常用函数的复习与工作应用函数总结.doc

常用函数的复习与工作应用函数总结本人一直不敢说对函数有所了解，因为就算是常用函数，我也并不能完全做到灵活应用。经常有开始接触函数的人会问：最常用的函数是哪些？我先学会哪些常用函数就行了？ 其实这个问题很难回答。函数就像搭积木，一个函数功能单一，套着用就功能强大了。每一个函数都很重要，只是在什么条件下用到什么时候样的函数罢了。如果硬要说哪些是常用，哪些不常用的，这得看你是做什么工作了。说句实话，EXCEL最大的贡献就是对数据进行处理。电脑有时也很笨，你不下指令他就不会动作。计算机和老式的算盘珠一样，拔一下才动一下。所以可以确定的是EXCEL是一个工具。对于大多数人只用于统计汇总，下面这段话就是我的个人看法。 什么叫常用？一般而言，用计算机对数据进行求和求平均值是我们所要做的最多的工作，也就是计算器能做的事，用EXCEL肯定能做。因为我们的生活与工作都是日积月累，求和求平均求最大最小也是必须的。所以SUM、AVERAGE、MAX、MIN函数是相对用的较多的一个函数。这些函数中有些函数后面加一个字母A，形成一些一一对应的姐妹函数，能分别处理一些数据中的存在的文本或逻辑值。用了SUM以后，发现还不智能。 因为我们要对有些数据分类地求和，总不能不管张三李四的都加在一起吧。于是SUMIF、DSUM、SUBTOTAL和SUMPRODUCT就比较实用了。不能小看这四个函数，这几个函数可以让你从计算器中解放出来，可以让工作时间减短很多。我们不需要知道参数为什么这样写，我们需要知道的是用这些参数可以做什么事。 在工作中，有时需要进行判断，那么IF是不能不学的一个函数，这是一个忠实的函数，是一个唯一能同时想着几种情况的函数，能分别对待不同情况进行不同处理。特别是2010版本，突破七层限制。凡是你交给IF来处理的事情，只有二个结果，没有其它函数娇情（其它函数对数据结构总是提出很多要求和限制）。当然很多应用中由LOOKUP、TEXT来处理一些数据的判断，但不能取代IF的强悍功能。IF能作判断用，能作引用用，能作数组降维用，能作排序用，能作构建数据用，等等。 我们有时候不仅要求和，还要查找或返回查找对应的值，那么用VLOOKUP,HLOOKUP、LOOKUP及MATCH方便些。这些函数比较能现电脑的智能工作，能从庞大数据中帮你识别并取出所需要的数据。有时候，返回一个数据区域还不固定，这时就要用到引用OFFSET、INDEX、INDIRECT等等，也得返回所需要的结果。当然也还有CHOOSE。 假如时间日期也要参与计算的，就可能用到NOW、TODAY、DATE、DAY、WEEKDAY、YEAR、MONTH、DATEDIF等。参数不复杂，只需知道功能就行，也比较好记。唯一要搞明白的日期时间是一个序列值，而非我们眼睛所看到的格式。 为了方便的公式的拖拉，可能会用ROW、COLUMN等。 为了提取字符串处理字符串时的什么数据时，可能会用RIGHT、LEFT、FIND、MID、LEN、SEARCH、SUBSTITUTE等。当然这些函数中还有后面带一个B的兄弟函数，使得处理单字节双字节来更加灵活方便。好，到这里都是一些经常套用的函数，有了他们，简单的处理问题也行了。当然，也不要说下面这些函数不常用，实用过程中还少不了下面这些基本的而又不复杂的函数。当然还有数值修约、三角函数、信息函数等等不能一一列举。还有更让人觉得高深的是还有数组函数的应用，自定义函数的开发，以及VBA的代码编写。当然，如果是为了应付日常工作所需，我认为了解了上述常用函数也就足够了。有了分类、求值、判断、查找、引用、字符、及其它功能，我们基本可以把大量的计算处理时间交给计算机，所需要做的就是喝喝茶看看报，等着数据结果出来就行了。就算有时候复杂的数据需要处理，我们可以通过辅助单元格，规范数据格式的办法达到。规范数据录入及数据结构，是我们开始工作前就需要注意的问题。当我们熟悉地了解和知道常用函数的应用后，也就是我们知道自己手上有几把剑以后，就能巧妙地避开问题的难点，使我们构建的数据表数据区有利于我们掌握的常用函数应用就可以了。什么时候用函数？就是面对大量数据时，面对复杂处理时，面对固表成套工作表应用时，面对同一种处理方式可以拖拉复制时，我们就可以应用函数帮我们节省大量时间。一般构建表格时，为了让常用函数能处理数据，我建议下面几个方面：1. 数据源表格尽量用一行标题和一列标题的格式，方便使用公式。如果不符合美观或不符合报表格式的输出，可以另建专门用于数据输出的工作表表格。比如日报表，月报表，年报表等输出型的表格，尽量不要与数据源放在同一工作表上。其目的是不管如何操作如何编写，都不会影响数据源。2. 工作表标签名称最好也能统一规范，我有个同事把几年数据，每月一个工作表，放在一个工作簿下，但是他的所有工作表名都是系统默认建立的，如sheet1、sheet2、sheet8、sheet1(1)、sheet8(2)、sheet13、sheet13(1)这样，那么无论是公式引用时不方便，还是查核时也不方便。3. 尽量少用合并单元格，如果涉及多列一个内容的，可以用跨列居中，方便公式的拖拉复制及引用。4. 尽量一个单元格输入一个信息，比如“白菜3斤”，“语文95分”这样的信息，宜分成几列多个单元格来输入。5. 各种信息录入时应统一，如规格、名称、单位等，同一类的信息必须用同一种规范。举例“公斤”与“市斤”，“江苏南京”与“江苏省南京市”，许多成绩分数中突然写个“缺考”字样等。可以借助技巧中的数据有效性来限制不规范数据的录入。6. 尽量使用中间工作表、辅助行列单元格，减少使用数组，复杂公式编写。使得数据输出条理清晰，方便修改数据输出的整合修改。而且使用辅助行列单元格时，可以大大减少运算时间，快速得出结果。7. 公式书写应规范，不应为了减少字符而取巧。有时候，因为套用多层函数时，节省字符容易造成查错纠错时错误隐蔽，容易造成复核公式时不理解数据的来龙去脉。8. 使用函数前首先要考虑的是该函数的限制，而不是该函数的功能。我们学习函数时，也是先要注意的地方。往往抄来的公式，知其然不知其所以然，以至出错原因不知道。甚至有时错误的应用也会撞到正确的结果，特别明显的例子就是VLOOKUP的模糊查找。我们抄公式，不是抄公式的套用，而是抄解决思路。这也是大多数人听别人说时明白，自己用时就糊涂的原因之一吧。9. 使用公式应首选考虑公式可以复制拖拉，因为公式的复制毕竟比一个一个地输入公式要快许多。特别是在上千上万数据的处理使用上。10. 复杂功能步聚在函数套用时，可以借用多个单元格得出中间结果，再逐一用中间步聚的公式代替引用，达到函数多层套用后，使公式能完成复杂的功能。如果没有足够的把握，还是不要一次就把公式进行手式输入。宜常用fx插入函数的对话框，逐一进行各参数的输入。遇到可省略的参数是能不省就不省，而不是能省则省。初学函数的人，能写0的绝不省这个0。当然用于娱乐比赛讨论交流的除外。11. 反复要用到的区域或公式，应考虑使用定义名称。一则可以少写函数名及步聚