政治方向、阶级立场及工作原则的问题。在参谋素质中，德是第一位的，要求以大局为重，立谋为公，不谋私利。智，指的是科学文化素质。智力强弱，与参谋效果大小成正比。智是谋的基础，多智才能多谋，足智才能善谋。才，指的是业务素质，也就是谋划的能力。有参谋之心，无参谋之才，只能望洋兴叹。没有良好的素质连一般秘书工作做起来都感吃力，做参谋工作自然力不从心，多谋善断更无从谈起。秘书工作者必须充分认识素质对于参谋效果的重要作用，正视自身素质的不足，实现单纯“助手型”向“参谋型”素质的转变。 总之，在现代领导活动中，秘书的参谋活动是秘书的重要工作，它既迎合了现代组织管理体系的需要,也是秘书自身素质发展的必然,更是领导活动效率和效益的可靠保证。因此秘书只有根据时代要求不断完善自我,努力提高素质,充分发挥参谋职能作用,才能真正成为一名优