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体系 第四章沟通渠道策略 1 面对面沟通2 电话沟通3 书面沟通4 会议沟通5 网络沟通6 肢体语言沟通 1 人无法只靠一句话来沟通 总是靠整个人来沟通 德鲁克要想做到全方位管理沟通 首先要拓展全方位的沟通渠道 选择正确 合适的沟通渠道有利于信息的传播 思想的交流和情感的融八 能够使沟通更加深入 2 第一节面对面沟通 一 面对面沟通的三大优势1 面对面沟通让人变得更真诚2 面对面沟通更有利于问题的解决3 面对面沟通能产生更积极的激励作用和长久的影响力 3 案例 戴尔公司就非常重视面对面沟通 其做法值得我们借鉴 戴尔公司很擅长与客户进行面对面的直接沟通 戴尔的销售人员经常去拜访客户 倾听客户的需求 了解他们的问题与困难 增进与客户之间的信任和联系 戴尔本人也会抽出40 的时间与客户面对面交流 戴尔公司精准的需求预测能力 主要得益于销售人员与客户的面对面沟通 除了对于小客户的简单问题或常见问题可以通过电话或在线的方式提供帮助外 其他问题都需要销售人员与客户通过面对面沟通来解决 针对大客户 还需要考察其公司的各个部门 了解客户的具体要求 对于客户不确定的部分 也需要通过与客户面对面地分析 探讨来引导其选择相应的技术与配置 4 二 面对面沟通的七种技巧 1 事先确定基本的沟通议程2 营造良好的沟通氛围3 运用多种语言方式人与人面对面沟通的三大要素是文字语言 声音语言以及肢体语言 美国心理学家梅拉比安研究发现 这三大要素的影响力的比率分别是7 38 55 4 不同的场合就应有不同的角色语言5 语言委婉 避免激烈偏执的语言6 避免直接指出别人的错误事情无所谓对错 只有适合不适合而已7 善于倾听和提问 5 2 营造良好的沟通氛围 案例 公元前266年 秦国攻打赵国 赵国危在旦夕 向齐国求助 齐王虽然答应出兵 但需要赵国派太后的幼子长安君到齐国做人质 太后听后震怒 严词拒绝 赵国大臣触龙前来说服太后 面对盛怒的太后 他先用 缓冲法 藏起自己的来意 像两个普通老人见面一样唠起了家常 问起居 问饮食 谈养生 使太后从 盛气而揖之 变成了 色稍解 减少了对触龙的抵触 然后 触龙利用太后的爱子之情 告诉太后 真正爱护儿子就要为儿子的长远打算 儿子去做人质 就是为国家建功立业 虽然短期内可能会让他受些挫折 但长远来讲是非常有利于他的成长的 就这样 触龙威功地说服了太后 6 3 运用多种语言方式 小贴士 肢体语言与沟通 肢体语言在沟通中占了很大的表达比例 非常重要 我们既要善于使用肢体语言进行表达 还要用敏锐的眼光去捕捉对方的肢体语言所表达的某种意愿 站着沟通时 要抬头挺胸 昂然站立 肩膀 臀部和双腿成一直线 切记不要双臂环抱 两手交叉 也不要不断地摇晃肩膀 倒换双脚 这些动作会让对方感觉你非常不耐烦 最自然的方式是两手自然下垂 放在腰际 如果是坐着沟通 就要保持良好的坐姿 挺直脊背 上身略微前倾 手不要随意乱动 双手与手臂的动作尤其重要 柔和的手势表示友好 商量 强硬的手势则意味着 我是对的 你必须听我的 沟通时要诚恳 沉稳地看着对方 维持五至十五秒的目光接触 假如你是面对一个团体谈话 眼睛要轮流和每个人的目光接触 每一次约五秒钟 不要让你的眼珠转来转去 也不要刻意放缓速度地眨眼睛 我们可以将视线放在对方的眉宇问 谈话时面部表情要轻松自然 记住要微笑 表示友善和礼貌 另外 我们也可以从对方的肢体语言中解读下列信息 说话时捂嘴表示说话没把握或撒谎 没有注视你 甚至回避你的眼神 表示对方试图隐瞒什么 触摸耳朵可能是他不耐烦的表现 准备打断别人 坐在椅子上身体前倾甚至向前移动表示很感兴趣 赞同 7 4 不同的场合就应有不同的角色语言 案例 英国著名的维多利亚女王 与其丈夫相亲相爱 感情和谐 维多利亚女王是一国之王 整天忙于公务 出入于各种社交场合 而她的丈夫阿尔伯特却和她相反 对政治不太关心 对社交活动也没有多大的兴趣 因此两人有时也闹些别扭 一天 维多利亚女王去参加社交活动 而阿尔伯特却没有去 已是深夜了 女王才回到寝宫 只见房门紧闭着 女王走上前去敲门 房内 阿尔伯特问 谁 女王回答 我是女王 门没有开 女王再次敲门 房内阿尔伯特问 谁呀 女王回答 维多利亚王 门还是没开 女王徘徊了半响 又上前敲门 房内的阿尔伯特仍然问道 谁呀 女王温柔地回答 你的妻子 这时 门开了 丈夫阿尔伯特伸出热情的双手把女王拉了进去 8 第二节电话沟通 一 如何正确地接打电话二 手机沟通的方法 9 一 如何正确地接打电话 一 接听电话须知1 迅速接听2 表现出友好的态度3 确认对方身份 了解对方来电的目的4 适当地给予一定的反馈和回应5 不要随意打断对方6 复述电话要点 10 1 迅速接听 第一 听到电话铃声 应准确迅速地拿起听筒接听电话 最好在电话铃响三声之内接听 第二 如果同时响起两部电话 遵循长途电话优先和电话铃声先响先接的原则 案例 吕朋是某礼品公司的销售经理 元旦前夕 一家企业决定采购一些礼品发给员工作福利 该公司的采购人员先拔通了吕朋公司的办公电话 不料 他当时正在吃午饭 没有及时接听 等他吃完饭 给对方回拨过去时 对方的电话又长时间占线 等到他好不容易联系上对方时 对方告知订单已经给了另外一家公司了 吕朋懊恼不已 心想 如果自己速度快一些 就不会丢掉单子 商机转瞬即逝 及时接听电话才有可能抓住 11 2 表现出友好的态度 首先说一句 您好 然后正确地说出你的名字或单位名称 即使看不见对方 也不要忘记面带微笑 同时要声音清晰 悦耳 给对方留下良好的印象 有利于维护和提升自己所在单位的形象 因此 接电话时应有 我代表单位形象 的意识 12 3 确认对方身份 了解对方来电的目的 委婉地探求对方来电目的 既不误事又能赢得对方的好感 电话沟通中的重要内容 要准确详细地询问清楚 要详细记录对方姓名 职务 通话内容 通话内容应遵循5w1H法则 when 何时 who 何人 where 何地 what 何事 why 为什么 和How 怎么做 如果有些事项自己无法处理 一定要认真记录下来 13 4 适当地给予一定的反馈和回应 听对方讲话时不能一味沉默 否则对方会以为你没听或没兴趣听 所以要适度地使用附和帮腔语 如 是 是的 哦 哦 嗯 嗯 是嘛 好 好的 等配合对方的语调 表明你在认真听取对方讲话 14 5 不要随意打断对方 打断别人讲话是不礼貌的行为 如果确实需要插话 应在对方停顿的间隙委婉表达自己的意思 在征得对方同意后才可插话 15 6 复述电话要点 电话接听完毕 要给对方复述一便电话内容 特别重要的 原则性的内容最好要加一份文字资料让对方签字确认 这样做就确保了信息的正确确认 不至于因为信息传递的不一致导致双方误解不至于因口误或听错而造成的不必要的损失用文字资料让对方签字确认还可以防止因记录错误而带来的误会 复述时也应遵循5w法则 16 二 打出电话的七个注意事项 1 提前想好谈话要点 列出提纲2 掌握好通话的时间3 端正的姿态与清晰明朗的声音4 做自我介绍5 避免使用惯用语和俚语6 对方不在怎么办 17 1 提前想好谈话要点 列出提纲 内容包括电话要打给谁打电话的目的是什么要说明哪几件事情用什么样的方式表达出来 另外 还要准备好所有相关联的文本资料 尽可能地把要说的事情准备的充分一些 18 2 掌握好通话的时间 如无急事 非上班时间 上午早于9点 晚上晚于5点 不打电话重要的电话要放在上午打 建议上午10点左右打因为 对方可能刚刚处理完清晨的业务 下午很难联系到人 而且下午无论是拨打者还是接听者精神都不太集中 不利于事情的解决 要避免在临近下班时间打很长时间的电话 因为这样可能会拖延对方的下班时间适得其反 19 3 端正的姿态与清晰明朗的声音 打电话时姿态要端正 精神要抖擞 口中不要有妨碍说话的东西 如糖果 口香糖等 也不能喝水 即使是懒散的姿势 对方也能够 听 得出来 打电话时 声音要温雅有礼 以恳切的话语表达 嘴与话筒间 应保持适当距离 适度控制音量 以免对方听不清楚 产生误解 但也不可声音粗大 不要让对方误以为你 盛气凌人 20 4 做自我介绍在对方接起电话后 先自报家门 说出自己的姓名和单位 然后扼要说明打电话的目的和事项 接着询问和确认对方的姓名 所在部门和职位 记录双方谈话内容并予以确认 5 避免使用惯用语和俚语如 伙计 或 哥儿们 等惯用语具有地域性 有可能会引起对方误解 同时 说话时不要显得太随意 有时候称呼别人 亲爱的 或 宝贝儿 也会惹怒对方 21 6 对方不在怎么办 如果对方不在 而事情不重要或不保密时 可请代接电话者转告 如果事情重要 不方便转接 应向代接电话的人询问对方的去处和联系方式 或把自己的联系方式留下 让对方回电话 同时 感谢代接电话的人 并有礼貌地说 再见 有礼貌挂断电话要想结束电话交谈时 一般应当由打电话的一方提出 然后彼此客气地道别 应有明确的结束语 说一声 谢谢 和 再见 再轻轻挂上电话 不可只管自己讲完就鲁莽地挂断电话 22 案例 周路是一家培训公司的市场部经理 该公司的培训业务主要通过电话开展 因此公司对电话营销技能很重视 每月都会举办各种培训 效果也不错 有一天 周路手下的一名新业务员向他反映 这名业务员跟踪的一个集团大客户最后跑掉了 而且对方拒绝地很坚决 这个大客户是周路分给他的 在此之前 周路和这家集团公司也进行过前期接触 于是他就去侧面了解了一下 终于弄清了客户拒绝的真正原因 客户的答复是 这名新业务员对客户没有诚意 为什幺呢因为他每次和客户交流完毕就立即挂电话 不管别人是否还有话要说 而且挂电话的声音也很大 显得非常粗鲁 23 二 手机沟通的方法 一 接打手机注意事项 二 短信沟通的妙用 24 一 接打手机注意事项 第一 在人多的地方 尤其是特定的公共场所 如影院 音乐厅 会议室 法庭等安静 严肃的场合 不要响起手机铃声 携带手机者应主动关机或改为震动模式 以免手机铃声突然响起 影响他人 25 第二 在公共场合接打手机 说话声音一定要轻 不要旁若无人地讲话 更不能高声喊叫 如果条件允许的话 可以远离众人 去僻静之处接听 这既是对交谈者和周围众人的尊重和礼貌 也是出于保密的需要 如果一时无法走开 而事情也不太紧急 你可以告诉对方现在接听不方便 等会给对方回过去 说话时 态度要诚恳 取得对方的谅解 还要注意不要一边接打手机 一边和身边的人说话 这是不礼貌的行为 26 第三 不要用手机讨论敏感或需要保密的事情 所以最好用手机跟对方约定面谈或其他的沟通方式 第四 与客户沟通重大事情时 最好用固定电话 因为手机沟通容易受周围环境和信号不稳定的影响 导致沟通的效果不佳 第五 注意手机的携带方式 有些人喜欢把手机别在腰间的皮带上 这样虽然携带方便 但如果穿有外套 接电话的时候就要掀起衣服 很不雅观 所以最好把手机放在随身携带的包里 27 二 短信沟通的妙用 第一 短信内容要积极健康 注意不要给同事和客户发送一些格涮不高的笑话 打油诗 甚至是黄段子 那样会引起他们的反感 要选择积极健康的内容 特别是与客户沟通时 由于你代表的是公司的形象 所以言谈一定要得体 文雅 第二 注意发送时机的选择 短信沟通一般用于节假日祝福 公司庆典 业务前期推广和客户关系维护等情况 适时发送一条信息 让大家在这种特殊的方式中感受你的特殊沟通 不啻为加深印象 增进关系的好办法 而在其他场合则不宜使用短信沟通方式 28 第三 如果是初次沟通 或者不确定对方是否知道你的手机号码 那么在短信结尾处一定要署名 如是发送给客户 还要署上自己的单位名称 以免耽误事情 另外 短信沟通仅仅适用于非重要的问题 对于重要的问题 一定要在第一时间里进行电话沟通或面谈 第四 一些电话沟通和面对面沟通容易尴尬的事情时 利用短信沟通就比较好 用短信沟通来解决这些事情 既可以达到目的 也能给双方留有一定的余地和情面 不致产生负面影响 29 案例 李伟是某公司的市场部经理 他接到本月的销售任务时很犯难 因为根据公司要求 本月的销量要比上个月提高50 这样的销售任务过于艰巨 对于他和他的团队来讲 完成有些不太现实 如果和领导面对面地诉苦水 讲条件 可能会让上司很难堪 自己也会没面子 于是 他当面欣然接受了领导分派的销售任务 并带领部门员工全力以赴地投入工作 到了本月中旬 当看到实际销量和目标任务量相差较大时 他便给上司发了这样一条短信 本月任务销量极具挑战性 我们一直都很努力 目前差距还是很大 但是我会带领我们部门全力以赴的 领导接到短信后 明白他们的困难和苦衷 在月末考核时主动将李伟部门的任务销量进行了适当下调 这就得益于李伟的短信沟通 30 第三节书面沟通 一 书面沟通不可替代企业和管理者都无法离开书面沟通 对内有工作制度和各项方案 对外有各项报告和商业信函 书面沟通是企业内部和企业外部传递信息 交流思想 建立感情的重要渠道 国内外众多知名企业对书面沟通能力非常看重 善于书面沟通的人也更容易升迁 据有关研究发现 一些公司的高级管理人员 25 的时间都用在写作上 而且职务越高 写得越频繁 在世界著名的四大会计师事务所里 80 的人每天都要写备忘录 67 的人每周写一次工作报告 留言或财务说明 93 的人每周至少要给客户写一封信 美国通用电气的韦尔奇习惯给从兼职人员到高级管理层的各级员工手写字条 有些员工甚至把这些字条装进相框 作为领导关怀的明证 31 书面沟通不可替代的原因在于 1 信息表达更为准确2 书面信息易保存 不失真3 更有效力 更让人信服4 比口头沟通更加灵活 32 二 书面沟通的技巧 1 明确书面沟通的目的2 分析读者需求信息3 注意书写语气4 使用主动语态5 突出你的重要信息6 使用有力度的动词7 写好前言和结尾8 注意一些细节问题 33 1 明确书面沟通的目的 书面沟通的目的 是指沟通者期望通过书面沟通实现的目标 常见的沟通目的有提问 分析 解释 指示 说明 说服 批评等 通知和邀请函 二者的沟通目的 一个是通知 一个是邀请 写作格式和风格差异很大 从语气上讲 后者比前者就要委婉客气得多 34 2 分析读者需求信息书面沟通时要明确读者需求 把读者最想知道 最能达到沟通目的的材料保留并凸显出来 然后把不相关的内容统统去掉 3 注意书写语气书写时一定要斟酌一下你的文字是否准备无误地表达了你的意思 对方收到后会作何反应 另外 可以用 我 你 我们 等人称代词帮助渎者把你的文章连接起来 使文章更直接 清晰 有说服力 理解上的偏差 简短的句子会因缺乏客套而被认为无礼无心的玩笑会让对方认为粗俗简洁的信息可能因简单而被忽略 35 4 使用主动语态 为了增强文章的说服力 要使用主动语态的动词 而避免用被动语态 被动语态主动语态那已经被董事会决定了的 董事会决定 调查由我们来执行我们调查 被征求我们征求 你的建议很让人欣赏我们非常欣赏你的建议 36 5 突出你的重要信息 突出重要信息的两种方法 第一种方法是使用短词 短句以及短的段落 一般而言 较短的段落是突出你的主要观点的位置 第二种方法是把重要的信息放在该段的重要位置 而且通常是要放在段落的开始句上 而不要跟在诸如 当 在 之后 而 因为 不论怎样 因此 如果 这类词后面 另外 我们也可以对重点句和重点段进行着重性标注 如加下划线 加粗 变色等 37 6 使用有力度的动词 使用有力度的动词可以增加文章的权威性和说服力 因为它们引领着读者的思路 有力度的动词具有明确的动作倾向 起到具体并强调的作用 而和缓的动词通常由系动词构成 抽象而不具体 和缓的动词有力度的动词我们想要开个会 我们开会 我是想支持 我坚决支持 我们能够劝说 我们劝告 我们将与你联系我们打电话给你 38 7 写好前言和结尾 在前言中要说明你打算告诉对方什么 结尾时告诉对方你说了些什么 前言的目的 抓住读者的兴趣 帮助读者立即抓住要点 并在结论段中总结或者进一步确认这些内容 如果有必要 可以再进行深入的沟通 39 8 注意一些细节问题 书面沟通的细节性问题处理得当也会让你的沟通更顺畅 比如 多选择短词 短句 尽量使你的文章段落短小 在段落与段落之间留有充分的空间 在纸的上下左右留有充分的空白 使用数字序号把你的要点标注下来 使用主标题和副标题 用小标题把更长的信息区隔开 在纸的空白处标以题目 以警示读者文章从这里开始 并且帮助他们发现他们要寻找的内容 使用执行概要等 要仔细检查你已经写完的文件 读出声 确认语法运用的是否正确 并修正一些细节性的错误 40 第四节会议沟通 一 会议前的必要准备二 如何高效主持会议三 如何参加会议 41 1 明确会议议题2 确定开会时间3 确定会议地点4 确定与会人员5 布置好会场 一 会议前的必要准备 42 2020 1 15 43 1 明确会议议题 会议召开前都要给与会人员每人一份书面的会议议程安排 让与会人员知道将要讨论的内容 有助于会议的成功召开 达到预期的效果 议题既要具有必要性和重要性 又要具有明确性和可行性 会议围绕这样的议题展开讨论 进行研究 才容易取得共识或最后形成决议 每次会议的议题应该尽可能集中 单一 不宜过多 分散 尤其注意不要把许多互不相干的问题放在同一个会议上讨论 这样容易使与会者的注意力分散 不利于解决问题 44 2 确定开会时间 会议时间有三种含义 一是指会议召开的时问 二是指整个会议所需要的时间 天数 三是指每次会议的时间限制 会议时间内一定要确保所有参会的重要人物都能出席 重要会议最好安排在周二至周四的某个时间 尤其不适合安排的时间 周一上午和周五下午 前者大家太忙碌 后者与会者义无法安心 每天的8点到9点和下午3点以后也不要安排会议 会议需要的时间可长可短 但要尽量紧缩 少则几分钟 几十分钟 多则几天 十几天 会议组织者应尽可能准确地预计需要的时间 每次会议时间最好不超过一小时 如果需要更长的时间 应该安排中间休息 45 3 确定会议地点一般的会议地点最好安排在封闭的会议室 只要地点合理 大小适中 环境良好 附属设施齐全即可 4 确定与会人员可将与会人员分为必须参加和可以参加两类 前者必须参加 否则会议无法进行 后者可以参加也可以不参加 如果不参加 会后给其一份会议纪要即可 并非参会的人越少越好 虽然参加会议的人员越少 责任越集中 效率越高 但会议所作决议的失误率也越高 推行会议决议的成本就越高 因此会议召集者应把握好一个度 46 5 布置好会场 对会场的总体要求是 整洁 安静 明亮 空气流通 大小适宜 设备一应俱全 利于安全和保密 工作会议或同一系统会议 与会者的席位依职务高低为序 职务越高者离主席席位越近 两边入席 左高右低 前高后低 研讨会 座谈会之类的会议 与会者可随到随坐 不指定席位 重要的大中型会议 则应按地区 系统 单位等分组 事先划分席位 与会者由秘书或服务人员引领入席 另外 还要准备好扩音设备 采光 银幕 投影 电源 电线 黑板 指示棒 挂图 笔 闭路电视 姓名牌 记录纸 烟缸 大衣架 茶水等会议所需物品 47 二 如何高效主持会议 第一 会议主持人的任务就是控制会议进程 阐明会议目标 鼓励大家各抒己见 保证与会者有发言时间 明白会后各自应承担的工作 但不要涉及任务的实质性内容 其具体工作是 宣布开会 控制议程 鼓励讨论 总结发言 控制人员发言 作出决议 确认行动和责任 很多公司的会议都是一把手主持 其实不然 作为公司高管 应该多听少说 只要不是特别重要的会议 交与副手主持即可 你可以坐在旁边观察 必要的时候插一两句关键的话 48 第二 为了节省时间 让会议开得更有效 每次会议都要有清楚的议程 并在会议前让大家阅读 与会者在开会前就清楚这次会议的目的 本质和架构 可以有充分的时间做准备 才能够保证大家一到会场就可以直接讨论和表决 49 第三 主持人要把握好会议的开场 通常 与会者都是三三两两地来到会场 他们或者在考虑自己的事情 或者聚在一起聊天 这时 主持人不要忙于开始会议 先用目光和微笑和与会者打招呼 待会场平静下来 环视会场一周后再宣布会议开始 在进行必要的自我介绍后 主持人应向与会者介绍开会的目的 预期效果 参会人员 开会时间和会议议程等事项 并迅速切入主题 引导大家发言 50 第四 主持人要控制好会议的进度 鼓励每个人发表自己的见解 会议在一段时间里要集中讨论一个议题 在一个议题结束后再开始下一个 每个议题都要明确讨论的目的 要点和范围 避免跑题 会议主持人最重要的职能就是引导 以简短的话语指引着会议的进程 比如 讲得很好 请继续下去 想法不错 能跟我谈谈详细的实施步骤吗 这样的话语会让参会者的思路更集中 大大地提高了会议的效率 优秀的主持人能够及时引导大家的发言 让讨论按会议既定议程深入下去 51 第五 会议上一般都会有激烈的争论 主持人要对争论双方或各方的观点加以澄清 分析造成分歧的因素 了解协调的可能性 将争论的问题作为会议的主题展开全面讨论 以便把会议引向深入 若分歧难以弥合 可以暂时搁置 进入下一项 对已表述的观点要及时加以概括总结 争取尽早得出结论 第六 会议完成既定议程就可以结束了 无论何种会议 结束时主持人都应该重新回顾一下会议的目的 取得的成果 达成的共识 以及需要执行的决议 并对会议进行评估 在一种积极的氛围中结束会议 主持人尤其是领导 可以对与会者的工作给予充分肯定 同时也要提出殷切的希望和积极的鼓励 52 第七 每次会议都要做好会议纪要 会议纪要一定要有执行人和完成时间 各方都要签名 管理者同时要安排专人执行会议决议 并进行跟踪检查 避免议而不决 决而不行 需要注意的是 在会议主持的全过程中 主持人要有良好的体态语言 坐姿要端正 身体稍前倾 精神要饱满 讲话要洪亮 有感染力和威慑力 53 三 如何参加会议 第一 事先获得一份书面的议程安排 如果没有 至少也要问清楚会议的主题 第二 准时出席 迟到会干扰会议的正常召开 影响会议的效率 同时也意味着迟到者的失礼 第三 记下与会者的姓名和职务 记下他们的姓名和职务 有助于你在会上与他们更好地沟通 同时 出席者的身份会帮你更好地认识会议的内容和重要性 比较好的办法 是把与会者的名单记在笔记本上 54 第四 注意会场的布置 如果是一两个人坐在主席台后面 手里拿麦克风 那么极有可能是发布消息 下达指令 内容已经确定 你所做的就是获得准确无误的指示 如果会场布置为一种自由参加式的圆桌讨论形式 则可能是征求意见 协商讨论 最终的决策尚未作出 第五 注意倾听 他人讲话时要注意认真倾听 并适当地点头给予回应 如果发言的人较多 内容复杂 可做一下发言笔记 确保自己清楚理解了所有的发言要点 55 第六 提问 不要害怕表现出无知和愚蠢 有什么疑问都可以大胆提出来 这样才能确保你准确地理解会议的全部内容 当然 一定要确保你所提出的问题与讨论主题有关 第七 清楚陈述自己的观点和不同意见 发言要简短 清晰 切中要害 要用事实支持你的所有陈述 把你所有的疑问都提出来 不要反反复复地只说明一条反对意见 要详细说明工作进程中存在的障碍和问题 并针对这些问题讨论解决办法 56 第八 对讨论要保持开放 宽容的态度 在会上讨论问题和方案时 任何意见都可以表达出来 即使言辞激烈也要耐心听取 择其善者而从之 注意 不要与单独的某个人讨论问题或发表意见 要在群体中讨论 第九 对那些影响到你工作领域的项目 根据你的理解 对会上讨论的内容以及会后你要负责的方面作出总结 如果在会上下达了指示 那么这一程序尤为重要 第十 会议结束时 及时总结会议内容和会议精神 用自己的话概括本次会议所取得的共识 并简要谈谈自己的下一步措施 57 第五节网络沟通 网络是公司管理沟通的一个重要渠道 电子邮件 MSN QQ等都是公司内外沟通交流的重要工具 一 网络沟通的特点二 如何利用电子邮件沟通三 如何利用MSN TM沟通 58 一 网络沟通的特点 1 沟通形式多样化2 不受地域的限制3 沟通方式更加灵活4 沟通的成本更为低廉 59 二 如何利用电子邮件沟通 1 如何发送电子邮件2 如何回复邮件 60 1 如何发送电子邮件 1 选择电子邮件沟通要慎重要考虑你的沟通内容是不是适合用电子邮件 如果你的沟通事项具有时间限制 就不适合用电子邮件沟通 如果对方不习惯使用电子邮件 最好也不要用这种方式和他沟通 2 邮件标题要明确且具描述性电子邮件的标题要一目了然 以便对方快速了解与记忆 第一次与人接触 最好在标题中注明自己的姓名 61 案例 邮件 一天 方老师收到一个邮件 邮件全部内容只有这样一句话 方老师 请你把讲课的讲义发给我 那几天刚好有几个企业请方老师去开讲座 方老师就就疑惑了 谁向我要邮件 是哪个公司的 于是 方老师做了回复 您哪位 为什么要把课件发给您 方某某 我是朱老师 上课要用 可方老师还是记不起来 朱老师是哪个单位的 也弄不清楚这个朱老师要方老师讲的是哪个专题的讲座 不过 方老师总算知道对方姓朱 于是 方老师又回了一个邮件 朱老师 您好 请问您是哪个公司 什么主题的讲座 方某某 我是A公司的 主题是关于如何与上下级沟通 至此 方老师终于想起来了 这是A公司要方老师为中层以上管理人员搞一次关于如何与上下级沟通的技能培训 62 3 信件内容应简明扼要尽量掌握 一个信息 一个主题 的原则 信件内容要简洁紧凑 尽量写短句 不要重复 语言不要求精彩 但一定要语句流畅通顺 尤其注意不要有错别字 4 格式规范 内容严谨公文性质的电子邮件一定要按照规范的信函格式来写 要多使用敬语 避免使用网络缩写文字 署名要真实 不可使用网名 63 5 注意电子邮件的礼仪与不认识或不熟悉的人通信时 一般要使用正式的语气 尽可能使用适当的称呼和敬语 在商务通信中 尽量避免矫饰华丽的风格 使用显示完整联系人信息的电子邮件签名或电子名片 包括电话号码和公司名称 发送之前 通读邮件以检查是否有语法错误或其他问题 6 避免使用太多的标点符号及网络时髦语言若真要强调某事 应该在用词上多加斟酌 而不应使用太多不必要的标点符号 对于 抓狂 灌水 驴友 等网络语言最好不要出现在公司邮件里 7 谨慎使用幽默特别注意幽默的被误解与扭曲 若想展现幽默或特定情绪 发信者必须写明或使用 情绪符号 如 代表笑脸 表示高兴 无论所开的玩笑是多么明显 最好加注以提醒收信者不要误读真正的意思 64 8 小心使用附件功能有些电子邮件系统的 附件 功能缺乏或不成熟 会造成对方无法顺利阅读文件 或使对方的电脑感染病毒 有些人经常会因不便或担忧而直接删除带附件的邮件 以致丧失沟通功能 如果附件内容不长 请直接撰写于信件中 若一定要使用附件功能 请于标题处注明 9 不过分依赖电子邮件电子邮件是一种非常好的沟通和交流方式 但它只是公司内外沟通交流的一个辅助性工具 不可把它作为唯一的一种沟通方式 也不能借电子邮件逃避一些直接交流 管理沟通更多的是依赖直接沟通和交流来密切与上下级和客户的关系 倾听他们的需求和想法 尽可能地达成一致 65 2 如何回复邮件 1 及时回复他人的信件收到合法发件人的电子邮件时 要及时予以回复 如果无法立即提供一个完整的答复 也务必在24小时内向发件人确认收到邮件 当有事外出24小时以上时 请使用自动回复功能 2 收到误发邮件怎么办收到误发邮件时 尽可能代为传递或通知原寄送人 忽视或删除他人误发邮件的做法都是不好的行为 如果能从信件内容看出正确的收信者 应迅速转送出去 如果判断不出收信者 也应给发信者回复邮件 把情况告诉对方 66 3 情绪激动时避免立即回复电子邮件沟通相比面对面沟通最大的不足 是形式单一 仅能依靠文字来判断你的表达内容 极易造成误解 引起不可预期的纷争 因此 当来信引发了你的情绪异常激动 特别是愤怒 生气等不良情绪时 应先雪藏一下 等心情平静 恢复正常理智后再看一遍 解读信件的内容以及印象 观点等或许会全然不同 4 谨慎处理恶意中伤的邮件恶意中伤的邮件 通常来自不满的客户和恶意竞争者 对于这些邮件的处理要非常谨慎 以避免中计而造成产生连锁反应的污蔑行为 对付它们的最好方法就是忽视它 删除它 清者自清 浊者自浊 没必要为它浪费更多的时间和精力 67 5 阅读信件时首先厘清邮件的性质要详细辨明来信到底只是表达看法 反映需求 还是提出方案 鼓励行动 如此 才能有针对性地回复来信 6 未经允许 切勿将邮件内容转发其他人如果想把来信者的邮件转发给其他人 首先要先征询发件人的同意 否则就是对发件人的不尊重 也犯了礼仪的大忌 7 考虑替代性的沟通管道回复电子信件前 应考虑一下 是不是拿起电话与对方聊聊或约个时间当面洽谈效果会更好呢 毕竟 电子邮件沟通缺乏太多人类熟悉的沟通辅助手段 如表情 肢体语言等 见面三分情 即使是使用电话 也可以听到对方的声音 沟通的效果肯定不一样 68 三 如何利用MSN TM沟通 1 保证在线如果你习惯于用MSN TM与领导 同事和客户沟通 特别是有些联系人只有MSN TM这一种联系方式 那么就应该保证一直在线 可以将MSN TM设置为开机上线 上班后第一时间打开电脑就可以直接登录 这样可以保证联系人能够和你随时沟通 2 登录实名制MSN TM登录最好选用实名制 公司名 姓名的方式更好 这样可以方便他人联系你 避免出现因联系不多而忘掉你的姓名的尴尬 69 3 回复方式在线状态接受信息应第一时间回复 如当即不能作出答复 要跟对方说明原因 如果工作繁忙 请将MSN TM设置为忙碌状态 莫让他人久等 如因公外出 出差或休假者 请在MSN地址后注明离开原因或自己所在的地点 4 莫谈敏感话题网络工具都有保密性差的特点 有些公司也会对MSN TM的内容进行监控 因此敏感和私密的话题切勿在MSN TM上交谈 做到有关工作机密不谈 有关人事变动不谈 有关小道消息不传 5 避免网络符号和语言同电子邮件沟通一样 利用MSN TM与人沟通时 过于时髦的网络符号和语言也是应该避免的 诸如 88 等符号都不要出现 70 第六节肢体语言沟通 一 肢体语言的概念肢体语言 bodylanguage 又称身体语言 是指经由身体的各种动作 从而代替语言藉以达到表情达意的沟通目的 71 二 肢体语言的特征 1 眼睛谈判和沟通的时候 一直盯不对 完全不盯也不对 适度运用你的眼睛 沉稳地看着对方 维持五至十五秒的目光接触 假如你是面对一个团体谈话 眼睛要轮流和每个人的目光接触 每一次约五秒钟 我们可以将视线放在对方的眉宇问 72 2 敬酒敬酒的时候 自己酒杯那个杯沿的高度不要超过对方酒杯的杯沿的高度 73 3 坐车 坐出租车时要注意的问题 车子里最大的位置是后面靠右边这个位置 第二大的是后面靠左的位置 第三大的是坐在司机的旁边 礼貌上我们应该是 将右边的车门打开让客人坐进去 然后自已绕道左边去打开车门再坐进去 如果是主人自己开车 最大的位置是主人旁边的位置 第二大的是后面靠右边的位置 第三大的是后面靠左的位置 如果是车主自已开车来接你 你应该坐在他的旁边 这是礼貌 表示对车主的尊重 如果不坐在他旁边而是坐在后边 就把主人当司机了 如果是车主太太也来了 车主旁边的位置谁都不能做 因为这是他太太坐的 这是国际上的惯例 这时 最大的还是后面靠右那个位置 第二大的是后面靠左边的那个 第三大的是后面中间的位置 74 4 会客 会客室里的礼貌 如果中间有个茶几 茶几右边是主人的位置 最大的是坐在茶几的左边 也就是坐在主人的旁边的位置 第二大的是坐在主人的对方位置上 做生意 最好是坐在第二个位置 即坐在客户的对面 这样对方没有那种紧张感 跟你讲话的时候也不用转过头去 吃饭时 无论从哪里进入房间 那个面对进口的位置是大位 如果是方桌 位置大小如图所示 4号位最小 因为进门从这里上菜 大位对面是二号位 两边分别是三号跟四号位 其中靠墙的是三号位 如果是一张圆桌 最重要的几个位置都在1号的旁边 75 5 接待 如果别人来看我们 你站在你的房间门口等他好一点 站在你们楼下又更好一点 案例 韩国总统金大中去朝鲜拜访金正日 金正日在哪里接他 金正日站在飞机的扶梯下面 按世界惯例 这是一个最尊敬他人的姿势 所以金大中非常高兴 后来金正日又亲自送金大中到酒店 这也是打破惯例 一般元首是不送到酒店的 金正日的这两个动作 令金大中非常感动