01文件控制程序.doc

ZMHT北京昭明海图科技开发有限公司质量管理体系文件ZMHT/QP-Q-01-2.0文件控制程序2006-03-01发布 2006-03-01实施北京昭明海图科技开发有限公司北京昭明海图科技开发有限公司质量管理体系文件 文件控制程序1. 目的严格控制和管理与质量管理体系有关的文件、资料，确保各部门均能使用相应文件和资料的有效版本。2. 适用范围适用于控制昭明海图所有与质量管理体系有关的文件和资料（包括外部提供的有关文件资料）。3. 职责a) 总经理负责批准发布质量管理手册、程序文件和公司级别的作业文件；b) 管理者代表负责组织质量管理手册和质量体系程序文件的编写并审核；c) 各部门负责人分别负责审批与所管辖部门相关技术性文件；d) 人事行政部是昭明海图文件控制的归口部门，负责质量管理手册、程序文件的发放、管理和更改控制，负责编制并及时更新昭明海图有效文件清单；e) 人事行政部负责人事行政文件和资料的编制、发放、管理和更改控制；f) 技术部负责技术文件的管理和控制工作；g) 人事行政部负责国家标准、行业标准及用户外来文件的管理和控制；4. 工作程序4.1. 分类a) 质量管理手册和程序文件b) 作业文件各项管理制度、管理作业指导书等。c) 技术文件设计规范、采购资料、检验和测试大纲等。d) 外部文件国家标准、行业标准、法律、法规及顾客或供方提供的文件（标准、图样）等。4.2. 受控和非受控文件a) 受控文件公司内使用的文件和资料均为受控文件，“受控文件”在文件封页上填写“受控” 标记，并审批后，注明分发编号。人事行政部负责编制昭明海图有效文件清单（现在有没有这个清单?），以确保文件使用部门识别文件的有效状态。b) 非受控文件提供给顾客的文件和资料为非受控文件。 4.3. 文件的编码a) 质量管理手册的编码ZMHT/QM-Q-01-1.0 质量管理手册b) 程序文件的编码ZMHT/QP-Q-01-1.0 文件控制程序c) 作业文件的编码ZMHT/QI- A -01-1.0 (人事行政部第一份作业文件)（部门的拼音缩写含义： A-人事行政部 T-技术部 F-财务部 M-市场销售部）d) 记录的编码ZMHT/QR-A-01-2009 人事行政部第一份记录表格，2009年发布4.4. 文件的编写、审核和批准a) 质量管理手册、程序文件质量管理手册、程序文件由管理者代表组织各部门编写，管理者代表审核、总经理批准。b) 作业文件公司级作业文件由各业务部门负责编拟，管理者代表或部门负责人审核，总经理批准；各部门内部使用的作业文件由本部门负责编拟，部门负责人审批。c) 技术文件技术文件由各技术部门编拟，部门领导审批。4.5. 文件和资料的发放控制文件发放前必须得到审核和批准，并在有效文件清单中规定文件的发放范围。文件管理员在受控文件上加盖受控章，并填写受控号。文件管理员根据文件发放范围发放文件，并填写文件收发登记表。文件领用人在文件收发登记表上签名，领取注有分发编号和“受控”标志的文件，每份文件都有不同的分发编号，便于追溯。各部门对收到的文件进行登记妥善保存并保持文件清晰、整洁。当使用文件破损严重影响使用时，应到相关的文件领取部门更换，交回破损文件，补发新文件，新文件仍沿用原文件分发编号，破损文件由文件管理员销毁。受控文件不得复制，当文件使用人不慎将文件丢失，应向文件发放部门申请补发新文件，但必须在领用申请中作出说明（必要时做出检讨），补发时应给予新的分发编号，并注明丢失文件的分发编号作废。必要时，将丢失文件的分发编号通知各职能部门，防止误用。人事行政部负责对各部门文件的使用和保管情况进行监督检查。4.6. 文件的归档与控制人事行政部负责质量管理体系文件和资料的归口管理，各专业文件由各部门分工负责，发布文件前要报人事行政部备案。文件经编制、审核、批准后，原版文件由发文部门整理、归档并填写文件收发登记表。需临时借阅文件的人员，填写借阅文件申请单，并按指定日期归还。各类原版文件及公司受控文件一律不外借。4.7. 文件和资料的更改文件需要更改时，应由文件更改提出人或文件更改提出部门的主管填写文件更改申请单，说明更改原因，对重要的更改还应附有充分的证据。文件更改的审核、批准应由原审批人进行，当原审批人不在职时，可由接替其岗位的人员审批，应取得原文件审批的背景资料。改动小的地方，由发文部门的文件管理员将审批后的文件更改申请单，按文件收发登记表的名单，发放文件更改申请单。各部门文件管理员可直接在文件上用钢笔改动或采用换页方法更改，并签上更改人姓名，同时修改文件的修订状态，手册、程序文件修改填写修改记录页。文件经多次更改而影响使用或需进行大幅度修改时应换版，原版文件作废，换发新版本，并履行发放手续。作废文件由发文部门文件管理员按文件收发登记表收回，并记录，经原审核人批准后统一销毁，需作资料保留的作废文件，经原审核人批准后，注明“作废留用”。对承载媒体不是纸张（如磁盘、光盘、硬盘等）的文件，必须设置访问更改权限，经特殊密码登录后方可进行修改，更改必须有可追溯性。4.8. 外部文件的控制与GB/T 19001-2008标准有关的国家标准、法律法规，由人事行政部填写外来文件清单，并发放至相关部门，同时履行发文手续；与软件开发、系统集成有关的国家标准、法律法规，由技术部填写外来文件清单，并发放至相关部门，同时履行发文手续。用户对产品的质量要求等外来文件和资料，由市场部市场销售部填写外来文件清单并分发到各相关部门。为保证使用外来文件为最新版本，各