工程档案信息化管理论文范文.doc

工程档案信息化管理论文范文 摘要：在实施工程档案信息化管理时工程档案的管理者面对着新的机遇与挑战只有在全面促进档案管理人员的积极性与主动性才会对信息化档案的管理开辟出新纪元信息化管理模式对于工程档案有效的管理是前提条件传统的管理模式不再适用于现代化的工程档案管理因此本文主要探究基于网络环境下对于工程档案的信息化管理 关键词：档案管理;信息化;问题;原则;措施 当前电子信息技术的迅猛发展在生活中普遍地应用到互联网信息技术在办公中的应用是不断趋于标准化、网络化、自动化大部分的工作都会依据计算机或是互联网进行办理这对于工程的档案管理工作带来了新的要求以往的传统管理模式已经不能适用于当今社会发展的步伐因此对管理模式进行创新是对工程档案管理的有效措施构建健全的管理模式将工程档案存在的作用发挥到最大化 一、工程档案信息化管理的主要内容 对于工程档案信息化理解主要以两方面来阐述：一是工程档案信息的网络化与数字化进行有效的实现；二是有效地对工程档案进行存储、传递、接收和运用一体化；三是完成工程档案的信息化的高度共享；四是要创新工程档案的管理模式如今针对工程档案信息化管理的内容主要有工程档案的检索和工程档案内容信息的存储：工程档案文件主题词的自动标引；工程档案的数据备份；工程档案的文件目录的打印；工程档案的整理与文书立卷；工程档案的保护以及库房的管理；工程档案的咨询与借阅管理；工程数据处理的各个阶段都依据有关行业的标准以及国家的政策作为构建依据的 二、工程档案信息化管理的必要性 因为工程档案的反复查阅与长时间的保存对于原件丢失或是损坏都是不可避免的这对于工程档案的利用和保管上带来了极大的烦扰通过对低档平板扫描仪记录的方式的应用可以将大量文档实现电子化存储对于问题的解决有着巨大的作用在电子化存储下对于大量文档的应用、查阅、管理方面还有待提升信息化的管理模式的应用就是对于传统的管理模式手抄记录转换为应用信息技术存储工程档案这是工程档案的管理取得的重要成果还极大地提高了服务水平可以说信息化技术的运用是完成科学开发工程档案资源的基础 三、当前工程档案信息化管理面临的问题 电子化信息的不断发展对于我国工程档案管理带来了新的机遇但是同样也产生了大量的问题有待解决 （一）面临安全与革新的挑战 原本的工程档案管理的中心主要就是为了运用、查询基于此来确保工程档案管理具有更高的保密性在档案管理系统迈向新纪元发展空间中会对应用系统进行有机整合比如文档管理一体化等此类整合必须要应用新思维来处理各方之间的矛盾除此之外网络本身与计算机系统之间还存在着一定的问题不单单是硬件资源会受到自然的影响还会受到人为破坏并且数据信息与软件资源容易受到病毒的侵害在未采取相应的管理措施下在安全意识方面也较为薄弱这样就给犯罪分子提供了可乘之机 （二）面对标准化和法制化的挑战 因为工程档案自身的特点就比较复杂最为突出的特点就是分散管理因为多方面进行管理各个部门都有属于自已的一套标准因此对管理标准化造成了巨大的困难在工程档案的立法方面也比较欠缺致使众多的工程档案因为密集问题影响而埋没了自身存在的价值 （三）技术支持不充分 第一电子文件在实质上对于它的保管期限与保管条件等方面是存在着巨大的局限性如果不能对其进行有效的解决会造成适得其反的情况发生第二基于工程档案信息化建设的初级阶段一些纸质的工程档案经过电子仪器的扫描即可以转化为电子档案尽管它的价格很便宜但是扫描的时间较长无法满足将原始的纸质工程档案快速地转化为电子档案 （四）人员配备不合理 就当前的工程档案管理人员而言既有专业知识又掌握信息技术的人很少由于存档的技术人员的知识较为单一必然会出现专业与工作岗位不对口等问题 四、推进工程档案信息化的原则与措施 （一）工程档案信息化应该遵守的原则 合理性原则利用数字化方法来接受工程档案文件其应对规范性的原则要有持续性构建于信息档案有关的法律体系只有这样才会使电子文件顺利地完成归档对于传统的工程档案数字的保存与应用等工作来实现其标准化与规范化避免重复建设、互不相容的状况产生安全性原则由于网络化、数字化的进程的不断加快网络潜在的威胁也越见突出所以对于网络安全技术的开发与研究力度一定要加大要应用较强的安全措施全面地保障工程档案信息的安全效益性原则对于工程档案信息数字化建设是一项艰巨的任务在特定的环境下一定要遵守的是效益性原则最为主要的是信息化工程的效益选取数字化的内容主要是以经典为理念核心要与社会应用的热点进行有效的结合把重要的工程档案进行数字化处理会收获较大的社会及经济效益；应用效果不大的对于工程档案是是不需要数字化的避免浪费财力、人力、物力 （二）促进工程档案信息化的措施 加强机读数据的前期工作如若想做好工程档案信息化管理那么机读数据库的存在是重要的组成部分因为机读数据的质量主要针对于管理系统的效率高低的决定对机读数据做好准备工作提高对著录、标引等方面的重视力度档案著录的内容主要指档案内容的选择、分析、记录的过程形式特征主要是指档案信息的外表比如文种、标题、载体、形成时间等内容特征是指依据档案内容特点所揭示的项目比如主题词、分类号等标引与著录是对档案内容的浓缩这样才会有效地将档案信息输入计算机中进行多方面的处理重视光盘技术在工程档案信息化管理中的运用光盘主要是通过光电存贮技术、网络技术不断发展中的产物是信息的检索与信息存储、电子化的归属利用光盘进行存储其显著的特点在于它的存储密度高、可靠性强、寿命长等它会把大量的工程资料刻入到一张光盘内以此来实现计算机管理对于原文件进行扫描录入的方式极大地减小了对库房空间的占用降低了存储设备资金的投入以此来减小成本网络化管理是工程档案信息化管理的必然趋势网络化是基于计算机管理模式快速发展下的必然产物通过对网络搜索使工程档案查询速度非常快也非常便利它改变了传统的借阅模式计算机把网络分为了上下级并且与各处室紧密相连成为一个具有高效性的有机整体来有效地衔接其他部门与档案部门之间的各个业务每一个部门都可以利用网络进入到工程档案信息库中去查询网络化的管理模式主要就是采用了内部网络服务器在一定空间内对于工程的资源档案进行存储简称为档案存放区为加强工程档案数据的安全性在进入系统时应该有一个用户的口令才可以进入到工程档案的数据库中只有隶属于档案部门工作人员才有权利更改已经入库的档案为了确保工程档案中的数据的安全性要加大对系统的管理措施在系统密码的设置上可以设置双层防护这样才会有效防止无关人员进入系统；在修改时在系统中一定要设置双重密码以此来防止没有权限的操作人员对数据进行更改一定要确保数据是安全的、准确的、完整的档案信息化管理需加强病毒防治来确保安全对计算机病毒要加大防护力度这是确保计算机系统正常运营的核心工作如果计算机感染病毒那么最为严重的状态会导致整个系统出现瘫痪因此要构建比较严格的管理机制做预防工作具体的要求是符合操作的规范性同时还要定期对系统进行检测与维护；为了防止突然状况的发生一定要对数据随做随保存做好重要资料的备份以免产生不必要的影响；不要对来历不明的程序进行拷贝在拷贝之前一定要做好查毒杀毒的前期准备以此来确保万无一失积极促进工程档案管理部门实施信息化管理第一对基础性工作进行强化认真地构建实施计划只有基础业务的工作做到规范化与标准化才会有效地推进工程档案信息化的管理第二强化人才建设工程档案信息化建设主要运用网络技术与计算机来进行服务作为当今信息化社会的工程档案工作者一定要具备基础的电子与计算机文件管理知识这便要求工程档案的管理人员要对自身文化、专业知识、人文素养的不断提升来有效地对工程档案进行信息化管理 五、结束语 工程档案信息化管理是一项比较全面、长期且具体的工作工程档案的管理团队对于工程档案信息化的效率起着至关重要的作用所以加大工程档案管理人员的专业技术是当前建设信息化管理的重中之重信息化是当前社会发展的必然趋势工程档案管理者只有不断地总结经验自主上进才会适应时代与社会的需求以