公文传输系统SA4使用手册.doc

书生公文传输系统 SA4 1 第一章第一章 系统简介系统简介 公文 俗称红头文件 是我国行政机关实现上情下达的法定方式 印章则是 文件有效性的表现形式 目前 越来越多的行政机关在开展电子政务建设时都 选择公文无纸化传输作为突破口 取得了非常好的应用效果 但普通的电子邮 件是不具备正式公文的效力的 必须使用专门的公文传输系统才能搭建理想的 数字神经系统 书生公文传输系统正是其中的佼佼者 书生公文传输系统是采用数字化技术传输红头文件的电子政务软件 它在 不改变现有工作流程的情况下 使发送红头文件像发送普通电子邮件一样快捷 同时能保留红头和公章 符合现行所有公文和公章管理制度 保证文件的有效 性 规范性 严肃性 安全程度有质的提高 它既与现行有纸办公方式兼容 又是通向未来无纸办公的桥梁 是各行政企事业单位开展电子政务的最佳突破 口 公文传输系统利用数字文档技术 信息安全技术 中间件技术及计算机网络 技术等 实现了红头文件的制作 盖章 分发 接收 阅读 打印 转发和归 档等功能 以现代的电子公文传输模式取代了传统的邮路传递模式 2书生公文传输系统 SA4 第二章第二章 系统安装系统安装 公文传输系统的安装包括硬件和软件两部分 2 1 系统硬件安装 这里主要介绍加密狗以及驱动程序的安装过程 加密狗的主要功能是进行公文盖章 加密 公文打印 公文脱密操作 在进 行以上几项操作时必须用到加密狗 安装A4加密狗操作步骤如下 1 将A4加密狗插入USB口 2 一般情况下 安装完A4加密狗后 不需要另外安装驱动 3 如不能正常安装驱动 运行InstDrv exe程序 图2 1 ROCKEY驱动安装程序 单击 开始安装 如图2 2 书生公文传输系统 SA4 3 图2 2 安装驱动 单击 下一步 如图2 3 图 2 3 安装驱动程序成功 单击 退出 按钮 系统将完成ROCKEY驱动程序的安装过程 安装完毕后 您可以从系统的 设备管理器 中查看到加密狗的安装情况 在桌面上 鼠标右键单击 我的电脑 图标 选择 属性 出现 系统特性 对话框 选择 硬件 标签 在 设备管理器 项中单击 设备管理器 按钮 4书生公文传输系统 SA4 出现 设备管理器 对话框 如图2 4 图2 4 设备管理器 您可以在 通用串行总线控制器 项中看到 USB Key 这就说明已正确 安装了加密狗以及它的驱动程序 硬件部分的安装结束 2 2 系统软件安装 2 2 1 公文传输系统主程序安装 双击 Windows 桌面上 我的电脑 图标 双击光盘驱动盘符 运行主程 序目录下的 Setup exe 安装程序 出现 公文传输系统 安装对话框 如图 2 5 书生公文传输系统 SA4 5 图 2 5 安装界面 单击 下一步 出现 许可证协议 对话框 如图 2 6 图 2 6 许可证协议 单击 是 按钮 在弹出 客户信息图 对话框的 姓名 栏中输入 使 用者姓名 公司 栏中输入单位名称 输入的名称将作为该套产品的授权用 户名称显示在系统的版权信息中 然后单击 下一步 按钮 出现 选择目的 地位置 对话框 如图2 7 图 2 7 目标文件夹 目的地文件夹 默认为 C Program Files SurSen SA6 可根据情况改变 目标文件夹 然后单击 下一步 按钮 出现 选择组件 对话框 如图 2 8 6书生公文传输系统 SA4 图 2 8 安装选项 在 选择组件 的窗口中 如上图所示 系统有默认安装的组件 用户也 可根据需要选择要安装的组件 单击 下一步 即可完成系统的安装 3 安装完毕后 在 开始 菜单的 程序 项里将自动生成公文传输系统 文件夹 其中包括以下几项内容 公文传输系统 卸载 2 2 2 SEP Reader 安装 开机 启动 Windows 将安装光盘放入光驱 双击 Windows 桌面上 我的 电脑 图标 打开光盘中 SEP Reader 文件夹下的 Setup exe 安装程序 系统将自 动运行安装程序 并由安装向导完成整个安装 如图 2 9 图 2 9 安装向导 安装向导完成运行后 系统自动弹出安装界面 如图 2 10 书生公文传输系统 SA4 7 图 2 10 安装界面 单击 下一步 出现 许可证协议 对话框 如图 2 11 图 2 11 许可证协议 是否接受上述许可协议中的全部条款 如果选择 否 则安装程序将关闭 要安装 SEP Reader 必须接受本协议 单击 是 按钮 在弹出 客户信息 对话框的 用户名 栏中输入 使用者姓名 公司名称 栏中输入单位名称 如图 2 12 图 2 12 客户信息 输入的客户信息将作为该套产品的授权用户名称显示在系统的版权信息中 然后单击 下一步 按钮 出现 选择目的地位置 对话框 如图 2 13 8书生公文传输系统 SA4 图 2 13 目标文件夹 目标文件夹 默认为 C Program Files SurSen SEP Reader 可根据情况 改变目标文件夹 然后单击 下一步 按钮 系统自动安装应用程序所需要的 文件 如图 2 14 图 2 14 安装过程 安装完毕后 系统自动弹出安装完成对话框 如图 2 15 图 2 15 安装完成 最后单击 完成 按钮 完成 SEP Reader 的安装过程 2 2 3 SEPSEP WriterWriter 的安装 对于使用 Word 等字处理软件来进行排版的用户 需要安装书生公司提供的 文档转换工具 SEP Writer 来生成版式文件 安装步骤如下 1 将公文传输系统安装光盘放入光驱 书生公文传输系统 SA4 9 2 打开光盘中 SEP Writer 文件夹 双击 SEPWriter2 2 3 exe 文件 出现 SEP Writer 的安装向导 完成到 100 系统进入安装界面 如图 2 16 图 2 16 安装界面 单击 下一步 按钮 系统弹出 许可证协议 对话框 如图 2 17 图 2 17 许可证协议 单击 是 按钮 系统弹出 客户信息 对话框 输入相应的用户信息 如图 2 18 图 2 18 客户信息 单击 下一步 按钮 系统将进入文件复制的过程 最后系统弹出安装完 10书生公文传输系统 SA4 成对话框 如图 2 19 图 2 19 安装完成 单击 完成 按钮 即完成 SEP Writer 的安装 安装完成后 在计算机的打印机系统中出现新的打印机 SEPWriter 可从 控制面版 的 打印机 项中看到 如图 2 20 图 2 20 打印机项 在C盘下生成 公章定位图片 文件夹 在该目录中存放四张公章定位图片 2 2 4 利用公文模板制作待盖章文件 一 修改公文模板 打开光盘中的模板并修改 修改的内容包括 发文机关标识 文号 签发 人 文件标题等 如果本单位有 WORD 模板也可直接使用 模板样式参考如图 书生公文传输系统 SA4 11 模板参考样式 二 正文排版 通过模板创建文件 可以直接在文件中输入正文 也可以从现成的其他文 件中把文字复制过来 设定好公文要素 设置公章定位图片的位置 如果文件 不需要盖章 则把此图象删除 公章位置设定的方法是在 word 工具栏中直接 插入公章定位图象中的任一所需要尺寸的图象 如果文件中有补 字 则需要利用 windows 补字程序补字 在文件中用区位码输入所补的字 排 版过程中注意随时保存此文件 三 文件转换成 sep 打开成文后的文件 选择 word 中的 另存为 按钮 选择保 存路径及文件名 转换成不可更改的 SEP 版式文件 同时自动调用阅读器进行 浏览 阅读器中增加导出功能 可以把文件导出成纯文本文件 12书生公文传输系统 SA4 第三章第三章 书生公文传输系统的使用书生公文传输系统的使用 3 1 系统设置系统设置 通过此操作进行路径设置 系统初始化 打印机设置 进入公文传输系统 如图 3 1 图 3 1 操作界面 鼠标左键单击 设置 如图 3 2 图 3 2 设置 设置包括三部分 路径设置 系统初始化 打印机设置 3 1 13 1 1 路径设置路径设置 通过此选项进行工作路径的设置 书生公文传输系统 SA4 13 在 设置 中选择 路径设置 弹出对话框 如图 3 3 图 3 3 路径设置 待盖章文件默认路径 待盖章文件默认路径 是指进行盖章操作时 默认版式文件所在路径 盖章后生成的文件的默认路径盖章后生成的文件的默认路径 是指盖章后 盖章文件所在路径 待浏览待浏览 打印打印 脱密脱密 转发转发 拆离附件文件默认路径 拆离附件文件默认路径 是指对浏览 打印 脱密 转发 拆离附件文件所在路径 例如 缺省路径设为 d 工作 收文 这样进行 浏览 打印 脱密 转发 拆离附件等操作时 就可以直接进入到此目录下选 择文件 方便我们的工作 脱密后公文文件默认路径 脱密后公文文件默认路径 是指生成的脱密文件缺省指定路径 脱密操作 时 系统自动在此缺省路径下新建日期文件夹 并将脱密文件放在日期文件夹 下 已拆离的附件默认路径 已拆离的附件默认路径 是指进行拆离公文附件操作时 附件存放的路径 转发后文件的默认路径 转发后文件的默认路径 是指进行转发公文操作时 文件存放的路径 3 1 23 1 2 系统初始化系统初始化 通过此选项进行系统初始化 14书生公文传输系统 SA4 在 设置 中选择 系统初始化 弹出对话框 如图 3 4 图 3 4 初始化 常规字库路径 指书生系统字库所在目录 通常为 C Program Files SurSen SedA6 Font 根据安装路径而定 补字字库路径 是存放书生补字字库的目录 通常为 C Program Files SurSen SedA6 AuxFont 根据安装路径而定 光盘字库路径 是安装光盘中书生字库的目录 图片路径 1 图片路径 2 当显示 打印公文时图片所在路径 记载错误信息的文件 按系统默认 字心字身比 定义一个字的实际大小 字心 与定义大小 字身 的比 例 为了不让相邻的字粘连在一起 应该需要一个略小于 1 的比例 98 和 92 5 是 常用的两种比例 系统默认为 98 缺省中文字体 缺省英文字体 指系统找不到指定字体时替代的字 体 图片缺省分辨率 仅当 图片尺寸 为 原图尺寸 时有效 用于为 没有分辨率信息的老式 PIC 图片定义分辨率 工作区缓冲区大小 设置系统使用的内存缓冲区大小 该缓冲区用于 提高系统性能 一般说来缓冲区越大 输出速度就越快 但太大的缓冲区会因 书生公文传输系统 SA4 15 为不能全部利用而造成浪费 即使设为 0 也不影响打印 只是速度慢一些而已 您可以根据您的系统内存大小设置该参数 拆离附件时保留源文件中的附件 设置拆离附件时是否保留源文件 繁简选择 定义输出时的繁简转换方式 选择 繁体 时 文件中所 有的简体字都按相应的繁体字输出 选择 简体 则相反 选择 繁简混排 时不作任何转换 缺字处理 定义当字库中的没有所需要的字时的处理方法 选择 黑 块 时用一个比字心略小的黑方块代表所缺的字 选择 空白 时忽略该字 错误处理 共有三个选项 忽略 表示在打印过程中忽略所发生的一 般错误 终止 表示有错就终止打印 警告 表示有错时不终止打印 但 在打印结束后报告所发生的错误 图片尺寸 共有四个选项 排版尺寸 表示图片尺寸完全依照排版时 定义的尺寸 与图片本身的尺寸无关 保持原图宽高比 以排版尺寸为主 但宽高比例与原来的尺寸相同 当排版尺寸过宽时实际输出尺寸的高与排版尺 寸相同 宽度按比例算出 处于排版尺寸居中的位置 反之当排版尺寸过高时 宽度撑满 高度按比例算出 上下居中 原图尺寸 表示完全按照图片原来 的尺寸 与排版尺寸无关 原图点阵 表示完全按图片原来的像素数 既与 排版尺寸无关 也与图片的分辨率无关 兼容方正错误 此功能是为了与方正发排系统更好的兼容 不仅兼容 其 的地方 也兼容其错误的地方 目前是为了与方正的倾斜辽兼容 例如 用排版时字的倾斜度是 15 用方正发排系统打印出来的却是 30 而用书生 系统打印出来的是实际的 15 所以为了与方正兼容 应选中 兼容方正错误 允许字体替换 选中此项后就可以进入字体替换表 设置字体替换表 16书生公文传输系统 SA4 单击 字体替换 按钮可进入 字体替换表 设置字体替换表 当某种字 体未装入时可用另一种字体来替换 一般全部缺省 否则输出字体会不正确 图 3 5 字体替换 综上所述 在综上所述 在 系统初绐化系统初绐化 中不用做任何改动 如果打印结果中字体有中不用做任何改动 如果打印结果中字体有 误 请检查一下误 请检查一下 字体替换表字体替换表 如果打印发现图片的尺寸不对 请检查 如果打印发现图片的尺寸不对 请检查 图片图片 尺寸尺寸 3 1 33 1 3 打印机设置打印机设置 通过此选项 对打印机进行设置 在 设置 中选择 打印机设置 弹出对话框 如图 3 6 图 3 6 在该对话框中选择正确的打印机类型 打印机属性设置 用于定义设备一些固定参数 如幅面和分辨率 书生公文传输系统 SA4 17 打印机但双面设置 设置当前打印机所特有的一些较为固定的参数 如打印 口 打印模式 单双面设置 如果打印机本身支持双面打印则选中此项等 3 23 2 公文浏览公文浏览 通过此操作对版式文件 公文文件 脱密文件进行浏览 电子公文阅读器可以阅读版式文件 S2 S72 PS2 S92 SEP 归档文件 GD 在安装加密卡的机器上还可以阅读电子公文文件 GW GW2 在阅读的同时还可以进行文字查找 摘录其中的文字以及打印 等操作 进入 公文传输系统 单击 浏览 弹出对话框 如图 3 9 图3 9选择文件 首先选择文件的类型 公文文件 gw gw2 书生版式文件 sep 二扫文 件 s2 s72 ps2 s92 等 单击 打开 就可以阅读文件 如图 3 10 18书生公文传输系统 SA4 图 3 10 阅读文件 快捷工具条介绍 1 1 翻页功能翻页功能 依次表示 第一页 上一页 下一页 最后一页 用户需 要进行翻页操作时 单击快捷工具条按钮即可进入相应页面 缩放功能缩放功能 依次表示 放大 缩小 实际大小 适合页面 适合宽度 显示比例 可以选择相应的方式来改变文件显示的大小 移动页面 拾取文本功能移动页面 拾取文本功能 当用户需要对某段文字进行摘录时 可选中快捷工具 条中选中 T T 字样的按钮 此时鼠标指标变为 形式 按住鼠标左键并拖动鼠 标 选中相应的文字 被选中的文字显示成红色 单击右键选复制或按 CTRL C 完成复制 可粘贴到相应文档中 2 2 也可以在 视图 菜单选中 点选模式 这时用点选笔单击首字和尾字完 成选择 单击右键选复制或按 CTRL C 完成复制 可粘贴到相应文档中 再单击一次左键取消选择 4 4 打开 打印 搜索功能 打开 打印 搜索功能 详见阅读器的帮助文件 书生公文传输系统 SA4 19 3 3 公文盖章公文盖章 通过此操作可对版式文件进行加密并加盖公章 先制作生成版式文件 同时在版式文件中定义公章的位置 盖章的过程是 对版式文件的加密 加盖公章的过程 浏览盖章前的文件 如图 3 11 图 3 11 浏览版式文件 操作步骤 1 进入公文传输系统 见图 3 1 2 单击 盖章 按钮弹出对话框 如图 3 12 图 3 12 盖章对话框 3 选择待盖章的版式文件 源文件 单击 源文件 后面 选择 按钮 如图 公章定位公章定位 20书生公文传输系统 SA4 3 13 图 3 13 选择源文件 选择需要加密盖章的版式文件后 单击 打开 弹出盖章对话框 如图 3 14 图 3 14 盖章对话框 3 设置公文密码与打印份数 公文密码公文密码 密码为不少于六位的数字或字母 注意区分大小写 公文密码一般 由上级单位事先规定 公文密码公文密码 重新输入公文密码 确保两次输入的一样 否则不能进行盖章操作 打印份数 打印份数 规定公文最多打印的份数 公文附件 公文附件 公文经常会包括一些附件 附件与正文又经常不在同一文件中 而 附件一般情况下也需要加密 进行盖章操作时就要把附件 添加 进来 这样 盖章的同时附件与正文就生成密不可分的包 书生公文传输系统 SA4 21 4 添加附件 添加附件的操作是 单击 添加 弹出对话框 如图 3 15 图 3 15 添加附件 单击 打开 文件就附加上了 用同样的方法 可以添加任意多个任意格式的 附件文件 如添加错误 我们可以选中文件 单击 删除 即可 附加文件后准备盖章 如图 3 16 图 3 16 准备盖章 5 插入公章盘 进行盖章 单击 盖章 弹出对话框 如图 3 17 22书生公文传输系统 SA4 图 3 17 选择公章 选择要加盖的公章 单击 确定 弹出输入公章密码对话框 如图 3 18 图 3 18 输入公章密码 输入正确的公章密码 单击 确定 弹出盖章成功对话框 如图 3 19 图 3 19 盖章成功 6 公文盖章的过程结束 盖章后自动调出阅读器对文件进行阅读 注意注意 盖章完毕后请收好电子公章盘 盖章完毕后请收好电子公章盘 盖章后公文浏览结果如图 3 20 图 3 20 浏览盖章后文件 公文盖章的过程中要注意的是 正确选择版式文件 公文密码一定要按照规 防伪模防伪模 糊处理糊处理 书生公文传输系统 SA4 23 定来设置 公文密码不要与公章密码相混淆 公章盘妥善保管好 3 4 公文打印公文打印 通过此操作可对版式文件 公文等进行批量打印 进入公文传输系统 单击 打印 按钮 弹出批量打印对话框 选择要打印的 公文文件 选择打印方式 输入公文密码 如图 3 21 图 3 21 批量打印 单击 确定 弹出对话框 如图 3 22 图 3 22 打印设置 直接单击打印即可 24书生公文传输系统 SA4 3 5 公文转发公文转发 此操作将红头红章的加密公文批量转变成黑头黑章的加密公文 进入公文传输系统 单击 转发 按钮 弹出对话框 如图 3 24 图 3 24 转发对话框 选择 添加 如图 3 25 图3 25 选择待转发文件 选择文件后单击 打开 输入源文件密码和转发文件的密码 如图 3 26 图 3 26 转发设置 单击 确定 按钮 转换成功后系统显示完成信息 如图 3 27 书生公文传输系统 SA4 25 图 3 27 完成信息 3 6 公文脱密公文脱密 此操作将红头红章的加密文件批量脱密 变成后缀为 GD 的脱密文件 脱密文件可以在阅读器直接浏览 不需要加密狗 脱密文件一般用于存档或 内部流转 进入公文传输系统 单击 脱密 按钮 弹出对话框 如图 3 28 图 3 28 脱密对话框 系统支持批量脱密 单击 添加 选择脱密文件 如图 3 29 图3 29 选择待脱密公文 选中需要脱密的文件 可以多选 单击 打开 按钮 系统返回 如图 3 30 26书生公文传输系统 SA4 图 3 30 批量脱密 输入公文密码后 单击 确定 就在指定的目录下新建日期文件夹