材料采购作业流程及实施细则.doc

材料采购作业流程及实施细则第一步：由项目部材料员根据施工材料用量、规格、品名、材料库存情况提前一周提出材料请购单，经项目部副经理、项目经理核准报物资采供部。第二步：物资采供部接到项目部请购单，由工程部、经营部在请购单上签字确认。合同、协议内的材料由采供部通知供应商根据合同、协议准确及时给项目部供应。合同、协议不包括的材料由项目副经理、项目经理、工程部、经营部、副总经理、总经理签字批准，采供部查询供应商记录，进行渠道选择，采取询价、比价、议价，实行货比三家的原则，确定价格后，财务部、计划发展部再次询价，报采供部经理签字，分管副部、总经理签字批准，采购员进行采购。零星采购，价格不超过500元的材料，由项目副经理、经理签字批准、采供部按经费报销流程走账。第三步：采购物资到货后，采购员及时通知质检员、库管员进行入库前清点验收，首先比较所收材料与请购单、发票账单、明细账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，检查材料有关损坏使用性能优劣，库管对合格材料进行入库，入库单必须通过采购员、库管签字，不合格品由采购员办理退货事宜。入库单一式四份，第一联采供部留存，第二联交财务部，第三联交采购员，第四联办理入库使用。第四步：物资采供部成立后，材料合同由项目部移交至物资采供部，按照原审批流程办理。材料采购实施细则（管理制度）一、采供部门划分1、项目各种材料采购由采供部负责办理。2、日常办公用品采购由采购综合管理部或其他指定的部门或专人负责办理。3、对于重大材料、大型设备机械的采购，由总经理指派专人或指定部门办理采购。二、采购原则 1、未经批准的请购材料一律不准采购。 2、库内已有闲置材料应首先使用。 3、凡本地能采购的，不到外地采购。 4、对长期订货和高额的进货，应通过签订合同和实行银行结算。 5、关键物资及重大特种物资的采购应及时汇报情况，实行特殊处理的原则。 6、采用询价、比价、议价，实行货比三家的原则，在确保质量的前提下，尽量采用价廉品或替代品。 7、对于先试用后采购的物资，不得在试用鉴定前采购。三、采供部对于紧急采购物资，分批交货物资、暂借款交货物资，先试用后采购物资，特殊要求物品等，应加盖相应的印章或在请购单上做出明显标志。四、采购员必须按“采购作业期限”进行采购，对未能按即定进度完成采购时，应及早报告采供部经理，说明异常原因，提出相应意见方案；采供部经理视情况，应及时与项目部沟通，拟定补救办法和处理对策，特别是重大事项，应第一时间汇报分管副部、总经理决定。五、设备机械的采购是一项重要、严肃的工作，必要时应与专业技术人员共同订货，并要综合考虑功能、质量、价格、交货期、售后服务“五个方面，进行择优选用。六、采购物资入库前应进行检验，检验后有下列情况应做出处理，并实行谁经办谁处理的原则。 1、名称、品种、型号、规格等与请购单不符的应退货，重新采购。 2、对质量不符合要求的应退货。 3、对数量短缺应补足，对超交应汇报研究处理。 4、对物价不符的应及时与供应商联系处理。七、请购撤销按下列方式处理 1、若原请购项目尚未办理，采供部可在原请购单盖“撤销”章，按一般请购单据存档处理。2、若请购项目已向供应商订购，由采购经办人及时与供应商洽谈撤销，办理撤销的可按前项方式办理，对不能办理撤销的由采供部