探讨医院人事档案资源的信息化管理分析.doc

探讨医院人事档案资源的信息化管理分析 摘要：医院人事档案资源管理是医院管理的一个重要方面，伴随着计算机技术和信息技术的发展，很多医院的人事档案资源管理已经开始步入信息化管理阶段，这种信息化管理相比于传统的人事档案管理具有非常明显的优越性。本文首先阐述了人事档案信息化管理的优势，继而分析了应用人事档案信息化管理所需要注意的几点要求。 关键词：医院人事档案;优势，措施;应用;信息化管理 随着医院人事制度和医疗体系的不断改革和完善，医院的人事档案资源管理工作在医院的日常管理工作中变得越来越重要。医院的管理日益科学化和规范化，各级医院对人事档案资源的管理工作也越来越重视，随着医院信息化平台建设的普及，如何将人事档案资源进行信息化管理，从而提高档案管理的准确性和工作效率，是医院领导者和人事档案管理者所必须重视的问题。 一、医院人事档案资源信息化管理的优势 (1)提高人事档案资源管理的工作效率和降低失误率 传统的人事档案资源管理工作往往需要消耗大量的人力物力去录入信息，而且在这个过程中由于需要手写录入或者纸质的文件录入，往往会出现一些错误，影响了人事档案资源的准确性。而信息化档案资源管理的条件下，采用的是计算机信息平台系统录入，可以大大降低录入信息的工作量，使得档案管理人员从繁重的劳动中解放出来;另一方面，由于信息平台系统对所录入的信息具有一定的识别性和纠错性，因此可以大大降低信息录入的失误率。 (2)有利于方便准确查找人事档案信息 传统的医院人事档案资源管理模式，往往会因为检索工具不全，或者查找的信息范围太宽泛，导致无法快速高效地查找到所需的档案信息，甚至出现明知道存有档案信息却无法找到的情况出现。而信息化平台管理模式下，医院人事档案资源信息通过数据库的建立，为查找人事档案提供了非常便捷的途径，同时可以迅速地完成对档案的转递和查阅，便于医院人员信息的查询及统计，只需要在计算机信息平台系统中输入一些相关档案信息或者关键字，就可以快速、准确、全面地找到所需要的信息，大大减少了工作量，提高了工作效率。 (3)有利于对人事档案信息的管理和存储 传统的医院人事档案资源管理模式主要是采用纸质档案存储，一方面要完整长期地保存好档案资料，需要占用大量的空间，同时需要增添大量的各种设备，消耗大量的人力物力财力;另一方面要想长期保存档案资料，还需要采取一定的措施防止纸质档案发生霉变、氧化、虫蛀和鼠类的破坏等。而采取计算机信息化管理人事档案资源，只需要把档案材料录入到软盘、光盘或者硬盘上即可，不但大大节省了各种资源，而且可以长期完整的保存，保存过程中信息资料不会发生任何的变化。 (4)有利于医院信息化整体平台的建设 医院人事档案资源管理信息化建设是医院整体信息化平台建设的一个重要组成部分，由于人事档案资源涉及的范围比较广泛，基本上涵盖了医院的每个部门和科室，因此，在建设过程中不但需要医院档案管理人员的努力工作，同时还需要每个部门、每个科室的参与，从而形成一个档案资源共享、规范化一体化的管理机制。这中管理机制非常有利于医院整体信息化、智能化平台的建设，为其提供了一定的引导模式和榜样建设。 二、医院人事档案资源信息化管理建设的措施 (1)强化领导意识，加大资金支持 医院各级领导要对人事档案资源信息化建设有一个明确和深刻的意识，在建设过程中要给予大力的支持。同时，医院人事档案资源信息化建设需要大量的资金来保障，各级领导要充分认识到这一点并且创造有利的条件提供资金保障，这样才能使得人事档案资源信息化建设顺利地开展。 (2)建立高素质的人事档案管理队伍 高素质的人事档案管理人员有利于快速高效的实施人事档案信息化管理工作，对档案管理人员要定期不定期开展业务能力培训和综合素质提高，要培养一批既懂得计算机信息技术，又懂得档案管理技术的复合型人才，才能使得档案管理工作更好地开展。 (3)采用科学合理的硬件系统和软件系统 一套科学合理的硬件系统和对应的软件系统对医院人事档案资源管理信息化建设具有决定性的意义。医院要结合自身的发展特点和发展规划，选取合适的软硬件系统，才能采用合适的资金，最大地提高人事档案信息资源的利用率和工作的效率。 三、医院人事档案资源信息化管理的应用 医院人事档案资源信息化管理中要注意以下两方面的应用： (1)档案信息的收集、转换和保存 档案信息的收集、转换和保存工作是档案信息化平台建设的最基础的工作，在这个过程中要注意以下几点：一是在档案信息收集的时候要保证其完整性，所有的档案资料都应当具有连续性，防止档案信息的缺失;二是在档案转换的过程中，要扩充部分档案资料，对有确实的部分进行完善和扩充;三是在保存档案资料的时候要评估文件的保存价值，对没有保存价值或者可利用价值的资料可进行删除，防止资料混乱。 (2)定期对软硬件系统进行防护和升级 医院人事档案资源信息化平台建设中需要用到大量的硬件设施，这些硬件设施容易受到外界环境的干扰和影响，因此管理人员要定期对这些硬件设施进行检测和维护，防止由于硬件设施损坏造成的档案信息资料丢失。软件方面，要同步监测软件系统的工作状态和系统安全性，培养专门的软件系统维护人员，对软件进行定期的升级和维护，同时做好相应的跟踪记录，避免发生人为的误操作，切实做好档案信息化管理工作。 四、总结 医院人事资源信息档案管理工作由于其复杂性和特殊性，对医院管理者来说具有重要的管理意义。因此何如尽快建立起现代化的信息管理平台，运用先进的管理模式进行系统管理，是每个医院档案管理人员所需要注意的问题。 参