房地产公司行政与信息管理手册.doc

GMS管理体系文件 行政管理手册江苏房地产开发有限公司行政管理手册（行政、信息及法律事务管理）受控文件版 本：20A审 核：批 准：编 号：ZDHQ-GMS-0120年8月1日发布 20年8月1日实施手册说明1、本手册是公司为导入、实施全面管理体系（GMS管理模式）而编制，是全面管理体系的子体系，适用于公司的行政事务管理和信息管理。2、根据房地产开发企业的特点及公司的实际情况，本手册的制度内容体现了公司的以下指导思想：（1）行政事务管理是公司各项工作的基础保障，是公司管理水平的直接体现。（2）信息管理是公司企业管理的重要方面。加强信息流管理，有利于信息的传递和共享。2、本手册是公司为导入、实施GMS（房地产企业全面管理体系）管理模式而编制，适用于公司的行政管理和信息管理活动。3、除了日常用语和单独说明外，本手册出现的术语或简称有：“公司”是指江苏房地产开发有限公司；“各部门”是公司下设的综合管理部、财务管理部等职能或业务部门；“本地项目公司”是指公司直属的、不具有独立法人资格的本地项目组织；“异地项目公司”是指公司所属的异地项目组织；“分管领导”是指公司高层管理层中分管或主管某项工作的人员；“部门负责人” 除了另有说明外仅指各部门经理；“项目经理”指项目公司经理。4、本手册为公司受控文件，由总经理批准颁布执行。手册的印发、保管、编制、修订等事宜由公司综合管理部负责手册持有者应妥善保管，不得损坏、丢失、随意涂改，也不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者离开本公司时，须将手册交还综合管理部，办理核收登记。5、在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人、项目经理应汇总意见，于每季度末20日前反馈到综合管理部，由综合管理部组织有关部门进行修订。江苏房地产开发有限公司二年八月一日目 录第一部分 行政事务管理4工作环境管理规定5考勤管理制度11低值易耗品与办公用品管理办法21车辆管理制度28档案管理办法35附件一 文书档案管理细则39附件二 人事档案管理细则42附件三 经营档案管理细则44附件四 会计档案管理细则45附件五 工程档案管理细则47附件六 影像档案管理细则52附件七 实物档案管理细则54文件管理制度57出差管理制度63计算机及附属设备管理办法67印章管理制度72突发事件应急预案管理办法76第二部分 信息管理78会议管理制度79信息管理办法88第三部分 法律事务管理94公司法律事务管理办法95第一部分 行政事务管理工作环境管理规定第一章 总 则第一条 工作环境反映公司的内外部形象，体现公司的管理水平，也直接影响工作效率。为了加强对公司工作环境的管理，制定本规定。第二条 工作环境是指公司办公场所的工作秩序和环境，包括公共场所及办公室。第三条 本规定适用于公司及所属工作环境的管理。第二章 接待管理第四条 接待人员应严格遵守岗位职责，加强对进出人员和收发品的管理，严禁擅离工作岗位。第五条 人员出入管理1、本公司人员出入管理（1）本公司员工出入公司，应按公司要求穿着服装。（2）公司人员因公外出时，应经直接上级批准。下班前不能返回公司的，应告知直接上级。直接上级应在考勤卡上签字确认。2、外来人员出入管理凡公司外人员来访者，接待人员不认识的，应先要求来访者填写来宾登记表。如被访者是公司高层领导的，应由被访者核准后方可允许进入公司。第六条 收发管理1、在接收报纸时接待人员应核准数量，在接收信件、物品时接待人员应核准后办理签收手续。2、接收的报纸、信件、物品应在当日分发给收件人。具体执行文件管理办法的有关规定。第三章 公共场所环境管理第七条 公司公共场所的环境卫生由公司聘请的专职保洁员负责维护，公司综合管理部负责监督管理。第八条 公司工作人员应自觉维护公共场所的环境卫生，严禁堆放杂物，严禁丢弃垃圾、废品、碎屑，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣。第九条 公司综合管理部负责更换公共场所的花卉，并责成保洁员做好花卉保养工作。第十条 公共场所秩序（1）办公区内走路要轻盈、快捷，见到领导要主动让道或在领导左侧或后面行走。（2）尽量不要在公共场所大声谈话或讨论问题，避免大声呼唤、说笑，影响他人。（3）不要与来访人员在公共场所谈话、更不要争吵。第四章 办公室工作环境管理第十条 公司各办公室工作人员应自觉维护本办公室的环境卫生，各办公室负责人对本办公室的环境卫生负责。第十一条 进出办公室必须轻轻关门，不能产生很大声响。第十二条 办公室内务管理标准：（1）办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放。（2）桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。（3）室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁。（4）办公室墙面禁止张贴文件或图表，并保证墙面清洁。（5）保证室内所有电气开关安全、能够正常使用。（6）办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。（7）要节约用电，在光线允许情况下不要开灯。（8）在温度适宜情况下不要开启空调，正常开启空调时，人员长时间离开办公室请关闭空调。（9）窗帘悬挂要整齐。（10）门、窗能够正常使用，防止安全隐患。（11）办公桌、沙发。茶几上不允许摆放过期的杂志和报纸（专业报刊除外）。（12）办公室内不允许存放与工作无关的私人物品。第十三条 未经部门负责人同意，办公室其他工作人员禁止私自调换工作位置或挪动工作（写字）台、文件柜等办公家具、办公设备。第五章 附 则第十四条 公司根据实际需要不定期对工作环境进行改造、装修。改造、装修的所有相关事宜，包括设计、施工单位的选择及施工管理均由综合管理部负责，其他有关部门和人员应积极配合、协助。第十五条 公司所属项目现场办公室遵照本规定执行。公司售楼处环境的管理执行销售与客户关系管理手册的有关规定。第十六条 公司下班时，保安人员确保公司大门闭锁。第十七条 本规定由公司综合管理部负责解释。第十八条 本规定自颁布之日起施行，此前有关规定同时废止。公司人员出入公司时间记录表时间： 年 月 日 记录人： 编号：ZDHQ-ZH-01出入人员姓名出 入 时 间出入人员姓名出 入 时 间来 宾 登 记 表编号：ZDHQ-ZH-02来宾单位来宾姓名 来访时间月 日 时 分携带物品来访事由到访部门接待人离开时间月 日 时 分接待人签字公共场所环境卫生检查表检查人： 编号：ZDHQ-ZH-03检查项目良好一般较差缺点事实改善事项前厅楼梯会议室平台卫生间花卉其它备注：本表由检查人填写、保存。办公室环境卫生检查表检查人： 编号：ZDHQ-ZH-04检查项目良好一般较差缺点事实改善事项门窗地面墙面办公家具办公设备室内花卉其它备注：本表由检查人填写、保存。考勤管理制度第一条 考勤管理是工作日常管理的基本规章。员工出勤状况反映该岗位的工作量、重要程度及岗位工作人员对工作的热情和敬业精神。为了严肃劳动纪律，加强考勤管理，保障公司各项工作的有序开展，制定本制度。第二条 公司考勤工作由综合管理部负责，前台保安负责监督打卡。第三条 本制度适用于公司及所属各项目公司。对各项目现场销售人员的考勤管理执行销售现场的有关规定。第四条 工作时间（一）公司实行每周五天半工作制，每周工作40小时，星期一至星期六上午为工作日，星期六下午、星期日为休息日。公司可根据工作需要在休息日开会或加班。（二）作息时间： 冬季：上午8：3012：00 下午：13：3017：30夏季：上午8：3012：00 下午：14：0018：00具体执行时间由综合管理部另行通知。第五条 上班时间要求（一）员工上午上班应提前10分钟到达。到达办公室后要主动打扫卫生，准备好当日工作所需要的文件资料等，并提前准备完毕。上班时间前5分钟所有员工必须准备开始工作，上班时间开始准时进入工作状态。（二）公司总经理及经总经理特批的人员的上班时间可以适当延迟，但不应影响正常工作。（三）需要直接到其它单位或项目现场的，应在上一工作日或当日上班时间前告知直接上级和考勤人员。未提前告知而直接因公外出的，按迟到处理或给予口头警告处分；谎报事实的，公司一经验证属实，按旷工一天处理。直接上级隐瞒、谎报或事后补签考勤卡的，公司一经验证属实，给予经济罚款。（四）中午有宴会活动的，参加人员可延迟上班，但不得影响正常工作。因特殊情况需要推迟时间的，参加人员应及时告知各自的直接上级。除了公司高管人员外，任何部门和项目公司必须有人留守值班。第六条 工作间歇时间为了提高工作效率、科学利用工作时间，上、下午上班两个小时后可休息15分钟左右。各办公室负责人应掌握工作间歇时间。第七条 下班时间（一）下班时间前，任何人员严禁谈论就餐、购物等与工作无关的话题，各部门负责人要切实监督。下班后，应整理好桌面，防止文件的损毁、遗失和泄露。（二）中午就餐后为午休时间。在午休时间内，任何人严禁有足以影响他人休息的言行。（三）因私事而不得不在正常下班时间前离开公司，视为早退。早退应告知直接上级，由直接上级在考勤卡上签字确认。（四）下午下班前不能回公司的，应告知直接上级。经直接上级同意后，第二天应由直接上级在考勤卡上签字确认。第八条 迟到（一）未在规定的上班时间到达公司的，视为迟到。（二）对迟到者，公司按以下规定予以处罚：1、上班时间后5分钟内到达者，扣50元/次；上班时间后30分钟内到达者，扣100元/次；超过60分钟的，扣罚半日工资。2、每月迟到超过5次（含）者，除了按规定扣罚外另给予“警告”处分。第十条 早退未告知直接上级而擅自早退的，两小时以内，扣半日工资；超过两个小时的，扣全日工资；超过四个小时的，按旷工一天处理。第十一条 旷工（一）除了本制度所规定的有关情形外，以下情况确认为旷工：1、员工未经批准擅自缺勤，事后无正当理由补假；2员工谎报、伪造证明，以不正当手段骗取假期；3员工不服从或违反工作安排，消极怠工；4其它任何未经直接上级批准或直接上级不知道原因而没有正常上班，均视为旷工。（二）对旷工者，公司按以下规定予以处罚：1、旷工半日，扣发当日工资；2、旷工一日，扣发两日工资；3、一周内旷工两日（含）以上，扣发月岗位工资的60%和3个月的绩效工资；4、一月内旷工三日（含）以上，扣发月岗位工资的100%、全年绩效工资，并做相应处理;5、连续旷工10日（含）以上，除扣发双倍日工资外，给予辞退处理。第十二条 员工如因出差未按时进行考勤，应于出差归来后三日内找直接上级办理签字确认手续，逾期将视作旷工处理。第十三条 请假、休假规定（一）国家法定的节假日1元 旦 元月一日，放假一天；2劳动节 放假三天；3国庆节 放假三天；5春 节 放假三天。（二）病假1员工因病需在工作时间内看病时，应事先向直接上级请假。2员工因病需休息时，必须持有医院就诊的病休证明并按医院建议病休时间休假。3病假证明书，必须是区级以上医务部门的证明，并经部门、单位负责人批准后方可按病假处理，病休证明一次最多只算三天（住院和病重例外）。4员工因患病需要医疗或休息的，应办理请假手续。病假2天内的，扣发放休假期间的岗位工资的50%；超过2天的，只发放休假期间的基本工资。（三）事假1为了不影响公司工作，员工有事应尽可能安排在公休假日办理，必须占用工作时间办理的，必须按规定办理请假手续。2事假1天内的，扣发放休假期间的岗位工资的50%；超过1天的，只发放休假期间的基本工资。3一个月内累计事假超过5个工作日或一年内累计事假超过30个工作日者，公司可予以辞退。（四）婚假根据婚姻法以及计划生育条例的规定，员工结婚可享受以下待遇:1执行国家规定的法定结婚假期。2员工结婚请婚假，本人必须持有法定结婚证，经本部门直接上级批准，到公司综合管理部办理手续后方可享有带薪婚假三天。3婚假期间公司保留基本工资和岗位工资，按日扣除绩效工资。经直接主管认可而提前上班者，依基本工资折算发给补贴。（五）丧假1员工直系亲属（父母、配偶、子女）死亡时，经直接主管批准给带薪假三天，死亡者在外地需员工本人前去料理的，可根据路程另给往返路程假。2规定的丧假及路程假期内，员工产生的差旅费用自理。（六）产假1执行国家法定假期。2凡产假或护理假未足规定天数，经直接主管认可而提前上班者，依基本工资折算发给补贴。（3）产假期间，按社会统筹生育保险金领取,若低于500元/月基本工资,公司补足至500元。（七）工伤假（1）员工因工伤需休息时，须有医疗部门诊断和病休证明，经公司综合管理部确认、总经理批准后方可按工伤假处理。需继续休息时要按时交诊断书和病休证明。（2）工伤医疗期内公司除了承担法律规定的医疗费外另发放500元/月基本工资。（八）年休假（1）员工在公司服务满一年后可享有带薪年休假三天，每增加一年可增加半天的年休假，但最多可享有带薪年休假五天。（2）部门经理及以上的管理人员工作满一年后可享有带薪年休假五天，每增加一年可增加半天的年休假，但最多可享有带薪年休假八天。（3）有下列情形之一者，不享受带薪年休假： 全年事假累计超过7天者； 全年病假累计超过20天者； 全年病、事假累计超过25天者；本年度已享受年休假后，以有以上三种情形者，扣减下一年度的年休假。年休假应在本年度休完，不得跨年度使用，未休完的视为放弃。第十四条 员工申请各类假期（事假、病假、婚假、丧假、产假、护理假、工伤假）均应填写员工请假单，并附上有关证明，按相关审批权限审批和综合管理部核实后才能休假。若因突发事件或急病不能先行办理请假手续者，应使用电话其它快捷、准确方式向其直接主管请假，并于假后上班两天内补办相应手续。第十五条 请假手续的审批（一）员工的婚假、丧假、产假、护理假的申请由直接上级予以核准，综合管理部审核。（二）员工病假、事假、工伤假的核准权限如下：1员工请假三天（含）以内，由所在部门、部门负责人核准即可；请假三天以上，除须经部门负责人、主管领导的核准，需由总经理批准。2部门、单位负责人以上人员请假一天（含）以内，由公司主管领导批准；一天以上，由主管领导批准、总经理核准。3公司副总经理、项目经理请假，由总经理批准。（三）员工请假理由不充分，或有碍工作时，上级可酌情不予准假，或缩短假期，或责令改期请假。（四）所有假期申请单办妥手续后交由综合管理部审查备案，作为考勤核查的依据。（五）员工请假先事先选定职务代理人，但需经直接主管核准。（六）违反上述规定的处罚：1未按请假审批程序规定办妥请假手续而擅自离开工作岗位，视为旷工处理。2休假期间未委托工作代理人，视为工作责任心不强，给予警告处分。第十六条 上班时间临时外出工作时间临时外出的，应将工作委托他人，并告知直接上级。没有委托和告知而影响工作的，给予警告。委托他人而受委托人对委托事宜未尽职责者，给予警告。第十七条 公司实行加班补休制度：凡在节假日或公休日加班的，没申请领取加班费的，在不影响正常工作时可以补休。补休天数不超过加班天数。需要补休的，应填制补休单，并依据病假、事假、工伤假的核准权限予以审批。第十八条 全年没有缺勤（无迟到、早退现象，全年病事假不超过5个工作日）的，公司发放全勤奖。全勤奖发放标准为500元/年。第十九条 公司营销管理部的考勤由营销管理部经理负责管理，实行签到制度，每周向综合管理部报送一次签到记录。项目公司人员及公司有关部门派驻到项目现场的人员的考勤由项目经理负责管理，实行签到制度。每月2日前项目经理向综合管理部报送一次签到记录。考勤记录由公司综合管理部负责收回，以核对员工出勤情况。所有考勤扣罚将在当事人当月薪资中扣除。第二十条 本制度由公司综合管理部负责解释。第二十一条 本制度自颁布之日起施行。此前颁布的相关规定同时废止。考勤签卡单填表日期： 年 月 日 编号：ZDHQ-ZH-05姓名部门职务签卡时间月日时起/止签卡原因起止直接上级签准办公室审核 考勤签卡单经直接上级签准后交由公司综合管理部。 因工作原因未能按规定考勤的员工请在三日内办理考勤签卡，逾期将视作无效签卡。员工考勤统计表月份： 月 编号：ZDHQ-ZH-06姓 名出勤天数迟 到早 退旷 工请休假扣 款说明：本表由综合管理部负责核准、统计后交公司财务管理部门，作为在当月薪资中扣款的依据。员工请假单编号：ZDHQ-ZH-07姓 名部门（单位）职 务岗位编号假 别（划）病假事假婚假丧假产假工伤假请假事由起止日期签 批部门负责人：主管领导：总经理：补休单编号：ZDHQ-ZH-08姓 名部门（单位）职 务岗位编号补休事由起止日期签 批部门负责人：主管领导：总经理：低值易耗品与办公用品管理办法第一条 为规范公司低值易耗品与办公用品管理工作，有效控制低值易耗品与办公用品的采购、验收、发放和使用，制订本办法。第二条 低值易耗品与办公用品的界定将单位价值为200元2000元（含200元、不含2000元）的工具、器具、办公用具、用品界定为低值易耗品与办公用品。第三条 低值易耗品与办公用品的分类属于固定资产的低值易耗品与办公用品，如：小型办公设备、电器等，参见固定资产管理办法。办公自动化设备耗材：如：硒鼓、色带、墨盒、碳粉、光盘、磁盘、移动存储设备、打印纸、复印纸等。一般消耗品，如：签字笔、白板笔、铅笔、涂改液、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、记事本、复写纸、档案袋、标签、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、书钉等。耐用消耗品，如：剪刀、美工刀、装订机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥等。专用低值易耗品与办公用品，如：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、电池等。第四条 低值易耗品与办公用品消耗定额属于固定资产的低值易耗品与办公用品：执行固定资产管理办法的有关规定。办公自动化设备耗材：由综合管理部核实后统一购买。一般消耗品：每人每年不超过100元。耐用消耗品：以旧换新。专用低值易耗品与办公用品：以旧换新。第五条 低值易耗品与办公用品年度预算公司对低值易耗品与办公用品的消耗实行年度预算制度，年度预算为150200元/人/年。具体预算根据各年度工作量进行调整，由综合管理部提出、总经理同意后在年度预算会议讨论通过。第六条 低值易耗品与办公用品的采购低值易耗品与办公用品原则上由综合管理部统一采购。采购计划的编制与审批1、每季度最后一个月的2526日，公司各职能部门、项目公司的负责人将填写好的低值易耗品与办公用品需求计划表签字后交综合管理部。2、综合管理部汇总各职能部门、项目公司的低值易耗品与办公用品需求计划表后，于每季度最后一个月的28日填写低值易耗品与办公用品采购申请单，交综合管理部经理审核后，报总经理审批。办公用品需求计划表应有“年度总预算”、“上季度累计”、“本季度金额”、“本季度累计及占总预算的比例”等栏目。3、总经理审批后，由综合管理部负责采购。采购1、综合管理部必须建立办公用品合格供方名册。采购时，必须在办公用品合格供方名册中选择。2、部分新、特、进口办公用品，办公用品合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该家补充进办公用品合格供方名册。3、办公用品低值易耗品与合格供方名册至少包括大型商场和个体文具专业批发商。4、采购前，必须填写低值易耗品与办公用品采购申请单，经总经理审批后方可采购。5、采购时，应在电话上要求送货，由采购实施人员验收。除特殊情况，一般不允许用车外出采购。6、必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存。部门专用或特殊办公用品，经综合管理部经理同意后项目公司自行采购，采购后到综合管理部办理入库和出库（领用）手续。7、采购人对采购质量负责。办公用品采购后，由保管人核对品种、规格、数量与质量，确保没有问题后再在发票背面签字验收、入库。第七条 低值易耗品与办公用品的保管与发放综合管理部主管人员负责对采购的低值易耗品与办公用品进行登记，并妥善保管。低值易耗品与办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如打孔机、装订机等专用办公用具。“部门领用”的专用办公用具由部门负责人或其指定人员负责保管。 综合管理部负责建立“低值易耗品与办公用品”登记簿，对低值易耗品与办公用品的发放进行动态管理。公司全体员工应本着厉行节约的原则使用低值易耗品与办公用品，能共同使用的尽可能共同使用，能重复利用的尽可能重复利用，严禁浪费、丢失、私用。新入职人员由各部门负责人通报行政主管后，新入职人员到综合管理部办理领用手续。人员离职时，应将剩余办公用品一并交部门内勤人员。第八条 低值易耗品与办公用品如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。第九条 低值易耗品与办公用品严禁带回家私用。第十条 印刷品（如信纸、信封、表格等）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合管理部统一印刷、保管。第十一条 打印、复印耗材的使用公司各部门、项目公司要节约使用打印纸。复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由管理员留存。严禁打印、复印与工作无关的资料，严禁私用打印、复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费。除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。第十二条 低值易耗品与办公用品的摊销采用全额摊销法。综合管理部月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化并做到帐实相符。第十三条 综合管理部每季度对上季度的低值易耗品与办公用品的消耗情况进行汇总。如果实际消耗费用超出季度预算的，应分析原因，并进行动态控制。第十四条 每年年底在编制年度预算前，综合管理部汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，写成总结报告，报综合管理部经理留存，并作为编制下一预算年度的依据。第十五条 未尽事宜，本办法由综合管理部负责解释。第十六条 本办法自颁布之日施行。低值易耗品与办公用品管理流程图需求计划汇 总采 购保 管审核批准领 用表1表2是否批准表4表3NoYes各部门行政人员综合管理部总经理综合管理部各部门低值易耗品与办公用品需求计划表部门： 月份 编号：ZDHQ-ZH-09个人用品类业务使用类用品名称单位单价数量用品名称单位单价数量小 计小 计年度总预算上月累计本月金额本月累计占总预算的比例申请人部门、项目经理低值易耗品与办公用品采购申请单 年 月 日 编号： ZDHQ-ZH-10序号物 品 名 称用 途数 量单 价金 额备 注合计金额综合管理部经理意见 年 月 日总经理意见 年 月 日低值易耗品与办公用品领用登记卡编号： ZDHQ-ZH-11日 期物品名称单位数量所在部门领用人签字年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日年 月 日车辆管理制度第一章 总 则第一条 为了加强对公司的车辆管理，控制管理费用支出，保障公司车辆的合理、高效使用，制订本制度。第二条 本制度适用于公司公务车辆及车辆驾驶员的管理。第三条 在公司未实行车辆使用改革前，公司暂不发放相关补助。第四条 公司综合管理部是本制度的主控部门，负责公司车辆管理的所有相关适宜。公司各级人员应积极配合综合管理部的工作。第二章 车辆使用管理第五条 公司为以下职位人员配备专用车辆：1、 总经理2、 副总经理第六条 根据工作需要，公司可为部分部门配备部门专用车辆。第七条 除了专用车辆外，公司的公共车辆统一由综合管理部进行调度管理。如果公共车辆不能满足使用要求，综合管理部可与专用车辆使用人协调临时使用事宜。第八条 本公司人员因公用车须于事前向综合管理部申请调派。综合管理部依重要性、紧急程度调度车辆。不按规定办理申请而直接与驾驶员协调者，驾驶员有权拒绝。驾驶员不得擅自出车。第九条 每车设置“车辆行驶记录”，每日应记载使用人、行驶里程、时间、地点、用途等。综合管理部主管每月抽查一次。发现记载不实、不全或未记载者主管可提出批评，对不听劝阻屡教屡犯者应给以处分，并停止其使用权利。第十条 每车设置“车辆使用记录”，驾驶员应及时填写。综合管理部主管检查记录情况并于每月初连同行驶记录表一并转综合管理部经理审核。第三章 驾驶员管理第十一条 驾驶员必须具有驾照，并接受综合管理部的管理。第十二条 未经综合管理部经理允许，驾驶员严禁外借公务车。擅自外借者，给予50元/次的罚款。第十三条 驾驶员在驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后驾驶员要对由此引发的后果负责。第十四条 驾驶员必须严格遵守交通规则。因违犯交通规则而罚款的，由驾驶员承担。因违犯交通规则而接受培训教育的，费用由驾驶员承担。第十五条 未经综合管理部允许，严禁驾驶员公车私用。无论是否允许，驾驶员或其他人员公车私用时违规、损毁、失窃的，在扣除理赔额后损失全部由使用人负担。第十六条 节假日及公休日因私用车的，需经公司主要领导批准。否则，私自出车如发生违规、损毁、失窃的，均由使用人负全部责任。第十七条 驾驶员应爱护车辆，保持车辆卫生、清洁。第四章 维修保养第十八条 综合管理部应监督车辆驾驶员按规定的时间和行驶里程及时进行车辆的维护保养。第十九条 车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过500元的，应向综合管理部请示。除了车辆必须就近维修或必须到特定单位维修外，驾驶员应到指定或特约修护单位对车辆进行维护保养。车辆维修前，综合管理部应委托或指定其它驾驶员进行验证，并填制车辆保修申请。自行修复者，可报销零件购置费用。第二十条 由于驾驶员未按期保养、审验车辆，或者因使用不当而致车辆损坏或机件故障，应依情节轻重，由驾驶员承担30的维修费用。第五章 车辆费用控制第二十一条 维修及维护保养费用由综合管理部经理核实“车辆使用记录”后凭发票实报实销。第二十二条 车辆凭票加油，车辆使用人及司机在报销联上签字后在48小时之内送财务管理部。第二十三条 保险费（一）综合管理部负责统一办理公司的车辆保险手续。车辆险种、保险费、保险公司选择等应报经总经理同意。（二）保险公司返还的礼品、礼金及任何有价物品、证券等均属公司所有，综合管理部必须如实报告。违反者将给予估价金额的1倍的罚款。第二十四条 事故处理费发生交通事故后，驾驶员要及时告知公司综合管理部经理，由公司负责办理理赔和处理手续。如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，综合管理部可酌情要求驾驶员承担一部分差额费用。第六章 附 则第二十五条 严禁无证人员驾驶各种车辆，驾驶员不得将车辆交给无证人员驾驶。无证人员驾驶车辆发生交通事故的，公司给予许可人200元/次的罚款，驾驶人承担全部责任。第二十六条 未经综合管理部同意，驾驶员不得擅自交换车辆。第二十七条 对全年安全行车，完成任务，节约用油，车辆保养成绩显著的驾驶员，年终给与安全行车特别奖5001000元。具体数额由综合管理部研究决定。第二十八条 公司所属的各项目公司的车辆管理，遵照本制度执行。第二十九条 本制度由综合管理部负责解释。第三十条 本制度自颁布之日起实行，此前实行的有关制度同时废止。车辆行驶记录车号： 编号：ZDHQ-ZH-12月/日事由地点起止时间行使里程（KM）使用人说明：本表由驾驶员负责记录、随车携带，每周末交办公室留存。车 辆 使 用 记 录车号： 编号：ZDHQ-ZH-13星期洗车加油记录车 况 纪 录修护纪录汽油机油金 额配 件外观操控维修保养内容金额加油换油轮胎音响冷 气里程数里程数星期一星期二星期三星期四星期五星期六星期日说明：本表由驾驶员负责记录、随车携带，每周末交办公室留存。车辆报修单编号：ZDHQ-ZH-13车 号车 型驾驶员累计行驶里程 KM维 修 申 请申请人（驾驶员）： 日期：指定的其他驾驶员验证意见综合管理部经理意见签字： 日期：签字： 日期：行驶事故处理报告书编号：ZDHQ-ZH-14驾驶人姓名车 种登记号码底盘号码事故报告日期对事故的处理及解决方法损坏额（A）对人赔偿额对物赔偿额治 疗 费自车修理费索赔保险金（B）自 赔（A）（B）=综合管理部意见：总经理意见：档案管理办法第一章 总 则第一条 为了加强对公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。第二条 本办法适用于公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管等。第三条 职责分工综合管理部负责对公司的各类档案实行统一管理和公司人事档案、文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况，对各部门、项目公司的档案工作及资料员进行业务指导和培训。财务管理部在遵照本制度和财务档案管理的有关法规性文件的前提下，负责公司会计档案的管理，并接受综合管理部的监督、检查。各部门经理负责本部门档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。项目经理负责本项目档案的收集、整理、立卷、归档和移交工作。各部门、项目公司应指定本单位的档案管理人员并报公司综合管理部备案。第四条 档案的分类公司档案分为七大类：文书档案、人事档案、会计档案、工程档案、影像档案、实物档案、经营档案。各类档案的具体管理见附件一至附件七。第二章 档案立卷、归档第五条 综合管理部及各职能部门、项目公司的档案（资料）理员应定期（每月一次）进行档案的收集。第六条 立卷归档的时间各类法规、政府文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件必须在7日内交综合管理部，由综合管理部负责外来文件的统一登记、传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由公司综合管理部归档。凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在当月内立卷归档。每月底，各部门档案管理员应把整理审定完毕的档案资料移交综合管理部保管。在获得证照后，除了“税务登记证”在财务管理部保存外，公司的其它各类证照（营业执照、资质证书、企业代码证等）应在7日内交综合管理部保存。各项目的各类批文、证照原件，在项目开工后均须移交综合管理部保存。各项目公司应于项目结束后向公司综合管理部移交各类档案。移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。第七条 立卷归档的要求归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。案卷要求1、归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。2、归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3、卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。4、填写案卷一律用碳素黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。影像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。第三章 档案的保管第八条 归档后的档案由综合管理部统一保管。各部门、项目公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负责保管。第九条 档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。第十条 综合管理部要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。第十一条 档案柜内不得存放与档案无关的物品。第四章 档案的借阅和保密第十二条 档案资料一般不外借。需要外借的档案，借阅人应办理借阅审批和登记手续。借阅、复印一般档案，应经综合管理部经理批准；重要档案（机密文件、证照等），需经公司总经理批准。第十三条 各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经综合管理部经理和原形成档案的部门经理批准，方可借阅。第十四条 借阅人员在抄写、查阅档案时，档案管理员应积极配合、协助，严禁擅离岗位。第十五条 借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司经查证属实后给予“严重警告处分”。预期归还者，档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。第十六条 档案的保密档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。合理划分并调整档案密级，严格履行借阅手续，涉及公司重要信息的档案必须由副总经理以上领导签字后方可借阅，涉及本部业务的由部门负责人签字后方可借阅，涉及其它部门的由本部门负责人及相关部门负责人签字方可借阅。经常对员工进行保密教育，不断增强保密观念。档案管理员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予纪律处分，直到依法追究刑事责任。企业在职工作人员调离本企业时，需按档案室要求整理已形成的文件材料，并退还所借档案，档案室审第五章 档案鉴定和移交第十七条 公司综合管理部档案管理员、各部门、项目公司档案管理员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。第十八条 档案的鉴定工作应在公司主管领导的指导下，由公司综合管理部和有关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经公司主管领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字。第十八条