优秀秘书应该具备的条件.ppt

秘书应具备的基本条件 教学策划 教学目标 了解秘书任职应有的技术资格 了解秘书任职应有的非技术资格3 了解秘书任职的一般要求教学重点 秘书应具有的素质 修养教学难点 灵活地掌握秘书任职应有的技术资格和非技术资格 较好地完成秘书工作 秘书在现代企业中的位置图 一 秘书任职的技术资格 1 受教育程度2 专业技能3 工作经历知识是基础 智力是知识的结晶 能力是知识和智力的最终体现和归宿 受教育程度 智能素养 1 秘书的知识结构 通才型 知识积累 基础知识 专业知识 行业知识 相关知识 工具性知识 1 专与博的兼容性 2 广泛的适应性 3 强健的再生性 2 秘书的智力结构智力是赖以吸取外界知识的能力 包括 观察力 注意力 记忆力 思维力 想象力 专业技能 才干素养 重点 1 较强的写作能力 阅读概括能力 2 精明的办事能力 听知领悟能力 口头表达能力 灵活应变能力 沟通与交际能力 组织协调能力 分析判断能力 商业运作能力 超前预测能力 秘书辅助领导 跟踪适应 同步适应 超前适应 独立办事能力 策划与决策能力3 熟练的操作能力 提高商业运作能力 遵循 一个原则 商业游戏规则 成本 利润 报价 做好 三类事情 1 能够为公司带来新生意 增加营业额的事情 2 能够维持现有状况及巩固已有客户的事情 3 必须要做但对企业没有直接利益的事情 在第一类事情没有做好之前 决不做第二类事情 做到 五个是否 1 是否提供满意的服务 2 是否向客户索取电话 名字 取得进一步联系的理由意愿 3 是否在客户拒绝后继续用其他办法保持联系 4 是否清楚 准确地表达客户的要求 5 是否能让客户为你介绍新的业务或新的客户 同时 职业秘书要具备商业敏感性 判断项目的真伪或可行性 3 工作经历 工作经验 一是为人处世的经验 又称社会经验 二是长期从事某一职业的工作经验 也称为专业经验 全美秘书协会 章程 对秘书人员的要求 要象心理学家一样善于洞察别人的心灵 要象文学家一样善于驾驶文字 要象政治家一样有灵敏的头脑 要象外交家一样有潇洒的风度 要有灵活运用各种办公自动化机器的能力 以美国为代表的西方国家为联合国秘书长选定了协定的条件 具有领导 筹划和组织众多国家职员的管理能力 能流利使用联合国两种的工作语言 具有作为领导人物感人的魅力和有沟通人际交流思想的能力 二 秘书任职的非技术资格 秘书应有的职业素养 1 角色意识 2 服务意识 3 勤奋意识 二 秘书任职的非技术资格1 一 秘书的心理素质秘书的心理健康是指秘书个体能以良好的心理状态适应职业活动的环境 1 秘书的气质特点 秘书的气质是指一个秘书比较稳定的心理活动的动力特征 可理解为 脾气 秉性 性情 胆汁质 多血质 粘液质 抑郁质 多血质的秘书 主动灵活 交际能力强 但缺乏持续性 兴趣易转移 胆汁质的秘书 热情 认真 果断 但感情容易冲动 影响工作的开展 粘液质的秘书 遇事沉着冷静 长于实干 稳定性强 但往往反应较慢 动作迟缓 抑郁质的秘书 敏感心细 一丝不苟 但性情易孤僻 优柔寡断 秘书人员应根据职业特点和自身状况 自觉重视和加强气质修养 克服不良的气质倾向 培养良好的气质品格 都可以成为合格的秘书工作者 思考 请分析自己属于哪种气质类型 假如要胜任办公室工作得注意什么 二 秘书任职的非技术资格2 2 秘书的性格要求秘书的性格是秘书对现实稳定的态度以及与之相适应的习惯化的行为方式 有人说 秘书的职业性格无疑是人类为了生存和发展所设定的职业类型中最为优秀的性格 近乎完美的品质 拥有这样性格的人是引人注目 值得欣赏和赞叹的 秘书的性格 品质 重点 开朗 敏捷 稳健 坚毅 幽默 自制 合作 自信 勤快 整齐 正直 善良 热忱 温和 豁达 宽容 缜密 内敛 诚实 上进心等 技能训练 自测 1 我是否适合办公室工作 在小组内进行自我剖析 找出自己的性格优势和劣势 找出差距 制定自己今后训练的重点 提示1 对照办公室工作职业意识 分析自己 我身上的优点有哪些 至少找出五条 这些是需要保持的 也是你将来胜任工作的信心支撑源泉 2 自己身上的缺点有哪些 至少找出三条 你准备怎样改进 二 秘书任职的非技术资格3 3 秘书的心理调适 1 秘书的心理障碍常有 嫉妒心理孤僻心理压抑心理依赖心理焦虑心理厌烦心理羞怯心理自负和自卑心理 二 秘书任职的非技术资格4 2 秘书心理调适的方法 博览群书 开阔胸襟 培养广泛兴趣 丰富业余生活 善于反省 自我调适 倾诉 宣泄 调节情绪 增强自信心 科学安排工作 培养自己的交往能力 充分发挥自己的主观能动性 二 秘书任职的非技术资格5 二 思想素质 政治素养 良好的政治素养 强烈的事业心 较高的理论政策水平 实事求是的思想作风 淡泊明志 乐于奉献 踏实细致 一丝不苟 技能训练 自测 2 从业动机调查 1 我愿意做那些对自己有意义的事情 即便它们可能不会给我带来物质上的奖励 我想彻底向自己证明 我确实了解自己的工作规范 我的工作是我寻求生活真谛的一部分 我渴望达到高标准的专业能力 我乐意被别人领导 从业动机调查 2 我喜欢扮演一个操控他人的角色 一个举足轻重的领导角色 我喜欢那种受尊重的感觉 我希望在我的工作成果上能写上的自己名字 我不希望成为大方向盘上的一个小齿轮 秘书的职业道德 重点 是人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和 1 忠于职守 不得渎职2 保守秘密 不准泄密3 诚实守信 不轻视怠慢4 文明礼貌 平等待人5 廉洁奉公 不谋私利 三 秘书任职的一般要求 1 性别 2 年龄 3 体质 4 外貌 国际秘书节 即每年四月的最后一个星期三 秘书周 即每年四月的最后一周 女性秘书的自我保护 情感修养 自尊自重自爱 有正确的认识和心态 把握交往的尺寸 采取有力有效的方法 一个成熟的秘书 她首先要具备相当的社会常识 了解公司的规章制度 各种潜规则 其次她做事沉着而又机伶 工作踏实 具备相当的责任感强 富于团队精神 能进行自我管理 秘书只有具备了一定的条件 才能成为企业领导人的助手 做好秘书工作 成为一个优秀的秘书 一 精神上自立 所谓精神自立 就是当他面对自己工作与生活中的问题时 他会用自己的头脑作出判断 想出解决问题的办法 并且自己动手去解决问题 同时 要有责任意识 要对自己的家庭 公司和社会负责 二 自我管理能力由于秘书处于一个关键而又敏感的位置 所以 秘书必须在工作中随时约束自己的行为 自觉地进行自我管理 1 学习管理随着企业的发展和市场竞争越来越激烈 企业领导人面临的各种压力也越来越大 所以 他们对自己的助手 秘书的要求自然也就越来越高 因此 秘书必须提高自我学习能力 在工作中学习 在实践中总结 注意随时给自己充电 绝对不能凭兴趣学习 要有针对性的读书 2 时间管理秘书必须在规定的时间内按质按量地完成工作 上司不会允许秘书工作总是拖拖拉拉 因此 秘书对自己的每一项工作都要清楚它需要花多少时间才能完成 为了保证工作的顺利和效率 在工作开始之前 就要对工作的步骤和程序确定好 做好工作计划 视频 时间管理 3 健康管理上司对秘书的要求首先是头脑敏捷 秘书工作可以说既是脑力工作也是体力工作 因此 身心健康是从事秘书工作的先决条件 作为秘书 不仅要保持身体健康 而且还要保持心理健康 只有保持身心健康 才能够在工作中保持相当的耐力和爆发力 出色地完成自己的工作 这是作为秘书最基本的条件 4 感情管理秘书的感情管理就是不感情用事 秘书在日常工作中要与各种各样的人打交道 不能因为对方是自己的朋友或熟人 就改变自己的接待方式或者公司的原则 比如向他透露公司机密 在另一方面 对于你眼中的 小人 或跟自己闹过矛盾的人 你也不能利用自己手中的 权力 故意刁难他 感情管理的另一方面是控制办公室恋情的发生 同一公司员工之间不允许谈恋爱 这是现代职场一条潜规则 5 金钱管理在工作中无论是对外打交道 还是对内的管理 作为秘书 都要有成本意识 金钱管理的另一方面就是要有个人的 理财计划 开始积累个人的 财产 学会理财 也并不是处处节省 而是花同样的钱做更多的事 三 自我提升欲望由于秘书新人的工作存在上述特点 所以 刚进入秘书行业或即将进入秘书行业工作的人必须做好相应的思想准备 注意在工作中发挥主观能动性 努力提高自己工作的含金量 充分利用自己的职位优势 在 打杂 过程中给自己创造机会 从而使自己尽快成长 1 充分发挥主观能动性 秘书并不是算盘珠子 上司拨一下你才动一下 很多时候需要秘书充分发挥主观能动性 自己去找事做 一个秘书是否能充分发挥自己的主观能动性 实际上反映出他是否有强烈的上进心 作为秘书 必须有强烈的上进心 因为企业的生存环境越来越复杂 老板的压力越来越大 因而对秘书的期望值越来越高 如果没有上进心 注意自我积累和提升 那秘书的能力就会离上司的要求越来越远 案例这天下午上班不久 市工商银行的李行长打电话来找张总 张总正在市政府汇报工作 作为张总的秘书 于雪知道李行长是张总研究生班的同学 他与张总的私交不错 见于雪一时联系不上张总 李行长就对于雪说 他们导师的夫人昨晚突然去世了 他想约张总明早一起去看看老师 你们老板回来后 请你马上告诉他 让他给我回个话 因为关系很熟 所以李行长说话也比较随便 另外 看老师的时候 多少得送点钱 表示一下心意 我俩最好送一样多 所以 你问一问你们老板 看他打算送多少 到时候告诉我 张总到下午7点多才回到办公室 于雪马上把李行长的意思向张总作了汇报 你说送多少钱比较合适 明天还要带些什么东西去 不知是突如其来的噩耗让张总不知所措 还是张总对这种世态人情没有什么了解 他这样反问于雪 于雪只好摇头 她看到了张总眼里对自己的不满 问题出在哪里 点评的确 吊唁师母是张总的私事 送多少钱和带什么东西去看老师 作为秘书 于雪都可以不闻不问 但是 这种 私事 如果处理得不好 它必然会影响张总的工作 因此 作为助手 于雪必须将这种事情当作自己份内的工作来处理 既然是份内的工作 那么 于雪就应该充分发挥主观能动性 利用张总回来之前这一段时间做些相应的准备工作 比如 虽然吊唁的时候送多少钱没有一定的标准 但在社会上它有相应的潜规则 送多了人家可能认为你是摆谱 显示自己财大气粗 显得俗气 如果送少了 人家又可能认为你寡情少义 因此 如果于雪还不知道这种送礼的行情 那就应该向部门或公司其他的人请教 如果公司的 人不了解 可以问自己的亲戚朋友 总之 于雪没有及时去了解这方面的情况 让上司失望 说明她作为秘书对自己的职责范围缺乏真正的了解 由于不了解自己的职责 所以在工作中缺乏主动积极的精神 2 提高工作的含金量对于秘书来说 不只是接打电话能增加工作 附加值 几乎所有的秘书工都可以增加 附加值 比如给客人泡茶的时候 给客人一个微笑 让客人感到更温馨 在给上司起草文件的时候 多加几幅图表 让简单枯燥的数字更直观 更生动 虽然秘书的主要工作是做 杂务 但你不能只是机械地做 你要有精益求精的态度 尽量给自己的每一份工作增加 附加值 如果你给自己的每做的一件事都增加 附加值 那么 你工作的含金量会大大地提高 如果你工作的 含金量 很高 那上司对你自然就会刮目相看 相反 如果你认为秘书工作只是 打杂 那么 你的工作永远只能是 打杂 案例于雪是天津某高科技公司总裁秘书 公司这几年从无到有 年营业额接近10亿元人民币 这天上午总裁正在召集各分公司负责人开营销会议 公司财务总监刘总给于雪来电话了 于雪 你好 我是财务部的刘志 刘总 您好 大老板 指公司总裁 这几天能抽得出时间来吗 北京天地证券公司的马总想过来拜访他 一起吃顿饭 老板开完会后 我问一下老板的意思 回头给你电话 你看可以吗 谢谢 对方放下电话 总裁散会后 于雪马上把财务部刘总的意思告诉总裁 总裁想了一会后反问于雪 你看我有必要见这个马总吗 于雪不知如何回答是好 总裁也显得很失望 问题出在哪里 点评作为秘书 传递信息是她的一项主要工作 在传递这种信息过程中 她必须做到准确与及时 从这个意义上来说 于雪完全履行了自己的职责 工作中不存在任何暇疵 但是 秘书又不是一个简单的传声筒 当她在传递这种信息过程中 应尽可能地给它增加 附加值 由于天地证券公司是财务总监介绍过来的 所以于雪应该知道总裁对这个证券公司不熟悉 因此 于雪在将 马总要求见面 的信息传递给总裁之前 她就应该想到总裁在做 见不见马总 这个决策的时候缺乏足够的信息 所以 于雪在将这个信息传递给上司之前 她就应尽可能地收 集有关天地证券公司的信息 将有关天地公司的信息连同 马总要求见面 这个信息一起传递给上司 以方便他决策 所以 于雪的问题就出在没有给老板提供 天地公司 的相关信息 也就是说 于雪在这里只是一个简单的传声筒 在传递这个信息过程中给它增加任何 附加值 如果于雪在与刘总通话时 问清对方的意图和公司背景 并到网上去查 天地证券公司 的网站 了解有关情况 做好相应的准备 那么 一旦总裁问起来 她就能提供天地公司的相关背景资料和马总来访的意图 这样 总裁就能作出自己的决策 3 充分发挥职务优势一般的上司工作都非常忙 不可能将自己所有的工作和要求都向秘书 汇报 所以 秘书必须学会利用自己的职务优势来收集自己工作的信息 那么 作为秘书 在日常工作中应如何利用自己的职位优势充实自己呢 第一 对从自己经手转发的各种文件和资料仔细阅读和琢磨 第二 留意上司的电话和上司与各部门经理的谈话 第三 留意网上和报刊杂志上有关本行业的新闻和动向 遇到不清楚的问题就向同事请教 只要做到了这几点 那你就能基本了解公司运营状况和上司的工作重心 通过这种日积月累 你的工作视野自然就会开阔 想上司所想 急上司所急 与上司在工作中形成默契 自然而然成为上司的得力助手 案例这是一家通讯辅助设备制造公司 这天老板终于得到了与本地移动通讯公司老总见面的机会 并约好晚上一起吃饭 下午 老板就晚上见面的事与秘书于雪商量 听朋友说 移动公司大老板的酒量很大 我原准备让研发部的刘奇今晚一起去 但他太书生气 不会喝酒 除开销售部的王涛 你看今晚还派谁去比较合适 老板兴致盎然地征求于雪的意见 我怎么知道 你是老板你定吧 于雪诚恳地回答 听于雪这么一说 老板兴致陡降 只好转移话题 他指着移动公司的宣传样本说 这个上面SP 编者注 指内容提供商 这两个英文字母 它是什么意思 对不起 我是学中文的 我也不知道这SP是什么意思 于雪实事求是地回答 好吧 你出去忙吧 老板明显地不高兴 问题出在哪里 点评随着市场竞争越来越激烈 上司面临的压力越来越大 对自己的助手的期望值越来越高 因此 作为秘书 应尽可能地提高自己的能力 以满足上司的工作要求 如果从这个角度看 作为老板的助手 于雪连公司几个高层管理人员的酒量如何都不清楚 主要客户的样本也看不懂 那就不能不说是一种失职 如果说这种失职还可以谅解的话 那么 在老板征询自己的意见时 用 不知道 来应付 而不是积极采取措施 我去查一下 或 我去问一问 则更不可原谅 于雪的问题在于她安于现状 没有积极地利用自己的职务优势 充实和提高自己 作为秘书一定要学会利用自己的职位优势 突破自己本职工作的束缚 逐步开阔自己的视野 从整个公司