文书档案的科学化管理探讨.doc

文书档案的科学化管理探讨 一年一度毕业季几分伤感积分离愁伤感之余是否还在为毕业论文发愁?好了话不多说小编直接为大家送上档案管理毕业论文一篇希望对大家有所帮助 摘要：文书档案是社会发展的记载器随着文书档案管理模式的更新变化意味着文书档案的科学化管理已具备了充足的基础条件如何利用更新的管理模式、先进的计算机技术等对文书档案进行科学化管理自然而然地成为重点基于此提出文档一体化、基于计算机的文书档案管理等建议以提高文书档案的科学化管理并针对当前发展新形势提出对文书档案管理工作的要求具有较有价值的参考意义 关键词：文书档案;科学化管理;文档一体化 引言 档案是社会发展的记载器记录着社会发展的各种信息尤其文书档案更是记载着各单位的发展历史反映了以往单位所遇到的问题处理手段单位建设进展领导决策等等随着文书档案管理模式的更新变化采取新颖的管理模式对文书档案进行科学管理以提高文书档案管理水平保证文书档案信息的有效性和准确性从而适应社会发展的需求这是文书档案管理工作的进一步科学化体现随着科学技术的进步发展本文提出文档一体化、基于计算机的文书档案处理等建议以提高文书档案的科学化管理并针对当前发展新形势提出对文书档案管理工作的要求并提出档案管理现代化呈现出的新发展趋向具有较有价值的参考意义 1科学化管理的措施 1.1文档一体化 长期以来文书处理和档案管理属于不同的部门负责档案管理只由档案部门执行文书处理和档案管理的分离由于被人操作于不同部分以及不同工作者就导致了档案管理较容易出现错误或者出现文书档案管理程序过于复杂出现甚至出现难以修改已管理好的个别档案的复杂情况最终影响了文书档案的管理效率降低了档案的信息服务功能鉴于此随着社会发展的需求文档一体化成为了一种新颖的管理模式这种管理模式就是把过去文件处理和档案管理独立的分散状态统一成一个有机整体去进行管理文档一体化的科学化管理模式意味着公文处理和文书档案两者归入为文件运动的整个生命过程从而使文书档案得到科学处理和有效控制 另一方面文档一体化的管理模式使得文书处理工作成为了文档管理大工作中的前端任务文件处理工作质量的好坏将影响着文书档案管理的有效性和准确性因此文档一体化真正的实施将对文书档案的科学化管理带来崭新的发展空间将使得文书档案管理进行一个更加科学有序的管理阶段而文档一体化的有效真正实施必须依赖于规范化的公文处理即从文书处理工作开始实行规范化通过对文书档案实行超前控制这样一来使得文书档案在经过规范化的前处理后形成一个最终归宿和最长久的价值体现从而充分发挥文书档案的真正效果 1.2基于计算机的文书档案管理 随着计算机及其网络技术的不断更新发展以及无纸化资源的出现使得档案管理模式从手工操作转化为计算机操作使得文书档案的存储方式也发生了根本性的变化从纸质形式转变为电子资源形式;文书档案的归档等操作过程均由计算机进行处理基于计算机的文书档案管理按件随即整理归档减轻了档案工作者的劳动量提高了文书档案管理的效率另一方面传统文书档案管理中在归档整理后若要对文件进行修改处理就必须对已整理的文书档案进行拆卷重做这就浪费资源和劳动力而采用计算机进行文书档案管理根本不会出现该问题文件的修改只需通过键盘操作就可以且随时修改显得方便快捷再且基于计算机的文书档案处理使纸质的文书档案转变成电子版的文献信息加上网络技术应用使得文书档案资源随时可供检索大大提高了查准率这些都是传统管理方式所无法能及的同时对文档进行计算机化处理也是解决文档分离实现文档一体化管理的根本办法 1.2.1电子文件的归档与接收档案的形成是文件有条件的转化是具有一定查考利用价值和法律效力的原始记录文件的收集、接理、鉴定是传统的以纸质档案为主的档案形成的工作起点也是检验档案有效的关键电子档案主要来源于库存档案的数字化和现行产生的电子文件库存档案数字化后的电子原件可以构成纸质原件的副本而电子文件所具有的与传统文件的不同特性其收集、整理、鉴定等过程是一个交叉操作过程虽然电子签署数宅签署等技术是保证电子文件原始性的凭证但形成后的电子文件在相对离开它的原载体后仍然可以编辑、修改而且在转化为电子档案时没有文件到档案的明显界定完全依靠归档人通过网络上传或复制其有效及原始性无法确定因此电子文件归档的同时还要有附属于每一份电子文件的静态数据信息和动态、数据信息静态数据信息包括主要满足普通用户查询的原件属性信息以及原件存储格式、处理工具、版本等生成环境的记录.动态数据信息包括创建、校审、审定、归档、接收、变更、下载利用等贯穿于该文件一切处理过程的记录以加强档案原始性的认定确保电子文件的有效利用.同时电子文件的数据信息也是档案管理人员在接收电子原件时进行核对、审验的依据不符合要求时发回归档人.数据信息应该以系统自动提取为主减少人为干预 1.2.2电子档案的存储与备份电子档案是现代科技产物它的生存和可读性依赖于计算机的硬件产品和软件产品对归档的各种类型的文件如：文本文件、图形文件图像文件、音频视频文件等应采用通用的主流存储格式对非通用格式的电子文件应提供格式转换功能;对电子档案的存储设备应考虑其成熟性和发展性尤其是对不公开的机密电子档案应具有脱机保管的能力;电子原件的存储方式也是关键应该提供多种方式如：数据库存储、目录存储、光盘存储等用户根据实际建设从中选择电子档案备份、恢复是档案管理系统运行的安全保障应建立一个从系统备份、数据库备份、网络备份到电子原件备份的有效备份、恢复系统 2提出档案管理工作的要求 2.1要有高尚的职业道德修养 文书档案工作由于其工作特点以及环境的因素决定了从事该项工作的人员缺乏活力一般都是长时间枯燥乏味地工作正因为这样往往职员从事该项工作时间不长缺乏一种积极;另外由于文书档案工作毕竟是较沉闷职员记录信息时由于麻痹较容易出现错误从而导致了以后所用信息的错误性影响文书档案信息的质量效果因此文书档案工作的性质决定档案工作者应要有高尚的职业道德修养应耐得住寂寞、甘于清苦从而确保文书档案的准确性 2.2拥有专业知识提高档案管理水平 鉴于文书档案工作对服务对象的重要性以及其较强的专业性决定了文书档案工作者必须具备专业知识拥有较强的档案管理技能其次要求工作者熟练掌握科学的管理方法并在档案管理中得到体现采用先进的管理技术进行档案管理的深化如计算机在档案管理中的二次开发等以适应档案现代化管理的需求 2.3做好文书档案管理的基础工作 文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性其影响力不容忽视做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手档案的管理工作不仅仅是“管好堆”应不断的完善原有的档案保证现有档案工作无错误的基础上要求档案工作者对原有档案应进行核查以防之前档案管理工作的失误从中发现错误时应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理从基础抓起 3结语 新颖的管理模式、先进的计算机技术等自然而然地成为文书档案科学化管理的重点正是基于这点本文提出了文档一体化、基于计算机的文书档案处理等是实现文书档案科学化