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本章知识结构 第一节会计循环第二节会计凭证第三节会计账簿第四节账务处理流程第五节财务报告 学习目标 通过本章学习 应理解会计循环 会计凭证 会计账薄 账务处理程序和财务报告的含义和内容 了解原始凭证 记账凭证审核的内容 总分类账与明细分类账之间的关系 财务报表附注披露的内容 掌握原始凭证 记账凭证编制方法 账薄登记的基本方法 各账务处理程序的特点和财务报告编制的基本方法 第一节会计循环一 会计循环的概念会计循环是指会计核算从取得或填制和审核原始凭证 编制记账凭证 登记账薄 试算平衡 账项调整 结账 直止编制会计报表等一系列会计程序并周而复始地进行 在会计分期假设下 企业应当划分会计期间 分期结清账目和编制会计报表 会计期间通常分为年度和中期 中期 是指短于一个完整的会计年度报告期间 二 会计循环的基本程序 一 对交易或事项进行初次确认计量 二 分析具体的经济业务 编制记账凭证 会计分录 三 根据记账凭证登记会计账簿 四 会计期末对会计账簿记录进行试算平衡 对账和结账 五 根据账簿记录编制会计报表 第二节会计凭证一 会计凭证的意义和种类 一 会计凭证的意义会计凭证是记录经济业务发生和完成情况 明确经济责任的书面证明 也是登记账簿的依据 填制和审核会计凭证作为会计核算的一项重要内容 在经济管理中具有重要的意义 1 记录经济业务 提供记账依据 2 明确经济责任 强化单位内部控制 3 监督经济活动 控制经济运行 二 会计凭证的种类会计凭证按其填制程序和用途不同 分为原始凭证和记账凭证两类 原始凭证又称单据 是指在经济业务发生或完成时取得或填制的 用以记录 证明经济业务的经发生或完成情况的原始证据 它是会计核算的原始资料和重要依据 记账凭证是指会计人员根据审核后的原始凭证进行归类 整理 并确定会计分录而编制的凭证 是直接凭以登账的依据 记账凭证记载的是会计信息 从原始凭证到记账凭证是经济信息转换成会计信息的过程 是一种质的飞跃 二 原始凭证 一 原始凭证的种类1 原始凭证按其取得的来源不同 可以分为外来原始凭证和自制原始凭证两类 2 原始凭证按照填制手续及内容不同 可分为一次凭证 累计凭证 汇总原始凭证和记账编制凭证四种 1 一次凭证 是指一次填制完成 只记录一笔经济业务的原始凭证 如收料单 领料单 发货票 银行结算凭证 工资单 借款单等 2 累计凭证 是指在一定时期内连续记录若干项同类经济业务的自制原始凭证 它是连续反映某一时期内重复发生而分次进行的特定业务 如限额领料单 这类凭证的填制手续不是一次完成的 而是随着经济业务的发生而多次进行的 3 汇总原始凭证 是指在会计核算工作中 为简化记账凭证的编制工作 将一定时期内若干份记录同类性质经济业务的原始凭证汇总编制成一张原始凭证 用以集中反映某项业务经济的总括发生的情况 如收料凭证汇总表 工资结算汇总表 发料汇总表等 汇总原始凭证所汇总的内容 只能是同类型经济业务 而不能汇总两类或两类以上的不同类型经济业务 4 记账编制凭证 是指根据账薄记录 把某项经济业务加以归类 整理而重新编制的一种自制原始凭证 例如月末在计算产品成本时 编制的 制造费用分配表 就是根据制造费用明细账的记录 按费用的用途填制的 二 原始凭证的填制和审核1 原始凭证的基本内容 原始凭证的名称 填制原始凭证的日期 填制凭证单位签章 有关人员签章 接受凭证单位的名称 经济业务内容 经济业务内容主要是表明经济业务的项目 名称及有关的附注说明 数量 单价和金额 主要表明经济业务的计量 这是原始凭证的核心 2 原始凭证的填制要求 符合实际情况 凭证填制的内容 数字等 必须根据实际情况填列 确保原始凭证所反映的经济业务真实可靠 符合实际情况 明确经济责任 填制的原始凭证必须由经办人员和部门签章 从外单位取得的原始凭证必须盖有填制单位的账务专用章 从个人取得的原始凭证 必须有填制人员的签名或盖章 自制原始凭证必须有经办单位负责人或其指定人员的签名或盖章 对外开出的原始凭证 必须加盖本单位账务专用章 填写内容齐全 原始凭证的各项内容 必须详尽地填写齐全 不得遗漏 而且凭证填写的手续必须完备 符合内部牵制原则 凡是填有大写和小写金额的原始凭证 大写与小写金额必须相符 购买实物的原始凭证 必须有验收证明 支付款项的原始凭证 必须有收款单位和收款人的收款证明 一式几联的原始凭证 应当注明各联的用途 只能以一联作为登记账簿的依据 一式几联的发票如果在业务发生或完成时 因各种原因未能及时填制原始凭证的 应以实际填制日期为准 销售商品 产品时未能及时开出发货票的 补开发票的日期应为实际填制时的日期 收据 必须套写 并连续编号 作废时应加盖 作废 戳记 连同存根一起保存 不得撕毁 发生销货退回时 除填制退货发票外 退款时 必须取得对方的收款收据或汇款银行的汇出凭证 不得以退货发票代替收据 职工公出借款收据 必须附在记账凭证上 收回借款时 应另开收据或退还借据副本 不得退还原借款收据 经有关部门批准办理的某些特殊业务 应将批准的文件作为原始凭证的附件 若批准文件需要单独归档 应在凭证上注明批准机关名称 日期和文件字号 书写格式要规范 原始凭证要用蓝色或黑色笔书写 字迹清楚 规范 填写支票必须使用碳素笔 属于需要套写的凭证 必须一次套写清楚 合计的小写金额前应加注币值符号 如 K US 等 大写金额有分的 后面不加整字 其余一律在末尾加 整 字 大写金额前还应加注币值单位 注明 人民币 美元 港币 等字样 且币值单位与金额数字之间 以及各金额采用规定的方法予以更正 对于重要的原始凭证 如支票以及各种结算凭证 一律不得涂改 对于预先印有编号的各种凭证 在填写错误后 要加盖 作废 戳记 并单独保管 阿拉伯数字应一个一个地写 不得连笔写 阿拉伯金额数字前面应写人民币符号 人民币符号 与阿拉伯金额数字之间不得留有空白 凡阿拉伯数字前写有人民币符号 的 数字后面不再写 元 字 所有以元为单位的阿拉伯数字 除表示单价等情况外 一律填写到角分 无角分的 角位和分位可写 00 或符号 一 有角无分的 分位应写 0 不得用符号 一 代替 汉字大写金额数字 一律用正楷字或行书字书写 如壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿 圆 角 分 零 整等易于辨认 不易涂改的字样 不得用一 二 两 三 四 五 六 七 八 九 十 毛 另 或0 等字样代替 不得任意自选简化字 阿拉伯金额数字中间有 0 时 汉字大写金额要写 零 字 如 101 50 汉字大写金额应写成人民币壹佰零壹圆伍角整 阿拉伯金额数字中间连续有几个 0 时 汉字大写金额中可以只写一个 零 字 如 1004 56 汉字大写金额应写成人民币壹仟零肆圆伍角陆分 阿拉伯金额数字元位是 0 或数字中间连续有几个 0 元位也是 0 但角位不是 0 时 汉字大写金额可只写一个 零 字 也可不写 零 字 如 1320 56 汉字大写金额应写成人民币壹仟叁佰贰拾圆零伍角陆分 或人民币壹仟叁佰贰拾圆伍角陆分 3 原始凭证的审核 审核原始凭证的真实性 原始凭证作为会计信息的基本信息源 其真实性对会计信息的质量具有至关重要的影响 其真实性的审核包括凭证日期是否真实 业务内容是否真实 数据是否真实等内容的审查 对外来原始凭证 必须有填制单位公章和填制人员签章 对自制原始凭证 必须有经办部门和经办人员的签名或盖章 此外 对通用原始凭证 还应审核凭证本身的真实性 防止以假冒的原始凭证记账 审核原始凭证的合法性 审核原始凭证所记录经济业务是否有违反国家法律法规问题 是否符合规定的审核权限 是否履行了规定的凭证传递和审查程序 是否有贪污舞弊等行为 审核原始凭证的合理性 审核原始凭证所记录经济业务是否符合企业生产经营活动的需要 是否符合有关的计划和预算等 审核原始凭证的完整性 审核原始凭证各项基本要素是否齐全 是否有漏项情况 日期是否完整 数字是否清晰 文字是否工整 有关人员签章是否齐全 凭证联次是否正确等 审核原始凭证的正确性 审核原始凭证各项计算及其相关部分是否正确 格式是否规范 凭证中有书写错误的 应采用正规的方法更正 不能采用任意涂改 刮擦 挖补等不正确方法 审核原始凭证的及时性 原始凭证的及时性是保证会计信息及时性的基础 为此 要求在经济业务发生或完成时应及时填制有关原始凭证 及时进行凭证的传递 审核时 应注意审查凭证的填制日期 尤其是银行汇票 银行本票等时效性较强的原始凭证 更应仔细验证其签发日期 原始凭证的审核是一项十分重要 严肃的工作 应根据不同情况处理 1 对于完全符合要求的原始凭证 应及时据以编制记账凭证人账 2 对于真实 合法 合理但内容不够完整 计算有错误的原始凭证 应退回给有关经办人员 由其负责将有关凭证补充完整 更正错误后 再办理正式会计手续 3 对于不真实 不合法的原始凭证 会计人员应拒绝受理 对于违法的收支 应当制止和纠正 制止和纠正无效时 应向单位领导人提出书面意见 请求处理 三 记账凭证 一 记账凭证种类记账凭证要根据原始凭证所反映的经济业务 按规定的会计科目和复式记账方法 编成会计分录 以确保账簿记录的准确性 这是由于原始凭证只表明经济业务的具体内容 不能反映其归类的会计科目和记账方向 不能凭以直接入账 而且原始凭证多种多样 其格式 大小也不尽一致 为了做到分类反映经济业务的内容 必须按会计核算方法的要求 将其归类 整理为能据以入账的形式 指明应记入的账户名称以及应借 应贷的金额 1 通用记账凭证 见后图 通用记账是指对一项经济业务即涉及货币资金又涉及非货币资金时可以在同一张记账凭证上完整地记录该项经济业务的会计处理情况 这种格式具有通用性 可以记录各种经济业务 实际工作中当一项经济业务既涉及货币资金又涉及非货币资金时 通用记账凭证能在一张凭证上完整地反映该项业务的全貌 但在货币资金收付的业务量较多的单位中 为了单独反映货币资金收付情况 往往对货币资金的收付业务编制专用的记账凭证 2 专用记账凭证专用记账凭证是按其反映的经济业务是否与货币资金有关 可以分为收款凭证 付款凭证和转账凭证 当取得货币资金收入时编制收款凭证 当支付货币资金时编制付款凭证 当不涉及非货币资金收或付业务时编制转账凭证 1 收款凭证 收款凭证是用以记录货币资金收入业务的记账凭证 根据货币资金收入业务的原始凭证填制而成 收款凭证一般按现金和银行存款分别编制 2 付款凭证 付款凭证是用以记录货币资金支出业务的记账凭证 根据货币资金支出业务的原始凭证填制而成 付款凭证一般也按现金和银行存款分别编制 3 转账凭证 转账凭证是用于记录不涉及货币资金收付业务的凭证 根据有关转账业务的原始凭证或记账编制凭证填制而成 其格式与通用记账凭证的格式相同 收款凭证 付款凭证和转账凭证的划分 有利于区别不同经济业务并进行分类 有利于经济的检查 但工作量较大 适用于规模较大 收付业务较多的单位 会计实务中 某些经济业务既涉及某项货币资金收入 又涉及某项货币资金支出业务 如现金和银行存款之间的划转业务 为了避免记账重复 对于这类业务一般只编制付款凭证 不编制收款凭证 即将现金存入银行时 编制现金付款凭证 从银行存款提取现金时 编制银行存款付款凭证 二 记账凭证的填制与审核1 记账凭证的基本内容 记账凭证的名称 填制记账凭证的日期 记账凭证的编号 经济业务的内容摘要 经济业务所涉及的会计科目及其记账方向 经济业务的金额 记账标记 会计主管 记账 审核 出纳 制单等有关人员签章 2 记账凭证的填制方法 1 收款凭证的填制方法 收款凭证是根据有关现金或银行存款业务的原始凭证填制 在一般情况下 收款凭证的左上角设有借方科目 应按收款的性质填写 库存现金 或 银行存款 日期填写的是编制本凭证的日期 右上角填写编制收款凭证的顺序号 摘要 栏内填写对所记录的经济业务的简要说明 贷方科目 栏应填写 银行存款 或 库存现金 科目的对应科目 为了便于登记各种总账和明细账 在此栏中应注明一级科目 二级科目和明细科目 记账 栏注明是否记账 已记账的划 金额 栏按规定的位数填写该项经济业务的发生额 附单据张 栏填写记账凭证所附原始凭证张数 合计 栏填写各项目金额之和 标明借贷双方的记账金额 凭证下方分别由会计主管 记账 稽核 制单等人员签章 以明确经济责任 记账凭证填制完经济业务事项后 如有空行 应当自金额栏最后一行金额数字下的空行处至合计数上的空行处划线注销 2 付款凭证的填制方法 付款凭证是根据现金和银行存款业务的原始凭证填制 付款凭证格式与收款凭证有两个栏次的内容不同 即它的左上角应填列贷方科目 凭证内第二栏应填制借方科目 除此之外 其填制方法均与收款凭证相同 出纳人员应根据会计人员审核无误的收款凭证和付款凭证办理收付款业务 3 转账凭证的填制方法 它是根据现金和银行存款收付业务以外的原始凭证编制的记账凭证 某项经济业务所涉及的会计科目分别记入 借方科目 和 贷方科目 栏 编制时 必须划清科目性质 不能相互混淆 其他栏次的填写与收 付款凭证相同 如果在同一项经济业务中 既有现金或银行存款的收付业务 又有转账业务时 应相应地填制收 付款凭证和转账凭证 例如周琳出差回来 报销差旅费900元 出差前预借1000元 剩余款项交回现金100元 对于该项经济业务 应根据收款收据记账联填制收款凭证 同时根据差旅费报销单填制转账凭证 需要指出 编制记账凭证时应当对记账凭证连续编号 以分清会计事项处理的先后顺序 便于记账凭证与会计账簿核对 确保记账凭证的完整无缺 若一笔经济业务 需要填制多张记账凭证 可采用 分数编号法 除结账和更正错误的记账凭证可以不附原始凭证外 其他记账凭证必须附有原始凭证 如一张原始凭证需要填制两张记账凭证时 应在未附原始凭证的记账凭证上注明其原始凭证在哪张记账凭证下 以便查阅 3 记账凭证的审核 1 内容是否真实 审核记账凭证是否有原始凭证为依据 所附原始凭证的内容与记账凭证的内容是否一致 记账凭证汇总表的内容与其所依据的记账凭证的内容是否一致等 2 项目是否齐全 审核记账凭证各项目的填写是否齐全 如日期 凭证编号 摘要 会计科目 金额 所附原始凭证张数及有关人员签章等 3 科目是否正确 审核记账凭证的应借 应贷科目是否正确 是否有明确的账户对应关系 所使用的会计科目是否符合国家统一的会计制度的规定等 4 金额是否正确 审核记账凭证所记录的金额与原始凭证的有关金额是否一致 计算是否正确 记账凭证汇总表的金额与记账凭证的金额合计是否相符等 5 书写是否正确 审核记账凭证中的记录是否文字工整 数字清晰 是否按规定进行更正等 第三节会计账簿一 会计账簿的意义和种类 一 会计账簿的意义会计账簿 简称账簿 是指由一定格式账页组成的 以会计凭证为依据 全面 系统 连续地记录各项经济业务的簿籍 设置和登记账簿 是编制会计报表的基础 是连接会计凭证与会计报表的中间环节 在会计核算中具有重要意义 1 通过账簿的设置和登记 记载 储存会计信息 2 通过账簿的设置和登记 分类 汇总会计信息 3 通过账簿的设置和登记 检查 校正会计信息 4 通过账簿的设置和登记 编制会计报表 输出会计信息 二 会计账簿的种类会计账簿的种类多种多样 按照不同的标准可分为不同的类别 1 按其用途分类 序时账簿 分类账簿和备查账簿 1 序时账簿 它是指按照经济业务发生和完成时间先后顺序 逐日逐笔进行登记的账簿 又称为日记账 按其记录内容不同又可分为普通日记账和特种日记账 2 分类账簿 它是指按照总分类账户和明细分类账户分类记录经济业务的账簿 分类账簿按照反映指标的详细程度划分 分为总分类账簿和明细分类账簿 总分类账簿又称总账 是根据总分类科目开设账户 用来分类记录全部经济业务 提供总括核算指标的分类账簿 它对明细分类账簿具有统驭和控制作用 明细账簿又称明细账 是根据总分类科目所属二级或明细科目开设账户 用来分类记录某类经济业务 提供比较详细的核算指标的分类账簿 它对总分类账簿具有辅助和补充作用 3 备查账簿或称辅助账薄 它是对某些在序时账簿和分类账簿中未记录或记录不全的经济业务补充登记的账簿 它可以对某些经济业务的内容提供必要的详细参考资料 如应收票据备查簿 应付票据备查簿等 这种账簿属于备查性质的辅助账 与其他账簿之间不存在严密的依存勾稽关系 它没有固定的格式 可根据实际需要加以设计 2 按外型特征分类 订本式账簿 活页式账簿和卡片账簿 1 订本式账簿 又称订本账 它是指在启用前就把编有顺序号的若干账页 固定装订成册的账簿 这种账簿的主要优点是能够避免账页散失和防止非法抽换 主要缺点是账页数量及位置固定 不便于分工记账 使用起来较死板 按规定一些重要的账簿 如总分类账簿 现金日记账和银行存款日记账都应采用订本账 2 活页式账簿 又称活页账 它是指账页数量不固定 可随时增减的账簿 这种账簿的主要优点是可以根据需要增减或重新排列账页 便于归类汇总 并有利于分工记账 提高会计工作效率 主要缺点是容易散失和被抽换 为了克服这一缺点 在使用活页账之前 应按账页顺序编号 并装置账夹内 在会计期末更换新账后加上目录并装订成册 活页式账簿主要适用于一般明细分类账 3 卡片式账簿 又称卡片账 它是指以专门格式 不装订的卡片作为账页所组成的账簿 这种账簿通常存放在卡片箱内 使用灵活 可以随时抽换 跨年度使用 在登记完毕或更换新账页后 应封扎存档 妥善保管 它适应于记载内容比较复杂的财产物资明细账 如固定资产登记卡 低值易耗品登记卡等 3 按账页格式分类 三栏式账簿 多栏式账簿 数量金额式账簿等 1 三栏式账簿 它是指由设置借方 贷方 余额三个基本栏目的账页组成的账簿 它适应于总分类账 日记账 也适用于只需要进行金额核算而不需要数量核算的债权 债务结算账户的明细分类账 如应收账款 应付账款 其他应收款 其他应付款等明细分类账 2 数量金额式账簿 它是指设置由数量 单价 金额等栏目的账页组成的账簿 这种账簿适用于既要进行金额核算 又要进行实物数量核算的各种财产物资账户 如固定资产 原材料 库存商品等账户 多栏式账簿 它是指由三个以上金额栏目的账页所组成的账簿 这种账簿根据经济业务的特点和经营管理的需要 把同一个一级账户所属的明细账户 集中在一张账页上设置专栏 反映各有关明细账户的核算资料 它适用于成本费用账户 收入账户 本年利润账户等 既可设一个借方栏目 多个贷方栏目或设一个贷方栏目 多个借方栏目或借方贷方均设多栏 1 账簿的主要内容各种账簿所记录的经济内容 账簿的格式可以多种多样 但各种账簿都应具备下列基本内容 通常也称为账簿基本要素 1 封面 主要标明账簿的名称 如总分类账 各种明细账 现金日记账 银行存款日记账等 2 扉页 主要列明科目索引 账簿启用和经管人员一览表 3 账页 账页是构成账簿的主要部分 是账簿用来记录具体经济业务的载体 其格式因记录经济业务内容的不同而有所不同 但基本内容应包括 账户名称 如总分类账户 二级账户或明细账户 登记日期栏 凭证种类和号数栏 摘要栏 借贷方金额及余额的方向 金额栏 总页数和分户页次 2 会计账簿登记的要求 1 为了保证账簿记录的正确性 必须根据审核无误的会计凭证记账 2 为了保持账簿记录的持久性 防止涂改 必须使用蓝黑墨水或碳素墨水并用钢笔书写 不得用铅笔或规定以外的圆珠笔书写 3 记账时 必须按账户页次逐页逐行登记 不得隔页 跳行 如无意发生隔页 跳行现象 应在空页 空行处用红色墨水划对角线注销 加盖 此页空白 或 此行空白 戳记 并由记账人员签章 4 账簿登记完毕 应在记账凭证 记账 栏内注明账簿页数或划对勾 表示记账完毕 避免重记 漏记 5 记账时必须对账页中的日期 凭证编号 摘要 金额等项目填写齐全 做到 摘要 简明扼要 文字规范清楚 数字清晰无误 结出账户余额后 在 借或贷 栏目注明 借 或 贷 字样 以示余额的方向 对于没有余额的账户 应在此栏内标 平 字 在 余额 栏写 0 6 每一账页记录完毕 应在该账页最末一行加计发生额合计及余额 在该行 摘要 栏注明 转次页 或 过次页 并将这一金额记入下一页第一行有关金额栏内 在该行 摘要 栏注明 承前页 以保持账簿记录的连续性 便于对账和结账 7 如发生账簿记录错误 不得随意刮 擦 挖补或用退色药水更改字迹 而应采用规定的方法更正 8 除结账 改错 冲账等有关账簿记录外 不得用红色墨水 会计中的红色数字 表示负数 二 账簿的格式和登记方法1 序时账簿的格式和登记方法企业通常设置库存现金日记账和银行存款日记账 1 库存现金日记账的格式及登记方法库存现金日记账是用来核算和监督库存现金每天的收入 支出和结存情况的账簿 库存现金日记账的账页格式有三栏式和多栏式两种 库存现金日记账的登记 是由出纳人员根据同现金收付有关的记账凭证 按时间顺序逐日逐笔进行登记 即根据现金收款凭证和与现金有关的银行存款付款凭证 从银行提取现金的业务 登记现金收入 根据现金付款凭证登记现金支出 逐日结出现金余额 与库存现金实存数核对 以检查每日现金收付是否有误 2 银行存款日记账的格式及登记方法银行存款日记账是用来核算和监督银行存款每日的收入 支出和结余情况的账簿 企业应根据在银行开设的存款账户和币种分别银行存款日记账 每个银行账户设置一本日记账 银行存款日记账的格式与现金日记账相同 可以采用三栏式 也可以采用多栏式 但应在三栏或多栏式中增加一栏 结算凭证 以便记账时标明每笔业务的结算凭证及编号 便于与银行核对账目 银行存款日记账的登记 是由出纳员根据与银行存款收付业务有关的记账凭证 按时间先后顺序逐日逐笔进行登记 根据银行存款收款凭证和有关的现金付款凭证 库存现金存入银行的业务 登记银行存款收入栏 根据银行存款付款凭证登记其支出栏 每日结出存款余额 2 总分类账的格式和登记方法为了总括 全面地反映经济活动和财务收支情况 并为编制会计报表提供资料 每个单位必须设置总分类账 总分类账是按照一级会计科目的分类开设并登记全部经济业务的账簿 总分类账的格式有三栏式 即借方 贷方 余额三个主要栏目 和多栏式两种 最常用的格式为三栏式 设置借方 贷方和余额的三个基本金额栏目 总分类账的登记依据和方法 主要取决于所采用的会计核算组织程序 它可以直接根据记账凭证逐笔登记 也可以将记账凭证进行汇总 编制成汇总记账凭证或科目汇总表 根据汇总的记账凭证定期登记 3 明细分类账的格式和登记方法明细分类账是总分类账的明细记录 它是按照总分类账的核算内容 按照更加详细的分类 反映某一具体类别经济活动的财务收支情况 它对总分类账起补充说明的作用 它所提供的资料也是编制会计报表的重要依据 库存现金 银行存款账户由于已设置了日记账 不必再设明细账 其日记账实质上也是一种明细账 明细账的格式通常有三栏式 多栏式 数量金额式 明细分类账的登记方法 由会计人员根据审核无误的记账凭证 原始凭证或汇总原始凭证逐日逐笔或定期汇总登记 4 总分类账与明细分类账的平行登记总分类账户与明细分类账户同时存在于账户体系中 明细账户是对总分类账户的具体化和补充说明 总分类账户则统驭和控制着明细账户 为保持总账与所属明细账之间这样一种关系 当企业发生与某账户相关的经济业务时 需要同时在该总分类账户及其所属的明细分类账户中进行平行登记 平行登记的要点包括 1 登记的依据相同对于每一项经济业务 应根据审核无误后的同一凭证 一方面计入有关的总分类账户 另一方面计入该总分类账所属的有关各明细分类账户 2 登记的期间相同登记总分类账户和明细分类账户的会计期间 必须一致 因为明细分类账一般根据记账凭证或原始凭证于平时逐笔登记 而总分类账因会计核算形式不同 可能在平时逐笔登记 也可能是定期汇总登记 但必须在同一会计期间内完成 3 登记方向相同 在某一总分类账户及其所属的明细分类账户中登记经济业务时 方向必须相同 一般情况下总账记借方 其所属明细也记借方 总账记贷方 所属明细也记贷方 4 登记金额相等 记入某一总分类账户的金额必须与记入其所属的一个或几个明细分类账户金额合计数相等 三 错账更正登记账簿难免会发生一些差错 发生错账的情况是多种多样的 常用的错账更正方法有划线更正法 红字更正法和补充登记法三种 1 划线更正法 它是指划线注销原有错误记录 然后在划线上方写上正确记录的一种方法 适用于在结账前 如发现账簿上所记的文字或数字有错误 而记账凭证没有错误的情况 更正时 先将错误的文字或数字划上一条单红线注销 然后在红线上方的空白处用蓝字写上正确的数字或文字 并由记账人员在更正处盖章 以表示负债 更正时应注意 对错误的数字一定要全部划去 不得只改个别数字 也不得使被注销的数字难以辨认 2 红字更正法 它是用红字冲销原有的错误记录 以更正或调整记账错误的一种方法 这种方法适用于下列两种情况错账的更正 一是在记账后发现记账凭证中应借 应贷会计科目或借贷方向有错误 从而引起记账的错误 可用红字更正法进行更正 更正的方法是 第一步是用红字金额填制一张同原错误凭证相同的记账凭证 并用红字金额登记入账 以示冲销原错误记录 同时摘要栏注明 冲销某月某日第 号凭证错误 第二步是用蓝 黑 字填制一张正确的记账凭证 在摘要栏注明 更正某月某日第 号凭证错误 并据以登记入账 二是在记账后 发现记账凭证的应借 应贷科目正确 但所记金额大于应记金额 也可采用红字更正法予以更正 更正方法是 将多记的金额用红字填制一张记账凭证 在摘要栏注明冲销某月某日第 号记账凭证多记金额 并据以登记入账 冲销多记金额 例9 2 月末结转完工成品成本36000元时 填制记账凭证时 所用会计科目正确 会计分录中的金额误记为360000元 并已登记入账 其错误的会计分录是 1 借 库存商品 产成品360000贷 生产成本360000应以红字编制一张记账凭证将多记的334000元予以冲销 其会计分录如下 2 借 库存商品 产成品334000贷 生产成本334000将上述更正错账的记账凭证记入有关账户后 则有关账户中的原错误记录得到更正 具体情况如图表9 21所示 3 补充登记法 它是指用蓝字编制一张补充凭证 补足账户中少记金额的一种方法 记账以后 发现记账凭证和账薄记录中应借 应贷会计科目无误 只是由于记账凭证填制的金额小于应填金额而引起账薄记录少记时 应采补充登记法 更正的方法是 按少记的金额用蓝字编制一张与原记账凭证应借应贷会计科目完全相同的记账凭证 在摘要栏说明 补记某月某日第 号凭证少记金额 并据以补充登记入账 例9 3 厂办王林出差向财务科借款2000元作差旅费 出纳员以现金支付 编制记账凭证时 将金额写为200元 并登记入账 其错误的会计分录是 1 借 其他应收款200贷 库存现金200应用蓝字填制一张记账凭证 补充少记的金额 更正的会计分录如下 2 借 其他应收款1800贷 库存现金1800将上述更正错账的记账凭证记入有关账户后 使有关账户中错误的记录得到更正 四 对账与结账1 对账对账是指为保证账簿记录的正确性 而进行的有关账项的核对工作 包括 1 账证核对 它是指账簿记录与记账凭证及其所附原始凭证的核对 主要是账簿记录与原始凭证 记账凭证的时间 凭证字号 记账内容 记账金额及记账方向等的核对 2 账账核对 它是指不同账簿记录之间的核对 主要核对 所有总账账户借方发生额合计与贷方发生额合计是否相符 所有总账账户借方余额合计与贷方余额合计是否相符 有关总账账户余额与其所属明细分类账余额合计是否相符 现金日记账和银行存款日记账的余额与其总账余额是否相符 会计部门有关财产物资明细账余额与财产物资保管 使用部门的有关明细账余额是否相符等 3 账实核对 它是指各项财产物资账面余额与实有数额之间的核对 主要核对 现金日记账账面余额与库存现金数额是否相符 银行存款日记账账面余额与银行对账单的余额是否相符 各项财产物资明细账余额与财产物资