建设工程档案管理探讨论文.doc

建设工程档案管理探讨论文 一、加强建设工程档案管理质量的意义 建设工程档案受关注程度小不表明它不重要恰恰相反建设工程需要投入巨大资源缺少技术因素不能成形没有技术因素的保障也难以反映工程质量在工程项目实施以前立项文件就成为落实项目经费和实施项目的关键依据其后的项目设计、招投标又要以立项文件作为依据开工以后材料检验文件、施工图纸、工艺文件、作业指导书、工程记录、设计变更、现场签证等文件是保证施工进程的重要依据工程竣工验收评定工程质量除了要有外观依据还需上述这些资料依据例如混凝土强度是否符合设计要求必须通过强度试验才能验证没有试验报告就不能说明问题；再如建设工程中存在许多隐蔽工程如果没有覆盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录也就无法对隐蔽工程的施工质量进行恰当的评价建设工程的使用寿命通常在几年到数十年之间重要工程的寿命还要超过100年使用期间需要维护、修理所取得的经验教训还要为其他工程所借鉴如果没有完整、准确的档案资料作为依据这些事情都会落空可见工程档案不仅是建设工程的有机组成部分同时也是建设工程质量的直接反映其重要性是不言而喻的建设工程档案本身只是一个静态概念但档案管理却是一个动态过程它既是档案管理部门的份内事更与工程项目参建各方关系密切而且工程建设周期长档案种类多、数量巨大并且专业性与综合性都很强管好工程档案并不是一件容易的事情由于现状种种原因建设工程档案质量并不理想因此提高工程档案管理质量具有重要的现实意义 二、建设工程档案管理现状分析 (一)工程档案成套性差缺漏不准确欠 建设工程档案来自于各个参建单位虽然各单位的材料有所区别但其内在联系经整理后应当配套并成为有机整体然而现实中的档案往往成套性很差缺东少西完整性不足例如质量保证材料不全缺少质检报告没有出厂合格证未履行签字手续等此外材料记录不准确、不例如试验报告前后日期无法对应资料归类不准确隐蔽工程验收记录不等 (二)重建轻管根深蒂固资源配置难以到位 与工程项目的投资、工期、质量和安全相比档案所发挥的作用比较间接、滞后和抽象因而无论政府、投资方还是项目管理人员都会更看重前面几项而容易忽视档案管理在资源配置方面也必然会向前面几项倾斜例如档案管理人员的配置数量与项目投资规模严重失调人手不足很难管好档案 (三)参建单位各有不足监督不到位是主因 建设工程档案管理中的问题是综合性的参建各方都存在不足建设单位在项目前期不做好档案管理规划对施工单位的培训指导不充分造成文件资料缺失和档案管理效果不佳设计单位水平参差管理无序导致竣工图编制和准确性审核遇到麻烦监理单位对施工材料审核不严材料性存疑施工单位资料记录不规范、不准确很多记录源于资料员事后补录、造档使档案资料不能反映施工状况出现这个问题的根本原因是执行与监督不到位事后监督方式难以避免档案管理中的漏洞 三、提高建设工程档案管理质量的方法 (一)注重管理制度建设增强档案责任意识 建设工程档案管理质量的提高离不开完善的档案管理制度作为保障因此在工程项目启动之初就应建立一套符合建设工程特点的档案管理制度理顺档案管理与工程建设的关系明确档案管理责任和档案工作方法档案管理必须落实领导负责制明确参建各单位的主要领导对本单位的档案工作承担主要责任只有领导重视档案工作档案管理才能从一开始就步入正轨为了确保档案工作与工程建设同步各单位必须指定专人负责本单位的档案工作并通过落实岗位责任制增强档案意识提高档案管理成效 (二)依法督导档案管理强化履约评价监管 档案管理制度的贯彻实施重在监督到位作为工程建设质量监督管理部门应按照档案法和档案法实施办法的要求依法督导工程建设单位的档案管理工作在推动工程建设、保证工程质量的同时全程跟踪、监督、检查建设工程的档案管理切实保证建设工程档案管理在法制轨道上健康有序地发展为了保证建设工程各参建单位做好本单位的档案工作在项目前期应通过招投标文件以及合同协议方式设立专门的档案管理条款明确档案资料整理、归档要求和应承担的责任再通过强化履约评价监管落实和管控各单位的档案工作一般可在每季度、项目竣工后进行 (三)完善档案工作程序加大档案考核力度 建设工程档案管理应依据一定的标准统一档案收集、整理、归档、移交等各环节的操作流程明确分类方法和保管期限并根据文件材料产生与流转规律理顺文件归档渠道固化归档工作流程使档案工作与工程建设同步有序进行确保档案管理全过程受到控制由于建设工程档案管理工作面宽、时间跨度大、文档数量巨大所以既要加强各参建单位的协同与配合同时也要加大档案工作的考核力度通过对档案工作流程、成果的考核促其严格按照合同约定履行档案管理各阶段的目标任务 (四)加强档案技能培训提升档案服务能力 建设工程参建单位多不是所有单位都配置专职档案人员不少单位是由技术人员兼职档案人员甚至还有个别单位临时聘用档案人员这样很难保证档案人员的专业素质因此必须由建设单位在建设初期组织所有参建单位的档案人员进行集中培训以提高他们的专业知识水平但是建设单位组织的培训效果往往不明显其中就与思想上还没有真正认识到档案管理的重要性有关所以档案人员培训应立足于服务意识的提高树立档案参与国家建设、惠及民生的服务理念坚定平凡岗位可以创造不平凡业绩的信念通过提升档案服务能力来保障档案管理质量 (五)推动档案信息化建设实现文档一体化管理 针对建设工程档案管理牵涉单位多、范围广、周期长、数量多的特点最有效的办法还是通过信息化管理手段通过文件与档案一体化管理模式在档案管理部门之间、各参建单位之间建立统一收发端口以及创立文件与档案统一编码系统实现文件产生与档案收集的无缝对接目前云计算平台、业务规则技术、物联网技术、移动互联技术都已成熟只要量化标准、固化业务流程并开发出一套完整的文件信息管理在线云平台就有望实现文件档案一体