山西省机关事业单位工人技术等级岗位考核培训重点(文秘高级).doc

公务文书的含义1、公务文书简称公文：广义和狭义之分。广义：指在一切公务活动中形成的文书材料。狭义：指党政机关公文。根据2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅颁发的党政机关公文处理工作条例的规定：“是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。”2、 公务文书的种类（15类）：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。3、 公文分为：上行文、平行文、下行文。上行文：是下级机关向上级机关报送的公文，这类文种有请示、议案；下行文：是上级机关向下级机关发送的公文。这类文种主要有决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、通知、通报、批复、意见等；平行文：是同级机关或不相隶属机关之间相互往来的公文，这类文种主要是函。有时通报、通知、纪要也可作为平行文。4、 根据公文的使用范围，公文可以分为：专用公文和通用公文两类。5、 公务文书的特点：鲜明的政策性、明确的实用性、法定的权威性、作者的特定性、体式的规范性。6、 公务文书的作用：法规作用、指挥管理作用、交流信息作用、宣传教育作用（公务文书是国家发布法规、方针政策的主要工具）、凭证依据作用（公务文书还有明显的凭证和依据作用）。党政机关公文写作7、 公务文书的格式：是公文的各部分内容按有关的规定置排起来的整体结构形式。8、 公文的排版形式：指公文数据项目在文件版面上的标印格式，是指公文的外观形式。9、 公文用纸幅面尺寸及版面要求：幅面尺寸、版面（、页边与版心尺寸；、字体和字号；、行数和字数；、文字颜色）。10、 印刷装订要求：制版要求、印刷要求。11、 公文格式各要素编排规则：党政机关公文格式（GB/T9704-2012）标准将版心内的公文格式要分为版头、主体、版记三部分。12、 版头部分7要素：份号、密级和保密期限（绝密、机密、秘密）、紧急程度（特急、加急、平急）、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线。13、 发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。14、 上行文的发文字号居左空一字编制，与最后一个签发人姓名处在同一行。15、 主体部分9要素：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。16、 版记4要素：版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和引发日期、页码。常用公文写作17、 决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。18、 决定分类：指挥性决定、奖罚性决定、知照类决定。19、 决定的特点：领导性、约束性、稳定性。20、 决定的主题结构与写法：决定的主题结构一般由标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章几个部分组成。21、 决定具体写法：标题、主送机关、正文（决定的正文由决定的缘由、决定事项和决定结语三部分组成）、发文机关署名、发文日期和印章。22、 决定分三种，不同各类的写法又不尽相同，分述如下：指挥性决定、奖罚类决定、知照类决定。23、 决定的写作要求：标题要完整规范、时间标注要准确、缘由要准确合理、事项要明确清楚。报告24、 报告：是适用于向上级机关汇报工作，反应情况，回复上级机关询问的公文。25、 报告的分类：工作报告（工作报告是指向上级汇报工作的报告）、情况报告（情况报告是指用于向上级反映与本单位有关系的重要情况的报告）、答复报告（答复报告是指用于答复上级机关询问的报告）、报送报告（报送报告是指用于向上级报送文件、物件时使用的报告）。26、 按报告的要求分类：报告可分为呈报性和呈转性报告。27、 报告的特点：单向性、陈述性、建议性。28、 报告的主体结构一般由标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章几个部分组成。29、 具体写法：标题：主送机关：正文：发文机关署名、成文日期和印章30、 报告的写作要求：严格使用文种、材料要真实、主旨要鲜明。请示31、 请示是适用于向上级机关请示指示、批准的公文。32、 请示的分类：请求指示的请示（批准、帮助、批转）、请求批准的请示、请求帮助的请示、请求批转的请示。33、 请示的特点：针对性、呈批性、单一性、时效性。34、 请示与报告的区别：行文时间不同、行文目的和作用不同、篇幅容量不同、对上级机关的要求不同。35、 请示的主体结构一般由标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期、印章几部分构成，具体写法：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章。36、 请示的写作要求：一文一事、不得多头请示、一般不能越级、不得直接送交某个领导、语气要平实，恳切。批复37、 批复是适用于答复下级机关的请示事项时使用的功能。批复的特点：被动性，针对性，集中性，明确性，依据性。38、 批复的主体结构与写法：一般由标题，主送机关，正文，成文日期和发文机关署名、印章组成。具体写法标题、主送机关，正文，发文机关署名、成为日期和印章。39、 批复的写作要求是：慎重及时、针对请示答复、明确态度。通知40、 通知是适用于发布，传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文的一种常用的公文。41、 通知的分类：通知是常见的下行文或平行文，根据不同的标准可以分为不同的类别，一般有：发布性通知；指示性通知；批转、转发性通知；知照性通知；会议通知；任免通知。批转性通知和转发性通知两者的区别：标题用语有所不同，被批转和被转发的文件来源不同，批转性通知的批转语中要有批转机关“同意”或者“批准”等批示意见，而转发性通知的转发语中不需要如此表态。42、 通知的特点：功能多样、运用广泛、执行性强、时效性严。43、 通知的主要结构由标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章组成。44、 具体写法如下：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章。45、 通知的写作要求：通知多为下行文，具有较强的执行性，通知的语言要求准确，会议通知应注意其时效性。通知的正文是通知的核心部分，一般由通知缘由、通知事项、通知要求三部分构成。通知正文的写法：发布性通知；指示性通知；批转、转发性通知；知照性通知；会议通知（时间、地点、任务、人员、人数）；任免通知。通报通报是适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文46、 通报的种类：表彰性通报、 批评性通报 、情况通报。47、 通报的特点：教育性、典型性、时效性。48、 通报的主体结构：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章等几个部分组成49、 通报具体写法：标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章。不同类型的通报其内容和写法有所不同，通报的正文由通报的缘由、通报决定、提出希望和要求三部分构成。写法有:表彰性通报、批评性通报、情况通报。50、 惩处性通报与惩处性决定的区别：对象不同，内容性质不同，发送范围不同51、 通报的写作要求：内容真实，决定恰当，语言慎重。函函是不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，或者向有关主管部门请示批准和答复审批事项时所使用的公文52、 函的分类：按文面规格分类（公函、便函），按行文方向分类（去函、复函），按行文内容分类（商洽函、询问答复函、请批函）。53、 函的特点：使用的广泛性、行文方向的多向性、内容的单一性。54、 函的主体结构：一般由标题、主送机关、正文、发文机关署名、成文日期和印章几部分构成。55、 具体写法：标题、主送机关、正文（开头，主体，结尾），发文机关署名，成文日期和印章56、 函的写作要求:1、行文简洁明确，用语把握分寸，语气平和，不要以势压人或强人所难，也不必逢迎恭维。57、 2、复函的行文要有针对性，答复要明确。3、行文要及时，特别是复函更应该迅速、及时，以保证公务等活动的正常进行。纪要纪要：是适用于记载会议主要情况和议定事项的公文。是根据会议记录和会议文件及其他有关材料整理而成的。58、 纪要的分类：办公会议纪要，专项会议纪要。59、 纪要的特点：纪实性，综合性，指导性，称谓的特殊性（特殊称谓：会议认为、会议指出、会议决定、会议要求、会议号召）。60、 纪要的主体结构与写法：纪要主体一般由标题和正文、发文机关署名、成文日期、印章几部分构成。61、 具体写法：标题、成文日期、正文（办公会议纪要，专项会议纪要），发文机关署名，成文日期和印章几部分构成62、 纪要的写作要求：掌握会议的全体情况；抓住要点、突出会议主题；文字简洁明快；层次清晰，脉络分明。行政事务文书的写作63、 计划的含义：国家机关，社会团体，企事业单位或个人，根据党和国家的有关方针，政策以及上级的指示要求，依据本部门的个人的实际情况，对未来一段时间内要达到的目标或完成的任务提出具体要求，制定相应措施和执行步骤，并写成系统化，条理化的书面材料就是计划，计划是对未来一定时期的工作或任务作出预想性安排的应用文书。 计划是广义的概念，内容和期限不同，计划有规划、纲要、设想、打算、要点、方案、意见、安排等名称，规划：三年以上的计划、纲要和规划大致相同。设想是初步的、预备性的、还未成熟的非正式计划。打算是一种时间较短，内容比较单一、具体的粗线条的计划。64、 计划的种类：按性质分，有学习计划、工作计划、生产计划、财务计划、教学计划、分配计划、销售计划等。按内容分，有综合计划和专题计划。按使用范围分，有班组计划、单位计划、地区计划、国家计划等。按时间分，有周计划、旬计划、月计划、季计划、年计划，五年计划、十年计划。，按表达方式分，有条文式计划、表格式计划、条文与表格结合的计划。65、 计划的特点：目标性，预见性，客观性，规范性66、 计划的作用：明确奋斗目标（目标是行动的动力），合理配置资源，加强行为约束67、 计划的结构：一般由标题，正文，落款三部分构成68、 计划具体写法：标题，正文（语言，目标和任务），步骤，措施，结语。69、 批复的特点：被动性，针对性，集中性，明确性，根据性70、 批复的主体结构一般由标题，发送机关，正文，成文日期和发文机关署名，印章组成。具体写法标题，发送机关，正文，发文机关署名，成为日期和印章71、 批复的写作要求是：慎重及时，针对请示答复，明确态度总结72、总结的含义：总结是国家机关、社会团体、企事业单位或个人对过去某一阶段的工作、学习、生活等加以回顾、分析和研究，从中找出经验和教训，引出规律性的认识，明确今后的努力方向，用以指导今后的工作和学习的应用文体。73、总结的分类：按照总结的性质划分，有工作总结、生产总结、会议总结等。按照总结的使用范围划分有地区总结、部门总结、单位总结、个人总结等。按照总结的时间长短划分，有年度总结、半年总结、季度总结、月份总结、阶段总结等。不管哪一类总结都可以按其内容所涉及的范围分为全面总结、专题总结两种。74、总结的特点：实践性、说理性、客观性。75、总结的作用：有利于提高认识水平；有利于信息的交流；有利于工作借鉴；有利于资料积累。76、总结的结构：一般由标题、正文、落款三部分组成。77、具体写法:标题（直陈式标题、正副标题、文章式标题）、正文（前言、主题、落尾）。78、总结的写作要求：叙述、议论是总结最常用的表达文式；总结出个性；实事求是，一分为二。简报79、简报的含义：简报是国家机关、企事业单位、社会团体在日常工作中用来汇报工作、反映情况、传达信息、交流经验的一种简明扼要、带有新闻性质和指导意义的事务性文书。80、简报的分类：工作简报、会议简报、动态简报。81、简报的特点：简、真、快、准。82、简报的作用：便于领导机关掌握，指导工作；便于平级机关之间交流经验、沟通；便于向下报情况，传达上级意图。83、简报的结构：一般由报头、报核、报尾三部分构成。84、写法：报头（简报名称、期号、编发单位名称、编发日期、密级、编号）、报核（按语、标题、多行标题）、正文、供稿单位；报尾。85、简报的写作要求：抓准问题，有的放矢；材料准确，内容真实；简明扼要，一目了然；讲究实效，反应迅速。规章制度86、规章制度的含义：规章制度是国家机关、社会团体和企事业单位在一定范围内为规范人们的行为而制定的一种具有法规性和约束力的文书。87、规章制度的分类：包括条例、规定、办法、细则、章程、制度、规则、规程、守则、公约等十种。88、规章制度的结构：包括标题，正文，落款。89、规章制度的特点：约束性，程序性，严密性。90、规章制度的标题的写法：发文单位名称，事由，文种三项组成；事由，文种二项组成；发文单位名称，文种二项组成；试用对象，事由，文种三项组成；试用对象，文种二项组成；只有文种。91、制度正文的写法：章条式制度，条文式制度92公约正文的写法：引言，主体，结尾93、规章制度的写作要求：依法制度，按法执行，明确权限，严格制定，内容明确，语言规范。经济文书写作94、合同的含义：合同是平等主体的自然人，法人，其他组织之间设立，变更，终止民事权利义务关系的95、合同的特点：合法性，平等互利性，协商一致性，规范性96合同的类型：按时间分，有长期，中期，短期合同；按形式分，有书面合同，口头合同和其他形式合同，写法分，有条款式合同和表格式合同。合同法则将合同分为15种类型：买卖合同，建设工程合同，承包合同，运输合同，供用电，水，气，热力合同，融资合同，仓储合同，保管合同，租赁合同，借款合同，纪合同，居间合同，技术合同，赠与合同，委托合同。97、合同的结构和写法:合同的种类各异，一般包括标准，首部，正文，结尾几个部分98、合同的写作要求：合法，合理，合格，完善，明确，做好调查研究99、意向书的含义：意向书，是双方各多方就合作项目在进入实质性谈判之前，根据初步接触所形成的带有规则性，意愿性和趋向性的文书100、意向书的特点：目标的导向性，条款的原则性，行文的灵活性101、意向书的结构：标题、正文、落款102、意向书的写作要求：关键问题的要求要回避，承诺要慎重，意向不越轨，重点突出，用词准确103、招标书的写作：招标书的含义，招标书的类型，招标书的结构和写法，招标书的写作要求104、招标书的含义：招标书又称招标说明书107、招标书的结构：标题，正文，结尾108、招标书的含义：具体的向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案，是一个比实力，比技术，比价格，比能力，比策略的竞争过程中，也是一个限制与反限制的过程109、招标书的类型：按投标方人员组成情况可分为个人投标书，合伙投标书，集体投标书，全员投标书和企业投标书等；按性质和内容可分为工程建设项目投标书，大宗商品交易投标书，选聘企业经营者投标书，企业承包投标书，企业租赁投标书，劳务投标书，科研课题投标书，技术引进或转让投标书等110、投标书的结构：包括标题，正文，落款。111、投标书的写作要求：认识要客观，内容要明确具体，行动要果断112、可行性研究报告的含义：是一种为拟建设项目提供最终决策依据的文书113、可行性研的究报告的主要特征：具有预测性，系统性，论证性114、可行性研的究报告的分类：工业建设项目类可行性研的究报告，商业建设项目类可行性研的究报告，改、项目类可行性研的究报告，科研项目类可行性研的究报告，新产品开发可行性研的究报告，申请商业银行贷款项目类可行性研的究报告，引进国外技术类可行性研的究报告，投资类项目可行性研的究报告115、可行性研的究报告的作用：为决策者提供项目决策的重要依据，为保证资金来源提供保障条件，为提高投资效益提供理论保障116、可行性研的究报告的结构：标题，正文，落款。117、可行性研的究报告的写作要求：要有明确的目的和突出的重点，评价要客观公正，全面深入，分析要有说服力，论证要严密，文字要简练文书工作118、文字处理的内容：包括公务文书的制作形成，传递，办理，管理，立卷归档或销毁等环节119、文书处理工作的组织领导：由中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责领导和指导党和政府系统的文书工作120、文书处理的基本原则：准确，周密，确保质量；机制，迅速，注重时效；精简，求实，注重效用，安全，可靠，确保国家机密；认真，负责，加强统一管理121、公文的行文关系：指发文机关（或企事业单位）与受文机关（或企事业单位）之间的文件往来关系122、公文的行文形式：逐级行文，直达行文，公开行文，越级行文，横向行文，联合行文，对口行文，转发行文，授权行文123、公文的行文规则：行文关系根据隶属关系和职权范围确定，向上级机关行文，应遵循规则；向下级机关行文，应妆循规则；同级党政机关，党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文124、收文办理程序：签收，登记，初审，承办，传阅，催办，答复125、发文办理程序：拟稿，审核和登记，签发，复核，善因，校对，用印或签署，分发，封装，发送传递126、公文立卷的原则：保存文件之间的历史联系，区分保存价值，便于保管和利用127、公文立卷的方法：按文件特征立卷；灵活运用立卷特征128、文书立卷的步骤：1.将处理完毕的文件集中在一起。2.拟分类大纲或立卷项目。3.按照立卷项目（分类表）和文卷档案将文件一一归入到相应的类别。4.在进行第三步工作的同时，将不需要立卷的文档放在一边，妥善保管。5.再次分卷。6.对夹入卷夹的各个文件集合体，在小纸条上拟出一个能够比较确切反应卷内文件内容其特点的标题，即案卷标题。7.卷内文件排列。8.编页码，页码从卷内第一个文件第一页的右角或右下角用打号机编，直到最后一页。9.写卷内目录和备考表。10.拆除文件上的金属物。11、确定保管期限12、案卷排列。13编案卷号。14、填写案卷封面和卷脊。15.填写（编制，登记）案卷目录。129、文书归档新规则的主要内容：1、整理单位，以“件”取代“卷”，2.保管单位，以“案盒”取代“案卷”。3.分方式，以“年度、机构（问题）、保管期限”取代“六个特征”。（1）按保管期限分类。二、按组织机构分类。三、按问题分类。保管期分为短期、长期、永久三种。短期保管的期限为1到15年，长期保管的期限为16到50年，永久保管即需永久保存。130、新规则下行文书归档的基本程序和方法：编制分类方案类目，平时规整，系统整理，移交归档办公室事务管理131、使用电话的原则：态度要热情周到，礼貌有好，表达规范准确，语言简洁明了.注意保密 .注意时间.132:、接听电话的技巧：接听电话必须及时，接听电话首先问候并通报，做好电话记录，准确处理电话的临时中断，学会处理特殊电话，学会处理转接电话，适时结束电话133、拨打电话的技巧：1.尽量选择合适的时间打电话。2.做好打电话前的准备工作。3.准确拨号，耐心等待。4.及时自我通报。5.准确称述通话内容。6.如果通话临时中断或受到干扰，应主动回电话。7.运用语言技巧，及时结束通话。135、一、接收电子邮件的注意事项。二、发送电子邮件的注意事项1、认证填写收信者的地址，以便准确无误地将电子邮件发送给对方，2、主题词信息要一目了然，能吸引收件人翻阅信息，以免让你发送的邮件淹没在垃圾电子邮件中。3、注意电子邮件的保密性，重要的保密信息要谨慎使用免费电子邮箱发送，如需如此，必须做好保密措施。4、电子邮件的行文追求自由，便捷，但是秘书在发送电子邮件时还是需要注意礼节问题，不能过于随便。5、回复邮件要及时。136、印章管理：印章的种类、印章的刻制，印章的启用，印章的保管，印章的使用，印章的停运137、介绍信管理：1、介绍信的种类：便函式介绍信、固定式介绍信。2、介绍信的填写和使用。3、介绍信的保管。4、介绍信的领用。138、值班工作的主要任务：1、安排值班人员。2、承办临时事项。3、接待临时来访人员，4、处理来电来函。5、处理突发事件。6、协调保安人员。139、值班人员的要求:认真负责，热情待人，遵循制度，做好记录。140、编制值班表：1、具体值班时间和值班期限，2、值班人的姓名，3、值班的地点，4、负责人的姓名，5、值班工作内容和相关记录，6、替班人的姓名和交接方法。会议的管理141、会议的含义：是指为了达到某种目的，有组织的召集人员商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。142、会议的基本要素：会议议题，会议主持人，会议名称，会议时间，会议地点，与会人员，会议议程，会议组织者143、会议的种类：按会议规模分（大型会议（千人参加），中型会议（百人），小型会议（十人），按会议性质分（规定性会议，决策性会议，专业性会议，纪念性会议），按时间分（常规性定期会议，非常规不定期会议），按会议采用的媒介分（电话会议、电视会议、计算机会议）。144、拟定会议议程、日程：根据议程逐日做出的具体安排，以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。145、会议议程、日程的制定：（1）会议议程的制定程序：1、明确目标和参加者，要清楚为什么开以及那些人到会。2、安排各项议程事项的时间及顺序，考虑会议的时间长短以及内容的顺序。3、确定每一项议程，应清楚了解他的目标和时间安排，与会者应该做哪些准备，谁支持这个会议，谁负责对每一项议程进行解释，主持每项议程的讨论等。4、决定会议讨论形式。5、决定会议的决策方式。（2）会议议程的编制：会议日程多采用表格形式，明确参加会议活动人员、日期的时间、地点、有关的事宜安排。146、选择会议场地：交通便利、会场的大小应与会议规模相符、场地要有良好的设备配置、场地应不受外界干扰、选择会议地点应考虑有无停车场所、场地租借的成本必须合理。147、布置会场的安排和座次：1、会场主体布局的要求（庄重，美观，舒适，凸显出会议的主体和气氛，考虑会议的性质，规格等因素。2、会场的整体格局要根据会议的性质和形式创造出和谐的氛围。3、大中型会议要保证一个绝对中心，因此多采用半圆形，大小方形的形式，以突出主持人和发言人，大中型会议还要注意到进，退场的方便。4、小型会议要注意集中方便）主席中的座次和场内座次。148、 会场的组织和服务：会议签到、材料发放、会场服务。149、 会议记录：1、会议记录的要求，2、会议记录的准备工作，3、会议记录的内容与结构（标题，正文，尾部）。4、注意事项会议简报的要求：真实准确、短小精悍，、快是简报的质量体现。生动活泼。会议简报的内容与结构：内容，结构。150、 会后落实；文件资料整理：会议文件资料收集，会后需收集的文件资料，收集会议文件资料的要求，会议文件立卷归档151、 编写会议纪要：会议纪要与会议记录的区别、会议纪要的编写程序。信息工作152、 信息的含义：是事物存在的方式或运动状态的直接或间接的反映。153、 信息的分类：按信息源的性质划分为自然信息和社会信息，按信息的表现形式划分为语言信息、文字信息、声像信息、计算机语言信息和微缩信息。按信息内容所涉及的社会领域分类政治信息、经济信息、教育信息、军事信息、科技信息、体育信息等。按信息来源方向分为横向信息和纵向信息。按信息稳定状态分为静态信息和动态信息。154、 信息工作的基本要求：准确，及时，全面，适用。155、 信息工作的作用：辅助领导者正常决策，协助领导者科学管理，开阔领导者与秘书的思路，提高秘书的工作效率。156、 秘书信息工作的程序：信息工作的全程是模式，即：信息的收集-信息的整理-信息的传递-信息的作用和反馈-信息的储存。信息的收集范围：上级信息、内部信息、平行信息、社会信息、国际信息。158、信息收集的原则：针对性原则，时效性原则，系统性原则，全面性原则，真实性原则159、信息收集的方法：阅读法，视听法，调研法，交换法160、信息的整理：是将收集的大量原始信息进行鉴别，筛选，综合，分析和编制，使之成为完整的，可的高级信息资料的过程。要经过：1、信息的筛选、信息的加工、信息的编写。161、信息传递的途径：信息传递的途径