会计信息系统第3章.ppt

第三章报表处理系统 内容简介报表处理是会计业务流程的最后一个环节 同时也是会计信息系统的主要输出方式 本章讨论了报表处理的基本概念 重点介绍了会计报表的格式设计和取数公式的设计 2020 1 14 会计信息系统 2 3 1报表处理概述 一 会计报表的作用会计报表是反映企业一定时期内财务状况和经营成果的书面文件 企业管理者可以通过会计报表了解企业的财务状况和各经济指标的完成情况 以便考核各部门的工作业绩 企业投资者 银行和其他金融机构 政府有关部门等可通过会计报表全面了解企业的经营成果 盈利和偿债能力 税收以及发展状况 2020 1 14 会计信息系统 3 二 会计报表的分类 会计报表的使用者是多主体 他们对会计报表的要求是多种多样的 所以会计报表有多种格式和内容 按编制时间可分为月报 季报和年报 按编制单位可分为单位会计报表和汇总会计报表 单位会计报表是独立核算单位编制的 汇总会计报表是由上级主管部门根据所属企业上报的会计报表汇总生成的 2020 1 14 会计信息系统 4 按使用对象可分为内部会计报表和外部会计报表 2020 1 14 会计信息系统 5 三 会计报表的结构 从报表构成内容来看 可分为简单表和复合表 简单表是由若干行和若干列构成的 如资产负债表 损益表等 复合表是由多个简单表组合而成的 无论是简单表还是复合表 都是由四个基本要素构成的 标题 表头 表体和表尾 如下表所示 2020 1 14 会计信息系统 6 会计报表结构 2020 1 14 会计信息系统 7 四 报表基本要素 标题 用来表示报表名称 如上表中的 资产负债表 标题有时可能不只一行 有时可能会有副标题 表头 用来描述报表编制单位 日期 计量单位和报表栏目名称等 表体 用来显示数据 是报表的主体 分为若干行和列 行列交叉处的单元格称为表元 表尾 表体以下部分 还包括编制人和审核人等内容 2020 1 14 会计信息系统 8 五 报表的主要概念 表元 表元是报表的最小信息单元 用来容纳数据 类似于电子表格软件Excel 表元由单元格所在的列号和行号标识 它同时又代表单元格的地址 如B3代表第3行第2列的表元 区域 由一组单元格组成 如A2 B5代表以A2为左上角B5为右下角的矩形区域 数据类型 表元中的数据可以是数值 字符和公式 数字作为字符型数据输入时 前边应加单引号 如 7 公式的前边要加等号 对齐方式 表元中的数据的显示格式 2020 1 14 会计信息系统 9 六 报表数据来源 手工报表处理是由会计人员从各种账簿和其他报表中取得数据 经过计算和处理后填写到报表中 手工报表处理非常费时费力 而且效果不好 在计算机条件下 报表数据的获取和处理发生了根本性变化 只需在容纳数据的表元中定义好取数公式 每次运行报表时 系统将按取数公式自动从相应的数据源中提取数据并生成报表 2020 1 14 会计信息系统 10 报表数据的来源 手工输入 字符型数据可由手工输入 账簿取数 大部分数据可从帐务处理系统中提取 通过建立科目取数公式 可提取某会计科目的期初 期末余额和发生额等数据 表内取数 表中的小计 合计等可建立表内取数公式 提取并计算其他表元中的数据 表外取数 如果需要从其他报表或子系统中取数 可建立与数据源的连接公式来提取 2020 1 14 会计信息系统 11 3 2报表系统的功能 一 报表处理流程 2020 1 14 会计信息系统 12 二 报表管理 创建新报表 制作一个报表前 首先要向系统登记 即输入会计报表名称 将其纳入系统的文件管理中 报表名称可与标题一致 设计报表格式 在一个空白表格上 定义报表标题 表头 表体 表尾的具体内容 然后保存文件 保存后的报表文件可重复使用 打开报表文件 使用报表时 可打开已设计好的报表格式文件 运行后即可得到含有数据的报表 2020 1 14 会计信息系统 13 修改报表 如报表不能正确显示 则说明存在问题 一般是表元中的取数公式有误 应予以改正 删除报表 对不再使用的报表文件可予以删除 打印输出 报表生成并检查无误后 可打印输出 打印前要进行预览 调整纸张大小和打印方向 使报表内容能完整地打印出来 2020 1 14 会计信息系统 14 三 取数公式 取数公式是编制会计报表时为获取数据而采用的一种数学方法 取数公式直接影响着会计报表内容的正确与否 取数公式以及栏目名 项目名等文字内容在设计报表时一次性输入 以后可重复使用 2020 1 14 会计信息系统 15 常用的取数公式算术表达式 如C3 C4 C5三个表元中的数据分别是3 4 5 在C8表元中输入以下公式 C3 C4 C5 则显示结果为12 函数 系统内部编写好的用于数学运算的一段程序 以给定参数调用一个函数可返回计算结果 如 SUM C3 C5 结果为12 账簿取数 不同的会计软件有不同的表示方法 以金蝶软件为例 C 1 该公式表示提取101到109科目本年度1月份的期初余额总和 2020 1 14 会计信息系统 16 报表中的取数公式 2020 1 14 会计信息系统 17 注意事项公式可直接在单元格中输入 也可跟随系统向导逐项输入 公式由操作符和操作数组成 操作符主要是算术运算符 操作数可以是常数 表元 区域 函数等 公式的运算结果为数值 公式应以 起头 公式中的所有符号均为西文符号 2020 1 14 会计信息系统 18 2 3会计报表设计举例 一般会计软件都提供了会计报表设计功能 同时还提供了多个行业的标准会计报表模板 用户可以修改这些报表模板 使其符合本企业的需要 还可以标准会计报表模板为范本 设计自定义报表 特别是一些不标准的内部会计报表 本例以金蝶软件为依据 说明损益表的设计步骤 2020 1 14 会计信息系统 19 一 新建自定义报表 在金蝶软件的菜单中 选择 报表 中的 自定义报表 出现下图所示的对话框 可以打开系统预设的5个报表 也可以新建报表 2020 1 14 会计信息系统 20 点击 新建 出现报表设计窗口 是一个15 25的矩形区域 如图所示 2020 1 14 会计信息系统 21 二 报表格式设计 设置报表属性 打开主窗口 属性 菜单中的 报表属性 对话框 输入报表名 总行数 总列数等 还可设置报表外观 页眉页脚 打印选项和计算选项等内容 如图所示 2020 1 14 会计信息系统 22 设置单元格属性 打开主窗口 属性 菜单中的 单元属性 对话框 设置字体颜色 文本对齐 数字格式和边框等内容 如图所示 2020 1 14 会计信息系统 23 三 表格内容输入 按照报表反映的内容 在相应的单元格中输入文字和取数公式 如下表所示 2020 1 14 会计信息系统 24 四 报表公式设计 报表中的数据由系统根据单元格中的数据类型自动生成 字符型数据按照格式显示 不参与任何运算 数字型数据可参与算术运算 如果是公式 系统将按公式的内容进行运算或者从数据源取数 公式可以手工输入 也可以根据公式向导一步一步地生成 2020 1 14 会计信息系统 25 科目取数公式科目取数公式中一定包含科目代码 可以指定币别 用币别代码表示 可以指定取数标记 即取哪个数据 格式如下 币别 SS n 或 币别 SS y p 2020 1 14 会计信息系统 26 参数说明 指定会计科目代码范围 其中 科目代码2 可省略 币别 币别代码 如RMB USD 如省略则为综合本位币 SS 取数标记 如省略则为本期期末余额 n 会计期间 如省略则为本期 y 会计年份 p 指定年份的会计期 2020 1 14 会计信息系统 27 常用取数标记的含义 2020 1 14 会计信息系统 28 举例资产负债表中的应收账款一栏使用的取数公式为 JC 1 JC 1 结果为113科目和203科目本年度1月份借方期初余额之和 损益表中的产品销售输入一栏使用的取数公式为 SY 表示要从501科目中提取本期发生额 2020 1 14 会计信息系统 29 表内取数公式格式 以单元格地址为参数的算术表达式 例如 C5 C6 C7 表间取数公式格式 表名 单元格 例如 资产负债表 C3 表示从已生成的资产负债表中提取C3中的数据 2020 1 14 会计信息系统 30 使用公式向导选定一个单元后 单击 编辑 菜单中的公式向导 可打开向导对话框 根据向导提示 输入科目代码 取数类型 年度和期间等内容 单击 填入公式 可自动生成取数公式 最后单击 确定 按钮即可 如下图所示 2020 1 14 会计信息系统 31 2020 1 14 会计信息系统 32 五 报表重算和输出 报表窗口提供了多个工具按钮 以方便用户的操作 重算 提供了重新取数计算并刷新报表的功能 每次运行报表时应重算 格式 可在显示数据和显示公