基于SIPOC扩展的十五步分析、确定过程的理解与应用

ISO9001 2015 标准标准 4 4 中 基于中 基于 SIPOC SIAOR 扩展的十五步分析 扩展的十五步分析 确定过程方法的理解与应用确定过程方法的理解与应用 逯伟防 1 为什么要进行过程的分析确定 为什么要进行过程的分析确定 1 1 这是质量管理体系标准的要求 必须符合要求 ISO9001 2015 标准 4 4 1 要求 组织应按照本标准的要求 建立 实施 保持和持续改进 质量管理体系 包括所需过程及其相互作用 组织应确定质量管理体系所需的过程及其在整 个组织内的应用 没有过程 就无所谓体系 必须对过程进行确定 否则 失去了基础 不能有效地运行过 程及其构筑的体系 不符合标准要求 1 2 这也是系统本身的要求 是过程方法的要求 是有效性的要求 标准引言部分的 0 1 总则 本标准采用过程方法 该方法结合了 PDCA 策划 实施 检查 处置 循环与基于风险的思维 过程方法使组织能够策划其过程及其相互作用 引言 0 2 质量管理原则包括 过程方法 引言 0 3 1 总则 本标准倡导在建立 实施质量管理以及提高其有效性时采用过程方法 通过满足顾客要求增强顾客满意 采用过程方法所需满足的具体要求见 4 4 过程方法是有效实施管理体系的基本路径 过程方法的基石是过程及其相互作用 如果不 把实现管理体系目标需要几个过程搞清楚 不把每个过程的基本要素搞清楚 不把他们的相互 关系搞清楚 有效性管理就无从谈起 1 3 这同样是要建立管理体系适宜性的要求 管理体系不是空穴来风 不是拿来主义有个文件体系就行 管理体系需要在确定的范围上建立 管理体系需要在组织自身环境下建立 只有在自身环 境与相关方的关系中找到 自知之明 的自我之后才可能建立适宜性的管理体系 通过过程的识别确定 把真实的内 外部环境中的资源 方法 职责权限等真正用于实现 目标 选择 对 的管理体系 选择适宜自己的 才能实现管理的有效性与高效率 1 4 这更是解决两张皮问题 实现业务有效融合 应对变化的要求 过程模式 PDCA 循环使组织能够确保其过程得到充分的资源和管理 确定改进机会并采 取行动 通过过程的识别确定 把资源 方法与过程结合 把组织内外部的影响实现预期结果的不 确定性风险 机遇与具体的过程节点 活动结合起来 把过程中具体的活动 与过程负责人 的职责 权限 责任结合起来 把与活动相关的产品 服务 场所 信息等的环境因素 职业 健康安全危险源 信息安全等结合起来 还能够把财务资源与具体过程活动结合起来 等等 这样 业务的有效融合就能够从根子上解决两张皮的问题 实现管理体系思想驱动下的有 效融合管理 实现对变化的敏捷应对 提高实现预期结果的概率 当然 也能有利于实现不同 管理体系的整合管理 2 过程要素 过程要素 SIPOCM SIAORM 分析确定过程前 至少要了解过程及其要素 过程指利用输入实现预期结果的相互关联或相互作用的一组活动 过程要素并不复杂 示意图如图一 在识别确定过程时是必不可少的 也可简要地表述为 SIPOCM SIAORM 缩写缩写 S I P A O C R M 词语词语 Sources of Inputs Inputs Processes Activities Outputs Customer Receivers of Outputs Possible controls and check points to Monitor and measure performance 过程要素过程要素 输入源 输入 有起止点的 一组活动 输出 输出接收方 用于监视和测量绩效的 可能的控制和检查点 3 确定过程时要以绩效为导向确定过程时要以绩效为导向 9001 标准 4 4 中明确给出过程方法所需的 8 项要求 组织应确定质量管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用 且应 a 确定这些过程所需的输入和期望的输出 b 确定这些过程的顺序和相互作用 c 确定和应用所需的准则和方法 包括监视 测量和相关绩效指标 以确保这些过程有 效的运行和控制 d 确定这些过程所需的资源并确保其可用性 e 分派这些过程的职责和权限 f 应对按照 6 1 的要求所确定的风险和机遇 g 评价这些过程 实施所需的变更 以确保实现这些过程的预期结果 h 改进过程和质量管理体系 在实际识别确定过程时 要从关注绩效的角度处理各项要求的关系 为什么 因为一个组织的使命体现在其价值实现上 体现在对顾客 客户 用户 的需求满足方面 因为质量管理体系追求的是提高其绩效及其有效性 还因为实现同样的绩效可能源于不同的过程 条条大路通罗马 异因同果 的系统规律 性需要我们最终关注整体的绩效 这样 9001 管理的目的性才能体现出与组织的生存发展相 关 才与质量 客体的一组固有特性满足要求的程度 有关 绩效是可测量的结果 绩效可能涉及定量或定性的结果 绩效可能涉及活动 过程 产品 服务 体系或组织的管理 只有知道了结果 才能判断管理体系的符合性与有效性 在识别确定 8 项要求时 通过关注绩效来 引导 确定某项过程在公司实现质量目标中的 作用与位置 即确定各项过程在整体中的功能 知道了过程在组织中的功能 就会摆脱 为了 工作而工作 的困境 利于打破组织内部不同部门之间的沟通障碍 就利于为了实现最终的目 标而相互协同 这样 才更加符合新版标准的追求 能够以最优的效率实现最终预期结果 基于绩效的应用 通过在理解过程功能的前提下 站在 过程的输出接收方 过程的 顾客的角度 理解其需求 期望的可交付成果 以此为基准处理过程识别确定时的各项要求 4 管理工具的扩展应用管理工具的扩展应用 用于过程识别确定的相关管理工具很多 如 SIPOC 5M1E 人机料法环测 乌龟图等 各有千秋 并且它们在某些行业已经应用得很普遍 鉴于 2015 版标准对未来趋势的把握与常识性管理的回归 不能再用标准当作尺子 削足 适履 硬套成熟的管理工具 在策划建立管理体系时 要站在组织的实际背景下 进入私人定 制时代 定制自己的鞋子 根据组织的实际经营 灵活运用管理工具的思想与方法 识别确定 过程 在实际使用过程中可以采用以过程要素 SIPOCM 为纵向线索 以乌龟图 5M1E 人机料 法环测 等为横向要素 兼顾在时间维度下不确定性的风险管理 必要时 整合环境与职业健 康安全等的多维度管理工具方法 进行过程的识别确定 可以暂时称之为 基于 SIPOCM 扩展 的十五步过程识别确定法 5 基于基于 SIPOCM SIAORM 扩展的十五步过程识别确定法 简称十五步法 的扩展的十五步过程识别确定法 简称十五步法 的 理解与应用理解与应用 5 1 十五步法 的主要层次结构 十五步法 的主要层次结构 十五步法的整体层级结构可分解为根基层 主体层 支持层 时间层及整合层五个层 级 如表 1 进行理解实施 表 1 过程确定十五步法的层级结构 层级 步骤 过程确定主题 作用 根基层 先求 在系统中的 定位 01 02 03 在系统中的功能作用 Function 相关的过程 Relevant 过程责任人 Who 找到过程在系统中的 功能及位置 具体负责 人 主体层 向内 看 分析确定 过程要求 04 05 06 输入源 Sources of Inputs 输入 Inputs 活动 组 Processes Activities 充分描述过程要素 07 08 09 输出 Outputs 输出接受方 Customer Receivers of Outputs 监测控制点 Possible controls and check points to Monitor and measure performance 支持层 向外 看条件 10 11 支持条件 资源等 Support Resources 文件化信息 Documented information 过程实现时的支持辅 助 时间层 考虑 风险与改进 的动态管理 12 13 风险和机遇的应对措施 Actions to address risks and opportunities 改进 Improve 风险应对与更新改进 实现动态管理 确保系 统的稳态发展 整合层 提高 管理效能的 正式过程与 批准 14 15 整合其他管理体系 Integrate with 正式批准 Formal Approval 过程承担的其他管理 功能及正式批准 5 2 十五步法的分步骤应用十五步法的分步骤应用 每一步骤需要解决的问题及描述方式 可参考表 2 结合实际进行分析确定 表 2 十五步法各步骤应用说明 步步 骤骤 确定项目确定项目 解决的问题解决的问题 描述方式描述方式 示例 以采购过程为例 示例 以采购过程为例 01 系统中的作 用 Function 确定该过程在体系中 的功能 找到相应位 置 不忘初心 引导 过程的确定 系统地看 待解决问题 过程是什么 在实现预期结 果中起到什么样的作用 采购过程 按照策划的要求 从外 部供方获得符合要求的资源 产品 服务或过程 以原 辅材料 服务 活动等形式 投入到实现生产和服 务过程中 起到提供基本输入的作 用 它的好坏直接影响到整个过程 及最终结果的质量 02 相 关 过 程 Relevant 为了完成这一过程 需 要与其他过程发生相 互作用 通过关联作 用 找到在系统中的参 照物 直接描述相关过程的名称 设计过程 计划调度过程 质检过 程 仓储过程 财务支付过程等 03 过程责任人 Who 找到过程负责人 分 派 沟通 理解所在的 岗位 职责与权限 适 宜沟通 有效高效 直接描述部门岗位及负责 人姓名 采购部经理 采购主管张某 04 输入源 Sources 找到过程输入的来源 地 强化过程关联 加 直接描述过程输入要素的 上道工序或过程 从步骤 05 技术部 生产部 of Inputs 强沟通与监测 减少管 理漏洞 输入的项目考虑逐个找到 输入源 仓储部 财务部 合格供方管理过程等 05 输入 Inputs 明确过程实现预期结 果策划的需要输入的 一切东西 分别以物质 能量 信息分 类对应的材料 能源 标准 要求等表示 从步骤 06 的 每项活动对应找到输入 采购 标准 要求 采购计划 规格 数量 交期 指 定供方等 要求 库存状况 安全库存 实际库存等 信息 财务预算 资金的时间 金额 支 付方式等 合格外部供方 06 活动 组 Processes Activities 找到从输入到预期结 果输出的所有活动措 施 以实现增值 可用流程图形式或箭头顺 序标出所需的活动内容 与 步骤07的 每项交付成果对 应 采购标准 采购计划 合格供 方名单 合同订单 财务支付 运输交付 装卸入库 验数 验质 07 输出 Outputs 过程完成后 向过程接 受方的交付成果是什 么 要关注 内部 顾 客的要求 描述过程结束时 过程负责 人交出的东西 也是顾客要 求的东西 可分别以物质 能量 信息分类对应的材 料 能源 标准要求等表示 从步骤 08 逐项写出 防 止疏漏 采购的物质 服务实物或载体 原 料 辅料 技术图纸 随货检验报告 合格证 说明书 货物收据或联络单 到货信息 08 输出接受方 Customer Receivers of Outputs 过程的顾客是谁 真 正以顾客为关注焦点 可直接描述输出成果的接 受单位或过程 仓库 单位 部门岗位 质检 过程 供方 组织 采购提出单位 质检单位 09 监测控制点 Possible controls and check points to Monitor and measure performanc e 为了确保得到过程的 预期结果 以实现对过 程的有效把控 防止失 控 尽量减少不良影 响 可能在过程的绩效 或SIPOC哪个环节进行 控制和检查 以什么形 式实施进行确定 可分别对过程的绩效目标 SIPOC 五个因素 步骤 06 等进行考虑 通过 KGI KPI 过程参数等定量 定性进行 描述 过程绩效 采购及时 符合性指标 输入源 采购周期 财务保证 输入 采购计划信息充分性 活动 过程防护损失 成本 输出 符合性 合格率 输出接受方 传递时限 到货通知 时限 提交检验时限 通知采购提 出单位 10 支 持 条 件 资源等 Support Resources 完成这个过程 需要哪 些资源支持 可结合步骤 04 09 对需要 的资源条件如硬件设备设 施 软件 人 技术 能力 意识 知识等进行描述 以 与效率结合 外部供方 资金 运输车辆 ERP 系统 地磅电子衡 危险化学品备案申请 11 文件化信息 Documen 为保证过程按策划的 要求实施的文件 为证 可直接引用正在执行的管 理制度 作业文件及记录 采购管理制度 危险化学品采购管理规定 ted information 实已按策划要求实施 的记录 等 特别情况下 可引用外 来文件 采购计划单 采购合同 订单 验 收入库单 申验单 12 风险和机遇 及其应对措 施 Actions to address risks and opportuniti es 找到那些不能使过程 实现预期结果 或产生 偏差的不确定影响的 因素 对主要的影响风 险和机遇如何应对 方 案是什么 以有效预防 可分别描述风险及其应对 机遇及其应对 关键物品供应商的突然停产不 能及时采购到位 影响到货时间的 风险 通过增加多家合格供方储备 与加强与供方的沟通方式应对解 决 通过指导供方的技术攻关 降 低成本 实现双赢的机遇 通过定 期沟通派驻技术人员现场指导的方 式实现 13 改进 Improve 通过实时或定期的 再评价确认 进行过程 确认的信息评审与更 新 以改进过程的有效 性与效率 确定评审的时机并实施 对期间过程的实施绩效评 估 发现问题采取措施及经 验的总结 优化过程 实现 改进 每年内审前进行过程的再评 审 并记录评审后的改进内容 通过 20160606 供货验收不及 时造成停产事件的评审 修订采购 后活动顺序 由到货后报质检入库 修改为到货后通知采购计划提出单 位 由采购计划提出单位报检 评 审批准人 李某 2016 年 月 日 14 整合其他管 理体系 Integrate with 以过程确认为平 台 整合其他管理体 系 并进行过程要素影 响的对应分析 以融合 业务 按其他的管理体系要 求 进行分析 提供管理信 息及其关联 EMS 按照生命周期观点 合 同签订时考虑产品和服务的装卸 运输 包装 处置回收等活动的环 境影响 确定环境因素 OHSMS 对采购活动的业务人 员外出活动 供方来公司业务活动 运输车辆装卸等活动的危险源进行 辨识 风险评价与确定控制措施 15 正 式 批 准 Formal Approval 过程的分析确定 是策划建立质量管理 体系的核心过程 是正 式的管理活动 整体计 划需要按照授权批准 后实施 对于过程分析确定的 实施人 由过程的直接负责 人实施 与步骤 03 对应 签名确认 审核人按照充 分 适宜 有效的原则进行 审核把关签名确认 审核人 可以是同岗位的其他负责 人或其上级主管领导确认 以减少人为疏漏 管理体 系的主管领导高层进行总 体系统性审核批准签字实 施 批准人可以是最高管理 者或其指定代表 实施人 张某 采购主管 2016 年月日 审核人 王某 采购部经理 总监 年月日 批准人 李某 总经理 管理者 代表 年月日 6 某企业采购过程分析确认示例某企业采购过程分析确认示例 名称与编号 过程负责部门 03 过程负责人 Who CP07 采购过程 采购部 采购部经理 采购主管张某 01 在系统中的功能作用 Function 采购过程 按照策划的要求 从外部供方获得符合要求的资源 产品 服务或过程 以原 辅材料 服务 活动等形式 投入到实现生产和服务过程中 起到提供基本输入的作用 它的好坏直接影响到整个过程及最终 结果的质量 04 输入源 Sources of Inputs 02 相关的过程 Relevant 08 输出接受方 Customer Receivers of Outputs 技术部 生产部 仓储部 财务部 合格供方管理过程 设计过程 计划调度过 程 质检过程 仓储过程 财务支付过程等 仓库 单位 部门岗位 质检 过程 供方 组织 采购提出单位 质检单位 05 输入 Inputs 06 活动 组 Processes Activities 07 输出 Outputs 采购 标准 要求 采购计 划 规格 数量 交期 指定供 方等 要求 库存状况 安全库 存 实际库存等信息 财务预算 资金的时间 金额 支付方式 等 合格外部供方 采购标准 采购计划 合格供方名单 合同 订单 财务支付 运输 交付 装卸入库 验数验 质 采购的物质 服务实物或载体 原料 辅料 技术图纸 随货检验报告 合格证 说明书 货物收据或联络单 到货信息通知 微信 11 文 件 化 信 息 Documented information 10 支 持 条 件 资 源 等 Support Resources 09 监测控制点 Possible controls and check points to Monitor and measure performance 采购管理制度 危险化学品采购管理规定 采购计划单 采购合同 订单 验收入库单 申验单 外部供方 资金 运输车辆 ERP 系统 地磅电子衡 危险化学品备案申请 过程绩效 采购及时 符合性指标 输入源 采购周期 财务保证 输入 采购计划信息充分性 活动 过程防护损失 成本 输出 符合性 合格率 输出接受方 传递时限 到货通知时限 提 交检验时限 通知采购提出单位 12 风险