采购知识1.doc

一、采购工作的要点 采购工作是服务于生产的，它的任务就是以最低的采购总成本提供满足质量、数量、交货期三大条件的原材料和辅助材料。 1、买什么，买多少：制定年度以及月度采购计划，编制采购预算，报上级批准后执行。 2、何时买，以什么频率买：掌握公司生产能力以及各种物资的供应提前期，确认各种物资合理的最低库存量，既能保证生产，又使库存资金占用最小化。 3、向谁买：从价格、质量、保障能力、交货期等几个方面考察，选择出合适的供应商，并且注意避免独家供应的情况发生。 4、以什么价格买：通过比价、招标等方式来确认合理的采购价格。如果是通过谈判的方式来确认价格，那么需要了解供应商的成本结构。 5、采购的内控制度：根据职能分工、相互制约的原则，制定出一套采购的制度来杜绝舞弊。 二、作为一名采购经理的工作重点 通常情况下，采购经理并不是日常采购事物的具体执行人，他不是采购员，他所做的工作要高于采购员，担负起采购管理的工作。所以工作在于确定和调整采购部门工作的方向、重点；确定采购工作的原则和流程并检查监督；对采购人员的考核；确保部门良好的工作氛围；对部门总体工作绩效的改善负责；部门之间的沟通和协调。 1、确认和调整采购部门的工作方向、重点 由于采购经理一般不需要做具体的采购事物，所以我会把相当一部分时间用于对市场的把握，注意采购物资市场的新变化和动向，包括价格变化的趋势、新的供应商的出现、新的技术和新产品的出现等。比如一季度是原材料涨价，我会调整部门的工作重心是采购价格涨价幅度不涨或者少涨。二季度是跌价了，部门的重点就是谈判降价。再比如，由于质量的要求提高，三季度各位采购员的工作重点就是紧订交货质量，而不是重点在价格，也不是要拓宽采购渠道。根据情况需要每月甚至每周都要开这样的采购会议，把市场的情况和工作方向和采购员交流，让各位采购员明白自己的工作重点和方向，指导采购员的工作。 2、确定采购工作的原则和流程并检查监督 用通俗的话讲，就是订规矩。采购工作什么情况下要如何处理，要走什么程序，各个模块的流程是怎么样的。把这些报上级批准后还要检查，监督，确保这些制度和流程得到执行。 具体的流程请见：采购的内控流程。 3、对采购人员的考核 由于采购员才是具体的经办人，他们工作的效果如何直接影响到采购工作的绩效。所以，需要对采购人员进行考核，奖优罚劣，才能调动人员的工作热情，消除混日子的思想。这需要公司的工资体系给予相应的支持，把工资中的一部分拿出来做为月度或者季度奖金。应特别关注采购库存资金占用和周转率的指标。 考核前，应让每一个采购员清楚得知道自己的工作任务，上级对他的期望是什么，达到什么样的目标，如何达到。这个过程中，应给予他们支持。而考核后，要把考核的过程透明化，要同每一个采购交谈。分析好或者坏的原因，并提出改进的措施。 另外，如果有可能的话，可实行轮岗，一来防止职务舞弊，二来让大家都熟悉别人的岗位来防止意外的人员离职，三来降低对个人的依赖性。 4、确保部门良好的工作氛围 工作的氛围对于工作的效率和效果的重要性不言而愈。对于部门一些不良的苗头应及时消灭，惩罚害群之马，以免带坏了部门的风气。对于人员责任心不够的现象，要树立好的典型，批评表现不好的员工，扭转部门的风气。使大家都能以干好工作为第一要务。 5、对部门总体绩效负责 主要指标包括：采购及时到货率，存货周转率、成本降低指标完成情况等。 6、和其他部门的沟通协调 包括品管部的检验、财务部的付款、生产部的产能变化、仓库的保管等。 三,采购工作要求: 1.采购作业要非常小心,因工作上的失误而造成公司重大的经济损失,采购是要负担全部责任的,所以做任何事情都 不能有“随便”两字。 2.与供应商的任何业务往来一定要在事情发生前沟通清楚，并将相关信息及时同业务沟通，严禁单方面进行操作。 3.采购在接待供货商时,说话要有礼貌,要有好的形象,同对方交谈时,头脑要灵活,不知道尽量告诉对方,等清楚后 再回复,公司其它的事情尽量少谈,找主题重点谈,会客时间尽量在十分至十五分钟之内,谈话时间长,会延误自己 的工作,白天的时间是很忙碌的,要懂得善用时间. 4.采购工作是有一定的诱惑的,一定不要迷失自我,不要收供货商回扣或礼品(如有都交给上级做处理),这样对你对 公司都不好,到时会害了自己. 5.同供货商相处,要平等对待,不要认为自己是客户就了不起,这样是没有办法同供货商建立好关系的. 6.采购不能以公司名私自开采购单购买自己所需的材料,或帮其它人采购材料,这样做是违法的,任何采购单一定 要经上级批准方发放采购. 7.所有新供货商应需经品管,工程或生产相关部门 共同评审,经上级批合格后方可采购原料.并建立合格供应商档案 符供货商调查表及供货商评定表, ,. 8.仓库每月应对仓存进行一次盘点,采购将通知供应商停止送货,紧急物料需和采购沟通后方可送货并按仓库要求 更改送单货日期. 9.在收到品管部IQC来料检验检验不合格报告时,采购了解情况后,(如有挑选所 所耗工时及损坏的材料都要 写清楚由供货商承担一切费用).传真给供货商并追踪回复结果,并出具扣款资料给财务扣除货款. 10.采购在作业时遇到困难,要立即告诉上级处理,不要等到没办法处理了再告诉上级,这样会影响货期,给公司造成 损失. 11.供货商提供的样品,采购员要先记录在样品登记明细表上,然后再给相关工程师确认,结果回复供货商， 让供应商提供相关材料零部件确认书,需一式四份,工程,采购,品管,供应商各一份存档. 12.供货商传来的报价单,采购要了解市场原料的最低价,才知道怎样降价,采购员要多同其它公司采购员和公司业务员多交流.才了解材料最低价.应要求供应商提供相关报价材料成本分析表. 13.采购没有权力备原材料,需要备原料或安排库存,一定要需PMC书面通知及上级批准方可备料. 14.供货商在报价时,有三种方式:（1）、报可以转厂价，（2）开增值税票（注明是含多少点）。（3）、不用转厂也不用开税票（普通收据）。以上情况一定要在报价单上说明清楚，以防事后发生不愉快的争议. 15.采购过程是一个很紧张的过程,有时会一边执行一边做文件,因为这是对外工作,切记要将文件做得清楚,否则 损失公司 的利益. 16.若因时间紧迫关系，要求将物料直接从供应商寄客户时，采购员一定要经仓库,品管及业务同意并获得上司的 批准，且在事后不迟于第二天须将送货数量知会相关业务员开具销售单，采购员应该尽量减少此类事情的操作方式。 17.对于业务员询问相关原材料单价，采购员一定要经上司同意方可报给业务，,以保持公司的利润空间。 因为单价是保密文件. 18,外出供应商回厂后应提交相关报告经上司,以让上司让了解工作状况,提高外出效果. 19,每月应做一份成本节约统计,让上司了解工作状况. 20,所有供应商报价单应要求所有公司统一格式,并要求注明物料编号,品名规格,数量及订单号,并按公司要求包装. 总结:采购主要需做到“适质、适量、适时”。 适质：指的是恰当的质量，盲目的追求高品质只会提高成本。 适量：指的是恰当的数量。在不影响生产的前提下，尽可能的减少库存。 适时：指的是最恰当的到货时期，以提高物料的周转率。 商务英语:外贸常用英文缩略词1 C&F(cost & freight)成本加运费价 2 T/T(telegraphic transfer)电汇 3 D/P(document against payment)付款交单 4 D/A (document against acceptance)承兑交单 5 C.O (certificate of origin)一般原产地证 6 G.S.P.(generalized system of preferences)普惠制 7 CTN/CTNS(carton/cartons)纸箱 8 PCE/PCS(piece/pieces)只、个、支等 9 DL/DLS(dollar/dollars)美元 10 DOZ/DZ(dozen)一打 11 PKG(package)一包，一捆，一扎，一件等 12 WT(weight)重量 13 G.W.(gross weight)毛重 14 N.W.(net weight)净重 15 C/D (customs declaration)报关单 16 EA(each)每个，各 17 W (with)具有 18 w/o(without)没有 19 FAC(facsimile)传真 20 IMP(import)进口 21 EXP（export)出口 22 MAX (maximum)最大的、最大限度的 23 MIN (minimum)最小的，最低限度 24 M 或MED (medium)中等，中级的 25 M/V（merchant vessel)商船 26 S.S(steamship)船运 27 MT或M/T(metric ton)公吨 28 DOC (document)文件、单据 29 INT（international)国际的 30 P/L (packing list)装箱单、明细表 31 INV (invoice)发票 32 PCT (percent)百分比 33 REF （reference)参考、查价 34 EMS （express mail special)特快传递 35 STL.(style)式样、款式、类型 36 T或LTX或TX(telex)电传 37 RMB（Renminbi)人民币 38 S/M （shipping marks)装船标记 39 PR或PRC(price) 价格 40 PUR (purchase)购买、购货 41 S/C（sales contract)销售确认书 42 L/C （letter of credit)信用证 43 B/L （bill of lading)提单 44 FOB （free on board）离岸价 45 CIF （cost, insurance & freight）成本、保险加运费价贸易付款中英互译Its convenient to make payment in pound sterling.用英镑付款较方便。 We cant accept payment on deferred terms.我们不能接受延期付款。 Whats your reason for the refusal of payment? 你们拒付的理由是什么？ You ought to pay us the bank interest once payment is wrongly refused.如果拒付错了，你们应该偿付我方的银行利息。 Well not pay until shipping documents for the goods have reached us.见不到货物装船单据，我们不付款。 What is the mode of payment you wish to employ? 您希望用什么方式付款？ This is the normal terms of payment in international business.这是国际贸易中惯用的付款方式。 Please protect our draft on presentation.请见票即付。 Your draft will be honored on presentation.你方的汇票见票即付。 Weve drawn a clean draft on you for the value of this sample shipment.我们已经开出光票向你方索取这批货的价款。 Weve drawn on you for payment of the invoice amounting to $20,000.我们已经按照发票金额20，000美元向你方开出了汇票。 Well draw on you by our documentary draft at sight on collection basis.我们将按托收方式向你方开出即期跟单汇票。 The draft was discounted in New York.汇票已经在纽约贴现。 Well agree to change the terms of payment from L/C at sight to D/P at sight.我们同意将即期信用证付款方式改为即期付款交单。 We can do the business on 60 days D/P basis.我们可以按60天付款交单的方式进行交易。 As a special sign of encouragement, well consider accepting payment by D/P at this sales-purchasing stage.在此推销阶段，我们将考虑接受付款交单方式以资鼓励。 I suppose D/P or D/A should be adopted as the mode of payment this time.我建议这次用付款交单或承兑交单方式来付款。 L/C at sight is normal for our exports to France.我们向法国出口一般使用即期信用证付款。 Our terms of payment is confirmed and irrevocable letter of credit.我们的付款条件是保兑的不可撤消的信用证。 For payment we require 100% value, irrevocable L/C in our favour with partial shipment allowed clause available by draft at sight.我们要求用不可撤消的、允许分批装运、金额为全部货款、并以我方为抬头人的信用证，凭即期汇票支付。 Its expensive to open an L/C because we need to put a deposit in the bank.开证得交押金，因此花费较大。 Your refusal to amend the L/C is equivalent to cancellation of the order.你们拒绝修改信用证就等于取消订单。 （一） Payment is to be effected (made) before the end of this month.这个月末以前应该付款。 Its convenient to make payment in pound sterling.用英镑付款较方便。 Now, as regards payment, weve agreed to use U.S. Dollar, am I right? 至于付款，我们已同意用美元，对吗？ We may have some difficulties making payment in Japanese yen.用日元付款可能会有困难。 Ive never made payment in Renminbi before.我从未用过人民币付款。 We cant accept payment on deferred terms.我们不能接受延期付款。 Whats your reason for the refusal of payment? 你们拒付的理由是什么？ Collection is not paid.托收款未得照付。 We dont think youll refuse to pay.我们相信你们不会拒付。 Only one refusal of payment is acceptable to the bank.银行只接受一次拒付。 You ought to pay us the bank interest once payment is wrongly refused.如果拒付错了，你们应该偿付我方的银行利息。 Well not pay until shipping documents for the goods have reached us.见不到货物装船单据，我们不付款。 Were worrying that a decline in prices might lead to refusal of payment.我们担心市场价格下跌会引起拒付。 Of course payment might be refused if anything goes wrong with the documents.如果单据有问题，当然可以提出拒付。 The equipment will be paid in installments with the commodities produced by our factory.设备以我们工厂生产的产品分期偿还。Words and Phrases payment支付，付款 to pay付款，支付，偿还 dishonour拒付 deferred payment延期付款 progressive payment分期付款 payment on terms定期付款 payment agreement支付协定 pay order支付凭证 payment order付款通知 payment by banker银行支付 payment by remittance汇拨支付 payment in part部分付款 payment in full全部付讫 clean payment单纯支付 simple payment单纯支付 payment by installment分期付款 payment respite延期付款 payment at maturity到期付款 payment in advance预付（货款） Cash With Order (C.W.O)随订单付现 Cash On Delivery (C.O.D)交货付现 Cash Against Documents (C.A.D)凭单付现pay on delivery (P.O.D)货到付款payment in kind实物支付payment for (in) cash现金支付，付现pay.Co. only仅付.公司pay.Co. not negotiable付.公司，不准疏通pay.Co. or order (pay to the order of.Co.)付.公司或其指定人refusal拒绝the refusal of payment拒付the bank interest银行利息decline下降，下跌something goes wrong某事上出问题，出现差错commodity产品convenient方便的（二）Now we have settled the terms of payment.现在我们已经谈妥了付款条件。 Shall we have a talk about terms of payment today? 我们今天谈谈付款条件怎么样？ What is the mode of payment you wish to employ? 您希望用什么方式付款？ This is the normal terms of payment in international business.这是国际贸易中惯用的付款方式。 We cant accept any other terms of payment.我们不能接受其他的付款条件。 If you cant be more flexible, we wont accept your terms of payment.如果你们不能灵活些，我们将不接受此种付款方式。 Words and Phrases payment terms支付条件，付款方式 the mode of payment付款方式 flexible灵活的，多变的（三） Please protect our draft on presentation.请见票即付。 Your draft will be honoured on presentation.你方的汇票见票即付。 The draft was discounted in New York.汇票已经在纽约贴现。 Our draft No.36 was dishonoured. 我们的第三十六号汇票被拒付了。 The draft has not been collected. 汇票之款尚未收进。 Well be unable to meet these draft.我们无力兑付这些汇票。 Weve drawn a clean draft on you for the value of this sample shipment.我们已经开出光票向你方索取这批货的价款。 Weve drawn on you for payment of the invoice amounting to $20,000.我们已经按照发票金额20，000美圆向你方开出了汇票。 The draft has been handed to the bank on clean collection.汇票已经交银行按光票托收。 You can draw on me just as if there were a letter of credit.您就当作有信用证一样，向我开汇票托收。 Were sending our draft through Bank of China for documentary collection.我们将汇票交中国银行按跟单托收。 Well draw on you by our documentary draft at sight on collection basis.我们将按托收方式向你方开出即期跟单汇票。 Well draw a sight bill in favor of the Export Bank Singapore.我们要开立一张以新加坡出口银行为收款人的即期汇票。 Weve already remitted the amount by cheque.我们已经将款以支票汇出。 We enclose a cheque for RMB200. 我们附上人民币200元的支票一张。 Words and Phrases discount贴现 draft汇票 Promisory Note本票 cheque支票 clean bill光票 documentary bill跟单汇票 Sight Bill即期汇票 Time Bill远期汇票 Usance Bill远期汇票 Commercial Bill商业汇票 Bankers Bill商业汇票 Bankers Bill银行汇票Commercial Acceptance Bill商业承兑汇票 Bankers Acceptance Bill银行承兑汇票 invoice发票 Performer Invoice形式发票 Sample Invoice样品发票 Consignment Invoice寄售发票Recipe Invoice收妥发票Certified Invoice证明发票Manufacturers Invoice厂商发票At sight即期，见票即付At.days (month)after sight付款人见票后若干天（月）付款At.days sight付款人见票后若干天即付款At.days after date出票后若干天付款At.days after B/L提单签发后若干天付款remittance汇付Mail transfer (M/T)信汇Demand Draft (D/D)票汇Telegraphic Transfer (T/T)电汇collection托收clean Bill for Collection光票托收Documentary Bill for Collection跟单托收Uniform Rules for Collection托收统一规则Collection Advice托收委托书Advice of Clean Bill for Collection光票托收委托书Collection Bill Purchased托收出口押汇Trust Receipt信托收据copy副本original正本（四）We regret we cant accept payment cash against document.很抱歉，我们不能接受凭单付款办法。 Well agree to change the terms of payment from L/C at sight to D/P at sight.我们同意将即期信用证付款方式改为即期付款交单。 We accept D/P payment for future dealings.以后的交易我们以付款交单方式支付。 We can do the business on 60 days D/P basis.我们可以按60天付款交单的方式进行交易。 We agree to draw at 30 days D/P. 我们同意开立30天期的付款交单汇票。 Well draw D/P against your purchase.我们按付款交单方式收你方这批货款。 As a special sign of encouragement, well consider accepting payment by D/P at this sales-purchasing stage.在此推销阶段，我们将考虑接受付款交单方式以资鼓励。 We regret we cant accept Cash against Documents on arrival of goods at destination.很抱歉，我们不能同意“货抵目的地付款交单”方式付款。 The buyer suggested D/A as the terms of payment, but the seller was unwilling to make any exception.买方建议用承兑交单作为付款方式，但卖方不愿例外。 We cant agree to draw at 30 days D/A.我们不同意开具30天期的承兑交单汇票。 So its better for us to adopt D/P or D/A.因此，最好是采用付款交单方式或承兑交单方式。 I suppose D/P or D/A should be adopted as the mode of payment this time.我建议这次用付款交单或承兑交单方式来付款。 It would help me greatly if you would accept D/A or D/P.如果您能接受D/P或D/A付款，那可帮了我们大忙。 Could you make an exception and accept D/A or D/P? 您能否来个例外，接受D/A或D/P付款方式？ Words and Phrases Documents against Payment (D/P)付款交单Documents against Payment at Sight (D/P sight)即期付款交单Documents against Payment after Sight (D/P sight)远期付款交单Documents against Acceptance (D/A)承兑交单dealing交易，生意sales-purchasing促销，推销stage阶段，过程destination目的地to make exception例外Cash Against Payment凭单付款外贸英语之信用证 We insist on a letter of credit. 我们坚持用信用证方式付款。 As Ive said, we require payment by L/C. 我已经说过了，我们要求以信用证付款。 We still intend to use letter of credit as the term of payment. 我们仍然想用信用证付款方式。 We always require L/C for our exports. 我们出口一向要求以信用证付款。 L/C at sight is normal for our exports to France. 我们向法国出口一般使用即期信用证付款。 We pay by L/C for our imports. 进口我们也采用信用证汇款。 Our terms of payment are confirmed and irrevocable letter of credit. 我们的付款条件是保兑的不可撤消的信用证。 You must be aware that an irrevocable L/C gives the exporter the additional protection of bankers guarantee. 你必须意识到不可撤消信用证为出口商提供了银行担保。 Is the wording of confirmed necessary for the letter of credit? 信用证上还用写明“保兑”字样吗？ For payment we require 100% value, irrevocable L/C in our favour with partial shipment allowed clause available by draft at sight. 我们要求用不可撤消的、允许分批装运、金额为全部货款、并以我方为抬头人的信用证，凭即期汇票支付。 What do you say to 50% by L/C and the balance by D/P? 百分之五十用信用证，其余的用付款交单，您看怎么样？ Please notify us of L/C number by telex immediately. 请立即电传通知我方信用证号码。 The beneficiary of the L/C is to be China National Corporation, Beijing. 信用证的受益人为中国工艺品进出口公司北京分公司。 Will you please increase the credit to $1000? 能不能把信用证金额增至1000美圆？ The credit is short opened to the amount of RMB100. 信用证的金额少开了人民币100元。 Your L/C No. 48 is short of $29. 你方第48号信用证少开了29美圆。 Many banks in Europe are in a position to open L/C and effect payment in Renminbi. 欧洲的许多银行能够开立信用证，而且用人民币支付。 I open a letter of credit in Renminbi with a bank in U.S.A. 我在美国的一家银行开立了人民币信用证。 The Barclays Bank in London is in a position to open letters of credit in Renminbi against our sales confirmation or contract. 伦敦巴克莱银行可以凭我们的销售确认书或合同开立人民币信用证。 When do I have to open the letter of credit? 顺便问一句，您几时开立信用证呢？ When can you arrange for a credit under the new import license? 按照新的进口许可证规定，你方什么时候能开出一张信用证？ Please open letter of credit in good time. 请及时开出信用证。 Well open the letter of credit at sight. 我们会按时开证的。 I agree to use letter of credit at sight. 我同意用即期信用证付款。 Is the credit at sight or after sight? 信用证是即期的还是远期的？ Our letter of credit will be opened early March. 我们在3月初开出信用证。 Well open the credit one month before shipment. 我们在装船前1个月开立信用证。 Please open the L/C 20 to 30 days before the date of delivery. 请在交货前20到30天开出信用证。 This letter of credit expires on 15th July. 这张信用证7月15日到期。 The validity of the L/C will be extended to 30th August. 信用证的有效期将延至8月30日。 Will you persuade your customer to arrange for a one-month extension of L/C No.TD204? 你们能不能劝说客户将TD204号信用证延期一个月？ To do so, you could save bank charges for opening an L/C. 这样做，你们可以省去开证费用。 Its expensive to open an L/C because we need to put a deposit in the bank. 开证得交押金，因此花费较大。 We pay too much for such a letter of credit arrangement. 这种信用证付款方式让我们花费太大了。 There will be bank charges in connection with the credit. 开立信用证还要缴纳银行手续费。 A letter of credit would increase the cost of my import. 信用证会增加我们进口货物的成本。 The seller will request to amend the letter of credit. 卖方要修改信用证。 Please amend L/C No.205 as follows. 请按下述意见修改第205号信用证。 Your refusal to amend the L/C is equivalent to cancellation of the order. 你们拒绝修改信用证就等于取消订单。 Letter of Credit (L/C) 信用证 form of credit 信用证形式 Terms of validity 信用证效期 Expiry Date 效期 Date of issue 开证日期 L/C amount 信用证金额 L/C number 信用证号码 to open by airmail 信开 to open by cable 电开 to open by brief cable 简电开证 to amend L/C 修改信用证 fixed L/C or fixed amount L/C 有固定金额的信用证 Sight L/C 即期信用证 Usance L/C 远期信用证 Buyers Usance L/C 买方远期信用证 Travelers L/C 旅行信用证 Revocable L/C 可撤消的信用证 Irrevocable L/C 不可撤消的信用证 Confirmed L/C 保兑的信用证 Unconfirmed L/C 不 保兑的信用证 Confirmed Irrevocable L/C 保兑的不可撤消信用证 Irrevocable Unconfirmed L/C 不可撤消不保兑的信用证Transferable L/C 可转让信用证 Untransferable L/C 不可转让信用证 Revolving L/C 循环信用证 Reciprocal L/C 对开信用证 Back to Back L/C 背对背信用证 Countervailing credit （俗称）子证 Overriding credit 母证 Bankers Acceptance L/C 银行承兑信用证 Trade Acceptance L/C 商业承兑信用证 Red Clause L/C 红条款信用证 Anticipatory L/C 预支信用证 Credit payable by a trader 商业付款信用证 Credit payable by a bank 银行付款信用证 usance credit payment at sight 假远期信用证 Uniform Customs and Practice for Documentary Credits 跟单信用证统一惯例 I.C.C. Publication No.400