进口业务操作流程.doc

进口业务操作流程名称进口业务操作流程编号 创建人程小昱创建日期 审核人 审批人 标准角色 过程分析工作表使用什么方式？设备和资源？会议、电子邮件、传真、系统平台由谁进行？进口分销部、美洲资源部、物流资源部、商务部、国内事业部主管/总监输入产品市场信息、资源信息操作进口业务分析、产品进口执行输出产品进口分析报告、采购合同、订单如何做-方法列表-主要流程节点定义关键评价产品进口分析报告信度效度、采购合同执行及时率、准确率；1 目的定义进口业务执行过程中各相关职能部门的职责、操作要求，明确业务各环节上下游接口、输入输出，规范操作流程，确保操作过程无缝衔接，业务运作平稳有序。2 范围公司从美洲进口产品并在中国分销的业务，从产品市场分析、采购、到订单执行的整个运作管理过程。3 定义COA：CERTIFICATE OF ANALYSIS；MSDS：MATERIAL SAFETY DATA SHEET；DI：DOCUMENT INSTRUCTION；4 职责4.1 进口分销部：作为进口业务的信息中枢，负责收集整理进口产品市场信息，并形成分析报告，并负责协调产品进口及销售事务；4.2 美洲资源部：美洲产品资源采购；4.3 物流资源部：进口业务物流资源发掘、物流合同签订、物流费用预算审批；4.4 国内事业部：销售执行、合同签订，进口产品客户需求信息及销售数据收集整理、反馈；4.5 商务部：负责进口订单执行；5 工作程序流程图5.1 业务调研阶段此阶段流程控制的重点在于确立商业机会的发现机制，确保进口业务操作方案的可行性，保证进口产品项目运作符合公司业务发展战略。5.1.1 市场分析5.1.1.1 进口分销部项目主管负责收集汇总市场信息，包括来自销售部门、资源部门的信息反馈，并进行产品市场分析，形成产品市场分析报告；5.1.1.2 对于每一个具体的产品，产品市场分析报告内容包括但不限于：产品类别、潜在客户、产业链终端用户、市场容量、国内价格行情、包装要求、MSDS、COA、目的港；5.1.1.3 产品市场分析报告须经进口分销部总监审核，确认产品市场分析的信度与效度，确保分析报告的可靠性与有效性；5.1.1.4 进口分销部项目主管将经审核的产品市场分析报告发送美洲资源部产品资源经理；5.1.2 产品资源确认5.1.2.1 美洲资源部产品经理收到进口分销部的产品市场分析报告后，对目标产品展开资源搜索、产品供应商渠道调研，形成产品资源评估报告；5.1.2.2 产品资源评估报告内容包括但不限于：产品资源供应市场分析、主要供应商基本信息、产品报价（Ex-work、FOB、CIF）、供货量、装载港；5.1.2.3 产品资源评估报告须经美洲资源部总监审核，确认无误后，由美洲产品资源经理反馈至进口分销部，抄送物流资源部；5.1.3 物流资源确认5.1.3.1 物流资源部收到美洲资源部的产品资源评估报告后，对产品报价方式为Ex-work、FOB的业务确认所需的运输条件，并展开对物流资源的搜索、物流供应商调研，形成物流资源评估报告；5.1.3.2 物流资源评估报告内容包括但不限于：供应商基本信息、工厂至港口、装运港操作、海运、卸货港操作各环节操作要求及费用；5.1.3.3 物流资源评估报告须经物流资源部总监审核，确认无误后，由物流资源主管反馈至进口分销部；5.1.4 操作方案策划5.1.4.1 进口分销部收到来自美洲资源部的产品资源评估报告及物流资源部的物流资源评估报告后，结合产品市场分析报告进行综合分析，形成产品进口分析报告；5.1.4.2 产品进口分析报告内容包括但不限于：产品市场分析、产品资源供应分析、开发价值及盈利性分析、操作可行性分析、建议。对确认具有市场潜力及开发价值的产品，形成具体的操作方案；5.1.4.3 产品进口分析报告及操作方案经进口分销部总监审核后汇报至公司总裁；5.1.5 操作方案审批5.1.5.1 公司总裁对产品进口分析报告及操作方案进行最终的审批决策；5.1.5.2 对于经公司总裁审批同意的操作方案，由进口分销部协调开展操作；5.1.5.3 对经公司总裁审批否决的操作方案，根据具体审批意见或进行修订，或结案存档；5.2 实务操作阶段此阶段流程控制的重点在于规范实务操作管理，确保订单执行过程的平滑、有序、稳定。5.2.1 操作启动5.2.1.1 进口分销部将公司总裁批准执行的操作方案通知相关部门，并协调开展产品进口项目操作；5.2.2 产品采购5.2.2.1 美洲资源部按照操作方案要求，组织美洲产品采购执行，提交采购合同审批，并与产品供应商签订采购合同；5.2.2.2 采购执行跟进，文件准备：美洲资源部配合物流执行时间节点要求准备相关文件； COA、MSDS、货物说明书； 其它文件：依据出口国（美国）及进口国（中国）管理机构要求提供。5.2.2.3 备货跟进：物流订舱成功之后，美洲资源部需要根据订舱时间及时与供应商沟通，1个工作日内确认供应商是否可以按时备货，并跟进供应备货状态，供应商反馈不能按要求备货，美洲资源部及时通知商务部，进入异常订单处理程序。5.2.2.4 交货跟进：美洲资源部按照商务部提供的进仓通知时间，监控供应商按时完成备货，或按时送货到指定地点。5.2.3 物流采购5.2.3.1 物流资源部与货代公司签订物流合同，并完成物流费用预算审批；5.2.4 财务付款5.2.4.1 财务根据采购合同的要求，按期支付供应商货款或者配合完成信用证开具，并知会相关部门，具体见业务付款流程。5.2.5 订单处理5.2.5.1 操作接单：商务部客服主管负责进口操作订单接单，并进行订单确认。5.2.5.2 物流操作执行：采购合同签订后，国际物流执行主管根据采购合同（贸易条款为Ex-work、FOB或者CIF）的提货日期、船公司的船期安排订舱，并根据船公司的回执要求，及时联系货代，跟进操作整体过程，包括：提货、货物进仓、进港、装船、开船、收到提单、抵港、收到船公司提货通知、将提单换成提货单、安排提货等一系列操作，具体见物流操作处理流程。5.2.5.3 关务操作执行：关务主管需要根据产品特点准备相关的进口报关清关资料，接到船公司提货通知后，及时办理清关手续、进口商检，保证公司可按时接货，具体见关务处理流程。5.2.5.4 单证操作执行：采购合同签订后，单证主管需要按照合同、提供Document Instructions的具体要求，跟进信用证申请开证办理、银行审单付款、赎单等操作，收集清关文件，协助物流、关务完成进口操作，具体见单证处理流程。5.2.5.5 仓储管理：进口货物提取后，商务部需要安