双套制下档案管理理念的变革论文.doc

双套制下档案管理理念的变革论文 摘要：网络时代的来临使得电子文件的传递也更加方便使过去采用的纸质文件已经面临淘汰局面甚至不能再满足企业的需要尽管如此很多企业却对电子文件的安全性表现出了不信任的态度所以在采用电子文件的同时也采用了纸质文件这种“双套制”的档案管理模式容易给档案部门带来一些问题所以必须进行变革笔者对此进行了分析希望能为广大的相关工作者提供一些参考依据 关键词：“双套制”档案管理理念变革 1什么是“双套制” 在电子文件管理时代为了促使电子文件能保存长久也为了促使文件更加所以产生了“双套制”的档案管理理念 第一纸质档案里的“双套制”需建立在档案的安全性方面要求档案文件根据规定保存在档案馆内另外一套则由文件生成部门自行保存实行备份到了后来“双套制”不但包括纸质文件的保存同时也以缩微胶片等形式保存了另外一套也因此不管是种载体不管是异地、本地都实施备份在电子环境当中“双套制”主要针对的是归档保存状态所以顾名思义被称为“双套归档”也就是说针对同一份文件不但保存纸质文件同时也保存电子文档两者均可进行使用 第二“双套制”还存在一个“双轨制”的概念这是针对文件使用和处理阶段所提出的电子文件与纸质文件随着处理流程而不断转化在进入运转程序时演变成了纸质、电子两种工作人员必须对内容相同的两种文件进行一定程度的处理现行阶段完成之后“双套制”导致“双套”归档产生在“双轨制”中也包括了“双套制”使得文件得到了合理化管理电子文件也属于“原始文本”能起到处理事务的作用若是管理到位那么便能产生完善的元数据同时产生全面化的电子文件 在实现了“双套制”之后不但能对纸质文件进行复印同时也能对纸质文件进行数字化扫描但一般环境下纸质文件的数字化归档则不在笔者阐述的范围内 2实施“双套制”的原因 2.1电子文件比纸质文件更具备优势 比起纸质文件电子文件的方便性更强而且电子文件的存储密度很大存储空间小所以也满足了人们对于文件和档案信息的使用需求随着大家对信息的时效性要求越来越高电子文件的优势也越来越突出其具备纸质文件所没有的优势同时得到了一定的普及 2.2电子文件所存在的劣势 电子文件具有几个劣势这些劣势限制了电子文件的使用所以很多人采用“双套制”的理念 一是安全性电子文件必须依靠软硬件技术设备而且设备更新会使得信息无法读取存储的载体若是产生了问题那么就会影响文件的安全性此外信息在传递的过程中非常容易暴露但纸质文件却具有稳定性强的特点不但保存时间长而且非常安全 二是法律凭证性由于电子文件的内容和载体容易分离而且也容易进行修改和复制最终影响信息的性此外电子文件不能被作为法律凭证尽管我国法律没有排除将电子文件作为证据和凭证然而电子文件的证明力却不够不仅如此法律也没有对电子文件的归类进行规定所以电子文件通常不能被当成直接证据但纸质文件却相反其不但具有原始记录性而且安全可靠在法律诉讼或者案件调查中纸质文件可以被当成凭证、证据 3档案“双套制”管理模式存在的问题 3.1馆藏纸质档案难以进行数字化处理 站在量的角度来分析发现企业在促使纸质档案朝着数字化方向发展时需要耗费较多的资金和技术站在职能的角度来分析发现档案部门属于企业中的一部分在推动档案数字化的进程时容易产生不少阻力而且很多档案部门只注重收藏不注重利用导致档案无法得到全面规划数字化进程也无法得到推进所以难以达到良好的效果 3.2纸质档案的量越来越大 企业在发展的过程中纸质档案的量会越来越大一般的方法是在归档后对纸质档案进行扫描然而工作量太大而且需要成熟的技术和管理制度作为保障大部分企业的科技档案都仍然以纸质档案为主配套电子档案的归档方式有两种一种是促使电子档案和纸质档案进行同步归档但这样的方式不容易实现另外一种则是在归档时仅仅只收纸质版本等到纸质档案整理结束再将纸质档案进行电子扫描变成电子档案所以“双套制”管理模式所产生的工作量非常大 3.3档案日常管理事务繁杂 在对档案进行日常管理时可将管理工作分为两部分一部分是纸质档案的搜集、整理、鉴定、保存等这些工作非常繁琐任务量也很大属于管理中的核心部分另外一部分是纸质档案的借阅利用服务在借阅纸质档案时档案工作者必须要进行登记办理手续进行注销等经历很多流程 3.4缺少电子档案的归档接口 因为受到“双套制”管理模式的影响所以电子档案归档接口至少需要两个一个是档案系统接收数字化档案的接口；另外一个则是办公自动化系统和档案系统的归档接口然而目前的问题是办公自动化系统接口和档案系统接口的标准不一致在办公自动化系统的电子公文流轉完毕后不能自动归档到档案系统此外档案系统也缺乏一定的能力来支撑电子公文的使用同时也容易出现这样的情况：增量档案导入的流程不明确此外数据导入的流程太复杂可能产生操作方面的失误 3.5电子档案归档的范围不明确 企业的档案分为很多种其包括了财务档案、文书档案、技术档案、设计档案、商品档案等等要促使这些档案全部被转化为电子档案工作量非常大举个例子之前的图纸档案的扫描包括了会计档案的导入、凭证的扫描等这些工作均可能产生瓶颈方面的问题 3.6档案管理人员缺失 目前很多企业都存在档案部门人员紧缺的现象一些企业将其他部门的人员放在档案工作岗位上致使工作人员身兼数职这样一来工作人员日复一日地重复着机械式的操作逐渐失去了档案工作的创新性和进步性此外很多档案工作者的年龄都偏大这些工作者偏执于纸质档案的管理和保存不会使用电子档案甚至对信息技术产生了抵触心理也因此档案部门缺少新鲜血液的输入甚至无法突破全新的思路和理念因此难以获得技术方面的进步 4“双套制”下档案管理理念的变革 4.1明确电子档案的收集范围制定出科学合理的档案归档范围 从目前来看企业针对电子档案进行管理时需要注重这两个方面的内容：第一个方面是文书档案第二个方面是技术档案 4.1.1对文书档案进行归档整理 文书档案也可以被分为两种类型一种是企业收文一种是企业发文企业的发文一般都以系统原生电子文件为重点而且这些文件能够在企业的办公自动化系统中得到转化通过标准化接口也可以被归档至档案系统的预归档库同时也由工作人员对电子文件和纸质文件进行统一化整理最终交给档案部门进行保管企业收文则大多数都是纸质文件一些纸质文件还包含了光盘企业收文的载体除了包括单套纸质文件也包括了通过网络传输系统传递的单套电子公文以及电子文件和纸质文件双套传递的文件对于这些收文企业可以构建一个标准化接口将收文导入到办公自动化系统、档案系统中促使其进入到办公自动化系统完成公文的流转工作在处理结束时还要导入档案系统预归库中 4.1.2对技术档案进行归档整理 要解决技术档案的“双套管”问题就需要保证系统原生技术文件的凭证性这样才能使其和纸质档案共同归档减少技术档案的扫描工作量站在技术方面来分析发现借助数字签名、盖水印的方式可促使归档系统技术文件更具备法律性站在流程方面来分析要锁定技术文件的流转就要促使数据的变化和备份均进行登记从而保障原生态技术文件的流转达到闭环的目的从而完成技术文件的归档工作 4.2促使档案信息化进程加快 企业档案信息化水平对“双套制”产生了一定的影响为此需要将档案信息化建设纳入到企业信息建设中去从而促使档案部门的信息化建设得以加强其中的重点是档案管理系统促使该系统得到创新和开发这已经成为了重要的任务另外也要开发出档案系统和企业其他系统的统一接口促使办公自动化系统中属于归档范围的文件也能得到自动归档减少手工操作量同时还要对档案数字化的配套设施进行完善 所以企业中档案的采集接口分为两种一种是应用系统和档案系统的自动归档接口另外一种是数字化档案手动操作接口需要注意的是：手动导入接口需要特殊管控避免数字化文件向外散播 4.3推进档案的数字化进程 促使档案“双套制”理念得到利用必须要建立在档案的可用性、可读性方面提升档案管理的水平为了达到这样的目标要促使企业档案全部进行数字化扫描将档案挂接至档案系统中数字化的方式有两种一种是全部外包给外部企业另一种是企业自行扫描在选择了合理的扫描方式后企业要借助不同技术手段对电子档案的使用权限进行约束提高档案的安全性 本文站在“双套制”的角度阐述了文件管理的现状并且针对其中存在的问题提出了对策随着技术的不断发展“双套制”档案管理模式会得到一定的改进同时朝着标准化、安全化的方向发展促使档案管理更加科学合理 参考文献： 1陈水湖魏丽维.试析档案“双套制”管理模式下电子档案管理问题及对策J.机电兵船档案（3）：4850. 2蘇君华刘芳.被异