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会议管理 2020 1 16 2 Contents Part2 会议管理机构及会务工作原则 会议管理Meetingmanagement Part4 会中服务工作 2020 1 16 3 你说我说 你参加过一些什么样的会议 你是否喜欢这些会议 为什么 全球每天要举行数百万次的会议经理级干部和专业人员每周约花1 4的时间在开会上 中上级的经历约1周2天 资深行政人员则多达1周4天研究显示 除了一对一的会议 三人以上的会议平均所占的时间最多 2020 1 16 4 公司为什么要开会 提供信息汇集信息宣传政策培育训练 为满足无聊的愿望而开会为符合惯例或传统作风而开会为攀比而开会为表功而开会为推却责任而开会为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会 开展有效沟通传达资讯监督员工 协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意 会议是商务活动的一个重要部分 是进行工作的一个重要工具 2020 1 16 5 有开会的必要吗 会议的成本计算会议成本 每小时平均工资的3倍 2 开会人数 会议时间 小时 会议的时间成本时间成本 参会人数 准备时间 旅行时间 会议时间 直观的费用为 时间成本 与会人员平均工资直接成本场地及设施租用费 会议消耗品 食物饮料费等效率损失因开会而损失的潜在收益 如未处理应急事故或错失机会 2020 1 16 6 何时不需要召开会议 主题是关于某个人的 最好采取一对一的方式处理 你没有时间准备 另一种交流方式可能更能发挥作用或更好 例如 一份备忘录 电子邮件或电话 问题已经决定 2020 1 16 7 何时需要召开会议 需要大家提供信息或建议 需要大家参与做出决策或解决问题 需要与大家分享信息和成功 或关系到全体人员的问题 或者需要全体成员了解某一特定情况 需要来自不同部门 不同角度 不同工艺的人员提供解决方案的问题 发现对一个问题 议题或领域的责任需要加以澄清 获悉大家感到有会面的强烈需要 2020 1 16 8 会议概述 Part1 一 会议的含义与特征二 会议活动要素三 会议的作用四 会议的种类五 会议的频率 2020 1 16 9 一 会议的含义和特征P199 1 含义 会议是一种围绕特定目的开展的 组织有序的 以口头交流为主要方式的群体性活动 2 特征 会议是一种围绕特定目标而开展的活动会议是一种高度组织化的活动会议是一种以口头交流为主要方式的活动会议是一种群体性活动 2020 1 16 10 二 会议活动要素P200 1 会议主办者2 与会者3 会议议题4 会议结果5 会议时间6 会议地点7 会议形式 2020 1 16 11 1 主办者P200 承办者协办者赞助者 2020 1 16 12 第十届北京国际图书博览会 主办单位 新闻出版总署 国家版权局 国务院新闻办公室教育部科学技术部文化部北京市人民政府中国出版工作者协会承办单位 中国图书进出口 集团 总公司环球新闻出版发展有限公司 赞助单位 全国人大教科文卫委员会中国科学技术协会中国国际贸易促进委员会协办单位 香港联合出版 集团 有限公司中国音像协会合作伙伴 中图信息技术有限公司中图公司图书部中图公司读者俱乐部中图公司报刊部 2020 1 16 13 2 与会者P200 正式成员列席成员特邀成员旁听成员 2011年十一届全国人大四次会议在京开幕胡锦涛等出席13位台籍人大代表出席2009全国人大澳门特区行政长官崔世安赴京列席人大会议特邀监察员聚会为昆区地税挑刺市政协首次邀请市民旁听会议 2020 1 16 14 3 会议议题P200 会议主题 一次会议中贯穿各项议题的主线叫会议主题 鲜明的会议主题能够更加清晰地凸现会议的目标中心议题 指体现会议中心目标或主要目标的议题 是相对于次要议题而言的 目标的主次轻重决定了议题的主次轻重 动议 在会议期间临时提出的议题 称为动议 动议所涉及的事项一般都较为紧急 常常是针对某项已经列入议程的议案而提出的修正性或者反对性议题 21世纪论坛 2005年会议 21世纪论坛 由中国人民政治协商会议全国委员会发起并举办 会议主题 可持续发展中国与世界中心议题 可持续发展浙江代表范谊请人大动议 授温总理为全国劳模 2020 1 16 15 4 会议结果P201 会议的结果即会议结束时实现目标的程度 可分为 有结果 和 无结果 正面结果 和 负面结果 有形结果 即形成最后文件 和 无形结果 如达到交流信息 增进团结等效果 等 过程文件即在会议过程中反映和记载会议过程的文件 最后文件在会议结束时记载会议结果的书面文件 共同文件特指双边或多边会谈中与会各方共同签署的文件 属于会议最后文件的一种 2020 1 16 16 5 会议时间 会议的起讫时间 即会议开始和结束的两个时间节点 会议的时间跨度 即会议从开始到结束所需的时间 会期 一是指会议从正式开始到结束的时间跨度 二是指周期性会议召开的固定时间 会议周期指同一性质和同一系列的两次会议之间的时间跨度 休会指会议过程的中止或会议期间的修整 复会指会议在休会之后的继续 又称续会 闭会指在正常情况下完成各项议程后结束会议 大型会议的闭会可称为闭幕 第五轮六方会谈第二阶段会议休会 中方宣读 主席声明 昨日 六方会谈闭会 主席声明 最后写到 各方同意休会 向首都报告 尽早复会 2020 1 16 17 6 会议地点 指举行会议活动的场所 主会场 一是指大型会议活动的主要场馆 是相对于会议的辅助场馆而言的 会议活动的开幕式 大会报告 投票选举 闭幕式等主要议程和活动都安排在主会场 二是指中心会场 是相对分会场而言的 当会议规模较大无适当的会场时 或者需要举行现代化远程会议时 就必须设主会场和分会场 出席会议的主要领导 嘉宾 主持人 报告人被安排在主会场 分会场 相对于主会场 中心会场 而言的 其设置一是解决主会场的容量不足 二是适应现代化远程会议的需要 实地会场虚拟会场 第二届文博会主会场九大展馆和六个分会场的博览 交易 论坛 艺术节各项活动和网上展会 充分展现了中国文化产业的丰富内涵和优秀成果 四天时间内吸引了众多海内外宾客 本届 织交会 办展时间也进行了调整 与 广交会 三期展 服装服饰类 同步举办 主会场 分会场 镇内各接待酒店之间将开通免费穿梭巴士 最大限度地实现了与广交会采购商资源的对接 2020 1 16 18 7 会议形式 会场座位格局 会议气氛渲染 一是通过会场内外的各种装饰所产生的视觉效果 吸引与会者的注意力 调动与会者的情绪 激发与会者的热情 二是通过围绕会议活动的宣传活动 提高会议的知名度 会议活动样式 如座谈会 报告会 辩论会等 会议技术手段 即会议所依赖的技术支持 2020 1 16 19 三 会议的意义 1 会议是一个集思广益的渠道 2020 1 16 20 2 会议显示一个组织或一个部门的存在没有不开会的组织或部门 一个组织或部门不召开会议 它的存在价值就会受到质疑 3 会议是一种群体沟通的方式因为这种方式最直接 最直观 这种方式最符合人类原本的沟通习惯 2020 1 16 21 四 会议的种类按会议的方式划分1 现场会2 演示会 展示会 3 电话会4 视频会5 广播会6 计算机会7 座谈会8 茶话会9 招待会10 普通会议 2020 1 16 22 五 会议的频率 1 固定的部门会议 2020 1 16 23 2 全体会议 2020 1 16 24 3 处理突发事件的会议 2020 1 16 25 4 一对一会议 2020 1 16 26 会议管理 Part2 一 会议的领导机构 组织委员会 筹备委员会 主席团 资格审查委员会 学术委员会二 会务工作机构1 秘书长2 秘书处分工文件组 组织组 联络组 提案组 宣传组 简报组 总务组 8保卫组三 会务工作原则 2020 1 16 27 毕业典礼暨学位授予仪式 中山大学权杖入场 主持人介绍出席的主礼教授 主持人宣布毕业典礼暨学位授予仪式开始 奏唱国歌 主持人宣读孙中山先生毕业训词 主持人宣读学士 硕士 博士学位授予决定 宣读关于中山大学本科优秀毕业生评选结果的通知 院长 系主任 恭请校长为学位获得者授予学位 校长依次为获得学位的毕业生授予学位 奏唱校歌 2020 1 16 28 三 会务工作的原则 1 准备充分原则 思想 信息 经费和物质 方案2 分工协调原则 分工明确 统筹协调3 服务周到原则 服务全面 及时 细致4 确保安全原则 人身 信息 财产安全5 节约环保原则 2020 1 16 29 会议准备工作 Part3 一 安排议题和议程二 确定会议对象和规模三 确定会议时间 地点与名称四 安排分组活动 专题会议与发言五 制定会议日程和程序六 制发会议通知七 制作会议证件八 准备会议物品和预算 筹集经费九 布置会场十 制定会议议案 2020 1 16 30 案例一 会前准备如何做 职业情景 波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产品定货会 参加的有本单位 外单位的人员 总经理让秘书部门负责安排 会上要放映资料电影 进行产品操作演示 而公司没有放映机 租界放映机的任务交给了总经理秘书刘小姐 会议召开的时间是8月9日上午10点整 而资料放映的时间是10 15 刘小姐打电话给租聘公司 要求租聘公司在9日上午9 45必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅 9日上午 会议开幕前 波扬公司的秘书们正在紧张到做着最后的准备工作 刘小姐一看表 呀 已经9 50分了 放映机还没有送到 刘小姐马上打电话去问 对方回答机器已送出 眼看着各地来宾以陆续进厂 刘小姐心急如焚 思考 1 假如你是刘小姐 对接下去可能发生的各种情况 该如何处理 2 假如放映机在10 10还未送到 你将马上向总经理报告还是擅自决定调整会议议程 3 向总经理报告后 你还应该做些什么 4 召开大型会议前各种准备工作 包括印象 电子类装置应提前多少时间安排 2020 1 16 31 会议管理检查 会前 我开会的目的是什么 我应该召集这次会议吗 我事先提供了一份清晰的日程安排吗 我是否通知了所有与会人员吗 与会人员是否得到了有关材料 会有人持反对意见吗 我的支持力量足够吗 2020 1 16 32 实训 职业情景 中迅显示器有限公司是我国主要的电脑显示器生产基地之一 去年实现销售额8亿元人民币 产品30 出口海外 并不断保持产量连年递增的势头 质量管理也达到了同行业的先进水平 为适应生产规模的进一步扩大 去年底 该公司又扩建了1万平方米厂房 增加了3条国际先进的生产流水线 使显示器年生产能力达到了100万台 产量增加了 销售必须跟进 目前 中迅显示器有限公司在全国设有300多个代理商 为了让代理商更多地了解公司的发展 同时展示其即将推向市场的新产品的优势及性能 研究如何扩大产品销售等问题 公司领导决定8月8日一10日在上海市召开一次全国代理商会议 由公司总经理介绍企业的基本概况及发展远景 研发部经理介绍 演示新产品的性能 核心技术及测试结果 生产部总监介绍目前企业的生产能力及生产情况 销售部总监介绍公司产品的销售情况 公司主管副总经理就下一步销售策略 销售政策及开展销售竞赛评比等事项做专题发言 同时 选择东北 华北 华南三位销售代表介绍各自的经验 最后表彰50家优秀代理商 会议期间 还要组织与会代表参观企业 利用一个晚上的时间举办一场联欢晚会 安排代表游览上海市内的几个景点 为保证会议的成功举办 公司还决定会议地点安排在上海国际会议中心 食宿也在上海国际会议中心 同时各部门抽调10人组成大会筹备处 由张副经理负责 具体工作包括准备会议所需文件 材料 寄发会议通知 接待 安排食宿 布置会场 联系上海国际会议中心及旅游景点 预订返程车 船 机票 邀请新闻媒体 组织联欢晚会 购置礼品等 总经理还特别强调 要在保证会议隆重 热烈 节俭的前提下 尽量让代表们吃好 住好 玩好 根据公司领导的意见 张副经理立即从各部门抽调了10位同志成立了大会筹备处 并召开了会务工作会议 对会议准备工作进行了部署和分工 实训要求 1 为中迅显示器有限公司代理商会议拟定一份会议方案 2 根据会议的规模 层次和主题 会议筹备处应具体划分哪几个小组展开准备工作 3 以筹备处的名义提交一份本次会议经费预算方案报总经理审批 4 请根据会议的内容制作一份会议日程表 要有日期 时间 内容安排 地点 参加入 负责人 备注等项 5 请根据会议内容拟写一份会议通知 6 制作一份会议签到单 2020 1 16 33 九 布置会场 一 会场总体座位格局的类型 二 主席台座位格局 三 影响会场座位格局的因素 四 划分座区与排列座位 五 安排主席台座位 六 会场装饰 七 会场指示标志 2020 1 16 34 1 上下相对式 从左到右排列 主席台 部门1 部门1 部门1 部门2 部门2 部门2 部门3 部门3 部门3 部门4 部门4 部门4 适合召开大中型的报告会 总结表彰会 代表大会等 一 会场总体座位格局的类型 2020 1 16 35 2 全围式 有多边形 椭圆形 回字形 长方形 八角形等 不设专门的主席台 会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起 容易形成融洽与合作的气氛 体现平等和相互尊重的精神 有助于与会者之间相互熟悉了解和不拘形式的发言和插话 充分交流 适用于小型会议及座谈会 协商性等类型会议 2020 1 16 36 3 半围式 五边形 桥型 T字型 主席台的正面和两侧安排代表席 形成半围的形状 既突出主席台的地位 又增加融洽气氛 适用于中小型的工作会议 2020 1 16 37 4 分散式 将会场座位分解成由若干个会议桌组成的格局 每一个会议桌形成一个谈话交流中心 与会者根据一定的规则安排就坐 其中领导人和会议主席就坐的桌称作 主桌 特点 突出主桌的地位给与会者提供多个谈话 交流中心 会议气氛更融洽和谐适合规模较大的联欢会 茶话会 团拜会等 2020 1 16 38 5 并列式 用于双边会见和会谈 将双方的座位排列成面对面的并列式 侧面并列式或弧形并列式 详见第10章 接待工作 2020 1 16 39 效果图 教室形会场 弦月形会场 全围式 半围式 分散式 2020 1 16 40 1 大型会议事先应划好区域 贴上标识牌 指示牌 座位名签 使与会人员顺利入座 2 表彰 总结类型大会上 应将被表彰 受奖励对象安排在前几排 最好贴上座位名签 3 要注意分清上 下座 安排座位的注意事项 2020 1 16 41 案例 一片混乱的颁奖仪式在某企业召开的年度表彰大会上 颁奖仪式正在进行 由于颁奖人次多 而且受奖人没有按照领奖顺序在前排就坐 颁奖顺序打乱 领导手拿奖品奖状却找不到领奖的人 领奖的人上台后 不知道谁给自己颁奖 一时间 主席台上一片混乱 表彰会应有的庄严 隆重 热烈的气氛大受影响 2020 1 16 42 二 主席台座位格局1 单排座次排列图P231 主席台人员为双数 主席台人员为单数 原则 依职务的高低和选举的结果安排座次 职务最高者居中 按先左后右 前高后低的顺序依次排列 主席台 主席台 主席台座次排列 领导为单数时 主要领导居中 2号领导在1号领导左手位置 3号领导在1号领导右手位置 领导为偶数时 1 2号领导同时居中 2号领导依然在1号领导左手位置 3号领导依然在1号领导右手位置 图片说明 因为当时胡锦涛任总书记 排名为一 江泽民做为老领导 排名为二 2020 1 16 43 2 多排座次排列图P228 前排必须排成通栏 后排也可分栏 中间留出通道 主席台上每桌椅之间要空开适当的距离 方便领导人入席与退席 主席台后排 主席台前排 报告人 揭幕架 2020 1 16 44 横式 分栏 主席台前排 报告人 2020 1 16 45 主席台讲台图P228 讲台 主席台主持席 主持人座次 前排边座或按职位顺序 2020 1 16 46 会场环境的布置原则 人大会 庄严隆重党代会 朴素大方庆祝会 热烈喜庆追悼会 庄重肃穆座谈会 和谐融洽纪念会 隆重典雅日常工作会议 简单实用 2020 1 16 47 案例分析 请柬发出之后 某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会 发了请柬邀请有关部门的领导光临 在请柬上把开会的时间 地点写得一清二楚 接到请柬的几位部门领导很积极 提前来到礼堂开会 一看会场布置不像是开表彰会的样子 经询问礼堂负责人才知道 今天上午礼堂开报告会 某机关的总结表彰会改换地点了 几位领导同志感到莫名其妙 个个都很生气 改地点了为什么不重新通知 一气之下 都回家去了 事后 会议主办机关的领导才解释说 因秘书人员工作粗心 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系 一厢情愿地认为不会有问题 便把会议地点写在请柬上 等开会的前一天下午去联系 才知得礼堂早已租给别的单位用了 只好临时改换会议地点 但由于邀请单位和人员较多 来不及一一通知 结果造成了上述失误 尽管领导登门道歉 但造成的不良影响也难以消除 这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢 2020 1 16 48 重要会议地点选择 要考虑政治影响和经济效果 沃尔玛首次全球董事会在中国召开沃尔玛百货有限公司首次全球董事会会议在中国深圳召开 董事长沃而顿说 之所以在中国召开 是因为中国对沃尔玛有双重重要意义 首先 多年来我们一直依赖中国为我们提供优质商品 此外 我们从1996年起开始在中国开设零售分店 我觉得董事会成员应该亲自到这些分店来看看 了解中国这个市场对于沃尔玛的价值和重要意义 2020 1 16 49 四 划分座区与排列座位 1 按与会者的资格划分和排列座区 正式代表的座区居中或在前 列席代表在后排或两侧 特邀嘉宾 人数少坐于主席台上 人数多 主要的嘉宾坐主席台 其他坐前排 旁听和记者在会场两侧或后排设专席 2 按团组划分和排列座区横向排列法纵向排列法左右排列法纵横排列法 2020 1 16 50 1 横排法座位安排P230 从左到右排列 主席台 部门1 部门1 部门1 部门2 部门2 部门2 部门3 部门3 部门3 部门4 部门4 部门4 2020 1 16 51 竖排法座位安排 从前向后排列 主席台 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 部门1 部门2 部门3 2020 1 16 52 左右法排法座位安排 以中间为基点先左后右向两侧排列 主席台 部门1 部门1 部门1 部门3 部门3 部门3 部门2 部门2 部门2 部门4 部门4 部门4 2020 1 16 53 主席台单排座次排列图 主席台人员为双数 主席台人员为单数 原则 依职务的高低和选举的结果安排座次 职务最高者居中 按先左后右 前高后低的顺序依次排列 主席台 主席台 4 2 1 3 5 3 1 2 4 2020 1 16 54 1 大型会议事先应划好区域 贴上标识牌 指示牌 座位名签 使与会人员顺利入座 2 表彰 总结类型大会上 应将被表彰 受奖励对象安排在前几排 最好贴上座位名签 3 要注意分清上 下座 安排座位的注意事项 2020 1 16 55 六 会场装饰P231 1 会标2 会徽3 标语4 人物画像5 旗帜6 模型标志7 花饰8 灯光9 会场的整体色彩与色调 2020 1 16 56 七 会场指示标志P232 1 座位号2 团组或身份标识3 席卡 名签 座签 4 桌签5 指示牌 2020 1 16 57 会场选择的原则一是场地的规模要大小适宜 二是场租成本要合理 三是场地设备要配备良好 四是应有足够的停车场地 五是交通要便利 其他应注意的事项 2020 1 16 58 十 制定预案 一 会议议案的作用和种类 二 会议议案的内容 三 会议议案的格式 2020 1 16 59 案例 职业情景 某服装集团为了开拓夏季服装市场 拟召开一个服装展示会 推出一批夏季新款时装 秘书小李拟了一个方案 内容如下 1 会议名称 2002XX服装集团夏季时装秀 2 参加会议人员 上级主管部门领导2人 行业协会代表3人 全国大中型商场总经理或业务经理以及其他客户约150人 主办方领导及工作人员20名 另请模特公司服装表演队若干人 3 会议主持人 XX集团公司负责销售工作的副总经理 4 会议时间 2002年5月18日上午9点30至11点 5 会议程序 来宾签到 发调查表 展示会开幕 上级领导讲话 时装表演 展示活动闭幕 收调查表 发纪念品 6 会议文件 会议通知 邀请函 请柬 签到表 产品意见调查表 服装集团产品介绍资料 订货意向书 购销合同7 会址 服装集团小礼堂 8 会场布置 蓝色背景帷幕 中心挂服装品牌标识 上方挂展示会标题横幅 搭设T型服装表演台 安排来宾围绕就座 会场外悬挂大型彩色气球及广告条幅 9 会议用品 纸 笔等文具 饮料 照明灯 音响设备 背景音乐资料 足够的椅子 纪念品 每人发XX服装集团生产的T恤衫1件 10 会务工作 安排提前来的外地来宾在市中心花园大酒店报到 住宿 安排交通车接送来宾 展示会后安排工作午餐 思考 小李的会议方案有无改进的地方 2020 1 16 60 九段秘书PPT 2020 1 16 61 会议服务工作 Part4 一 接站 引导 报到与签到二 安排食宿和余兴活动三 会议值班和返离工作四 会议记录五 会议简报 2020 1 16 62 四 会议记录 一 作用 二 种类 书面记录 音频记录 视频记录 三 会议记录的格式和内容P2391 标题 会议名称 记录2 首部 会议名称 时间 开始 结束 中休 地点 会议主席的姓名和职务 与会者 缺席者3 主体 会议的议程和议题 发言情况 会议结果 会场情况 掌声 笑声 迟到 早退 中途退场等 4 尾部 记录人 审核人 发言人 法定的签字人员P240图示 四 会议记录的方法P242详细记录 摘要记录 简易记录 五 会议记录的要求人员落实 准备充分 客观真实 清楚规范 2020 1 16 63 五 会议简报 一 会议简报的含义和作用反应会议活动的动态 进程和主要成果的内部性简要报道 会议信息 二 会议简报的编写方法报道式 转发式 三 会议简报的编发程序和要求收集信息 帅选信息 编发简报 2020 1 16 64 职业情景 滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业 公司经济实力雄厚 主营糖 酒 副食品 非酒精饮料 滋补品 粮油及制品 食用香精及添加剂 兼营日用百货 针纺织品 文化用品 五金 交电等 公司营销方式以调拨 批发为主 辅以零售 代购 代销 薄利多销为该公司的一大特色该公司目前已与国内150多家厂商建立了直接的业务关系 以互惠互利为合作之本 各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息 在管理和经营上都获益匪浅 也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖 相互合作更加紧密 适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业 为进一步加强工商合作 滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会 邀请年供货1000万元以上的30家企业老总莅临滨江市共谋发展 同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩 剪彩后 30家厂商的老总还将举行购物签名活动 在公司办公室主任夏雨的精心准备下 上午的业务恳谈会议在友好 热情的气氛中开始 由于大家相互间都很熟悉 又有一段时间没有见面 因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好 谈论对近期国家大事的看法 期间还有很多传接电话 作为会议召集人的夏雨 很想控制会议的进程 但她不知道怎样说 事后 公司老总批评了办公室主任夏雨 认为本次会议没有达到预期的效果 2020 1 16 65 思考 1 模拟演示做好会议开始前的签到工作 2 模拟演示会间奉送茶水 3 模拟演示会议记录 4 模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电 5 针对会议出现下列情况 模拟演示协助会议召集人控制会议进程 1 与会者偏离议程 2 会议决定片面 3 与会者沉默 没有气氛 4 会议决定与现行政策或规定相抵触 2020 1 16 66 小结 会议管理一 会前准备阶段 一 确定会议议题 筛选 分类 轻重和先后 二 组成会议筹备班子 接待 秘书 会务 资料 生活 财务 保卫等 三 安排会议议程 日程和程序 议题先后 日程安排 主持 报告 发言 总结等安排 四 提名与会人员 五 办理会议报批手续 六 发出会议通知 七 编排分组 八 准备会议文件 材料 九 制作会议证牌 十 会场布置和检查 十一 办妥后勤服务事宜二 会中服务阶段 一 会议签到 二 安排大会发言 三 会议记录和会议录 四 做好上下联络工作 五 组织选举 六 编写会议简报 七 做好安全保卫工作 八 其他服务性工作 九 安排好闭会三 会后处理工作一是会议结束后的工作 如撰写会议纪要 报道会议情况 催办落实会议交办事项等 二是会场以外的事务性工作 如代表的离会安排 会场清理 物品清点 财务决算等 一 送别与全代表 二 回收有关文件 材料 三 印发会议纪要 四 汇编会议文件 五 搞好新闻报道 六 加强信息反馈 七 开总结会 2020 1 16 67 5月份是鲜花盛开的季节 某市的精神文明表彰大会选在5月上旬的一天召开 开幕这天上午 市政府礼堂主席台上摆满了鲜花 台下参加大会的人员已坐满了所有的坐椅 领导同志也到休息室等候 会场播放着悦耳的歌曲 这时距预定的大会开幕时间还有15分钟 负责这次大会会务工作的室政府办公室田主任习惯地在会场周围巡视了一遍 检查有无不足之处 一位记者走到他身边提出建议 说主席台的背景两侧应插上红旗才显得庄重 田主任一想 有道理 我怎么原先就没有考虑到呢 于是他立即将全体会务人员调到主席台上 要求重新不止主席台 搬走部分鲜花 在主席台背景两侧各插上3杆红旗 当场有同志告诉他 只剩15分钟大会就要开幕了 恐怕来不及改动 田主任却自信地说 时间是够用 干吧 主席台的红色大幕被重新拉上了 只听见里面响起一阵杂乱的搬动声 然而 15分钟已经过去 主席台并没有像田主任估计的那样在预定的大会开幕时间之前就重新布置好 大会被推迟了近20分钟才开幕 市政府领导对此很不满意 批评了市政府办公室主任 这件事在与会者中也造成了不良影响 思考题 为什么大会会延迟开幕 田主任的决定存在什么问题 2020 1 16 68 差旅服务 某公司梁秘书第一次陪同年过半百的王经理去北方一个大城市出差 住在一所比较偏僻的招待所里 王经理吩咐他去邮寄一份快递 梁秘书在招待所门口向过路人打听到邮电所地址后 换乘了两路公共汽车 来回花了10元多钱 用了半天时间 才把快递寄了出去 第二天早晨 他在陪领导散步时无意中发现离招待所不远处就有一家邮电所 十分后悔 此后 他便养成习惯 到外地出差 安顿好住处 待领导休息后 第一件事就是熟悉周围环境 特别是交通 邮电等情况 有一次 梁秘书随一位年过七旬的老领导去开会 预订返程软卧车票时 由于交代不细致 结果买到的是一张上铺票 让老领导爬上爬下 虽然领导没说半句怨言 但他心里十分难受 评析案例并思考 1 梁秘书的服务工作中有何可取之处 2 差旅中主要应做好哪些服务工作 3 如何做好领导的差旅服务工作 2020 1 16 69 登机前 为总经理办理机场建设费购买 机票换票及各种登机手续 并再次确认接车人 到达后 办理宾馆入住手续 了解总经理房间号码及电话 并将秘书房号电话及时告知总经理 每日及时核对本日及第二天的日程安排 提前设置清晨叫醒 并安排早餐 根据当天的日程安排落实车辆 及时提醒并事先落实各项安排 携带总经理名片 必要的会议资料 报告稿件 会面备忘 采访提纲 注意建立各种客户关系 包括政府领导 合作伙伴 媒体记者 着装要求 大方职业装 着淡装 注意言谈举止 出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实 跟踪 并及时办理费用报销 资料整理 一 确认出差地点 日程 二 联络出差地的相关单位 部门三 兼顾方便性和上司的要求 选择并安排交通工具四 了解当地情况 制定旅费预算 具体安排上司住宿五 制定出差期间的预定行程一览表六 预算必要的费用 从财会部门提前支取七 准备上司携带的必要资料 2020 1 16 70 重要会议的组织流程 Part4 全公司大会的组织流程招待和宴会的组织流程 2020 1 16 71 全公司大会的组织流程 第一阶段 开会日期的数月前 确定宗旨和目标 任命项目指导人 考虑暂定方案 使公司所有工作部门介入 并征询其意