有效会议管理.ppt

有效会议管理 高效会议 如何对待会议中的意外情况 与 cicada蝉 相遇与 shark鲨鱼 相遇与 donkey驴 相遇遭遇 rabbittracking兔子般追踪 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 与 cicada蝉 相遇 讲故事 和讨论的主题无关 讲了很长才进入主题讲的太模糊 没有具体事例拒绝倾听别人的主要观点 对于 cicada蝉 的解决 可用话语或非语言的暗示事先提醒关于会议的程序和时间限制用总结的方式结束 与 shark鲨鱼 相遇 有攻击别人的倾向总是给予消极的 否定的意见 对付 shark鲨鱼 型发言者的办法 非语言性打断重申会议规范反问法 与 donkey驴 相遇 过于敏感防卫性很强 心中有面墙不能站在别人的立场看问题 对付 donkey驴 型发言者的办法 点名发言重复问题突出他的贡献 遭遇 rabbittracking兔子般追踪 质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或建议解决的方法 1 肯定他的贡献2 重申可以试用现在的程序 与 crab螃蟹 跑题者 相遇 开会的同时一并做别的工作私自进入小团体讨论时常接电话瞌睡其他 以笔敲桌 背对发言者 故意看别处等 对 crab螃蟹 型发言者的办法 强调时间压力重申会议规范带入别人短暂沉默 七 主持人与参会者的守则与责任 主持人的守则与责任参会者的守则与责任如何处理会议中的冲突 有一个小和尚担任撞钟一职 半年下来 觉得无聊之极 做一天和尚撞一天钟 而已 有一天 主持宣布调他到后院劈柴挑水 原因是他不能胜任撞钟一职 小和尚很不服气地问 我撞的钟难道不准时 不响亮 老主持耐心地告诉他 你撞的钟虽然很准时 也很响亮 但钟声空泛 疲软 没有感召力 钟声是要唤醒沉迷的众生 因此 撞出的钟声不仅要洪亮 而且要圆润 浑厚 深沉 悠远 故事 讨论 1 在这个故事中 老和尚说的是否有道理 从管理的角度来进行分析 2 从会议主持人的角度来看 这个故事是否对我们有所启发 要求 1 以小组为单位 讨论并形成共同结论 时间为20分钟 2 每组派一名代表进行汇报 3 小组成员将讨论的统一结论记录在作业本上 本故事中的主持犯了一个常识性管理错误 做一天和尚撞一天钟 是由于主持没有提前公布工作标准造成的 如果小和尚进入寺院的当天就明白撞钟的标准和重要性 我想他也不会因怠工而被撤职 工作标准是员工的行为指南和考核依据 缺乏工作标准 往往导致员工的努力方向与公司整体发展方向不统一 造成大量的人力和物力资源浪费 因为缺乏参照物 时间久了员工容易形成自满情绪 导致工作懈怠 制定工作标准尽量做到数字化 要与考核联系起来 注意可操作性 点评 主持人的守则与责任 营造和谐气氛按照议程进行正确讨论总结内容引导发言者解释使人困惑的发言帮助参会者理清不假思索的想法尊重别人 避免会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保证中立态度 主持人作为矛盾调停者的失败表现 听完陈述后 就没词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄 建议双方冷静下来后再谈认为双方都有错误 指出两者各自存在的问题建议举行一个你可能不是主持人的求借方法会议引导双方攻击你缩小问题的严重性换话题当双方争执时 表达不愉快的情绪 参会者的守则和责任 会前充分准备会中全情投入 贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态 摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听 尊重他人的意见勇于发言 言之有物不隐善扬恶 不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结 如何处理会议中的冲突 决断 满足自己的要求 回避 迁就 适应 不合作 合作 妥协 竞争 暴力 协作 决断 不决断 会议记录 会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议 会议记录者的功能 仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳 会议记录者的才能 反应快写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强 会议记录的10大建议 重要的会议应该进行录音定期召开的会议不用录音多数会议指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面 会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分将会议记录发送给与会者 团队会议的误区 社会性懈怠团体思维团体极化 会后跟进 作参为者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯 参会者会后跟进的内容 拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始 主持人的会后跟进 请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划 负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利 取消下次会议会议之后检讨得失 主持人会后自我评定问卷 在开会中有没有人误解过我的意思 我有没有在别人谈话时跳到其他话题 有没有在会前让员工了解会议的内容 面对别人说话的时候是不是很紧张 主持人会后自我评定问卷 是否遇到只有主持人说话而没人参与 谈话结束后是否确认别人明白了你的意思 在分派工作时大家是否都看着我而不提问总会把事情的前因后果呈现给别人吗 是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来 是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗 提高下次会议质量 只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应阐明最后的结论会议成功只有用结果衡量强调实施所有的决定鼓励沉默的人发言 阐明糊涂的观点 删除重复的话题 改变旧时的习惯 写下想改变的习惯写下你