办公自动化高级应用案例教程 4.2 目录和索引的制作.ppt

4 2目录和索引制作 课前导读 所谓 目录 就是文档中各级标题的列表 它通常位于文章首页之后 目录的作用在于 方便阅读者可以快速地检阅或定位到感兴趣的内容 同时也有助于了解文章的纲目结构 所谓 索引 就是以关键词为检索对象的列表 它通常位于文章封底页之前 索引的作用在于 阅读者可以根据相应的关键词 比如人名 地名 概念 术语等 快速定位到正文的相关位置 获得这些关键词更详细的信息 在中学数理化课本中 最后通常都有索引 如 列出的 重要概念 定义 定理 等 方便用户快速查找到这些关键词的详细信息 目录的制作 1 首先 在编辑文档的时候 把需要显示在目录中的标题用标题样式设置为相应的级别 2 将光标定位于文档中需要插入目录的位置 一般在文档开头处 3 选择 插入 引用 命令 在弹出的子菜单中选择 索引和目录 命令 在弹出的 索引和目录 对话框中选择 目录 选项卡 4 在 常规 区中的 格式 下拉列表框中选择一种目录格式 包括 来自模板 古典 优雅 现代 流行 和 简单 5 在 显示级别 文本框中选择显示目录标题中的最低级别 例如 如果设置为3 则显示1至3个级别的标题 6 选择 显示页码 复选框 则在目录中自动加入标题所在页的页码 设置了 显示页码 后 还可在 页码右对齐 复选框中选择页码的对齐方式 在 制表符前导符 中设置目录标题文字和页码之间的分隔符 若选择了 使用超链接而不使用页码 复选框则显示在Web版式视图下目录中以标题作为内容的超链接 7 单击 选项 按钮在弹出的对话框中可以将各级目录和各级标题对应起来 8 单击 修改 按钮后 在弹出的 样式 对话框中可以修改各级目录的格式 9 设置完上述选项后 单击 确定 即可将目录插入到文档中 学习案例 一 制作文档目录 学习案例 二 索引的制作索引的制作主要包含两个步骤 一是对需要创建索引的关键词进行标记 用Word术语讲就是标记索引项 这个步骤将告诉Word哪些关键词参与索引的创建 二是调出 索引和目录 对话框 通过相应的命令创建索引 步骤1 假设主要以人名或公司名为关键词创建索引 下面进行标记索引项 在文档 二 公司 部分选中第一次出现的 RalphWeems 文本 然后打开 索引和目录 对话框 选择 索引 选项卡 如图4 2 11所示 步骤2 单击图4 2 11 索引和目录 对话框中的 标记索引项 按钮 打开 标记索引项 对话框 可以看到 主索引项 框内自动显示了索引标记内容 这里为 RalphWeems 然后单击 标记 按钮完成对第一个关键词 RalphWeems 的标记 如图4 2 12所示 步骤3 完成第一个关键词的标记后 可以看到 标记索引项 对话框并未关闭 因为它在等待着大家标记第二个索引项 于是在对话框外区域单击鼠标 进入页面编辑状态 选择位于 一 公司所有权 部分的第二个关键词 Weems家族 然后单击 标记索引项 对话框 将其激活后 单击 标记 按钮完成对第二个关键词 Weems家族 的标记 步骤4 作为练习 用同样的方法请大家完成对后面人名或公司名等关键词的标记 步骤5 标记完成后 就可以进行索引目录的创建了 按下键盘 Ctrl End 组合键 将插入点移至文档末尾 然后按下键盘 Ctrl Enter 组合键 插入一个分页符 在新插入的页面中输入 人名和公司名索引 文本 按 Ctrl E 组合键把段落设置为 居中对齐 格式 最后插入一个回车符 步骤6 打开 索引和目录 对话框 选择 索引 选项卡 然后单击 格式 框下拉按钮 选择一种Word预设置的目录格式 这里选择 正式 如图4 2 13所示 由于索引关键词为英文 故 语言 框中选择为 英语 美国 单击 确定 后 Word自动生成与案例效果图4 2 10相同的索引目录 现在该明白索引目录的功能了吧 即为各个设置了索引关键词的标记项生成一份索引目录