国际商务英语信函的文体特点及翻译_张景丰.pdf

国际商务英语信函的文体特点及翻译 张景丰 河南机电高等专科学校 外语系 河南 新乡 453002 摘要 通过对国际商务英语信函特点的分析 探讨 从而掌握一定的商务英语技能 以便在涉外商务交往中 能够 准确又规范地进行表达和翻译 关键词 国际 商务英语 信函 特点 翻译 中图分类号 H315 文献标识码 A 文章编号 1008 2093 2004 05 0106 03 随着我国改革开放的力度不断加大及我国加入世界贸易 组织 WTO 国际商务交往越来越频繁 随之也有越来越多的 人开始重视国际商务英语的学习 这也是形势所趋 要掌握 一定的国际商务英语交际技能 需要了解国际商务英语信函 的语言 文体特点 从而进行准确规范的写译 国际商务英语信函是涉外商务中使用的各种函件的总 称 是进出口业务进展情况的专业性书面纪录 从法律上讲 这些书面纪录是对买卖双方权利 义务的规定和解决争端的 法律依据 在国际商务活动中 尽管电话 电报 电传都非常 有用 但是 商务信函 包括电子邮件 在商务交际中仍然是最 主要的工具 是商家 厂家与客户之间用于联系业务 沟通商 情 咨询答复的主要途径 大部分通过电话 电报等谈妥的事 通常还需要用书信作最后的证实 由此可见 学会应用商务 英语信函是非常必要的 下面就国际商务英语信函的基本结 构 文体特点及翻译作一些探讨 1 国际商务英语信函的基本结构 国际商务英语信函与普通信函在结构上似乎没有多大区 别 但是前者更为正式 严肃 一封正式的国际商务英语信函一般由下面几个部分构 成 1 1 信头 Letterhead 信头一般包括发信人的名称 地址 邮编及写信日期 其 位置可在左上角 右上角或上中 信头部分有些公司是印在 信纸上的 同时还会有公司的电话 传真号码 E mail 地址 网址等 1 2 信内地址 Inside Address 信内地址包括收信人的姓名 职务 地址等 位置常在紧 随信头之后的左上 同时要注意无论是写信人还是收信人地 址都要从小到大写 这是与汉语习惯不同的 要特别注意 1 3 称呼 Salutation 写信人对收信人的称呼 1 4 事由 Subject Caption 事由用来说明写信的目的 1 5 正文 Body of the letter 正文通常可采用齐头式 Blocked 和首行缩进式 Indented form 两种格式 内容应有开头语 正文 结束语等 1 6 客套结语 Complimentary close 客套结语是信的收尾内容 可写在信的左下或右下方 1 7 签名 Signature 在打印的写信人姓名上面 还要有写信人的亲笔署名 位置紧随客套结束语之下 1 8 结束记号 End Notations 通常包括以下三种 1 姓名首字母 Initials 包括写信人 在前 和打字员 在 后 姓名首字母 2 附件 Enclosure 说明信中所附内容 3 附言 Postscript 可缩写 P S 字样 然后在后面写上简 短的附言 2 国际商务英语信函的文体特点 2 1 语言特点 由于国际商务英语信函是一种公文性质的信函 其主要 内容涉及公事 交流目的主要在于磋商公务 因此 每一封商 务信函都很注重准确 规范 朴素的表达方式 而且具有突出 的主体和明确的中心 因国际商务英语信函属于应用文体 其语言有着明显的特征 2 1 1 用词规范正式 由于国际商务英语信函是一种正式的公函语体 因此 在 用词方面 大多使用正式书面词汇代替基本词汇和口语词汇 并力求用词简洁朴素 准确具体 能充分体现国际商务公函的 规范正式 公事公办的特点 如以 inform 代替 tell 以 therefore 代替 so 以介词短语代替简单的介词和连词 如以 as for in re spect to 代替 about 以 in view of 代替 for 以 in accordance with代 替 by 或 under 等 2 1 2 用词准确严谨 专业性强 106 第 12卷 第 5 期 2004年 09 月 河南机电高等专科学校学报 Journal of Henan Mechanical and Electrical Engineering College Vol 12 5 Sept 2004 收稿日期 2004 04 22 作者简介 张景丰 1958 女 河南新乡人 本科 副教授 研究方向 翻译与翻译理论 国际商务英语信函属于合同的附件之一 写信人对信中 的内容必须负责 如果信函涉及货物的价格 重量等 有关数 字必须准确严谨 毫不含糊 以免让人产生误解 如要说 98 美元 一般信中只写 98 而在国际商务英语信函中要写 成 98 00 再如时间概念在国际商务英语信函中必须准 确具体 七 八月份各有 31 天 因此七 八月的 下旬 都要用 the last 11 days 来表达 再如 介词短语 by Monday 和 before Monday 在国际商务英语信函中是要严格区分的 前者包括 Monday 而后者则不包括 Monday 这一天 即截止日为 Monday 前的一天 由此可见其严谨准确性 此外 大量使用专业术 语 行话 缩略语等 如 insurance policy 保险单 coverage 险 别 counter offer 还盘 counter suggestion 返还 盘 sur charges 附加费 L C 信用证 valid 有效的 null and void 无 效 等 这些术语由于经过长期的使用实践或相关的规定 内 涵特定 意思清楚明确 成为准确表达国际商务英语信函的有 效手段 2 1 3 用词简洁明了 国际商务英语信函的主要功能是传递信息 且商人们视 时间为金钱 因此除必须使用专业术语等手段来准确表达信 息意图外 要求信函词语明白易懂 言简意赅 直达意图 除 使用正式词汇的场合之外 此类信函很少使用各种修辞手法 文体风格较朴实平易 在当今注重实效的时代 用词简单朴 素 既能节省时间 又方便交易双方的理解和接受 例如 Dear Sirs Thank you for your interest in our anti shrink silk In reply to your enquiry ofMay 11 we are very sorry to say that we cannot divulge any of our sales information We hope this will not bring you too much inconvenience Yours truly 译 承蒙贵方对我们的不缩水丝绸感兴趣 十分感谢 兹复贵方 5月 11 日询价函 我们非常抱歉地奉告 我们 不能泄漏我方任何销售情况 我们希望这不会给贵方带来很 多不便 上述商务信函非常简短 词句平易 体现出商务信函的简 洁 2 2 句式结构特点 国际商务英语信函在行文写作时常使用一些语法手段 如使用完整正式的句型 固定的习语 倒装句 用陈述句表示 委婉的祈使语句等 2 2 1 句式正规完整 国际商务英语信函虽有口语化的趋势 但其主要还是一 种正式体书面英语 层次复杂的从句和长句的使用通常高于 非正式英语 这适合表达多层次的复杂逻辑关系 可以充分 完整地表达相互关联的意义 这种效果是短句无法达到的 由于国际商务公函常常要表示某些条款相互成立 互为条件 或对某些一连串的具有因果关系的事件进行叙述 因而这种 长而复杂的语体就非常适合这种情况 例如 Goods of a dangerous or damaging nature must not be tendered for shipment unless written notice of their nature and the name and address of the Sender have beenpreviously givento the Carrier Mas ter or Agent of the vessel and the nature is distinctly marked on the outside of the package or packages as required by statute 译 危险或易损物品严禁送来装运 除非关于其特性 名 称 托运人地址的书面通知已事先提交给船主 船长或其代理 人 而且货物的性质已按法令要求醒目地打印在包装物表面 上面的段落只有一个句子 在这个正规完整的长句中 有 and连接两个分句 前一个分句中有一个 unless 引导的条件 状语从句 句子虽长 可层次分明 并列的和互为条件的关系 叙述得非常清楚 2 2 2 固定的习语 国际商务英语信函是一种公函 是带有公对公性质的正 式信函 因此常带有一些古词来显示信函的礼貌和正式 这 些词语在长期的使用实践中 逐渐地固定下来 被广泛使用于 商务信函中 如 We are pleased to inform you 特此奉告 Notice is hereby given that 特此函告 We acknowledge receipt of your letter 贵函敬悉 Your kind reply will greatly oblige us 如蒙答复 当不胜感 激 Have the kindness to 惠请 As stated below 如下列所述 We offer you 兹报盘 Enclosed we hand 同函奉上 2 2 3 采用倒装句 在国际商务英语信函中虽不常使用倒装句 但在表示发 函的一方随函寄上某材料时 或在表示一种将来的不确定的 可能性时 还须采用倒装句 如 Should you require further information please do not hesitate to contact us 若需详情 敬请联系 Should you be prepared to reduce your limit by say 3 we might come to terms 若贵方降低所报价格 建议降低百分之三 我们或许能达成交易 2 2 4 陈述句表示委婉的祈使意义 信函双方希望对方采取某种行为时 通常不使用祈使句 而用陈述句 因双方为贸易伙伴 地位平等 至于对方是否采 取所希望的行动 则待对方定夺 这种行文在国际商务英语 函电中非常广泛 请看下例 Your confirmation onthis pointwould be appreciated 恳请贵方 确认为荷 We wouldappreciate it if you could sendus the shipping instruc tions immediately 若贵方立即发予我方船运指令 我方甚为感 谢 2 3 委婉 礼貌的语气 国际商务英语信函是一种跨国度的交往手段 所以 非常 注重信函的客气 礼貌和语气的婉转 礼貌使人心情舒畅 便 于建立友谊 同时对贸易的达成会起到很大的促进作用 委 婉的语气在国际商务信函中既可婉转地拒绝对方的要求或条 107 张景丰 国际商务英语信函的文体特点及翻译 件 又不会伤害对方情面 有利于继续保持友好的贸易关系 因此在国际商务英语信函中 不仅要选择委婉的语气来指出 对方不尽如人意之处 而且用来表达感谢 快乐 满意 道歉等 意义 常用的表示礼貌委婉的句式有 Thank you for 感谢贵方 We are glad to 很高兴 be grateful obliged 感激 We regret to 非常遗憾 We are very sorry to 甚为遗憾 此外 还常采用非真实条件句 虚拟语气 情态动词等来 表达各种委婉的语气 这里就不一一举例 3 如何翻译国际商务英语信函 通过以上分析探讨 我们了解了国际商务英语信函的文 体特点 这些特点非常有助于我们准确理解信函原文 并为我 们准确规范地再现原文奠定了基础 因此 在翻译国际商务 英语信函时 我们大致可遵循两个原则 3 1 准确规范 透彻理解原文 准确把握信函内容是翻译的第一步 第二 步则需仔细斟酌用词 规范地再现原文用语的目的和意图 3 2 功能对等 在翻译过程中 除准确理解各类国际商务英语的专业含 义和固定译法外 还要在译文中尽量保留原文中的正式用语 专业术语 商务交际的习惯用语等 努力使译文在语言准确 风格规范方面既与原文对等 又符合汉语商务语言规范 如 下例信函及翻译 Dear Sirs Subject Acrylic Sweaters Thank you for your letter of June 8 2003 offering us L 22 M 20 S 18 per dozen C I F C5 New York In reply we very much regret to say that we find your price rather high and out of line with prevailing market level Such being the case it is impossible for us to accept your price as the goods of similar quality are easily obtainable here at a lower figure Shouldyou be prepared to reduce your limit by say 5 we might come to terms It is in view of our long standing business relationship that we make you such a counter offer As the market is declining we hope you will consider our counter off most favorably and answer us as soon as possible Sincerely yours 这封商务英语信函是关于买方对卖方报价的还盘 尽管 买方的选择有很大余地 但还是很有礼貌并真诚地回信与对 方磋商 准确把握了此内容之后 我们可以进行规范而又恰 当的翻译 先生 事由 人造纤维毛衫 贵方 2003 年 6月 8 日报盘 即纽约到岸价每打 包括 5 佣金 美元大号 22 元 中号 20 元 小号 18元 收悉 谢谢 此复 我们非常抱歉地奉告 贵方报价偏高 与现行市价 不一 鉴于此 由于类似质量的货在此处可以较低价格购到 故请贵方降低所报价格 建议降低百分之五 这样我们或许 能达成交易 鉴于我们之间长期的贸易关系 我方作出如此还盘 由 于市价日趋下跌 我们极其真诚地希望贵方能考虑我方还盘 并尽早赐以回复 敬上 责任编辑 杨