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修养有多远 就能走多远 工务科黎志强2009年4月28日 简报技巧PerfectYourPresentations 2020 1 15 1 您认识简报吗 简报简介简报应该是工作生活的高潮时刻 这是您站在激光灯下 崭露头角的机会 也是您为专案答辩 表达意见以及影响他人的良机 2020 1 15 2 漂亮简报的好处 您生活中有亮点吗 您想工作中得到领导的重视吗 您把握住在你面前的机遇了吗 您懂得怎样完美地向别人表述你的想法了吗 2020 1 15 3 许多人对于要上台做报告的时候第一个反应就是 如何脱身 据分析信息多数有以下几种 对自己的工作了解得不够彻底 以至于无法向别人解释 缺乏信心或能力 不是良好的沟通者 宁可放弃 改由他人做报告 宁愿不要这种和业界同人碰面交流 并令他们留下深刻印象的机会 你在应征面试或者汇报工作时会说这样的话吗 你会聘用说这样的话的员工吗 生活没什么大不了的 韩剧 我是金三顺 问苍茫大地 谁主沉浮 男儿当如此气魄 胆大心细 能力是信心的基础 所以我们得更加认真地学习并作好准备工作 这样我们才能把自己活得更加完美 你是骡子还是马 2020 1 15 4 如何做出一个好的简报 我们以时间流程分步走 准备工作想做好简报准备工作必不可少 那么该如何准备呢 我们先来做下面几项 1 设定目标 2 回答三个重要问题 WHO WHAT WHY 3 善用场地 4 彻底研究 简报前的准备工作 简报材料内容整理 简报的收尾 现场简报的过程 演说者的因素 道具的因素 观众的因素 2020 1 15 5 为自己设定目标在两方面很重要 一 实际的益处 选择目标后 朝研究和准备做出第一步 也就最有可能达成目标 二 有一个简单却强有力的心理素质 心怀目标意味着你刚由一个 可能心不甘情不愿的 想着简报过程的人 转型成被报告目标所激励的人 光凭这一点 就有助于让你成为充满决心的报告者 设定目标 2020 1 15 6 谁 什么 为什么 了解所有的角色对观众而言 你是何方神圣 你是专家 是菜鸟 对他们而言 你代表的是什么 当你清楚知道自己的角色时 回过头来想想观众 你对他们了解多少 试回答以下问题 每个问题可能会影响到你选择简报的方式 观众人数有多少 他们在公司或组织中的职位为何 他们的价值观为何 他们的知识水准如何 他们对简报感兴趣的程度为何 他们认为自己为什么置身于此 他们认为你现身的目的为何 问问是什么 什么才是最适合观众的 如果简报与观众毫无关系或者与他们的期盼南辕北辙 那么我们把简报做得再好再华丽也没有意义了 2020 1 15 7 勘察地形 无论你自认对地形场所有多熟悉 事先花点时间勘察下几个重要特征 绝对让你有所收获 勘察重点包括 电器开关 插排在哪里 是否有简报架 白板或黑板 有足够的座位吗 是否有空调 是否有电话 如果有 可以确保电话不响吗 如果有人迟到 是否得经过场地前方吗 你知道怎么去会场吗 观众知道怎么到达会场吗 有什么会对他们造成混淆吗 地图能对他们有所帮助吗 事先勘察场地 才能让你更好的了解掌握场地的优缺点 才能让你在做简报的时候避免一些小事故 且更好更顺利地完成你的简报 2020 1 15 8 彻底研究 背景资料研究任何一个简报或者工作都要了解背景 只有对背景有透彻的研究了解 才能更好地掌握事情的真相 找寻 那又怎么样 的因素确定你知道观众为什么关心你的简报重点 慢慢建立观众的兴趣 开始先询问观众 他们觉得哪些事情对他们很重要 这点你应该早就有答案 解释你的观点 并努力使之与观众的需求相关 最后 告诉观众 他们现在知道的 可以使他们更接近他们的原始目标 向他们解释你即将做的简报 与他们的惶恐或需求直接相关 澄清为什么 那又怎么样 的因素 适用在他们的事业上 如果你无法回答 那又怎么样 的问题 干脆完全放弃这个重点 想想你如何解释 为什么你觉得这一点很重要 非得在简报中陈述 针对简报中的每项事实 想想有人问你 那有怎么样 2020 1 15 9 简报的内容 内容不只是简报的精髓所在 它可以让你的表现大大不同 也关系着你是否期待站在聚光灯下的那一刻 如果内容准确 架构完整且合乎时宜 则你已经朝克服首演的紧张之情 踏出一大步 从哪方面入手去完美简报的内容呢 使内容简洁 有力 幽默 且切中要点 整理资料 让自己和观众易于记忆 一开始就冲击力十足地抓住观众的注意力 在高潮中退场 并让气氛持续到你退场后 依旧久久不散 练习到完美 2020 1 15 10 精简幽默 好的演讲 应该像女子的裙子一般 越短越好 林雨堂就简报而言 精简意味着全部都是重点 简报时带点幽默是件美事 可以使会场的气氛变得轻松 也可以让观众留下深刻的印象 但是得注意 添加一些幽默和说笑话是两码事 切记幽默建立在切题的基础上 2020 1 15 11 结构的完整 一开始就劲道十足 1 介绍你的信息 涵盖重点 摘要与结论 2 3 4 不论是强有力的陈述 挑战或问题 确定它适合简报情景 利用开场白自然地将话题导入引言 并以之作为报告的基础 最后 再回到你的开场白 将简报带回原点 开场白要能吸引观众 介绍你自己及你的工作 不要假设所有人都知道你是何方神圣 透露多一些关于你的资讯 观众才有理由听你的报告 把核心题材整理成几个重点 最多4个或5个 否则将会失去观众 告诉观众你要告诉他们什么 让他们心里有个底 让每个重点简短 有力而且焦点明确 使用简单的语言 避免陈腔滥调 使用观众的语言而且开门见山地告诉他们 你的简报对他们有何益处 务求每个重点都有完整的架构 有开头 中间及结尾 用生活中的例子或佚事来强调每个重点 但是没有品位的笑话 就只能收反效果 如果合适的话 欢迎观众发问 然后迅速收尾 终点用冲击力强的话语 以及要求观众动起来做结尾 并在高潮中退场 明确表示报告即将进入尾声 观众有权知道简报即将结束 概述重点 要简洁 不要再介绍任何新的点子 2020 1 15 12 2020 1 15 13 开场与时间的把握 时间的把握不管是怎样的简报时间的把握尤其重要 事先我们必须先把时间规划好 每个重点花多少时间 必须确定观众的注意里能否完全集中 以下有两点可供参考 每个重点最多10分钟 每次简报大概提4个重点 如果40分钟后 简报尚未结束 就应该开始收尾 或是请观众提问 开场白的把握 善用意外 从问题开始 给观众倾听的理由 使用观众的语言 最好一开始就使用突击战术 迎头痛击 而非呜咽抱怨 一开始可提出主题相关问题 让观众回答思考 这样可以获得回应 让观众动脑筋 需要给观众一些能够引起好奇心 甚至令人崇拜的情报来吸引观众 想要成功介绍主题 关键就在直接切入 这对我有何益处 这个因素 2020 1 15 14 演说者自身的把握 即将登上属于自己的舞台 把自己准备了长时间的成果呈现出来的时候 你是怎样的感觉呢 兴奋 恐慌 你的衣着对当时的场合适合吗 你面对观众时能泰然自若吗 你是否很紧张呢 为预期的问题做好准备了吗 能像专业人士一般利用场地了吗 懂得更好地使用麦克风了吗 2020 1 15 15 正确得体的着装 合乎正式场合的穿着打扮 以及知识带来的信心 是简报成功的第一步 而且只要花点时间预想 就不会出差错 可分三步走 整体打扮 整体打扮是自我呈现非常关键的一部分确定你的头发整齐 衣服干净且没有皱折 而且整体外观给人很整齐 判断场合 你可能不需要西装 或是可以把西装脱掉 对大多数非正式场合而言 衬衫加领带就足够了 想想细节 如果没有穿西装 裤子紧上皮带感觉会比较完整 相同的道理 袖扣或女性的丝巾 都可以增添风采 检查自己的穿凿可以从以下几点 我这样穿舒服吗 如果会场太热或太冷 必须增减衣服时 可以很容易做到吗 增减衣服之后 看起来是否依旧专业 如果在简报前弄脏衣服 是否有准备的衣物 或湿纸巾 如果突然必须穿得更正式或更休闲 是否可以调整衣服 以改变形象 2020 1 15 16 克服紧张恐惧 克服紧张可通过下面几样小事可以得到正面的效应 喝一小杯水 喉咙才不会太干 和看起来比较友善的人聊天 最好是你认识的人 可以帮助你放松心情 切记不要和别人聊起你的简报 检查口袋里是否备有手帕 道具是否就定位 以及笔记是否已经照次序排好 而且在你身手可及之处 克服恐慌可通过下面几样小事得到正面效应 有个地方放笔记 可以让你的心情更轻松 也有助于让你的简报更流利由讲台移到舞台正中央 再回到讲台 有助于把观众的注意力集中在你身上轻松地站在讲台后方 让你的脸和手为你传递信息 2020 1 15 17 正确的肢体语言及麦克风使用 肢体语言练习技巧站在一面全身高镜子前做简报 你将发现 你会一直试着去看自己的眼睛 这就是演说时 应该对观众做的事情 对自己微笑 一直练到笑容看起来很自然为止 勉强挤出微笑会让人觉得很不舒服 练习快速偷瞄笔记 然后可以立刻找到你想要的东西 接着迅速抬头对着观众 记住 花在对观众微笑的时间 应该比看笔记的时间多 麦克风分类使用的利弊桌上型 必须固定在一处演说 观众只能看到你的头和你的手直立式 可以固定在架上 也可以拆下来拿在手上 通常不容易架设 领夹式 体积小 便携带 声音有时会听不见 2020 1 15 18 演说者舞台技巧的总结 事先准备 1 简报当天 第一印象 集中注意力 2 3 4 在镜子前演练 注意肢体语言及声音的投射 练习使用道具 并准备好应急之道 一旦道具故障 旧可以派上用场 针对可预期的问题预做准备 包括机械故障 令人难以招架的提问 以及没有声音 确定简报内容架构完整 条理清楚 让你能够专心演说 尊重观众 做合适的打扮 如果心存疑问 只要保持整齐 简单舒适即可 提早到达会场 给自己时间架设设备 以及处理计划意外变更 自信满满地走上舞台中央 因为你知道自己已做好完全的准备 事先找个熟人 请他在简报受干扰时伸出援手 或在你忘词时发问 要有心理准备 观众一开始会以外表和声音来评断你 第一印象非常重要 根据事先决定的最后关头常规 检查笔记 喝杯水 来安抚下紧张的心情 肢体语言必须是正面的 以微笑及友善的眼神接触 有助于吸引观众的注意力 不要惧于使用麦克风 把他当作辅助工具 确保观众听的到你的声音 善用场地 与观众建立和谐的关系 抬头挺胸站着 准备好四处移动 准时结束 不要忘了向观众致谢 驾驭你的紧张之情 借由将最初的怯场转化为能量及兴奋感 使紧张变成一种动力 利用灯塔技巧 用眼睛扫过全场 2020 1 15 19 PowerPoint的使用 尽量简单 1 让内文产生效果 增加特殊效果 将报告个人化 2 3 4 把简报内容分解成可以消化的几个部分 用 每章标题 暗示节下来的重点 遵守基本原则 任何句子超过一行 都应该用说的 而不是逐字念出来 偶尔使用特殊效果 才不会使简报看起来太过拥挤 确定从头到尾的铺陈合乎逻辑 把内文投影片想成辅助口头简报的图片 将内文限制在摘要 提示 重要事实数字或是引语 让每个重点独自有一张投影片 利用图表使数字及统计资料有生命 能够清楚表达首要考量 有效展示内文 选择一种字型 让字体大到观众可以看清楚 把字放中间 用一些视频或图片增加简报的视觉吸引力 但是避免漫画书效果 检查错字 试着用与观众相关的渐层照片 作为内文背景 成效显著 加入可以让人立即认出的声音 来强化讯息 或是作为投影片的换页特效 加入观众的照片或许可以在需要改变步调时 当作 隐藏 幻灯片使用 加入相关影片 像是与 特别来宾 切题的讯息 把第一页当作封面 载明主题 地点 日期以及任务相关标志 所举例子要符合观众的职业或行业 2020 1 15 20 如何与观众互动 建立联络桥梁 1 研判情绪 转移焦点 问与答 2 3 4 事先找出主要出席者 再就简报内容做细部微调 以吸引这群人 把简报内容分成几个容易消化的部分 在每个阶段请观众回馈 利用讲义作为报告的辅助工具 在休息时间或是过渡期发讲义 按照观众的期待修改简报内容 站在观众的立场思考 旧能获得观众的注意 面对观众 使用图表架或白板时 不要对着墙壁讲话 试着在不同时间与所有观众做视线接触 让所有观众参与其中 当他们知道必须参与时 精神自然为之一振 如果觉得观众心不在焉 可询问他们出席的原因 以及希望由简报重活的何种资讯 如果使用白板 可以请一名自愿者上台替你签字 这样你和观众的联系才不会中断 如果你在观众眼中是权威人士 想办法使气氛轻松点 可利用观众来示范某个论点 使用可以让所有观众参与的派对小技巧 对于精神不振的观众 效果出奇好 如无法回答问题 坦白相告 或请一位同事解答 也可请观众提意见 或就此打住 简报结束后 针对难以回答的问题追踪研究 并请观众回馈 倾听问题 确认问题 然后重申问题 确定观众了解问题 若能够回答大部分可预期的问题 观众就知道你做了工作 2020 1 15 21