Excel数据透视表入门到精通PPT课件.ppt

1 Excel数据透视表入门到精通 2 Contents 3 初识数据透视表 概述 从Excel数据列表 关系数据库文件或OLAP 联机分析处理 多维数据集中的特殊字段中总结信息的分析工具 一种交互式报表 可以快速分类汇总比较大量的数据 并可以随时选择其中页 行和列中的不同元素 以达到快速查看源数据的不同统计结果 可以随意显示和打印出你所感兴趣区域的明细数据 4 初识数据透视表 用处 对大量数据快速汇总和建立交叉列表的交互式动态表格 能帮助用户分析 组织数据 可以对数据透视表重新安排 以便从不同的角度查看数据 具有 透视 表格的能力 从大量看似无关的数据中寻找背后的联系 从而将纷繁的数据转化为有价值的信息 以供研究和决策所用 5 入门篇 创建数据透视表1 1 在工作表中 选择包含数据的任意单元格 在 数据 菜单上 单击 数据透视表和数据透视图 将显示向导 2 在向导的步骤1中 选择 MicrosoftExcel数据列表或数据库 3 选择 数据透视表 4 单击 完成 6 入门篇 创建数据透视表2 新工作表包括三个项目 数据透视表字段列表 报表的布局区域 其中包括各个用于放置拖放字段的带外边框的独立拖放区域 和 数据透视表 工具栏 7 入门篇 设置报表布局1 从 数据透视表字段列表 中 将 销售人员 字段拖动到标签为 将行字段拖至此处 的拖放区域 注意 拖放字段名称后 它们仍保留在列表上 但是更改为黑体 8 入门篇 设置报表布局2 1 从 数据透视表字段列表 中 将 订单金额 字段拖动到标签为 请将数据项拖至此处 的拖放区域 2 将字段拖放到数据项的拖放区域中时 将显示报表 其中显示有每位销售人员的销售总额 9 入门篇 转动报表 1 单击 销售人员 字段标题2 拖放 销售人员 字段标题到 汇总 正上方的单元格 拖动时 只要获得灰色框光标并把光标指向目标单元格即可 10 入门篇 重命名字段标题 在工作表的底部单击数据透视表选项卡 以便看到数据透视表 然后单击单元格 在 销售人员 字段标题之上的灰色框中的字段标题 中的 求和项 订单金额 键入 全部订单 按Enter键 11 入门篇 创建页视图 页字段 在数据透视表或数据透视图报表中指定为页方向的字段 在页字段中 既可以显示所有项的汇总 也可以一次显示一个项 而筛选掉所有其他项的数据 将 国家 地区 字段从 数据透视表字段列表 拖放到 将页字段拖至此处 区域 12 入门篇 从报表中拖出字段 单击工作表上的 国家 地区 字段标题 然后拖放到外边框外面的任何位置 单击工作表上的 订单金额总额 字段标题 然后拖放到外边框外面的任何位置 单击工作表上的 销售人员 字段标题 然后拖放到外边框外面的任何位置 注意 将字段拖动到布局区域外面后 一个红 X 显示在插入点下方 这个X表示该字段已从报表布局中删除 13 入门篇 小节 创建数据透视表设置报表布局转动报表重命名字段标题创建页视图从报表中拖出字段 14 进阶篇 更改排序次序 1 单击 销售人员 2 在 数据透视表 工具栏上 单击 数据透视表 然后单击 排序并显示前10项 3 在 自动排序选项 下 单击 降序 4 在 使用字段 列表中 单击向下箭头 选择在练习1中为 订单金额总和 字段指定的新标题进行排序 例如 如果将该字段重命名为 全部订单 则单击该名称 单击 确定 注意 也许需要单击菜单底部的燕尾箭头才能看到 排序并显示前10项 命令 15 进阶篇 设置数字的格式 1 单击数据拖放区域中包含数值的任一单元格 2 单击 数据透视表 上的 字段设置 按钮 然后单击 数字 3 在 单元格格式 对话框中 单击 分类 列表中的 货币 4 在 小数位数 列表中 单击向下箭头使列表中的值为0 这将去掉小数位 5 单击 确定 两次 16 进阶篇 刷新数据 1 在工作表的底部 单击 练习 选项卡切换到源数据 2 在单元格C2中 将 440 00 修改成 5 000 00 按Enter键 3 单击工作表底部的 sheet1 选项卡 切换回数据透视表 注意 Buchanan的总额是 68 792 4 单击 数据透视表 工具栏上的 刷新数据 按钮 17 进阶篇 更改数据汇总的方式 单击数据区域中的任何单元格 单击 数据透视表 工具栏上的 字段设置 按钮 在 汇总方式 列表中 单击 计数 然后单击 确定 18 进阶篇 删除数据透视表 单击数据透视表 在 数据透视表 工具栏上 单击 数据透视表 指向 选定 然后单击 整张表格 在 编辑 菜单上 指向 删除工作表 然后单击 确定 注意 也许需要单击菜单底部的燕尾箭头才能看到 选定 命令 19 进阶篇 同一拖放区使用两字段 将 订单日期 字段添加到报告的 行 拖放区 这会使得 订单日期 成为报告的第二行字段 从 数据透视表字段列表 将 订单日期 字段拖动到 销售人员 字段的左边 20 进阶篇 按季度组合订单日期 在 订单日期 字段的单元格中单击鼠标右键 在快捷键菜单上指向 组及显示明细数据 单击 组合 在 组合 对话框中 单击 季度 如果同时选择了 月 请单击取消选择它 然后单击 确定 注意 本步骤中不能单击报告中的任何单元格 必须单击包含在 订单日期 字段中的某个单元格 21 进阶篇 交换位置以获得不同的视图 将 季度 字段拖到 销售人员 字段的右边 记住 该字段在报告中是灰色框 包含 季度 在列B与列C的中间看到灰色框时释放鼠标键 22 进阶篇 尝试新的技术 Buchanan在第一季度取得成功的背后是什么呢 在本次练习中 您将发现这个秘密 双击单元格C5 它包含了Buchanan第一季度的销售数据 新工作表Sheet1会添加到工作簿中 它包含所有用来汇总以得到Buchanan第一季度结果的销售数据 23 进阶篇 小节 更改排序次序设置数字的格式刷新数据更改数据汇总的方式删除数据透视表同一拖放区使用两字段按季度组合订单日期交换位置以获得不同的视图尝试新的技术 24 活用篇 使用同一数据字段并更改字段汇总方式 在 数据透视表字段列表 上单击 订单金额 并将它拖动到包含订单金额字段的任何地方 单击任何标为 订单金额总和2 的单元格 然后单击 数据透视表 工具栏上的 字段设置 按钮 在 汇总方式 列表中 单击 计数 然后单击 确定 25 活用篇 格式化报告 单击报告 然后单击 数据透视表 工具栏上的 设置报告格式 按钮 在 自动套用格式 对话框中 单击 报告5 然后单击 确定 现在更改 订单金额计数2 字段的名称 26 活用篇 以总和的百分比显示数值数据 单击 订单 字段中的任一单元格 在 数据透视表 工具栏上 单击 字段设置 按钮 在 汇总方式 列表中 单击 求和 将汇总方式由 计数 更改为 求和 我们希望显示总计的百分比 而不是计数 单击 选项 按钮 在 数据显示方式 列表中 单击箭头 向下滚动列表 然后单击 占总和的百分比 单击 确定 27 活用篇 确定奖金百分比1 销售人员每季度会得到7 的奖金 但今年每个销售额超过 25 000的销售人员会在任何季度获得10 的奖金 在本次练习中您将使用计算字段输入公式 这里是公式 IF 订单金额 25000 10 7 28 活用篇 确定奖金百分比2 单击报告内部 然后在 数据透视表 工具栏上单击 数据透视表 指向 公式 然后单击 计算字段 在 名称 框中输入公式名 例如 输入 奖金 删除 公式 框中的文字 在框中 输入 IF 29 活用篇 确定奖金百分比3 在 字段 列表中 单击 订单金额 然后单击 插入字段 注意尽管 订单金额 字段重新命名为 订单 但该字段名在 插入计算字段 对话框中仍为 订单金额 接着输入公式的其他部分 25000 10 7 然后单击 确定 名为 奖金 的新字段将插入报告中 30 活用篇 关闭自动分类汇总 单击 销售人员 字段中的任何地方 因为您希望关闭该字段的分类汇总 在 数据透视表 工具栏上单击 数据透视表 然后单击 分类汇总 清除复选标记 31 活用篇 确定奖金额 创建另一个计算字段公式以确定每位销售人员每季度的奖金额 这里是公式 订单金额 奖金 在 数据透视表 工具栏上 单击