实物对象型科技档案的整理.doc

实物对象型科技档案的整理 实物对象型科技档案的整理【1】 摘要：实物对象型科技档案是以一定的实物为对象的科技、生产活动如产品、设备的生产制造活动和基建工程的施工活动 实物对象型科技档案的整理主要采用对象分类法 关键词：实物;对象型;科技档案;整理 实物对象型科技档案是以一定的实物为对象的科技、生产活动如产品、设备的生产制造活动和基建工程的施工活动 实物对象型科技档案的整理主要采用对象分类法 1、实物对象分类法的特点 对象分类法就是以一个实物对象的设计、生产制造等活动形成的整套科技档案为单元而进行分类的方法 其典型的形式是型号分类法、工程项目分类法和课题分类法 1.1它们都是以特定的实物对象为中心围绕着某一实物对象的研制、生产形成的 这些档案对象明确、实体单一档案材料联系密切构成了一个有机的整体 1.2它们都是按照特定的程序分阶段、有步骤地自然形成的 1.3它们都是按照结构或专业形成的 如建筑工程项目的设计和施工都是按专业进行的是不同专业技术协同合作的统一体 这类科技、生产活动对其档案的利用要求保证科技档案的成套性以反映其活动规律对象分类法则满足了这一要求 现以基建档案为例探讨实物对象型科技档案的整理方法 2、单一工程项目基建档案的整理 基建档案的分类整理以一个工程项目为整理单元 一般而言一个工程项目在进行之中或完成后要按以下步骤对所形成的档案文件材料进行分类整理： 2.1对工程项目内的基建档案进行分类 工程项目基建档案的整理首先要按工作阶段或工作环节划分为规划、设计、施工、竣工和使用维修五个大类 2.2将各个大类和小类的基建档案文件材料按时间、专业、问题或性质等特征组成案卷 如“规划文件”中的300页文件以每卷100页组卷计就可组成三个案卷;“设计文件”中的600页文件以每卷100页组卷计就可组成六个案卷 工程项目基建档案的组卷要注意以下两点 2.2.1拟写正确的案卷标题 基建档案的案卷标题一般由项目名称、保管单位内科技文件材料的内容特征和科技文件材料的名称特征组成 2.2.2按文件的排列顺序编写卷内目录 基建档案案卷的排序有文字材料的排序、图样材料的排序和图文混排等三种类型卷内文件的排列应遵循一定的规律如按时间、问题、重要程度、地区、名称和作者等排序 以工程图纸为例一般按总体和局部关系结合专业排列 卷内文件材料排序后再按排列的顺序填写卷内文件目录即可 2.2.3工程项目内基建档案案卷的排列 如项目五大类产生的基建档案案卷排序为：1349101718242528 将五大类产生的基建档案案卷顺序相加可知这一工程项目形成的基建档案案卷共有28卷工程内基建档案案卷的序号是128 这仅仅是单个工程项目的内部案卷排序这个序号只是一个文书处理号并不是分类案卷号 3、多个工程项目基建档案的整理 档案管理部门收到设计、生产部门移交的各个项目的基建档案后就要进行综合性的分类整理和案卷编目工作 那么如何对各个年度形成的多个工程项目的分类案卷进行分类排列 3.1按性质划分基建项目和档案的类别 即将两年的基建项目和各个基建项目所形成的基建档案按性质划分为生产类、行政类和后勤类三类 3.2将排列好的基建档案按顺序编目案卷目录项目包括：序号、题名、年度、页数、备注等项目 这里需要注意的是基建档案案卷目录的序号就是案卷的排列号也是基建档案案卷的案卷号 3.3将排列好的基建档案案卷按顺序上架 基建档案案卷按排列顺序也就是按案卷号的顺序上架排列就可根据基建档案案卷目录中的案卷号在档案柜架中查找到相同号数的基建档案案卷 4、多个工程项目基建档案的整理应处理好的问题 4.1基建档案的分类问题 多个工程项目的基建档案首先要按年度进行分类其次再划分保管期限 由于各单位形成的基建档案都较为重要一般都要永久保存因此多个项目基建档案的整理则可采用“年度性质项目分类法”进行分类 在具体分类时要注意以下几点： 4.1.1基建项目的分类年度确定问题 基建项目尤其是大型的基建项目年度跨度都比较大有的可跨度几年甚至.几十年 因此为了便于统一查找和分类基建项目的档案分类年度以基建项目的完成年度(及基建项目的竣工时间)为准 4.1.2基建项目性质的划分问题 一般而言基建项目性质的划分以行业标准为主没有行业标准的可根据基建项目的实际状况划定所属的性质 4.2多个工程项目基建档案案卷的排序问题 基建档案案卷(也包括其他类型的档案案卷)的排列在同一本目录中不能有重号一般可排列到999号这就要求跨年度的基建档案案卷排列必须连号 大型工程项目形的案卷多达上千、上万卷因此需要使用多本案卷目录进行登记、也可将大工程项目划分子项目之后再进行编目 5、结语 此外实物对象型科技档案的整理方法还可应用于产品档案和科研档案的整理产品档案采用型号分类法科研档案采用课题分类法其整理的原理与方法基本相同 参考文献 1赵甲信.关于加快推进档案管理工作步伐的几点体会J.陕西档案(06) 2赵鹏.档案工作落实科学发展观的关键J.山东档案,(05) 科技档案的收集与整理【2】 摘要：科技档案是人类认识自然和改造自然过程的原始记录科技档案即科学技术档案是科学技术和社会文明发展到一定历史阶段的必然产物是人类社会进步的一个重要标志 本文主要针对科技档案的收集与整理工作进行论述 关键词：科技档案收集整理 马克思说：“机器生产的发展要求自觉地应用自然科学”生产力中也包括科学因此可见、科学技术是第一生产力 既然科学技术档案是生产力的重要构成部分科技档案情息管理通过开发利用可转化为现实的生产力能够在经济和社会发展中发挥巨大作用 科技档案即科学技术档案是国家全部档案的重要组成部分它伴随着科学技术的产生而产生 随着科学社会化和社会科学化的趋势日趋明显科学技术已经渗透到社会的各个领域 因此科技档案管理已逐步成为社会管理的重要部分发展并成熟起来 一、科技档案的收集工作 1.科技档案的收集 科技档案是开展科技档案管理的物质基础也是科技档案信息资源开发的必要条件 因此科技档案的收集在整个科技档案业务管理工作中占有重要的地位是一个关键性的工作环节 做好科技档案的收集工作单靠科技业务部门的归档移交以及科技档案部门的协助与指导还不够还需要档案部门明确其指导思想与要求掌握收集工作的途径与方法积极、主动地开展科技档案收集工作 科技档案收集就是基层科技档案机构和科技专业档案馆按照一定的规章制度通过接收、征集、征购等方式把科技档案集中起来的一项业务活动 其包括：基层科技档案机构的收集;科技专业档案馆的收集 由于现阶段我国存在着多种形式的所有制科技档案收集工作与此相适应也有接收、征集、征购三种方式 2.科技档案的收集的要求 遵守国家的相关法律法规集中统一管理科技档案是档案法的明确规定 任何企事业单位的科技档案都应该由科技档案部门依法进行收集实行统一管理这是国家全部科技档案实行集中统一管理的基础 遵循科技档案的自然形成规律 基层科技档案机构的收集标志着科技文件在自身运动过程中发生了性质的变化;科技专业档案馆的收集标志着科技档案运动进入到一个新的阶段 由于科技档案是伴随着各项科技生产活动有规律地形成的这就要求科技档案收集工作必须遵循着科技档案的自然形成规律 保证科技档案的完整、准确和系统也是保证科技档案质量的重要“关口”只有完整、准确、系统的科技档案才能发挥应有的作用 3.基层科技档案机构的收集 3.1科技档案机构的收集渠道 部门归档的成套科技档案这是基层科技档案机构收集科技档案的主渠道;向科技部门或科技人员收集零散科技档案;向本单位人员征集非职务科研成果档案单位人员非职务活动形成的科技成果原则上大多属于个人其形成的科技档案从产权的角度看也应归个人所有的;收集外单位转让或移交的科技档案对于企事业单位而言科技档案并非都是本单位形成的 因此基层科技档案机构在收集科技档案时有时会涉及到其他单位 3.2基层科技档案机构的收集方法 科技档案收集工作的目标是完整、准确、及时地集中科技档案 基层科技档案机构围绕这个目标再根据不同的收集渠道应采用灵活多样的收集方法 科技人员档案意识的强弱对科技档案的收集有着重要的影响 为此增强科技人员的档案意识是做好科技档案收集工作的一个关键无论是成套接收还是零散收集都是如此 要增强科技人员的档案意识必须做好思想工作特别是要根据人的心理活动规律加以疏导和激励 在此过程中除了要调动科技人员的积极性之外更应当在收集工作中实行严格的监督控制 科技档案进入档案部门之后发现不完整、不准确的情况通常要进行的补充与纠正 4.科技专业档案馆的收集 科技专业档案馆是国家保存科技档案的基地其宗旨是积累国家的科技资源为社会服务 这一宗旨突出了科技专业档案馆收集科技档案的社会性也明确了科技专业档案馆与基层科技档案机构在收集对象及其范围方面的不同 它的收集要本着价值原则、专业原则、层次原则和综合原则来进行工作 二、科技档案的整理 整理是科技档案进入档案部门后经历的第一次技术处理过程即通过对科技档案的分类与归类确定其在科技档案库藏体系中的位置并以编号的形式将其固定下来 科技档案整理的内容包括：分类、排架与编号其中分类是科技档案整理的核心 整理工作是科技档案业务建设的中心环节 整理是科技档案实行科学管理的基础 科技档案的整理其实质就是对科技档案进行有序的组织 前苏联学者列夫涅尔说：“并不是每个系统都是可控的可控的必要条件是该系统是有组织的”所以要通过对科技档案形式特征的系统化则可以达到对科技档案实体的控制 整理是科技档案查找利用的前提 科技档案是否经过整理以及整理得是否科学将直接影响到对它的利用 经过科学整理科技档案就能