有关档案资料和保密工作管理方案.doc

有关档案资料和保密工作管理方案 一、总则 1、为确保*有限公司(以下简称公司)档案中涉及的国家及工作秘密安全，根据*有限公司档案工作管理规定与国家和上级有关规定，制定本细则。 2、本细则适用于公司总部及下属分、子公司档案保密工作的管理。 3、档案保密工作是指档案在形成、移交、保管、借阅、鉴定、销毁等环节过程中为维护国家秘密和工作秘密，确保党和国家利益不受损害的一项档案管理工作。 二、机构与职责 4、技术质量部是公司档案工作行政管理部门，负责对档案的形成、移交、保管、借阅、鉴定、销毁等环节进行监督、检查和业务指导。 5、档案部门是公司档案保密工作的归口管理部门，其职责为： （1）负责档案在形成过程中的监督、检查和业务指导； （2）做好档案在移交、保管、借阅、鉴定、销毁等环节中的保密工作。 三、档案保密管理 6、档案形成过程中的保密工作 （1）档案形成过程中预立卷部门对归档文件要及时确定密级和保管期限； （2）预立卷部门应对归档文件要进行登记并做好保管工作。 7、档案移交过程中的保密工作 归档文件的移交：预立卷部门应指派专人向档案部门移交归档文件并办理移交手续。 8、档案保管过程中的保密工作 库房内绝密档案应与非绝密档案分开保管，要设保险专柜单独放置绝密档案，保险柜钥匙由两人分别保管，确保绝密档案的安全。 9、档案借阅过程中的保密工作 （1）不得随意简化借阅手续和擅自扩大借阅范围。根据*有限公司汽车电子公司档案借阅管理办法中规定的借阅权限，办理相关手续； （2）确需查阅、借阅、复制档案时，需填写档案借阅利用效果登记表，并办理相关手续； 文书档案的原件：利用人需经部门领导审核、主管领导批准后提供；其他门类档案、资料的复制：利用人根据本职工作范围，经部门领导审核批准后提供； 超越本专业、本职工作范围的档案、资料的复制：利用人需经部门领导审核，所涉及专业或只能归口管理部门领导批准后提供； 凡涉及知识产权的档案资料，需经本部门领导审核，档案形成法人代表人书面同意，档案主管部门领导批准后提供； 凡机密级档案资料的提供需经档案主管领导书面同意； （3）凡涉密档案资料未经批准严禁复制； 凡绝密级档案、资料，不提供复制； 复制的涉密档案、资料不得改变原件的密级和保密期限，应加盖“档案复制件，视同原件有效”章，视同原件登记管理，借阅者需按时归还复制件。 （4）借阅人员一律在阅览室查阅档案，不得进入档案库房； （5）因工作需要进入库房的人员，应做好出入登记； 10、档案的鉴定过程中的保密工作 （1）根据上级有关规定，做好档案的密级变更或解密工作； （2）档案部门应将档案鉴定后密级变更的结果形成书面意见进行归档。 11、档案的销毁过程中的保密工作 （1）经鉴定小组鉴定后的档案，应有两人以上（含两人）实施销毁工作，并由档案部门组织实施，保密工作部门负责监销； （2）对需销毁的档案，应履行清点、登记手续、并由两人（含两人）核对签字； （3）档案的销毁应到保密主管机关指定的地点进行。 四、附则 1、本细则由公司档案管理部门负责解释。 2、本细则自公布之日起实施。 一、档案管理责任人职责 第一条公司档案管理员职责：建立、健全立卷归档制度，确立归档范围、归档时间及保管期限，对公司档案进行收集、分类、核对、密封和查阅审查及登记，指导、监督部门档案管理工作，负责公司档案室日常工作。 第二条部门负责人档案管理职责：指导、监督及考评部门档案管理员做好本部门档案管理工作。 第三条部门档案管理员职责：建立、健全部门档案立卷归档，对本部门档案进行收集、分类、核对、密封和查阅审查及登记，根据工作需要将无须部门继续保管的档案及时移交公司档案室。 第四条特殊岗位档案管理职责。 1、项目负责人档案管理职责：编制、收集、保管项目开发阶段的工作计划、可行性报告、技术条件、设计方案、设计图纸、试验数据、软件程序框图、源程序、通信协议、元器件（型号、价格及供应商）等资料，项目完成后及时移交部门档案管理员立卷归档。 2、工程师档案管理职责：在项目负责人的指导下，编制、收集、保管项目开发阶段的个人负责人的上款所列资料，并据项目进展及时移交项目负责人。 3、市场营销人员档案管理职责：购销合同、协议、招投标资料、产品及配件供应记录、竞争对手等资料，并适时移交部门档案管理员。 4、财务人员档案管理职责：收集、保存掌握的财务计划、原始凭证、帐本、各类财务统计报表、资产信息等资料，并适时移交部门档案管理员。 第五条其他员工须妥善保存自己所掌握的应立卷归档的资料，并及时移交部门档案管理员。 二、部门密级档案范围 第六条工程部：开发合同、项目计划、技术条件、设计方案、试验数据、生产工艺、机械及电气图纸、安装调试数据、交验资料、软件程序框图、源程序、产品性能测试记录、产品内置元器件清单及价格、供应商资料、工程合同及造价等。 第七条市场部：市场营销规划、购销合同、协议、招投标资料、产品及配件价格清单、客户资料、售后服务资料、客户及市场信息、产品应用情况、产品及配件供应记录、竞争对手等资料。 第八条品质部：公司质量管理体系文件、试验数据、性能测试数据、生产工艺、机械及电气图纸。 第九条人事行政部：公司章程、股东权益及分配、发展规划、重要会议内容、决议、决定、法律文件；员工个人档案、劳动合同、人力规划、薪资管理、绩效考核； 第十条财务部：财务计划、原始凭证、帐本、各类财务统计报表、资产信息； 第十一条采购部：采购器件型号及价格、外协加工成本、供货渠道、供应商资料等。 第十二条其它需保密的资料由部门主管以上人员确定。 三、密级档案分类 第十三条绝密档案：公司章程、股东权益及分配、重要会议内容、重大经营决策、规划、方针和各类涉密数据；其他的重大经营管理的文件材料等。 第十四条机密档案：薪资管理、财务计划、财务帐本、各类财务统计报表、资产信息、设计方案、核心电气图纸、源程序、通信协议。 第十五条秘密档案：开发合同、项目计划、技术条件、试验数据、生产工艺、机械及电气图纸、软件程序框图、性能测试数据；安装调试数据、交验资料、工程合同及造价；市场营销、购销合同、协议、招投标资料、产品内置元器件清单及价格、配件价格、客户资料、售后服务资料、客户及市场信息、产品应用情况、产品及配件供应记录、竞争对手资料；公司质量管理体系文件、检验数据；人事资料、劳动合同、人力规划、绩效考核、原始凭证、采购器件型号及价格、外协加工成本、供货渠道、供应商资料等。 第十六条立卷归档时，秘密档案由公司档案管理员或部门负责人签字确认，机密档案由主管部门的副总经理签字确认，绝密档案由总经理签字确认。 四、保密注意事项 第十七条严禁不按规定归档或不及时、按期移交档案资料。掌握了应立卷归档的员工在移交档案时，除确因工作需要并经第十七条的规定获得批准后，不得留底。 第十八条只有确因工作需要使用密级档案的员工可到相关档案管理员处查阅。使用绝密档案须经总经理批准，使用机密档案须经总经理或主管部门的副总经理批准，使用秘密档案须经公司档案管理员或部门负责人批准。因法定事由向外提供绝密档案和机密档案须经总经理批准，提供秘密档案须经所属部门主管的副总经理批准。作用尚未立卷归档的密级资料，参照本条获得批准后，到因工作职责掌握相关资料的人员处查阅。使用密级档案后任何人不得留底。 第十九条非密级档案对内部员工开放，无特殊原因原 则上对外不开放。 第二十条密级文件的制作、传递、复制、摘抄、保存和销毁，由档案管理员经批准后任何人不得留底。第二十一条收发、传送、外出携带密级文件由指定人员担任，外出携带机密文件须采取必要的安全措施。第二十二条严禁擅自提供、抄录、公布、外传、出卖、涂改、伪造、销毁档案等行为。 第二十三条绝密文件和机密文件应妥善保存在保险柜中，秘密档案应放在文件柜中并加锁。 第二十四条会议成其他活动内容属于保密的，主持部门应采取以下措施： 1、选取适当的会议场所。 2、根据工作需要，指定参加会议人中员的范围。 3、确定会议内容传达范围。 第二十五条涉及密级资料的电脑使用人应对系统及文件进行保密设置，密级资料不得共享，拷入别人电脑打印的密级资料在打印后不得留存。 第二十六条在用户计算机上完成程序调试后，应备份源代码并将源代码从用户计算机上删除。 第二十七条严格控制文件的拷贝及发放，切实做好文件发放的登记。 第二十八条员工离职应妥善办理保密事项。 第二十九条公司内外，严禁随意丢放密级资料，打印成复印后应将密级资料全部带走。 第三十条特别注意在外出、私人交往、通讯、公共场所保守公司秘密，不在任何场合向无关人员透露自己所知悉或掌握的公司秘密。 第三十一条在发现公司秘密可能泄露或已经泄露时，每位员工均须采取紧急措施并及时上报。 五、责任 第三十二条泄密责任和法律措施依照原制定的保密制度中条款执行。 六、工作检查、考核及培训 第三十三条公司档案管理员每年至少组织进行一次立卷归档清理工作，每月抽查部门档案的立卷归档及保密工作。部门负责人随时检查本部门档案的立卷归档及保密工作。 第三十四条检查结果列入对部门及部门员工的考核项。 第三十五条公司档案管理员每年应至少进行一次档案及保密知识的宣传和培训。 第三十六条本制度与原保密协议同时执行，公司人事行政部负责解释和修改，本规定自颁发之日起施行。 人事行政部 20XX年4月1日 一、总则 第一条：为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合 同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各种门类和各种载体档案，提高归档文件材料的质量，以适用公司领导决策科学化和公司各项工作的需要，为公司积累门类齐全、结构合理的档案史料，特拟订档案管理办法。 二、档案的分级负责与归口管理 第二条：本公司的档案管理为“两级分工管理制”即公司为“一级管理”由综 合部部门负责；各职能部门为“二级管理”，由各部门自行负责。 第三条：鉴于本公司的归档文件资料面广、量大，因此必须分工归口管理，具体分工管理如下： 1、公司一级管理归档范围： （1）部门（含部门）以上的各种计划、方案、规划。 （2）部门（含部门）以上的各种总结、报告。 （3）部门（含部门）以上的各种重要通知、通报。 （4）部门（含部门）以上的各种文件、纪要、大事记。 （5）各种协议书、合同书。 （6）各种工程图纸底图。 （7）各种设备档案及说明书。 （8）各类工程检测、鉴定报告。 （9）公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告。 （10）公司各种审计报告、资产评估报告。 （11）公司各种管理规章制度。 （12）公司各种注册、登记证件、政府批文。 （13）公司各种法律、公证文件。 （14）公司各部门经理人事档案（其余员工的人事档案由人事主任保管）。 （15）有董事会成员总经理参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会活动的图片资料及电视资料片。 （16）公司发展大事记。 （17）公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。 （18）公司通讯。 2、部门二级档案管理归档范围： （1）公司、部门及职员的各种计划、方案、规划。 （2）公司、部门及职员的各种总结、报告。 （3）公司、部门及职员的各种重要通知、通报。 （4）公司、部门及职员的各种文件、纪要、大事记。 （5）公司的各种管理制度。 （6）其它各种职能业务性文件资料等。 三、公司档案分类表 第四条： 注：编号解释说明，（公司）（类别）（年份）（细目名称）（月）（日）（编号） 四、档案的保管工作 第五条：档案的保管工作必须按规范进行科学管理。其程序如下： （一）归档程序： 第六条：归档的文件资料，必须根据其性质区别密级（秘密、机密、绝密）和保管年限（短期、长期、永久）进行分类立卷。 第七条：必须建立按分工归口管理的档案借阅管理办法。 （一）凡属公司一级管理的档案 （1）借阅一般档案资料由综合部部长批准。 （2）借阅秘密档案资料由总经理助理批准。 （3）借阅机密档案资料由副总经理批准。 （4）借阅绝密档案资料由总经理批准。 （二）凡属部门二级管理的档案 （1）借阅一般档案资料由部门文员办理。 （2）借阅秘密档案资料由部门负责人批准。 （3）借阅机密档案资料由总经理助理批准。 （4）借阅绝密档案资料由副总经理批准。 （三）凡借出或归还都必须健全登记和注销手续。 第八条：对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经综合部部长鉴定后，副总经理审核，总经理批准，并进行登记后予以销毁。 第九条：档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防盗等维护性工作。 第十条：档案管理员应建立借（查）阅登记本，按文件名、借（查）阅日期、归还日期等内容填写，并由借（查）阅人签名。 第十一条：档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容，发现问题应及时上报人事行政部经理，重要问题应及时上报总经理。 第十二条：要妥善保管档案，谨防丢失，不得随意转借，或替当事人涂改内容。 第十三条：档案柜钥匙不得随身携带，应妥善保管。 第十四条：对档案、文件的机密内容，保管人员要做到守口如瓶，严守职责，不得传播或泄露内容。 第十五条：档案管理员要经常清理档案柜卫生，要做到不堆放、不杂乱，整洁有序，醒目易找。 五