公证质量管理之浅见.doc

公证质量管理之浅见公证质量管理之浅见一、树立公证质量管理意识，高度重视公证质量问题1、正确处理质量意识与质量行为关系公证质量是公证工作的生命线，直接关系到公证业的形象和声誉，关系到公证的社会公信力，关系到公证行业的社会地位和作用。我们处使全体公证人员清醒地认识到，公证质量是公证的基础，失去这一基础，公证的根基就会动摇。但有质量意识，还不足以解决质量行为中的质量问题，还必须深入开展执业教育，提高公证人员的政治业务素质；建立严格的公证质量管理制度，完善公证处内部自律机制质量，加强质量管理，落实各项措施。2、正确处理经济效益与公证质量关系在社会主义市场经济条件下，公证处注重经济效益无可厚非，对公证处的发展也是积极有利的。但是，绝不能单纯追求经济效益而偏废公证质量。那种只顾眼前利益，不顾真实合法原则去追逐经济效益的做法，不仅损害了当事人的利益，而且也败坏了公证的信誉，甚至造成重大的政治影响、经济损失，危及社会的稳定。只有提高公证质量，公证工作才能体现其本来的属性，得到社会的认可，公证事业也才能繁荣发展。我们处文明服务的八项措施第1条就明确规定，牢固树立公证质量意识，严把公证质量关。3、正确处理改革与公证质量关系目前，公证处由行政体制向事业体制改革，但也绝对不能放松对公证质量的管理。因为，公证体制改革的目的，就是要全面提高公证质量，充分发挥公证在社会主义市场经济建设、民主法制建设中的服务、沟通、公证、监督作用。因此，我们处把抓公证质量放到工作的突出位置，围绕提高公证质量来落实各项改革措施，强化公证质量意识，健全公证质量管理、监督制度，全面提高公证质量。4、正确处理个人与团队的关系由于公证书并非一个人单独完成，而是通过申请、受理、审查、出证等程序共同完成的，这就决定了公证处的团队色彩更强。我们处始终强调团队精神，强调要团结一致，遇到疑难复杂问题要协商讨论、积极请示，而不是独来独往，搞“单打一”，除此以外，我们处还定期召开案件分析会，用理论来指导公证实践，在实践中不断研究新情况、探索新问题，将实践经验及时归纳总结，克服仅凭经验办证的做法，以提高公证质量。这样，我们处上下一心、认识一致，提高了全处的合作精神和整体水平。二、深入开展公证执业教育，提高公证人员政治、业务素质1、坚持岗前培训我们处新进的两名安徽大学毕业生，同时在安徽省公证处实习培训一个月；另一名合肥工业大学法律专业的毕业生在安徽省公证处培训近半年。2、坚持在职培训为解决工学矛盾，我们处把在职培训与提高素质结合起来，积极组织公证员参加司法部举办的涉外培训班、涉台培训班，高级公证员培训、公证员任职和省司法厅组织的各种培训班；组织在职的公证员到外地公证处培训。3、坚持业务交流、研讨加强公证处与公证之间的横向交流，我们处不仅与我市范围内的公证处交流，同时与毗邻的江苏省、浙江省公证处交流。几年来，我们处组织或参与了业务交流10余次。4、坚持为人民服务的宗旨教育，职业道德教育与执业纪律教育结合廉政建设和“五条禁令”、“六个不准”以及创建“省级文明公证处、省级文明公证员”等一系列活动，使全处公证人员树立服务意识、竞争意识、质量意识和风险意识，时时注意处理好个人形象与组织声誉关系、办证数量与办证质量关系，真正做到牢记宗旨、摆正位置、树好形象、按章办事、文明服务。5、坚持把好进人关我们处采取各种优惠政策吸引高素质的人才加入公证队伍，尽快使他们的各项素质全面提高。同时，把好进人关，严格按规定的条件进入。我们处向社会敞开了窗口，制定了关于聘用人员实行合同制的规定等，采取在社会上招聘或录用的办法吸纳大学本科以上的公证员后备人才和具有大专以上学历的行辅人员，与这些进处人员签定协议，实行试用期制度，期满后视其是否符合我处要求而决定是否继续聘用和聘何种岗位。新的人才资源管理办法融入了社会市场人才的大流动，避免了人情网、关系网，保证了公证队伍素质的提高。三、建立严格的公证质量管理thldl制度，完善公证处内部自律机制1、坚持公证咨询、接待的首问负责制我们处没有专门的接待室，公证咨询、接待由各公证员在公证办公室完成，坚持做到首问负责制。、解答咨询应热情、耐心、详尽，用语文明、规范、简洁，问清公证事项，认真审核申请人提交的证明材料，对举证要求应做到一次讲清、写清。对于不符合受理条件的公证申请事项，应向申请人说明理由。、对证明材料齐全的申请人，因健康状况等原因需上门办证的，安排承办公证员在三天之内上门服务，对当事人是年老体弱者、危重病人的，在向公证处主任汇报后，当天安排公证员上门受理或特事特办。2、坚持调查取证公证员负责制公证员因办证的需要，对当事人申请的公证事实、行为、文书的真实性、合法性进行查证、核实时，我们处坚持调查取证公证员负责制，要求调查人员严格按照司法部公证程序规则，忠于法律，秉公执法，廉洁自律。、调查取证的形式A、询问证人；B、核查户籍、人事档案材料及其他书证；C、调取物证、视听材料；D、对抵押物、质押物进行现场勘验；E、其他与公证事项有关的调查取证活动。、调查取证的范围A、对当事人提供的证明材料认为有疑义或因当事人举证不足；B、出具执行证书；C、保全证据、提存；D、经历（一年以上）；E、房屋的继承、析产；F、其他重大的公证事项。、调查取证的方法A、从事调查活动时，严禁将当事人或与公证有利害关系的人员一同带往调查地点，调查的内容应当与公证事项有关，严禁以公证处的名义向任何单位和个人调查与公证各项无关的事实；B、调查活动应做到客观、真实、完整、准确，复印或抄录的材料应注明出处，并交提供材料的单位核实、盖章；C、谈话笔录、调查记录或工作记录内容应准确、详尽，作成后交被谈话人核对、签名，确实不能签名的，可由其本人盖章或按手印；调查人员不得随意更改谈话笔录，调查记录或工作记录若确需更改的，更改处应加盖被谈话人的签名或按手印；D、进行电话调查的，应制作电话记录，记明发话人、发话时间、发话号码以及受话人、受话号码、通话内容等；E、作现场勘验，应制作现场勘验笔录，必要时应辅之拍照、录像，拍照人、录像人还必须在勘验笔录上签字。、在调查中坚持原则性与灵活性相结合对于公证员在调查中发现调查结果与当事人提供证明完全致时，为提高办证效率，可以不做调查记录，允许有条件的“内心确信”。3、坚持处务会议讨论案件制、处务会议讨论案件的主要任务A、研究公证业务的新情况、新问题；B、总结公证业务中带有指导性的经验；C、检查、监督公证质量；D、讨论、决定重大疑难案件。、处务会议讨论案件的原则处务会议由主任或副主任主持。会议每周举行一次，形成例会，必要时还可以根据需要适时召开，处务会议实行少数服从多数的原则，主任也只有一票，主任必须执行处务会议的决定。4、坚持案件的三级审批制、案件审批三级制根据公证程序规则，案件的审批由公证处主任、副主任或公证处主任指派的公证员审批，我们处对案件的审批采取三级审批制。一级审批制指参照主办公证员出证方式审批，由承办公证员办理后再审批。具有独立办证公证员的条件：A、具有公证员资格，在业务部门办证三年以上；B、法律本科毕业；C、办证质量良好，连续三年无错、假证。独立办证的范围：A、出生、婚姻状况、学历、经历、成绩、死亡、生存、亲属关系、未受刑事处分、委托书；B、婚前财产约定、房屋买卖、房屋租赁；C、民间借款协议、个人购房贷款、抵（质）押合同（包括赋予强制执行效力的债权文书）。二级审批指由承办公证员受理、审查，报审批人员审批后出证。审批范围包括：A、遗嘱、继承权公证；B、证据保全、现场监督公证；C、企业改制公证；D、新开办的公证事项及社会影响较大、法律关系复杂的公证事项；E、涉外及涉港澳台公证事项等。三级审批制指二级审批人员签署审批意见后，报省司法厅公证管理处审核后出证。、审批职责对审批的公证事项，审批人员应以高度的责任心仔细审核、严格把关、杜绝各类差错，防止出现假证、错证以及其他不合格证。、审核的内容审批人员对公证事项进行审批时，应着重审核以下内容：A、事实是否清楚、证据是否确凿、充分；B、证明内容是否真实、合法；C、适用法律是否准确；D、是否符合公证程序，需公证的文书内容是否完善，文字是否准确，签字、印鉴是否齐全。审批人员在案件审批过程中，必须做到六不批：A、法律关系不明的不批；B、谈话笔录与调查材料有矛盾未排除的不批；C、当事人提供的材料与调查材料有矛盾未排除的不批；D、当事人提供材料之间有矛盾未排除的不批；E、案由与证明不一致的不批；F、不按规范格式制作的文书和不符合其他规定的不批。5、坚持要素式公证书制采用要素式出具公证书的，我们处要求应以司法部推荐的参考格式为准，不得遗漏其中任何一项必备要素；做到公证证词的事实认定部分严谨、完整，法律适用部分明确，被证明事项在程序上和实体上符合法律、法规和规章的规定；没有参考格式的，由承办公证员草拟出格式，报处务会议研究后审批出证；经处务会议讨论形成的格式，应作为处里的参考格式。如农行申请办理证据保全时，我们制作公证书时，要求申请人的全称、住所地、营业执照注册登记号、金融许可证登记号应写清，负责人或委托代理人的姓名、性别、出生日期、住址、居民身份证编号应写全。6、坚持涉外翻译的校核制对于小语种的公证书翻译由翻译机构翻译，翻译机构翻译的公证书及被证明文件的译文应当忠实于原文，确保译文质量，如有差错，应承担相应责任。对于英语等的公证书翻译，由承办涉外公证员翻译，但是在出证前必须由另一名具备承办涉外公证员校核公证书译文，并把公证书译文的校核作为审批的前置条件，未经译文校核阶段不审批出证。7、坚持送达公证书的“第一读者”制已校核的公证书打印件经内勤盖上“宣城市公证处”印章和公证员签名章后，装订送达当事人前，我们处坚持做到“第一读者”制。由公证人员核对以下事项：、公证书无语法错误和逻辑错误，无错别字，标点符号准确，公证书编号无误，出证日期准确；、附在公证书前的被证明文件是否齐全，与公证证词所述的文件是否一致；、被证明文件上的文字、符号、签名、印鉴是否清晰可辨；、应粘贴照片的公证书，照片是否遗漏、是否同一底版；、公证书被证明文件的译文是否齐全；、公证书是否加盖钢印；、公证书的装订是否符合规格，式样是否正确、整齐、洁净。8、坚持联席会议制我们处坚持与银行、法院、城建、房管等单位定期组织联席会议，听取有关单位对公证质量的评议，随时接受社会广泛监督，使公证成为“看得见的诚信”。9、坚持二人现场办理公证制根据中华人民共和国公证暂行条例、安徽省公证条例、公证程序规则规定，我们处要求招标、投标公证；拍卖公证；公司股东大会公证；各类有奖活动公证；保全证据公证；办理遗嘱公证；应有二名以上公证人员（其中至少有一名公证员）到现场办理外，还规定下列事项也应由二名以上公证人员（其中至少有一名公证员）到现场办理公证包括：、残疾人申办公证；、年老体弱、生病住院的人申办公证；、被限制人身自由的人申办的公证。如军天湖农场的犯人申办委托书公证，南湖农场的劳教人员申办放弃遗产的声明书公证；、当事人制作手模时，应有两名公证人员在场。10、坚持公证质量主任负总责制主任就公证质量向市司法局和全体公证人员负责；分管公证质量的副主任及承办公证员对公证处主任负责。公证处主任把公证质量纳入公证处的每年度的目标管理并据此对公证人员进行奖惩。四、加强公证质量的检查，落实各项监督措施1、在公证质量检查的方法上，建立个人自查、互查、工序交接检查、抽查的四查制度、自查。承办公证员在每一份公证卷宗归档前，应结合整理卷宗进行公证质量自查。、互查。各承办公证员每三个月互查一次卷宗，（安排在每年的三月、六月、九月、十二月）。互查案件的数量不少于该承办公证员季度办证的总量的一半。今年的“非典”防范期间，案件少，我们处又再次及时组织了2002年度、2003年13月全部案件的互查。、工序交接检查。全处人员各司其职，共同监督，在受理、审查、询问、调查、文书制作、出证、送达、归档等各个工序严格检查，确保质量。第一工序的公证人员均应对下一工序负责，对上一工序发生的差错应进行记录；负责更正的公证人员应将差错内容逐一查清并作记录；差错记录应向主任或分管公证质量的副主任汇报，定期向全体公证人员公布。、一年度两次的公证质量抽查。每年的一月和七月我们处，组织专门人员对公证卷宗进行抽查，并对抽查的卷宗的公证质量进行评分，经处务会议审议通过上报市司法局。2、在公证质量抽查的标准上，依照司法部、省司法厅、公证处内部的三级检查体系、司法部：公证质量检查标准、省司法厅：按安徽省公证条例、安徽省司法厅关于反对公证行业不正当竞争行为的若干规定（试行）、质量检查的百分记分表、市公证处：2001年初，我们处经过处务会议讨论修订通过了新的系统的规章制度，包括宣城市公证处公证员岗位职责、宣城市公证处主任岗位职责、宣城市公证处内勤岗位职责、档案管理人员岗位职责、宣城市公证处学习制度、宣城市公证处业务管理制度、案件质量控制规程、宣城市公证处档案管理办法、宣城市公证处公章、印鉴管理办法等20余项规章制度。3、在公证质量检查重点上，实行区别对待制，重点检查以下案件、继承、赠与公证；、涉外及涉港澳台公证；、招投标、有奖活动公证；、批量、大宗公证；批量、大宗公证由于面广、收费少、审核烦，承办人员不该接受的条件可能接受了，该审查的可能没审查，该取证的可能没取证，该归档的可能没归档。因此，越是批量、大宗公证我们处检查越严。4、在公证质量检查结果上，实行过错责任追究制过错责任的认定A、公证书认定的基本事实和基本证据失实或不清、不完整；B、公证管辖程序不当；C、公证书不真实、不合法；D、错误地作出不予受理、不予公证、撤销公证书、拒绝撤销公证书的决定；E、公证文书打印差错，打印、翻译、校对、盖章、装订有差错；F、公证卷宗灭失；H、当事人提供的证件、材料原件等灭失；J、其他应当追究的过错。、过错责任划分的标准A、经审批出证的，承办公证员对公证书证明的事实负责，审批人员对适用法律负责；B、经处务会议讨论审批出证的，由公证处主任负责；C、公证卷宗灭失，归档前由承办公证员负责，归档后由档案管理人员负责；D、其他错误的，由承办公证员和各工序责任人员共同负责。、过错责任的追究因过错责任造成当事人损失的，当事人可要求赔偿。过错责任追究的原则，是根据过错性质、主客观原因、危害程度和后果及责任人员的认识采取区别对待的原则。责任人应承担相应的民事责任、行政责任情节严重的，交由司法机关追究刑事责任。我处每年岗位目标责任制也都明确规定惩罚措施，如公证员办错、假证，应依照安徽省公证条例、公证程序规则的规定处理，并取消该公证员提取奖金的资格，公证处的年度奖金指标扣减一半。实践中，我处对公证质量的检查的目的定位在提高公证处的公证质量水准上。作为公证处内部互查，检查在无错、假证的前提下，对承办公证员办证瑕疵补正后可不作追究，一旦确定了相应的处理方案后，就决不容许再发生。五、加强公证质量管理的建议1、强化改制后的公证质量管理公证质量出现错假证的重要根源不外素质、利益两个方面。素质不高出现错假是必然的，同时，片面追求经济利益也必然会出现错假证。因此，必须强化改制后的公证质量管理，认真研究改制后出现的新情况、新问题，主动与有关部门协调，把对改制公证处的鼓励政策落到实处，如就公证处的税费负担问题同税务、物价等有关部门协调，使公证处的税费负担合理化，切实解决落后地区公证人员的养老、医疗保险，落实公证员的最低生活保障，做到“不为五斗米折腰”；进一步同当地法院和有关行政部门加强沟通，把公证质量、效力进一步落到实处。2、建立省级公证员培训基地安徽省公证员协会应在省司法厅的支持下，结合司法行政教学资源，把安徽省警官职业技术学院作为全省公证员培训基地。从授课教师、课程安排到组织培训应有详尽的规定，要体现培训工作的严肃性和规范性，最大限度保证学习效果。同时，与外国公证人协会建立友好协会关系，定期组织公证员到国外考察、学习、交流。3、建设公证管理局域网建立公证管理局域网，实现公证处与公证处、公证处与各级公证管理机关的公证数据的及时传输、抵押物的查询、公证业务信息的及时处理、虚假证明材料的快速通报、法规数据库的资源共享，公证档案的统一管理、查询等；实现公证处内部各个环节的计算机自动化管理、公证书的自动生成、公证书自动报警系统等；建立相关论坛，让承办公证员在实际工作中遇到的问题能够及时地与各地的公证人员进行业务交流。4、制定公证质量管理规范公证管理部门要从对公证处和公证员的微观管理，从对公证业务个案的指导，转变为管好公证的大政方针，维护公证行业的良好形象和崇高的社会信誉。省级司法行政机关要与时俱进，制定反映时代特征、符合现实要求的公证质量管理办法；编写常用国内民事公证词范本、常用涉外及涉港澳台民事、经济公证词范本；对翻译涉外公证文书的翻译公司进行登记备案。5、建设公证过程中严密的环节衔接的质量管理体系质量是企业的生命，也是公证处的生命。公证处要在社会主义市场经济的大潮中站稳脚跟，扩大公证服务份额，唯一可以依靠的就是加强公证的效力和服务的质量。公证处要努力改变传统的管理模式，变注意个人自律而忽视健全制度的地位为强化公证服务过程中的申请、受理、审批、出证等严密的环节衔接和严格的质量监督，实现公证质量业绩的持续改进。持续改进的最终目的是提高公证处的有效性和效率，包括从确定、分析现状、建立目标、寻找解决办法、实施解决办法、测量实施结果直至监督等一系列不断循环。持续改进的关键，在于公证的各个环节如齿轮一样精密啮合，通过分工负责，全处公证人员共同参与，保障完善。6、设立公证质量救济制度公证质量过错追究责任制，赔偿责任制的建立，确实维护了当事人的合法权益，但对公证质量本身却没有救济手段。现实中，除了交纳收费总额的3公证赔偿基金外，没有更有效的手段。司法行政部门看到了错、假证就大肆渲染，认为发现了典型，诸不知，人民法院二审改判的案件、审判监督程序发回重审的案件相对于原审应该说都是错案，但社会的反响却小得多。司法行政是否也能建立这样一种救济制度，以达到公证质量的自我完善，自我发展的境地。7、建立学习型公证处创建学习型公证处是时代发展对公证工作的必然要求。要在公证处牢固树立“人人学习，终生学习”的现代理念，使学习成为公证处人员的基本生存方式，成为一项新的管理模式。、要把读书作为创建学习型公证处的重要基础和前提创建学习型公证处，必然大量涉猎各个门类的知识，兼收并蓄，这样在研究进才能有雄厚的基础。同时，我们现在处在一个信息化、网络化的时代里，网络的发展对我们的学习提出了新要求、新手段，我们不仅要读书，还要注重网络学习。、要把课题性研究作为最基本的学习方式要围绕公证处这一组织开展专题研究，把“博”与“专”结合起来，把“工”与“学”结合起来，把“个体研究”与“团队创新”结合起来。、要把培养公证人员的系统思考能力作为重要内容搞好全体公证人员的学习，除了多读书、勤学习外，更重要的是独立思考，系统思考能力的养成。通过持久的学习和锻炼，努力使全体公证人员成为有丰富思想、独到见解的人，成为对公证事业有较大贡献的人。、要把建立动力强大的激励机制作为根本保障要将学习与公证实绩考核结合起来，与奖惩办法结合起来，形成一套科学合理、细致完善、操作性强的激励机制，不断激发全体公证人员创建学习型公证处主动性、创造性。8、有限的确定公证案件的拒办公证事业的发展和公证服务领域的扩大，公证事项越来越多，涉及面越来越广，影响越来越大。但对于新出现的事项，如果不深入调查、核实，不严格程序办证，不仅起不到预防纠纷的作用，反而会给经济诈骗活动披上合法的外衣，以致造成重大损失和恶劣影响。因此，对下列公证事项应当拒办：、回报率高、履约期长的种植、养殖合同。如2002年一男子称要在宣城市开发芦荟市场，申办公证，承办公证员审查后，要其提供担保后再出证，事隔几个月后，报纸就报道了芦荟开发的骗局。、影响面广、责任重大的集资、承包事项。如有的村未经乡、镇人民政府批准，擅自将山林承包给集体经济组织以外的人。、没有法律依据，也不符合民事法律精神的公证。如一个体户声称要做“明明白白的商人”，将一笔保证金存入公证处，保证商品在成本价出售。、投入大，收益少要求给回扣的事项。公證質量管理之淺見一、樹立公證質量管理意識，高度重視公證質量問題1、正確處理質量意識與質量行為關系公證質量是公證工作的生命線，直接關系到公證業的形象和聲譽，關系到公證的社會公信力，關系到公證行業的社會地位和作用。我們處使全體公證人員清醒地認識到，公證質量是公證的基礎，失去這一基礎，公證的根基就會動搖。但有質量意識，還不足以解決質量行為中的質量問題，還必須深入開展執業教育，提高公證人員的政治業務素質；建立嚴格的公證質量管理制度，完善公證處內部自律機制質量，加強質量管理，落實各項措施。2、正確處理經濟效益與公證質量關系在社會主義市場經濟條件下，公證處註重經濟效益無可厚非，對公證處的發展也是積極有利的。但是，絕不能單純追求經濟效益而偏廢公證質量。那種隻顧眼前利益，不顧真實合法原則去追逐經濟效益的做法，不僅損害瞭當事人的利益，而且也敗壞瞭公證的信譽，甚至造成重大的政治影響、經濟損失，危及社會的穩定。隻有提高公證質量，公證工作才能體現其本來的屬性，得到社會的認可，公證事業也才能繁榮發展。我們處文明服務的八項措施第1條就明確規定，牢固樹立公證質量意識，嚴把公證質量關。3、正確處理改革與公證質量關系目前，公證處由行政體制向事業體制改革，但也絕對不能放松對公證質量的管理。因為，公證體制改革的目的，就是要全面提高公證質量，充分發揮公證在社會主義市場經濟建設、民主法制建設中的服務、溝通、公證、監督作用。因此，我們處把抓公證質量放到工作的突出位置，圍繞提高公證質量來落實各項改革措施，強化公證質量意識，健全公證質量管理、監督制度，全面提高公證質量。4、正確處理個人與團隊的關系由於公證書並非一個人單獨完成，而是通過申請、受理、審查、出證等程序共同完成的，這就決定瞭公證處的團隊色彩更強。我們處始終強調團隊精神，強調要團結一致，遇到疑難復雜問題要協商討論、積極請示，而不是獨來獨往，搞“單打一”，除此以外，我們處還定期召開案件分析會，用理論來指導公證實踐，在實踐中不斷研究新情況、探索新問題，將實踐經驗及時歸納總結，克服僅憑經驗辦證的做法，以提高公證質量。這樣，我們處上下一心、認識一致，提高瞭全處的合作精神和整體水平。二、深入開展公證執業教育，提高公證人員政治、業務素質1、堅持崗前培訓我們處新進的兩名安徽大學畢業生，同時在安徽省公證處實習培訓一個月；另一名合肥工業大學法律專業的畢業生在安徽省公證處培訓近半年。2、堅持在職培訓為解決工學矛盾，我們處把在職培訓與提高素質結合起來，積極組織公證員參加司法部舉辦的涉外培訓班、涉臺培訓班，高級公證員培訓、公證員任職和省司法廳組織的各種培訓班；組織在職的公證員到外地公證處培訓。3、堅持業務交流、研討加強公證處與公證之間的橫向交流，我們處不僅與我市范圍內的公證處交流，同時與毗鄰的江蘇省、浙江省公證處交流。幾年來，我們處組織或參與瞭業務交流10餘次。4、堅持為人民服務的宗旨教育，職業道德教育與執業紀律教育結合廉政建設和“五條禁令”、“六個不準”以及創建“省級文明公證處、省級文明公證員”等一系列活動，使全處公證人員樹立服務意識、競爭意識、質量意識和風險意識，時時註意處理好個人形象與組織聲譽關系、辦證數量與辦證質量關系，真正做到牢記宗旨、擺正位置、樹好形象、按章辦事、文明服務。5、堅持把好進人關我們處采取各種優惠政策吸引高素質的人才加入公證隊伍，盡快使他們的各項素質全面提高。同時，把好進人關，嚴格按規定的條件進入。我們處向社會敞開瞭窗口，制定瞭關於聘用人員實行合同制的規定等，采取在社會上招聘或錄用的辦法吸納大學本科以上的公證員後備人才和具有大專以上學歷的行輔人員，與這些進處人員簽定協議，實行試用期制度，期滿後視其是否符合我處要求而決定是否繼續聘用和聘何種崗位。新的人才資源管理辦法融入瞭社會市場人才的大流動，避免瞭人情網、關系網，保證瞭公證隊伍素質的提高。三、建立嚴格的公證質量管理thldl制度，完善公證處內部自律機制1、堅持公證咨詢、接待的首問負責制我們處沒有專門的接待室，公證咨詢、接待由各公證員在公證辦公室完成，堅持做到首問負責制。、解答咨詢應熱情、耐心、詳盡，用語文明、規范、簡潔，問清公證事項，認真審核申請人提交的證明材料，對舉證要求應做到一次講清、寫清。對於不符合受理條件的公證申請事項，應向申請人說明理由。、對證明材料齊全的申請人，因健康狀況等原因需上門辦證的，安排承辦公證員在三天之內上門服務，對當事人是年老體弱者、危重病人的，在向公證處主任匯報後，當天安排公證員上門受理或特事特辦。2、堅持調查取證公證員負責制公證員因辦證的需要，對當事人申請的公證事實、行為、文書的真實性、合法性進行查證、核實時，我們處堅持調查取證公證員負責制，要求調查人員嚴格按照司法部公證程序規則，忠於法律，秉公執法，廉潔自律。、調查取證的形式A、詢問證人；B、核查戶籍、人事檔案材料及其他書證；C、調取物證、視聽材料；D、對抵押物、質押物進行現場勘驗；E、其他與公證事項有關的調查取證活動。、調查取證的范圍A、對當事人提供的證明材料認為有疑義或因當事人舉證不足；B、出具執行證書；C、保全證據、提存；D、經歷（一年以上）；E、房屋的繼承、析產；F、其他重大的公證事項。、調查取證的方法A、從事調查活動時，嚴禁將當事人或與公證有利害關系的人員一同帶往調查地點，調查的內容應當與公證事項有關，嚴禁以公證處的名義向任何單位和個人調查與公證各項無關的事實；B、調查活動應做到客觀、真實、完整、準確，復印或抄錄的材料應註明出處，並交提供材料的單位核實、蓋章；C、談話筆錄、調查記錄或工作記錄內容應準確、詳盡，作成後交被談話人核對、簽名，確實不能簽名的，可由其本人蓋章或按手印；調查人員不得隨意更改談話筆錄，調查記錄或工作記錄若確需更改的，更改處應加蓋被談話人的簽名或按手印；D、進行電話調查的，應制作電話記錄，記明發話人、發話時間、發話號碼以及受話人、受話號碼、通話內容等；E、作現場勘驗，應制作現場勘驗筆錄，必要時應輔之拍照、錄像，拍照人、錄像人還必須在勘驗筆錄上簽字。、在調查中堅持原則性與靈活性相結合對於公證員在調查中發現調查結果與當事人提供證明完全致時，為提高辦證效率，可以不做調查記錄，允許有條件的“內心確信”。3、堅持處務會議討論案件制、處務會議討論案件的主要任務A、研究公證業務的新情況、新問題；B、總結公證業務中帶有指導性的經驗；C、檢查、監督公證質量；D、討論、決定重大疑難案件。、處務會議討論案件的原則處務會議由主任或副主任主持。會議每周舉行一次，形成例會，必要時還可以根據需要適時召開，處務會議實行少數服從多數的原則，主任也隻有一票，主任必須執行處務會議的決定。4、堅持案件的三級審批制、案件審批三級制根據公證程序規則，案件的審批由公證處主任、副主任或公證處主任指派的公證員審批，我們處對案件的審批采取三級審批制。一級審批制指參照主辦公證員出證方式審批，由承辦公證員辦理後再審批。具有獨立辦證公證員的條件：A、具有公證員資格，在業務部門辦證三年以上；B、法律本科畢業；C、辦證質量良好，連續三年無錯、假證。獨立辦證的范圍：A、出生、婚姻狀況、學歷、經歷、成績、死亡、生存、親屬關系、未受刑事處分、委托書；B、婚前財產約定、房屋買賣、房屋租賃；C、民間借款協議、個人購房貸款、抵（質）押合同（包括賦予強制執行效力的債權文書）。二級審批指由承辦公證員受理、審查，報審批人員審批後出證。審批范圍包括：A、遺囑、繼承權公證；B、證據保全、現場監督公證；C、企業改制公證；D、新開辦的公證事項及社會影響較大、法律關系復雜的公證事項；E、涉外及涉港澳臺公證事項等。三級審批制指二級審批人員簽署審批意見後，報省司法廳公證管理處審核後出證。、審批職責對審批的公證事項，審批人員應以高度的責任心仔細審核、嚴格把關、杜絕各類差錯，防止出現假證、錯證以及其他不合格證。、審核的內容審批人員對公證事項進行審批時，應著重審核以下內容：A、事實是否清楚、證據是否確鑿、充分；B、證明內容是否真實、合法；C、適用法律是否準確；D、是否符合公證程序，需公證的文書內容是否完善，文字是否準確，簽字、印鑒是否齊全。審批人員在案件審批過程中，必須做到六不批：A、法律關系不明的不批；B、談話筆錄與調查材料有矛盾未排除的不批；C、當事人提供的材料與調查材料有矛盾未排除的不批；D、當事人提供材料之間有矛盾未排除的不批；E、案由與證明不一致的不批；F、不按規范格式制作的文書和不符合其他規定的不批。5、堅持要素式公證書制采用要素式出具公證書的，我們處要求應以司法部推薦的參考格式為準，不得遺漏其中任何一項必備要素；做到公證證詞的事實認定部分嚴謹、完整，法律適用部分明確，被證明事項在程序上和實體上符合法律、法規和規章的規定；沒有參考格式的，由承辦公證員草擬出格式，報處務會議研究後審批出證；經處務會議討論形成的格式，應作為處裡的參考格式。如農行申請辦理證據保全時，我們制作公證書時，要求申請人的全稱、住所地、營業執照註冊登記號、金融許可證登記號應寫清，負責人或委托代理人的姓名、性別、出生日期、住址、居民身份證編號應寫全。6、堅持涉外翻譯的校核制對於小語種的公證書翻譯由翻譯機構翻譯，翻譯機構翻譯的公證書及被證明文件的譯文應當忠實於原文，確保譯文質量，如有差錯，應承擔相應責任。對於英語等的公證書翻譯，由承辦涉外公證員翻譯，但是在出證前必須由另一名具備承辦涉外公證員校核公證書譯文，並把公證書譯文的校核作為審批的前置條件，未經譯文校核階段不審批出證。7、堅持送達公證書的“第一讀者”制已校核的公證書打印件經內勤蓋上“宣城市公證處”印章和公證員簽名章後，裝訂送達當事人前，我們處堅持做到“第一讀者”制。由公證人員核對以下事項：、公證書無語法錯誤和邏輯錯誤，無錯別字，標點符號準確，公證書編號無誤，出證日期準確；、附在公證書前的被證明文件是否齊全，與公證證詞所述的文件是否一致；、被證明文件上的文字、符號、簽名、印鑒是否清晰可辨；、應粘貼照片的公證書，照片是否遺漏、是否同一底版；、公證書被證明文件的譯文是否齊全；、公證書是否加蓋鋼印；、公證書的裝訂是否符合規格，式樣是否正確、整齊、潔凈。8、堅持聯席會議制我們處堅持與銀行、法院、城建、房管等單位定期組織聯席會議，聽取有關單位對公證質量的評議，隨時接受社會廣泛監督，使公證成為“看得見的誠信”。9、堅持二人現場辦理公證制根據中華人民共和國公證暫行條例、安徽省公證條例、公證程序規則規定，我們處要求招標、投標公證；拍賣公證；公司股東大會公證；各類有獎活動公證；保全證據公證；辦理遺囑公證；應有二名以上公證人員（其中至少有一名公證員）到現場辦理外，還規定下列事項也應由二名以上公證人員（其中至少有一名公證員）到現場辦理公證包括：、殘疾人申辦公證；、年老體弱、生病住院的人申辦公證；、被限制人身自由的人申辦的公證。如軍天湖農場的犯人申辦委托書公證，南湖農場的勞教人員申辦放棄遺產的聲明書公證；、當事人制作手模時，應有兩名公證人員在場。10、堅持公證質量主任負總責制主任就公證質量向市司法局和全體公證人員負責；分管公證質量的副主任及承辦公證員對公證處主任負責。公證處主任把公證質量納入公證處的每年度的目標管理並據此對公證人員進行獎懲。四、加強公證質量的檢查，落實各項監督措施1、在公證質量檢查的方法上，建立個人自查、互查、工序交接檢查、抽查的四查制度、自查。承辦公證員在每一份公證卷宗歸檔前，應結合整理卷宗進行公證質量自查。、互查。各承辦公證員每三個月互查一次卷宗，（安排在每年的三月、六月、九月、十二月）。互查案件的數量不少於該承辦公證員季度辦證的總量的一半。今年的“非典”防范期間，案件少，我們處又再次及時組織瞭2002年度、2003年13月全部案件的互查。、工序交接檢查。全處人員各司其職，共同監督，在受理、審查、詢問、調查、文書制作、出證、送達、歸檔等各個工序嚴格檢查，確保質量。第一工序的公證人員均應對下一工序負責，對上一工序發生的差錯應進行記錄；負責更正的公證人員應將差錯內容逐一查清並作記錄；差錯記錄應向主任或分管公證質量的副主任匯報，定期向全體公證人員公佈。、一年度兩次的公證質量抽查。每年的一月和七月我們處，組織專門人員對公證卷宗進行抽查，並對抽查的卷宗的公證質量進行評分，經處務會議審議通過上報市司法局。2、在公證質量抽查的標準上，依照司法部、省司法廳、公證處內部的三級檢查體系、司法部：公證質量檢查標準、省司法廳：按安徽省公證條例、安徽省司法廳關於反對公證行業不正當競爭行為的若幹規定（試行）、質量檢查的百分記分表、市公證處：2001年初，我們處經過處務會議討論修訂通過瞭新的系統的規章制度，包括宣城市公證處公證員崗位職責、宣城市公證處主任崗位職責、宣城市公證處內勤崗位職責、檔案管理人員崗位職責、宣城市公證處學習制度、宣城市公證處業務管理制度、案件質量控制規程、宣城市公證處檔案管理辦法、宣城市公證處公章、印鑒管理辦法等20餘項規章制度。3、在公證質量檢查重點上，實行區別對待制，重點檢查以下案件、繼承、贈與公證；、涉外及涉港澳臺公證；、招投標、有獎活動公證；、批量、大宗公證；批量、大宗公證由於面廣、收費少、審核煩，承辦人員不該接受的條件可能接受瞭，該審查的可能沒審查，該取證的可能沒取證，該歸檔的可能沒歸檔。因此，越是批量、大宗公證我們處檢查越嚴。4、在公證質量檢查結果上，實行過錯責任追究制過錯責任的認定A、公證書認定的基本事實和基本證據失實或不清、不完整；B、公證管轄程序不當；C、公證書不真實、不合法；D、錯誤地作出不予受理、不予公證、撤銷公證書、拒絕撤銷公證書的決定；E、公證文書打印差錯，打印、翻譯、校對、蓋章、裝訂有差錯；F、公證卷宗滅失；H、當事人提供的證件、材料原件等滅失；J、其他應當追究的過錯。、過錯責任劃分的標準A、經審批出證的，承辦公證員對公證書證明的事實負責，審批人員對適用法律負責；B、經處務會議討論審批出證的，由公證處主任負責；C、公證卷宗滅失，歸檔前由承辦公證員負責，歸檔後由檔案管理人員負責；D、其他錯誤的，由承辦公證員和各工序責任人員共同負責。、過錯責任的追究因過錯責任造成當事人損失的，當事人可要求賠償。過錯責任追究的原則，是根據過錯性質、主客觀原因、危害程度和後果及責任人員的認識采取區別對待的原則。責任人應承擔相應的民事責任、行政責任情節嚴重的，交由司法機關追究刑事責任。我處每年崗位目標責任制也都明確規定懲罰措施，如公證員辦錯、假證，應依照安徽省公證條例、公證程序規則的規定處理，並取消該公證員提取獎金的資格，公證處的年度獎金指標扣減一半。實踐中，我處對公證質量的檢查的目的定位在提高公證處的公證質量水準上。作為公證處內部互查，檢查在無錯、假證的前提下，對承辦公證員辦證瑕疵補正後可不作追究，一旦確定瞭相應的處理方案後，就決不容許再發生。五、加強公證質量管理的建議1、強化改制後的公證質量管理公證質量出現錯假證的重要根源不外素質、利益兩個方面。素質不高出現錯假是必然的，同時，片面追求經濟利益也必然會出現錯假證。因此，必須強化改制後的公證質量管理，認真研究改制後出現的新情況、新問題，主動與有關部門協調，把對改制公證處的鼓勵政策落到實處，如就公證處的稅費負擔問題同稅務、物價等有關部門協調，使公證處的稅費負擔合理化，切實解決落後地區公證人員的養老、醫療保險，落實公證員的最低生活保障，做到“不為五鬥米折腰”；進一步同當地法院和有關行政部門加強溝通，把公證質量、效力進一步落到實處。2、建立省級公證員培訓基地安徽省公證員協會應在省司法廳的支持下，結合司法行政教學資源，把安徽省警官職業技術學院作為全省公證員培訓基地。從授課教師、課程安排到組織培訓應有詳盡的規定，要體現培訓工作的嚴肅性和規范性，最大限度保證學習效果。同時，與外國公證人協會建立友好協會關系，定期組織公證員到國外考察、學習、交流。3、建設公證管理局域網建立公證管理局域網，實現公證處與公證處、公證處與各級公證管理機關的公證數據的及時傳輸、抵押物的查詢、公證業務信息的及時處理、虛假證明材料的快速通報、法規數據庫的資源共享，公證檔案的統一